Fallstudieintervju med biträdande direktören för juridiska frågor vid ett stort offentligt universitet om varför de har använt NetDocuments i över 10 år och varför de valde att lägga till ndThread till sin produktserie.

När ett av landets största offentliga universitet behövde en plattform för realtidsmeddelanden för att sammanföra över 200 jurister och juridiska experter på flera campus och administrativa kontor, insåg juridiska avdelningen att de behövde ett modernt verktyg som uppfyllde deras strikta säkerhetskrav. Efter noggranna överväganden valde de ndThread från NetDocuments, ett tillägg till universitetets befintliga dokumenthanteringssystem (DMS) för att få den funktionalitet och säkerhet som krävdes.

Spridd kommunikation

Även om de arbetar under samma flagg, sköter universitetets campus och centrala juridiska team den dagliga verksamheten var för sig. Förutom att de delar sina system för dokumenthantering (DM) och juridisk hantering (ELM), har varje plats sin egen teknikstack att hantera, inklusive kommunikationsverktyg som Slack, Zoom, Microsoft Teams, listservs och mer. Som ett resultat av flera verktyg och avsaknaden av en enhetlig chattplattform led kommunikationen och orsakade ytterligare huvudbry. Från långsamma svarstider och säkerhetsproblem till manuell klassificering av meddelanden – de olika lösningarna skapade fler hinder än fördelar, vilket begränsade teamets förmåga att kommunicera och samarbeta på ett sätt som inspirerar till bra arbete.

Hitta en säker lösning

När universitetet anställde en juridisk chef med erfarenhet från teknikbranschen insåg han att förändringar var välbehövliga och att en lösning för realtidsmeddelanden skulle bidra till den modernisering och sammankoppling som behövdes inom universitetets juridiska ekosystem.

”Säkerhet är av yttersta vikt för universitetet och nya tekniska initiativ väcker alltid frågor om efterlevnad.”

Biträdande direktör för juridiska frågor

Det centrala juridiska teamet började leta efter en lösning som skulle möjliggöra effektiv kommunikation utan att kompromissa med säkerheten, skapa ytterligare administrativa ansvar eller komplicera arbetsflödena.

"Säkerhet är av yttersta vikt för universitetet", säger deras biträdande chef för juridiska frågor, "och nya tekniska initiativ väcker alltid frågor om efterlevnad." Det var därför avgörande att hitta en pålitlig lösning.

För nästan tio år sedan valde universitetet NetDocuments för sina systemomfattande behov av hantering av juridiska dokument. Universitetet var redan nöjt med lösningen och hade förtroende för plattformens oöverträffade säkerhet, så det var naturligt att man undersökte företagets lösning för snabbmeddelanden, ndThread, för säker 1:1- och gruppkommunikation inom den juridiska organisationen.

Fördelarna med ndThread var tydliga redan från början: För det första skulle plattformen kontrolleras och hanteras inom universitetets rättsliga ramverk. Den skulle också kunna anslutas sömlöst till NetDocuments, och viktigast av allt, den skulle erbjuda den säkerhetsnivå som universitetet krävde.

Bygga team med realtidsmeddelanden

Att bryta gamla vanor och skapa nya är alltid en utmaning. Avdelningscheferna insåg dock snabbt fördelarna med att kommunicera i ndThread. Ledningens engagemang, stöd och aktiva användning spelade en avgörande roll för att öka användningen inom universitetets juridiska organisation.

Installationen av ndThread-appen för stationära och mobila enheter har varit en vändpunkt för användningen. Möjligheten att komma åt ndThread var som helst och från vilken enhet som helst har hjälpt användarna, särskilt ledande befattningshavare, att snabbare få ut nytta av appen genom att kommunikation har blivit snabbare och hindren för engångsförfrågningar har minskat. Oavsett om universitetets användare sitter i ett möte, tar hand om familjen hemma eller drabbas av strömavbrott eller nätverksavbrott har ndThread alltid varit tillgängligt, så svaren på frågorna har aldrig försenats.

”[ndThread] löser problem som vi inte ens visste att vi hade.”

Biträdande direktör för juridiska frågor

Organisera konversationer i ndThread

Universitetet har hittat olika sätt att organisera konversationer i ndThread:

• Administrativa kontoret kan snabbt kommunicera meddelanden och utbildning till alla anställda, medan chefer kan skapa grupper med sina direktunderställda.
• Kanaler kring specifika ämnen gör det möjligt för användare från olika campus att diskutera gemensamma frågor – från immateriella rättigheter till sexuella övergrepp – och söka råd från experter.
• Samtidigt erbjuder den ”virtuella vattenkylaren” utrymme för samtal som inte handlar om arbete, där man kan dela bilder på husdjur eller semestrar och lära känna varandra på ett personligt plan.

Att förena juridiken inom universitetssystemet

Universitetets juridiska team har i nästan tio år haft tillgång till exceptionella verktyg och säkerhet för sina dokument- och e-posthanteringsbehov genom NetDocuments. Nu utökas denna pålitliga säkerhet och funktionalitet ytterligare genom att ndThread har lagts till i teknikstacken.

En av de största fördelarna med att samla alla team på en och samma meddelandeplattform har varit snabbare och enklare kommunikation. Kommunikationen går mycket snabbare på ndThread än via e-post, och det är mycket enklare att samordna asynkrona diskussioner mellan olika campus. ”Det är ett väldigt snabbt sätt att få svar – oavsett om det är från en annan advokat, en chef eller till och med en underordnad”, förklarar biträdande direktören för juridiska frågor.

Naturligtvis har realtidsmeddelanden också minskat beroendet av e-post och listservrar för kommunikation. Men det har också funnits oväntade fördelar.

"Det löser problem som vi inte ens visste att vi hade", berättade han.

”När du får information [i ndThread] behöver du inte ens ta några sekunder för att klassificera den i huvudet eller i Outlook. Den är redan klassificerad.”

Biträdande direktör för juridiska frågor

Förutom att erbjuda säkrare och enklare kommunikation har ndThread bidragit till att minska teamets administrativa arbete genom att automatiskt klassificera meddelanden inom ett ärende eller en arbetsyta. Om teamet hade valt en annan meddelandeplattform hade de varit tvungna att hålla reda på sin information, exportera den och ladda upp den till DMS. Men ndThread gör detta arbete automatiskt genom att registrera, klassificera och lagra meddelanden direkt i DMS.

”När du får information [i ndThread] behöver du inte ens ta några sekunder för att klassificera den i huvudet eller i Outlook. Den är redan klassificerad”, förklarar han.

Användarna har också kunnat vända sig till varandra (istället för till driftavdelningen) för att få hjälp med att utnyttja verktygen på bästa sätt. Nu kan teammedlemmarna istället för att vidarebefordra problem uppåt i supportkedjan samla in lösningar från andra och avancerade användare kan dela med sig av sina egna tips och tricks.

Skapa gemenskap trots social distansering

Universitetets juridiska team hade turen att kunna implementera ndThread strax innan den globala övergången till hemarbete till följd av COVID-19 – men det har bara förstärkt fördelarna med programvaran.

Den smidiga kommunikationen via ndThread har skapat en gemenskapskänsla som annars skulle ha saknats under denna tid. ”Folk lägger upp bilder på sina husdjur, skämt och nyheter. Det finns många sociala aktiviteter som folk saknar när de arbetar hemifrån, saker som de inte skulle ha delat via e-post”, förklarar han. När användarna har daglig kontakt med varandra kan de arbeta mer effektivt tillsammans och bygga starkare relationer med kollegor, även när de arbetar på distans.

Befogenhet att arbeta och kommunicera Inspirerad

I takt med att universitetet fortsätter att öka användningen av ndThread inom den juridiska organisationen kommer de att fortsätta att dra nytta av förbättrad kommunikation. Oavsett om användarna är på kontoret, arbetar på distans eller är på semester kan de enkelt hålla sig uppdaterade om ärenden och projekt. Men ndThread utökar också fördelarna med NetDocuments – en plattform som de redan känner till och uppskattar. Användarna kan till och med markera dokument inuti ndThread utan att behöva ladda ner, redigera och ladda upp dem igen.

"Jag är en stor fan av NetDocuments", säger biträdande direktören för juridiska frågor. "Funktionaliteten har varit exponentiell, och effektiviteten, tipsen och knepen är verkligen värdefulla", förklarar han.

Med realtidsmeddelanden som hjälper juridikteamet att bli mer effektivt, uppkopplat och skyddat får universitetet ännu mer värde av sin investering i NetDocuments, och detta universitetsteam har verkligen fått möjlighet att arbeta inspirerat. Se hur ndThread kan hjälpa ditt team att hålla kontakten och arbeta inspirerat.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.