Intervista nell’ambito di un caso di studio con il vicedirettore delle operazioni legali di una grande università pubblica, in cui si approfondisce il motivo per cui l’ateneo continua ad affidarsi a NetDocuments da oltre 10 anni e perché ha scelto di integrare ndThread nella propria suite di prodotti.

Quando una delle più grandi università pubbliche del Paese ha avuto bisogno di una piattaforma di messaggistica in tempo reale per mettere in contatto oltre 200 avvocati e professionisti del settore legale distribuiti in numerosi campus e uffici amministrativi, l’Ufficio del Consulente Legale Generale ha capito che era necessario uno strumento moderno in grado di soddisfare i propri rigorosi standard di sicurezza. Dopo un’attenta valutazione, ha scelto ndThread di NetDocuments, un’estensione del sistema di gestione dei documenti (DMS) già in uso presso l’Università, per ottenere le funzionalità e la sicurezza richieste.

Comunicazione frammentaria

Sebbene operino sotto un unico vessillo, i team legali del campus e della sede centrale dell’Università gestiscono le operazioni quotidiane in modo indipendente. Oltre a condividere i sistemi di gestione dei documenti (DM) e di gestione legale aziendale (ELM), ogni sede dispone di un proprio stack tecnologico da gestire, che include strumenti di comunicazione quali Slack, Zoom, Microsoft Teams, liste di distribuzione e altro ancora. A causa della molteplicità degli strumenti e della mancanza di una piattaforma di chat unificata, la comunicazione ne risentiva, creando ulteriori problemi. Dai tempi di risposta lenti alle preoccupazioni relative alla sicurezza, fino alla classificazione manuale dei messaggi: la varietà delle soluzioni ha generato più ostacoli che vantaggi, limitando la capacità del team di connettersi e collaborare in modo da stimolare un lavoro eccellente.

Trovare una soluzione sicura

Quando l’Università ha assunto un responsabile delle operazioni legali con un passato nel settore tecnologico, questi sapeva che il cambiamento era atteso da tempo e che una soluzione di messaggistica in tempo reale avrebbe portato la modernizzazione e la connessione necessarie all’interno dell’ecosistema legale dell’Università.

«La sicurezza riveste la massima importanza per l’Università e le nuove iniziative tecnologiche sollevano sempre interrogativi in materia di conformità.»

Vicedirettore delle operazioni legali

Il team centrale addetto alle operazioni legali ha iniziato a cercare una soluzione che consentisse una comunicazione efficiente senza compromettere la sicurezza, senza creare ulteriori oneri amministrativi e senza complicare i flussi di lavoro.

«La sicurezza riveste un’importanza fondamentale per l’Università», ha affermato il vicedirettore delle operazioni legali, «e le nuove iniziative tecnologiche sollevano sempre interrogativi in materia di conformità». Pertanto, era fondamentale trovare una soluzione affidabile.

Circa un decennio fa, l’Università ha scelto NetDocuments per le proprie esigenze di gestione dei documenti legali a livello di sistema. Già soddisfatta della soluzione e fiduciosa nell’ineguagliabile sicurezza della piattaforma, è stato naturale che l’Università prendesse in considerazione la soluzione di messaggistica istantanea dell’azienda, ndThread, per garantire comunicazioni sicure sia individuali che di gruppo all’interno dell’organizzazione legale.

I vantaggi di ndThread erano evidenti fin dall’inizio: innanzitutto, la piattaforma sarebbe stata controllata e gestita nell’ambito del quadro normativo dell’Università. Inoltre, si sarebbe integrata perfettamente con NetDocuments e, cosa più importante, avrebbe garantito il livello di sicurezza richiesto dall’Università.

Creare team grazie alla messaggistica in tempo reale

Abbandonare le vecchie abitudini e crearne di nuove è sempre una sfida. Tuttavia, i responsabili dei dipartimenti hanno subito intuito i vantaggi della comunicazione tramite ndThread. Il coinvolgimento, il sostegno e l’utilizzo attivo da parte della dirigenza hanno svolto un ruolo fondamentale nell’aumentare l’adozione della piattaforma all’interno dell’organizzazione legale dell’Università.

L’installazione delle app ndThread per desktop e dispositivi mobili ha rappresentato un punto di svolta nell’adozione del servizio. La possibilità di accedere a ndThread ovunque e da qualsiasi dispositivo ha aiutato gli utenti, in particolare i dirigenti, a ottenere valore più rapidamente, accelerando la comunicazione e riducendo gli ostacoli alle richieste sporadiche. Indipendentemente dal fatto che gli utenti dell’Università siano in riunione, si stiano occupando della famiglia a casa o stiano affrontando un’interruzione di corrente o di rete, ndThread è sempre stato disponibile, garantendo che le risposte alle domande non subissero mai ritardi.

«[ndThread] sta risolvendo problemi di cui non ci rendevamo nemmeno conto».

Vicedirettore delle operazioni legali

Organizzazione delle conversazioni in ndThread

L'Università ha individuato diversi modi per organizzare le conversazioni su ndThread:

• L'ufficio amministrativo può comunicare rapidamente avvisi e corsi di formazione a tutti i dipendenti, mentre i responsabili possono creare gruppi con i propri collaboratori diretti.
• I canali dedicati ad argomenti specifici consentono agli utenti di diversi campus di discutere di questioni comuni — dalla proprietà intellettuale alle violenze sessuali — e di chiedere consiglio agli esperti.
• Nel frattempo, il “punto di ritrovo virtuale” offre uno spazio per conversazioni non legate al lavoro, per condividere foto di animali domestici o delle vacanze e per conoscere gli altri a livello personale.

Unificare i servizi legali in tutto il sistema universitario

Da quasi dieci anni, i team legali dell’Università dispongono di strumenti eccezionali e di un elevato livello di sicurezza per la gestione dei documenti e delle e-mail grazie a NetDocuments. Ora, questa sicurezza e queste funzionalità collaudate si estendono ulteriormente grazie all’integrazione di ndThread nel proprio stack tecnologico.

Uno dei maggiori vantaggi derivanti dal riunire tutti i team su un’unica piattaforma di messaggistica è stata una comunicazione più rapida e semplice. Su ndThread lo scambio di messaggi avviene molto più velocemente rispetto alle e-mail e coordinare le discussioni asincrone tra i vari campus è molto più semplice. “È un modo davvero veloce per ottenere una risposta, che provenga da un altro avvocato, da un responsabile o persino da un subordinato”, spiega il vicedirettore delle operazioni legali.

Naturalmente, la messaggistica in tempo reale ha anche ridotto la dipendenza dalla posta elettronica e dalle liste di distribuzione per comunicare. Ma ci sono stati anche dei vantaggi inaspettati.

«Sta risolvendo problemi di cui non ci rendevamo nemmeno conto», ha spiegato.

«Quando ricevi delle informazioni [in ndThread], non devi nemmeno dedicare qualche secondo a classificarle mentalmente o in Outlook. Sono già classificate.»

Vicedirettore delle operazioni legali

Oltre a garantire una comunicazione più sicura e semplice, ndThread ha contribuito a ridurre il carico di lavoro amministrativo del team grazie alla classificazione automatica dei messaggi all’interno di una pratica o di uno spazio di lavoro. La scelta di un’altra piattaforma di messaggistica avrebbe richiesto al team di tenere traccia delle proprie informazioni, esportarle e caricarle nel sistema di gestione documentale (DMS). ndThread, invece, svolge questo lavoro automaticamente, registrando, classificando e archiviando i messaggi direttamente nel DMS.

«Quando ricevi delle informazioni [in ndThread], non devi nemmeno dedicare qualche secondo a classificarle mentalmente o in Outlook. Sono già classificate», spiega.

Gli utenti hanno inoltre potuto rivolgersi gli uni agli altri (anziché al servizio di assistenza operativa) per ottenere aiuto su come sfruttare al meglio i propri strumenti. Ora, invece di inoltrare i problemi ai livelli superiori della catena di assistenza, i membri del team possono ricorrere al crowdsourcing per trovare soluzioni e gli utenti esperti possono condividere i propri consigli e trucchi.

Creare una comunità nonostante il distanziamento sociale

I team legali dell’Università hanno avuto la fortuna di implementare ndThread poco prima del passaggio globale al lavoro da casa causato dal COVID-19, ma ciò non ha fatto altro che amplificare i vantaggi offerti dal software.

La comunicazione fluida tramite ndThread ha creato un senso di comunità che altrimenti sarebbe notevolmente carente in questo periodo. «Le persone pubblicano foto dei propri animali domestici, barzellette e notizie. C’è molta attività sociale che manca alle persone mentre lavorano da casa, cose che non avrebbero condiviso via e-mail», spiega. Poiché gli utenti interagiscono tra loro quotidianamente, possono collaborare in modo più efficace e costruire relazioni più solide con i colleghi, anche quando lavorano da remoto.

La capacità di lavorare e comunicare con entusiasmo

Man mano che l’Università continua ad ampliare l’adozione di ndThread all’interno dell’organizzazione legale, continuerà a trarre vantaggio da una comunicazione più efficiente. Che gli utenti si trovino in ufficio, lavorino da remoto o siano in vacanza, possono facilmente tenersi aggiornati su questioni e progetti. Ma ndThread amplia anche i vantaggi di NetDocuments, una piattaforma che già conoscono e apprezzano. Gli utenti possono persino annotare i documenti all’interno di ndThread senza doverli scaricare, modificare e ricaricare.

«Sono un grande fan di NetDocuments», afferma il vicedirettore delle operazioni legali. «Le funzionalità sono cresciute in modo esponenziale e l’efficienza, i consigli e i trucchi che offre valgono davvero la pena», spiega.

Grazie alla messaggistica in tempo reale che aiuta il team legale a essere più efficiente, connesso e protetto, l’Università sta ottenendo un valore ancora maggiore dal proprio investimento in NetDocuments; questo team universitario ha davvero tutto ciò che serve per lavorare con entusiasmo. Scopri come ndThread può aiutare il tuo team a rimanere connesso e a lavorare con entusiasmo.

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