No intrincado balé do mundo jurídico, em que a precisão e a pontualidade são fundamentais, os pequenos escritórios de advocacia enfrentam um antagonista assustador: a sobrecarga de documentos. Essa hidra moderna tem duas cabeças para cada uma que é cortada - uma multiplicação incessante de arquivos de casos, depoimentos, resumos jurídicos e comunicações com o cliente. À medida que esses documentos se acumulam, eles ameaçam virar os navios cuidadosamente equilibrados das pequenas práticas jurídicas.

Em meio a essa confusão, surge o Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS), um farol de ordem em meio ao caos. Mais do que um mero repositório de documentos, é também um sistema abrangente que orquestra o fluxo de informações em um escritório de advocacia, automatizando tarefas de rotina, permitindo pesquisas rápidas de documentos e facilitando o compartilhamento seguro e a colaboração em casos.

Com a implementação de um DMS baseado em nuvem, o você pode matar o monstro da sobrecarga de documentos, aumentando sua produtividade e eficiência e, ao mesmo tempo, aliviando os encargos de todos em seu escritório, desde os advogados até a equipe. Mas que outros problemas um DMS pode resolver para pequenas empresas? Vamos dar uma olhada.

O mar tumultuado da papelada

Imagine a mesa de um advogado típico de um pequeno escritório: montanhas de pastas de papel manilha formam um horizonte assustador contra o pano de fundo de telas de computador que piscam com e-mails e notificações de calendário. Cada pasta e e-mail representa horas de trabalho meticuloso e, muitas vezes, a própria vida e o sustento de seus clientes. Não se trata apenas de um fardo físico - é um fardo cognitivo.

Para os advogados de pequenos escritórios, que muitas vezes não contam com a extensa equipe de suporte de seus colegas maiores, a sobrecarga de papéis impede sua capacidade de prestar o serviço pessoal e de alta qualidade que é sua marca registrada. O desafio não é apenas manter esses documentos organizados, mas também vasculhá-los para extrair as informações pertinentes dentro de prazos urgentes, mantendo-se a par das novas leis, regulamentações e particularidades de cada caso.

Os sistemas de gerenciamento de documentos trabalham para digitalizar e organizar facilmente a documentação necessária que acompanha o trabalho jurídico, além de facilitar a localização do que o você procura em seu escritório, sem precisar vasculhar pilhas de papéis físicos. Isso é especialmente valioso para pequenas empresas que, por natureza, têm menos funcionários, o que torna qualquer oportunidade de economizar tempo e esforço extremamente valiosa e essencial para o sucesso futuro da empresa.

Os custos ocultos da desordem

Esse dilúvio de documentos acarreta mais do que um custo organizacional; ele exerce um impacto profundo na eficiência e na satisfação do cliente. Documentos vitais podem desaparecer, prazos podem ser perdidos e a qualidade geral do trabalho pode ser prejudicada como consequência da desorganização. Isso não afeta apenas os advogados, mas também os próprios clientes que dependem desses serviços jurídicos, principalmente quando se trata de obter o máximo valor pelo seu dinheiro.  

Estudos demonstraram que os advogados gastam muito tempo em tarefas administrativas. Uma pesquisa com pequenas empresas resultou em 74% dos entrevistados dizendo que isso é, no mínimo, um desafio moderado e 20% indicando que é um desafio significativo. As pequenas empresas estão lutando com o gerenciamento de documentos e outros trabalhos administrativos que não precisam necessariamente ser feitos por um advogado, e algumas tarefas podem ser facilmente automatizadas.  

Para quantificar o que isso significa em termos de custo, vamos dar uma olhada nos números. Se um advogado fatura US$ 344 por hora (o valor médio por hora no estado da Califórnia, por exemplo) e trabalha consistentemente pelo menos 40 horas por semana, sendo que 40% do seu tempo é desperdiçado com o gerenciamento de documentos, isso representa um valor estimado de US$ 286.208 do tempo de um único advogado por ano que não está sendo usado em tarefas de alto valor e faturáveis. Se isso for aplicado a uma empresa de até cinco advogados, as perdas serão surpreendentes.

O DMS certo pode automatizar a maior parte desse tedioso trabalho administrativo, permitindo que o você concentre sua experiência e seu valioso tempo em seus clientes e assuntos especializados.

A linha de vida do sistema de gerenciamento de documentos

Transformando fluxos de trabalho

Um DMS sofisticado remodela todo o fluxo de trabalho de um escritório de advocacia para melhor, automatizando o arquivamento de e-mails no assunto correto do cliente, facilitando os processos eletrônicos de arquivamento e assinatura em tribunais e fornecendo um sistema único de registro para manter todos na mesma página. O controle de versão de documentos garante que todos estejam trabalhando no rascunho mais recente, enquanto as trilhas de auditoria preservam o histórico de cada documento para fins de responsabilidade e conformidade.  

Além disso, os recursos colaborativos robustos de um DMS baseado em nuvem podem ser transformadores, especialmente para pequenas empresas que geralmente dependem de uma equipe unida. Nascidas da necessidade durante a pandemia de 2020, mais empresas adotaram políticas remotas e híbridas, permitindo que os advogados colaborem com sucesso e eficiência, independentemente de sua localização.  

Em um desses casos, em que uma empresa de Cingapura precisou transformar rapidamente sua prática baseada em papel em uma operação puramente digital durante a pandemia, ela conseguiu começar a operar com sucesso com um DMS baseado em nuvem em seis meses. Quando perguntados sobre sua transformação digital, eles disseram o seguinte:  

"Precisávamos de uma solução de gerenciamento de documentos baseada na nuvem que apoiasse nossa jornada para nos tornarmos um escritório de advocacia mais flexível e resiliente, bem posicionado para fornecer serviços seguros aos clientes onde e quando forem necessários. Agora, isso significa que nossos advogados podem trabalhar com mais flexibilidade de qualquer lugar. O que era essencial durante a pandemia agora permitiu que o escritório implementasse um modelo de trabalho híbrido, proporcionando um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional para os funcionários."

Toh Kok Seng, sócio sênior da Lee & Lee

Seja trabalhando em documentos conjuntos em tempo real ou acessando arquivos de salas de audiências ou escritórios domésticos, um DMS baseado em nuvem rompe as barreiras físicas e promove um ambiente de equipe mais coeso.  

Segurança e confiança do cliente

Com o aumento das ameaças cibernéticas, um DMS baseado em nuvem oferece medidas de segurança robustas e integradas que protegem os dados confidenciais dos clientes - uma preocupação que é tão crítica quanto desafiadora, especialmente para escritórios menores. Uma pesquisa de tecnologia da American Bar Association (ABA) de 2022 revelou que quase 25% dos escritórios de advocacia já sofreram pelo menos uma violação de dados, deixando claro que, quando se trata de crimes cibernéticos, não se trata de "se" sua empresa será afetada, mas de "quando".  

Como se não bastasse o dano à confiança do cliente, há também perdas monetárias associadas ao crime cibernético. O mau gerenciamento de dados pode definir a saúde dos dados de sua empresa. O Gartner estima que, a cada ano, a má qualidade dos dados custa às organizações uma média de US$ 12,9 milhões.  

Plataformas de compartilhamento de arquivos e documentos no nível do consumidor, como Box e DropBox, não são suficientes; os escritórios de advocacia precisam de uma solução desenvolvida tendo em mente a segurança e a conformidade exigidas dos escritórios de advocacia. Recursos como criptografia, controles de acesso e sistemas de backup não apenas protegem contra violações de dados, mas também aumentam a confiança do cliente, garantindo que o escritório mantenha suas informações pessoais a salvo de olhares indiscretos. Isso também permite que o você compartilhe documentação confidencial internamente com colegas e externamente com clientes sem sacrificar a segurança, tornando a revisão de documentos, a assinatura de contratos e a concessão de acesso a dados personalizáveis para usuários selecionados mais fácil e segura do que nunca.  

Depois de mudar para um DMS, o escritório boutique de advocacia privada Maurice Turnor Gardner, com sede em Londres , disse o seguinte sobre como a segurança adicional afetou sua operação:

"Agora temos um DMS preparado para o futuro que impulsionará nossos negócios nos próximos anos, com a tranquilidade adicional de que nossos documentos estão protegidos com o mais alto nível de segurança na nuvem."

Richard Price, gerente de finanças e TI da Maurice Turnor

A vantagem verde

Um benefício adicional e muitas vezes negligenciado de um DMS é o seu impacto ambiental. Ao reduzir a necessidade de documentos físicos, as pequenas empresas podem contribuir para um planeta mais verde por meio da digitalização de suas operações. Menos papel significa menos árvores cortadas e menos armazenamento significa menos consumo de energia - um passo pequeno, mas significativo, em direção à sustentabilidade no campo jurídico.

Se o impacto ambiental não for motivo suficiente para que seu escritório de advocacia deixe de usar papel, há também outras vantagens, a maioria delas monetárias. Os documentos em papel ocupam espaço, algo que os pequenos escritórios geralmente têm muito pouco, enquanto a nuvem é praticamente infinita. Estima-se que os custos associados ao gerenciamento e armazenamento de documentos físicos podem exceder uma média de US$ 50 a US$ 90 por metro quadrado. Só por essa economia, parece que ser ecológico pode lhe poupar muito dinheiro.

O futuro é agora

Para os pequenos escritórios de advocacia à deriva no mar da sobrecarga de documentos, um DMS baseado em nuvem não é apenas um bote salva-vidas - é uma embarcação que os conduz a um futuro mais organizado, eficiente e seguro. Um DMS seguro e confiável vai além da mera conveniência; é um realinhamento estratégico que os posiciona para competir com mais eficiência em um cenário jurídico que se torna mais complexo a cada dia. Em última análise, a ascensão dos sistemas de gerenciamento de documentos não se trata apenas de controlar a corrente de papelada - trata-se de aproveitá-la. Trata-se de converter o que antes era um passivo em um ativo que pode impulsionar o você.

‍