Entretien avec le directeur adjoint des opérations juridiques d'une grande université publique pour comprendre pourquoi ils sont restés fidèles à NetDocuments pendant plus de 10 ans et pourquoi ils ont choisi d'ajouter ndThread à leur gamme de produits.

Lorsque l'une des plus grandes universités publiques du pays a eu besoin d'une plateforme de messagerie en temps réel pour réunir plus de 200 avocats et professionnels du droit répartis sur plusieurs campus et bureaux administratifs, le bureau du directeur juridique a compris qu'il fallait un outil moderne capable de répondre à ses normes de sécurité rigoureuses. Après une longue période de réflexion, le choix s'est porté sur ndThread de NetDocuments, un module complémentaire au système de gestion documentaire (DMS) existant de l'université, afin d'obtenir les fonctionnalités et la sécurité requises.

Communication dispersée

Bien qu'ils travaillent sous une même bannière, le campus et les équipes juridiques centrales de l'université gèrent leurs opérations quotidiennes de manière individuelle. Outre le partage de leurs systèmes de gestion documentaire (DM) et de gestion juridique d'entreprise (ELM), chaque site dispose de sa propre pile technologique à gérer, notamment des outils de communication tels que Slack, Zoom, Microsoft Teams, des listes de diffusion, etc. En raison de la multiplicité des outils et de l'absence d'une plateforme de chat unifiée, la communication en a pâti et a causé des maux de tête supplémentaires. Des temps de réponse trop longs aux problèmes de sécurité, en passant par le classement manuel des messages, la diversité des solutions a créé plus d'obstacles que d'avantages, limitant la capacité de l'équipe à communiquer et à collaborer de manière à inspirer un travail de qualité.

Trouver une solution sécurisée

Lorsque l'université a embauché un responsable des opérations juridiques ayant une expérience dans le secteur technologique, il savait que le changement était attendu depuis longtemps et qu'une solution de messagerie en temps réel apporterait la modernisation et la connexion nécessaires à l'écosystème juridique de l'université.

« La sécurité est d'une importance capitale pour l'université et les nouvelles initiatives technologiques soulèvent toujours des questions de conformité. »

Directeur adjoint des opérations juridiques

L'équipe centrale chargée des opérations juridiques s'est mise à la recherche d'une solution qui permettrait une communication efficace sans compromettre la sécurité, créer des responsabilités administratives supplémentaires ou compliquer les flux de travail.

« La sécurité est d'une importance capitale pour l'université », a déclaré leur directeur adjoint des opérations juridiques, « et les nouvelles initiatives technologiques soulèvent toujours des questions de conformité ». Il était donc essentiel de trouver une solution fiable.

Il y a près de dix ans, l'université a choisi NetDocuments pour répondre à ses besoins en matière de gestion des documents juridiques à l'échelle du système. Déjà satisfaite de la solution et convaincue de la sécurité inégalée de la plateforme, l'université s'est naturellement tournée vers la solution de messagerie instantanée de l'entreprise, ndThread, pour sécuriser les communications individuelles et de groupe au sein de son service juridique.

Les avantages de ndThread étaient évidents dès le départ : tout d'abord, la plateforme serait contrôlée et gérée dans le cadre juridique de l'université. Elle se connecterait également de manière transparente à NetDocuments et, surtout, elle offrirait le niveau de sécurité requis par l'université.

Constituer des équipes grâce à la messagerie en temps réel

Il est toujours difficile de se défaire de ses anciennes habitudes et d'en adopter de nouvelles. Cependant, les responsables des départements ont rapidement compris les avantages de communiquer via ndThread. L'adhésion, le soutien et l'utilisation active des dirigeants ont joué un rôle clé dans l'adoption croissante de cet outil au sein du service juridique de l'université.

L'installation des applications ndThread pour ordinateurs de bureau et appareils mobiles a été un point de basculement dans l'adoption. L'accès à ndThread depuis n'importe où et n'importe quel appareil a aidé les utilisateurs, en particulier les dirigeants, à obtenir plus rapidement de la valeur ajoutée en accélérant la communication et en réduisant les obstacles aux demandes ponctuelles. Que les utilisateurs de l'université soient en réunion, s'occupent de leur famille à la maison ou subissent une coupure de courant ou une panne de réseau, ndThread est toujours disponible, de sorte que les réponses aux questions ne sont jamais retardées.

« [ndThread] résout des problèmes dont nous n'avions même pas conscience. »

Directeur adjoint des opérations juridiques

Organisation des conversations dans ndThread

L'université a trouvé divers moyens d'organiser les conversations dans ndThread :

• Le service administratif peut rapidement communiquer des annonces et des formations à tous les employés, tandis que les responsables peuvent créer des groupes avec leurs subordonnés directs.
• Des canaux consacrés à des thèmes spécifiques permettent aux utilisateurs de différents campus de discuter de questions communes, allant de la propriété intellectuelle aux agressions sexuelles, et de demander conseil à des experts.
• Par ailleurs, le « distributeur d'eau virtuel » offre un espace pour discuter de sujets autres que le travail, partager des photos d'animaux domestiques ou de vacances, et apprendre à connaître les autres à un niveau plus personnel.

Unifier les services juridiques à l'échelle du système universitaire

Les équipes juridiques de l'université bénéficient depuis près de dix ans d'outils exceptionnels et d'une sécurité optimale pour la gestion de leurs documents et de leurs e-mails grâce à NetDocuments. Aujourd'hui, cette sécurité et ces fonctionnalités éprouvées sont encore renforcées depuis l'ajout de ndThread à leur infrastructure technologique.

L'un des principaux avantages du regroupement de toutes les équipes sur une seule plateforme de messagerie a été une communication plus rapide et plus facile. Les échanges sont beaucoup plus rapides sur ndThread que par e-mail et la coordination des discussions asynchrones entre les campus est beaucoup plus simple. « C'est un moyen très rapide d'obtenir une réponse, que ce soit d'un autre avocat, d'un responsable ou même d'un subordonné », explique le directeur adjoint des opérations juridiques.

Naturellement, la messagerie en temps réel a également réduit la dépendance à l'égard des courriels et des listes de diffusion pour communiquer. Mais elle a également apporté des avantages inattendus.

« Cela résout des problèmes dont nous n'avions même pas conscience », a-t-il déclaré.

« Lorsque vous recevez des informations [dans ndThread], vous n'avez même pas besoin de prendre quelques secondes pour les classer dans votre tête ou dans Outlook. Elles sont déjà classées. »

Directeur adjoint des opérations juridiques

En plus d'offrir une communication plus sécurisée et plus simple, ndThread a contribué à réduire la charge de travail administratif de l'équipe en classant automatiquement les messages au sein d'un dossier ou d'un espace de travail. Le choix d'une autre plateforme de messagerie aurait obligé l'équipe à suivre ses informations, à les exporter et à les télécharger dans le système de gestion documentaire (DMS). Mais ndThread effectue ce travail automatiquement, en enregistrant, classant et stockant les messages directement dans le DMS.

« Lorsque vous recevez des informations [dans ndThread], vous n'avez même pas besoin de prendre quelques secondes pour les classer dans votre tête ou dans Outlook. Elles sont déjà classées », explique-t-il.

Les utilisateurs ont également pu se tourner les uns vers les autres (plutôt que vers le service d'assistance opérationnelle) pour obtenir de l'aide afin de tirer le meilleur parti de leurs outils. Désormais, au lieu de transmettre les problèmes à la chaîne d'assistance, les membres de l'équipe peuvent trouver des solutions grâce au crowdsourcing et les utilisateurs expérimentés peuvent partager leurs propres conseils et astuces.

Créer une communauté malgré la distanciation sociale

Les équipes juridiques de l'université ont eu la chance de mettre en œuvre ndThread peu avant le passage mondial au télétravail en raison de la COVID-19, mais cela n'a fait qu'amplifier les avantages du logiciel.

La communication fluide via ndThread a permis de créer un sentiment de communauté qui, sans cela, aurait fait cruellement défaut pendant cette période. « Les gens publient des photos de leurs animaux de compagnie, des blagues et des actualités. Il y a beaucoup d'activités sociales qui manquent aux gens lorsqu'ils travaillent à domicile, des choses qu'ils n'auraient pas partagées par e-mail », explique-t-il. Comme les utilisateurs communiquent entre eux quotidiennement, ils peuvent travailler plus efficacement ensemble et nouer des relations plus solides avec leurs collègues, même lorsqu'ils travaillent à distance.

Habilité à travailler et à communiquer avec inspiration

À mesure que l'université continue d'adopter ndThread au sein de son service juridique, elle continuera à bénéficier d'une communication améliorée. Que les utilisateurs soient au bureau, en télétravail ou en vacances, ils peuvent facilement se tenir informés des dossiers et des projets. Mais ndThread étend également les avantages de NetDocuments, une plateforme qu'ils connaissent déjà et apprécient. Les utilisateurs peuvent même annoter des documents dans ndThread sans avoir à les télécharger, les modifier et les recharger.

« Je suis un grand fan de NetDocuments », déclare le directeur adjoint des opérations juridiques. « Ses fonctionnalités sont exponentielles, et ses gains d'efficacité, ses astuces et ses conseils sont vraiment très utiles », explique-t-il.

Grâce à la messagerie en temps réel qui aide l'équipe juridique à être plus efficace, connectée et protégée, l'université tire encore plus de valeur de son investissement dans NetDocuments. Cette équipe universitaire est véritablement en mesure de travailler avec inspiration. Découvrez comment ndThread peut aider votre équipe à rester connectée et à travailler avec inspiration.

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