Entrevista con el Director Asociado de Operaciones Jurídicas de una gran universidad pública sobre por qué llevan más de 10 años con NetDocuments y por qué decidieron añadir ndThread a su gama de productos.

Cuando una de las mayores universidades públicas del país necesitó una plataforma de mensajería en tiempo real para unir a más de 200 abogados y profesionales jurídicos de numerosos campus y oficinas administrativas, la Oficina del Asesor Jurídico General sabía que necesitaba una herramienta moderna que cumpliera sus rigurosas normas de seguridad. Después de muchas indagaciones, eligieron ndThread de NetDocuments, un complemento del sistema de gestión de documentos (DMS) de la universidad, para obtener la funcionalidad y la seguridad necesarias.

Comunicación dispersa

Aunque trabajan bajo una bandera común, los equipos jurídicos del campus y central de la Universidad gestionan las operaciones cotidianas de forma individual. Aparte de compartir sus sistemas de gestión de documentos (DM) y de gestión jurídica empresarial (ELM), cada ubicación tiene su propia pila tecnológica que gestionar, incluidas herramientas de comunicación como Slack, Zoom, Microsoft Teams, listservs y más. Como resultado de la multiplicidad de herramientas y la falta de una plataforma de chat unificada, la comunicación se resentía y causaba dolores de cabeza adicionales. Desde los retrasos en los tiempos de respuesta y los problemas de seguridad hasta la clasificación manual de los mensajes, la variedad de soluciones generaba más obstáculos que ventajas, lo que limitaba la capacidad del equipo para conectarse y colaborar de una forma que inspirara un gran trabajo.

Encontrar una solución segura

Cuando la Universidad contrató a un responsable de operaciones jurídicas con experiencia en el sector tecnológico, supo que hacía tiempo que se necesitaba un cambio y que una solución de mensajería en tiempo real aportaría la modernización y la conexión necesarias en todo el ecosistema jurídico de la Universidad.

"La seguridad es de suma importancia para la Universidad y las nuevas iniciativas tecnológicas siempre plantean dudas sobre su cumplimiento".

Director Adjunto de Operaciones Jurídicas

El equipo central de operaciones jurídicas empezó a buscar una solución que permitiera una comunicación eficaz sin comprometer la seguridad, crear responsabilidades administrativas adicionales ni complicar los flujos de trabajo.

"La seguridad es de suma importancia para la Universidad", declaró su Director Asociado de Operaciones Jurídicas, "y las nuevas iniciativas tecnológicas siempre plantean dudas sobre el cumplimiento de la normativa". Así pues, encontrar una solución de confianza era crucial.

Hace casi una década, la Universidad eligió NetDocuments para cubrir sus necesidades de gestión de documentos jurídicos en todo el sistema. Ya satisfechos con la solución y con la confianza en la seguridad inigualable de la plataforma, era natural que la Universidad explorara la solución de mensajería instantánea de la empresa, ndThread, para la mensajería segura 1:1 y de grupo en toda la organización jurídica.

Las ventajas de ndThread estaban claras desde el principio: En primer lugar, la plataforma se controlaría y gestionaría dentro del entorno legal de la Universidad. También se conectaría sin problemas a NetDocuments y, lo que es más importante, proporcionaría el nivel de seguridad exigido por la Universidad.

Creación de equipos con mensajería en tiempo real

Abandonar viejos hábitos y crear otros nuevos es siempre un reto. Sin embargo, los responsables de los departamentos vieron rápidamente las ventajas de comunicarse en ndThread. La aceptación, el apoyo y el uso activo de ndThread por parte de los líderes desempeñaron un papel clave en el aumento de su adopción en toda la organización jurídica de la Universidad.

La instalación de las aplicaciones de escritorio y móviles de ndThread ha supuesto un punto de inflexión en la adopción. El acceso a ndThread desde cualquier lugar y dispositivo ha ayudado a los usuarios, especialmente a los directivos, a obtener valor más rápidamente al acelerar la comunicación y reducir las barreras a las solicitudes puntuales. Independientemente de si los usuarios de la Universidad están en una reunión, cuidando de la familia en casa o sufriendo un corte de luz o de red, ndThread siempre ha estado disponible para que las respuestas a las preguntas nunca se retrasen.

"ndThread] está resolviendo problemas que ni siquiera sabíamos que teníamos".

Director Adjunto de Operaciones Jurídicas

Organizar conversaciones en ndThread

La Universidad ha encontrado diversas formas de organizar las conversaciones en ndThread:

• La oficina administrativa puede comunicar rápidamente anuncios y formación a todos los empleados, mientras que los directivos pueden crear grupos con sus subordinados directos.
• Los canales sobre temas específicos permiten a usuarios de distintos campus debatir cuestiones comunes -desde la propiedad intelectual a las agresiones sexuales- y pedir consejo a expertos.
• Mientras tanto, el "enfriador de agua virtual" ofrece un espacio para conversaciones no laborales, compartir fotos de mascotas o vacaciones y conocer a los demás a nivel personal.

Unir lo jurídico en todo el sistema universitario

Los equipos jurídicos de la Universidad llevan casi diez años disfrutando de unas herramientas y una seguridad excepcionales para sus necesidades de gestión de documentos y correo electrónico a través de NetDocuments. Ahora, esta seguridad y funcionalidad de confianza se extiende aún más desde la incorporación de ndThread a su pila tecnológica.

Una de las mayores ventajas de reunir a todos los equipos en una plataforma de mensajería ha sido una comunicación más rápida y sencilla. En ndThread, las idas y venidas son mucho más rápidas que en el correo electrónico, y coordinar las conversaciones asíncronas entre los campus es mucho más sencillo. "Es una forma muy rápida de obtener una respuesta, ya sea de otro abogado, de un director o incluso de un subordinado", explica el Director Adjunto de Operaciones Jurídicas.

Naturalmente, la mensajería en tiempo real también ha reducido la dependencia del correo electrónico y las listas de distribución para comunicarse. Pero también ha habido beneficios inesperados.

"Resuelve problemas que ni siquiera sabíamos que teníamos", afirma.

"Cuando recibes información [en ndThread], ni siquiera tienes que tomarte unos segundos para clasificarla en tu cabeza o en Outlook. Ya está clasificada".

Director Adjunto de Operaciones Jurídicas

Además de proporcionar una comunicación más segura y sencilla, ndThread ha ayudado a reducir el trabajo administrativo del equipo al clasificar automáticamente los mensajes dentro de un asunto o espacio de trabajo. Elegir otra plataforma de mensajería habría obligado al equipo a registrar su información, exportarla y cargarla en el DMS. Pero ndThread hace este trabajo automáticamente, registrando, clasificando y almacenando los mensajes directamente en el DMS.

"Cuando recibes información [en ndThread], ni siquiera tienes que tomarte unos segundos para clasificarla en tu cabeza o en Outlook. Ya está clasificada", explica.

Los usuarios también han podido dirigirse unos a otros (en lugar de al servicio de operaciones) para que les ayuden a sacar el máximo partido de sus herramientas. Ahora, en lugar de pasar los problemas a la cadena de asistencia, los miembros del equipo pueden buscar soluciones entre ellos y los usuarios avanzados pueden compartir sus propios trucos y consejos.

Crear comunidad a pesar del distanciamiento social

Los equipos jurídicos de la Universidad tuvieron la suerte de implantar ndThread poco antes del cambio mundial hacia el trabajo desde casa como consecuencia de COVID-19, pero eso no ha hecho sino amplificar las ventajas del software.

La comunicación fluida a través de ndThread ha creado un sentimiento de comunidad que, de otro modo, faltaría considerablemente durante este tiempo. "La gente publica fotos de sus mascotas, chistes y noticias. Hay mucha actividad social que la gente se pierde mientras trabaja desde casa, cosas que no habría compartido por correo electrónico", explica. Como los usuarios se conectan entre sí a diario, pueden trabajar juntos con más eficacia y establecer relaciones más sólidas con sus colegas, incluso cuando trabajan a distancia.

Trabajar y comunicarse con inspiración

A medida que la Universidad siga aumentando la adopción de ndThread en toda la organización jurídica, seguirá beneficiándose de una mejor comunicación. Tanto si los usuarios están en la oficina como si trabajan a distancia o están de vacaciones, pueden mantenerse al día sobre asuntos y proyectos. Pero ndThread también amplía las ventajas de NetDocuments, una plataforma que ya conocen y adoran. Los usuarios pueden incluso marcar documentos dentro de ndThread sin tener que descargarlos, editarlos y volver a cargarlos.

"Soy un gran fan de NetDocuments", afirma el Director Adjunto de Operaciones Jurídicas. "La funcionalidad ha sido exponencial, y la eficiencia, los consejos y los trucos merecen mucho la pena", explica.

Con la mensajería en tiempo real que ayuda al equipo legal a ser más eficiente, conectado y protegido, la Universidad está obteniendo aún más valor de su inversión en NetDocuments, este equipo de la Universidad está realmente capacitado para trabajar inspirado. Descubra cómo ndThread puede ayudar a su equipo a estar conectado y a trabajar con inspiración.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.