Entrevista de estudo de caso com o Diretor Associado de Operações Jurídicas de uma grande universidade pública sobre por que eles permaneceram com o NetDocuments por mais de 10 anos e por que optaram por adicionar o ndThread ao seu conjunto de produtos.

Quando uma das maiores universidades públicas do país precisou de uma plataforma de mensagens em tempo real para reunir mais de 200 advogados e profissionais da área jurídica em vários campi e escritórios administrativos, o Office of the General Counsel sabia que precisava de uma ferramenta moderna que atendesse aos seus rigorosos padrões de segurança. Depois de muita diligência, eles escolheram o ndThread da NetDocuments, um complemento do sistema de gerenciamento de documentos (DMS) existente da universidade para obter a funcionalidade e a segurança necessárias.

Comunicação dispersa

Embora trabalhem sob uma bandeira comum, as equipes jurídicas centrais e do campus da universidade lidam com as operações diárias individualmente. Além de compartilhar seus sistemas de gerenciamento de documentos (DM) e de gerenciamento jurídico empresarial (ELM), cada local tem sua própria pilha de tecnologia para gerenciar, incluindo ferramentas de comunicação como Slack, Zoom, Microsoft Teams, listservs e muito mais. Como resultado de várias ferramentas e da falta de uma plataforma de bate-papo unificada, a comunicação foi prejudicada e causou mais dores de cabeça. Desde tempos de resposta lentos e preocupações com a segurança até a classificação manual das mensagens, a variedade de soluções gerou mais obstáculos do que benefícios, limitando a capacidade da equipe de se conectar e colaborar de forma a inspirar um ótimo trabalho.

Encontrar uma solução segura

Quando a universidade contratou um líder de operações jurídicas com histórico no setor de tecnologia, ele sabia que a mudança estava muito atrasada e que uma solução de mensagens em tempo real traria a modernização e a conexão necessárias em todo o ecossistema jurídico da universidade.

"A segurança é de extrema importância para a universidade e as novas iniciativas tecnológicas sempre levantam questões sobre conformidade."

Diretor Associado de Operações Jurídicas

A equipe central de operações jurídicas começou a procurar uma solução que permitisse uma comunicação eficiente sem comprometer a segurança, criar responsabilidades administrativas adicionais ou complicar os fluxos de trabalho.

"A segurança é de extrema importância para a Universidade", afirmou o Diretor Associado de Operações Jurídicas, "e novas iniciativas tecnológicas sempre levantam questões sobre conformidade". Portanto, encontrar uma solução confiável era crucial.

Há quase uma década, a Universidade escolheu a NetDocuments para atender às suas necessidades de gerenciamento de documentos jurídicos em todo o sistema. Já satisfeita com a solução e confiante na segurança inigualável da plataforma, foi natural que a Universidade explorasse a solução de mensagens instantâneas da empresa, o ndThread, para a troca segura de mensagens 1:1 e em grupo em toda a organização jurídica.

Os benefícios do ndThread ficaram claros desde o início: Primeiro, a plataforma seria controlada e gerenciada dentro do ambiente legal da universidade. Ela também se conectaria perfeitamente ao NetDocuments e, o mais importante, forneceria o nível de segurança exigido pela universidade.

Criação de equipes com mensagens em tempo real

Sair de velhos hábitos e criar novos é sempre um desafio. No entanto, os líderes de departamento perceberam rapidamente os benefícios da comunicação no ndThread. A adesão, o apoio e o uso ativo da liderança desempenharam um papel fundamental no aumento da adoção em toda a organização jurídica da universidade.

A instalação dos aplicativos móveis e de desktop do ndThread foi um ponto de inflexão na adoção. O acesso ao ndThread em qualquer lugar e em qualquer dispositivo ajudou os usuários, especialmente os que estão na liderança, a obter valor mais rapidamente, acelerando a comunicação e reduzindo as barreiras para solicitações pontuais. Independentemente de os usuários da universidade estarem em uma reunião, cuidando da família em casa ou passando por uma queda de energia ou de rede, o ndThread sempre esteve disponível para que as respostas às perguntas nunca demorassem a chegar.

"[ndThread] está resolvendo pontos problemáticos que nem percebíamos que tínhamos."

Diretor Associado de Operações Jurídicas

Organização de conversas no ndThread

A Universidade encontrou várias maneiras de organizar as conversas no ndThread:

• O escritório administrativo pode comunicar rapidamente anúncios e treinamentos a todos os funcionários, enquanto os gerentes podem criar grupos com seus subordinados diretos.
• Os canais sobre tópicos específicos permitem que usuários de diferentes campi discutam questões comuns - de propriedade intelectual a agressão sexual - e busquem orientação de especialistas.
• Enquanto isso, o "bebedouro virtual" oferece espaço para conversas não relacionadas ao trabalho, compartilhamento de fotos de animais de estimação ou férias e para conhecer outras pessoas em um nível pessoal.

Unindo o setor jurídico em todo o sistema universitário

As equipes jurídicas da universidade contam com quase dez anos de ferramentas e segurança excepcionais para suas necessidades de gerenciamento de documentos e e-mails por meio do NetDocuments. Agora, essa segurança e funcionalidade confiáveis se estendem ainda mais desde a adição do ndThread à sua pilha de tecnologia.

Um dos maiores benefícios de reunir todas as equipes em uma única plataforma de mensagens foi a comunicação mais rápida e fácil. O vai-e-vem acontece muito mais rápido no ndThread do que no e-mail e a coordenação de discussões assíncronas entre os campi é muito mais simples. "É uma maneira muito rápida de obter uma resposta, seja de outro advogado, de um gerente ou até mesmo de um subordinado", explica o Diretor Associado de Operações Jurídicas.

Naturalmente, as mensagens em tempo real também reduziram a dependência de e-mails e listservs para se comunicar. Mas também houve benefícios inesperados.

"Está resolvendo pontos problemáticos que nem percebemos que tínhamos", ele compartilhou.

"Quando o você recebe informações [no ndThread], não precisa nem mesmo levar alguns segundos para classificá-las na sua cabeça ou no Outlook. Ela já está classificada."

Diretor Associado de Operações Jurídicas

Além de proporcionar uma comunicação mais segura e simples, o ndThread ajudou a reduzir o trabalho administrativo da equipe, classificando automaticamente as mensagens dentro de um assunto ou espaço de trabalho. A escolha de outra plataforma de mensagens teria exigido que a equipe acompanhasse suas informações, as exportasse e as carregasse no DMS. Mas o ndThread faz esse trabalho automaticamente, registrando, classificando e armazenando mensagens diretamente no DMS.

"Quando o você recebe informações [no ndThread], não precisa nem mesmo levar alguns segundos para classificá-las na sua cabeça ou no Outlook. Ela já está classificada", explica ele.

Os usuários também puderam recorrer uns aos outros (e não à central de serviços de operações) para obter ajuda para aproveitar ao máximo suas ferramentas. Agora, em vez de passar os problemas para a cadeia de suporte, os membros da equipe podem obter soluções de crowdsourcing e os usuários avançados podem compartilhar suas próprias dicas e truques.

Criação de comunidade apesar do distanciamento social

As equipes jurídicas da Universidade tiveram a sorte de implementar o ndThread pouco antes da mudança mundial para o trabalho em casa como resultado da COVID-19, mas isso só ampliou os benefícios do software.

A comunicação fluida por meio do ndThread criou um senso de comunidade que, de outra forma, faltaria significativamente durante esse período. "As pessoas postam fotos de seus animais de estimação, piadas e notícias. Há muita atividade social que as pessoas estão perdendo enquanto trabalham em casa, coisas que não teriam compartilhado por e-mail", explica ele. Como os usuários se conectam uns com os outros diariamente, eles podem trabalhar juntos de forma mais eficaz e construir relacionamentos mais fortes com os colegas, mesmo quando estão trabalhando remotamente.

Capacitado para trabalhar e se comunicar de forma inspirada

À medida que a Universidade continua a aumentar a adoção do ndThread em toda a organização jurídica, eles continuarão a se beneficiar de uma comunicação aprimorada. Quer os usuários estejam no escritório, trabalhando remotamente ou em férias, eles podem facilmente manter-se atualizados sobre assuntos e projetos. Mas o ndThread também amplia os benefícios do NetDocuments - uma plataforma que eles já conhecem e adoram. Os usuários podem até mesmo marcar documentos dentro do ndThread sem precisar fazer download, editar e reenviá-los.

"Sou realmente um grande fã do NetDocuments", diz o Diretor Associado de Operações Jurídicas. "A funcionalidade foi exponencial e as eficiências, dicas e truques valem muito a pena", explica ele.

Com mensagens em tempo real que ajudam a equipe jurídica a ser mais eficiente, conectada e protegida, a universidade está obtendo ainda mais valor de seu investimento no NetDocuments, e essa equipe da universidade está realmente capacitada para trabalhar inspirada. Veja como o ndThread pode ajudar sua equipe a permanecer conectada e a trabalhar com inspiração.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.