En el intrincado ballet del mundo jurídico, donde la precisión y la puntualidad son primordiales, los pequeños bufetes de abogados se enfrentan a un antagonista desalentador: la sobrecarga de documentos. A esta hidra moderna le crecen dos cabezas por cada una que se corta: una multiplicación incesante de expedientes de casos, deposiciones, escritos jurídicos y comunicaciones con los clientes. A medida que estos documentos se amontonan, amenazan con hacer zozobrar los barcos cuidadosamente equilibrados de los pequeños despachos jurídicos.

En medio de esta confusión entra en juego el Sistema de Gestión Documental (SGD), un faro de orden frente al caos. Más que un mero repositorio de documentos, es también un sistema integral que orquesta el flujo de información a través de un bufete de abogados automatizando las tareas rutinarias, permitiendo búsquedas rápidas de documentos y facilitando el intercambio seguro y la colaboración en los casos.

Si implanta un SGD basado en la nube, podrá matar al monstruo de la sobrecarga de documentos, aumentando su productividad y eficiencia al tiempo que aligera la carga de todos los integrantes de su bufete, desde los abogados hasta el personal. Pero, ¿qué otros problemas puede resolver un DMS para los pequeños bufetes? Echemos un vistazo.

El tumultuoso mar del papeleo

Imagine el escritorio de un abogado típico de un bufete pequeño: montañas de carpetas de manila forman un horizonte desalentador con el telón de fondo de las pantallas de ordenador que parpadean con correos electrónicos y notificaciones del calendario. Cada carpeta y cada correo electrónico representan horas de meticuloso trabajo y, muy a menudo, la vida misma y el sustento de sus clientes. No es sólo una carga física: es una carga cognitiva.

Para los abogados de bufetes pequeños, que a menudo carecen del amplio personal de apoyo de sus homólogos más grandes, la avalancha de papeleo impide su capacidad para ofrecer el servicio personalizado y de alta calidad que les caracteriza. El reto no consiste simplemente en mantener organizados estos documentos, sino en cribarlos para extraer la información pertinente en plazos apremiantes, todo ello sin dejar de estar al día de las nuevas leyes, reglamentos y particularidades de cada caso.

Los sistemas de gestión de documentos trabajan para digitalizar y organizar fácilmente la documentación necesaria que conlleva el trabajo jurídico, a la vez que facilitan que todos los miembros de su bufete encuentren lo que buscan sin tener que sortear pilas de papeles físicos. Esto es especialmente valioso para los bufetes pequeños que, por naturaleza, cuentan con menos personal, por lo que cualquier oportunidad de ahorrar tiempo y esfuerzo resulta extremadamente valiosa y esencial para el éxito futuro del bufete.

Los costes ocultos del desorden

Este diluvio de documentos conlleva algo más que un coste organizativo; ejerce un profundo peaje sobre la eficacia y la satisfacción del cliente. Pueden perderse documentos vitales, incumplirse plazos y la calidad general del trabajo puede resentirse como consecuencia de la desorganización. Esto no sólo afecta a los abogados; repercute en los propios clientes que dependen de estos servicios jurídicos, sobre todo cuando se trata de obtener el máximo valor por su dinero.  

Los estudios han demostrado que los abogados dedican demasiado tiempo a tareas administrativas. Una encuesta realizada a pequeños bufetes dio como resultado que el 74% de los encuestados afirmaba que esto supone al menos un reto moderado y el 20% indicaba que es un reto importante. Los despachos pequeños se enfrentan a la gestión de documentos y a otras tareas administrativas que no tiene por qué realizar necesariamente un abogado, y algunas tareas pueden automatizarse fácilmente.  

Para cuantificar lo que eso significa en términos de coste, veamos los números. Si un abogado factura 344 dólares por hora (la tarifa media por hora en el estado de California, por ejemplo) y trabaja sistemáticamente al menos 40 horas a la semana con un 40% de su tiempo malgastado en la gestión de documentos, eso supone un valor estimado de 286.208 dólares anuales del tiempo de un solo abogado que no se destina a tareas facturables de alto valor. Si esto se aplica a un bufete de cinco abogados, las pérdidas son asombrosas.

El SGD adecuado puede automatizar la mayor parte de este tedioso trabajo administrativo, permitiéndole centrar su experiencia, y su valioso tiempo, en sus clientes y asuntos especializados.

La línea de vida del sistema de gestión de documentos

Transformar los flujos de trabajo

Un DMS sofisticado reconfigura todo el flujo de trabajo de un bufete de abogados para mejor, automatizando el archivo de correos electrónicos en el asunto del cliente correcto, suavizando los procesos de firma y archivo electrónico en los tribunales y proporcionando un único sistema de registro para mantener a todo el mundo en la misma página. El control de versiones de los documentos garantiza que todo el mundo trabaja con el último borrador, mientras que los registros de auditoría preservan el historial de cada documento para garantizar la responsabilidad y el cumplimiento.  

Además, las sólidas funciones de colaboración de un SGD basado en la nube pueden ser transformadoras, especialmente para los despachos pequeños que a menudo dependen de un equipo muy unido. Nacido de la necesidad durante la pandemia de 2020, más bufetes han adoptado desde entonces políticas remotas e híbrido-remota, permitiendo a los abogados colaborar con éxito y eficacia, independientemente de su ubicación.  

En uno de estos casos, en el que un bufete de Singapur necesitaba transformar rápidamente su práctica basada en papel a una operación puramente digital durante la pandemia, pudieron ponerse en marcha con éxito con un DMS basado en la nube en seis meses. Cuando se les preguntó por su transformación digital, dijeron lo siguiente:  

"Necesitábamos una solución de gestión documental basada en la nube que respaldara nuestro camino para convertirnos en un bufete de abogados más flexible y resistente, bien posicionado para prestar servicios seguros a los clientes donde y cuando se necesiten. Ahora, esto significa que nuestros abogados pueden trabajar de forma más flexible desde cualquier lugar. Lo que era esencial durante la pandemia ha permitido ahora al bufete implantar un modelo de trabajo híbrido que proporciona un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados."

Toh Kok Seng, socio principal de Lee & Lee

Tanto si se trata de trabajar en documentos conjuntos en tiempo real como de acceder a los archivos desde los juzgados o los despachos en casa, un SGD basado en la nube rompe las barreras físicas y fomenta un entorno de equipo más cohesionado.  

Seguridad y confianza del cliente

Con las amenazas cibernéticas en aumento, un DMS basado en la nube proporciona medidas de seguridad integradas y sólidas que salvaguardan los datos sensibles de los clientes, una preocupación tan crítica como desafiante, especialmente para los despachos más pequeños. Una encuesta sobre tecnología realizada en 2022 por la American Bar Association (ABA) reveló que casi el 25% de los bufetes de abogados ya han sufrido al menos una violación de datos, lo que deja claro que, cuando se trata de ciberdelincuencia, no es cuestión de "si" su bufete se ve afectado, sino de "cuándo".  

Por si el daño a la confianza de los clientes no fuera suficiente, también hay pérdidas monetarias asociadas a la ciberdelincuencia. Una mala gestión de los datos puede definir la salud de los datos de su empresa. Gartner calcula que, cada año, la mala calidad de los datos cuesta a las organizaciones una media de 12,9 millones de dólares.  

Las plataformas de intercambio de archivos y documentos a nivel de consumidor, como Box y DropBox, no son suficientes; los bufetes de abogados necesitan una solución construida teniendo en cuenta la seguridad y el cumplimiento exigidos a los bufetes. Funciones como la encriptación, los controles de acceso y los sistemas de copia de seguridad no sólo protegen contra las filtraciones de datos, sino que también fomentan la confianza de los clientes al garantizarles que su bufete mantiene su información personal a salvo de miradas indiscretas. Esto también le permite compartir documentación sensible tanto internamente con colegas como externamente con clientes sin sacrificar la seguridad, haciendo que la revisión de documentos, la firma de contratos y la concesión de acceso a datos personalizables para usuarios selectos sea más fácil y segura que nunca.  

Después de cambiar a un DMS, el bufete de abogados privado boutique con sede en Londres, Maurice Turnor Gardner, tenía esto que decir acerca de cómo la seguridad añadida impactó en su operación:

"Ahora tenemos un DMS preparado para el futuro que impulsará nuestro negocio durante años, con la tranquilidad añadida de que nuestros documentos están protegidos con el máximo nivel de seguridad en la nube."

Richard Price, director financiero y de TI de Maurice Turnor

La ventaja verde

Un beneficio añadido y a menudo pasado por alto de un SGD es su impacto medioambiental. Al reducir la necesidad de documentos físicos, las pequeñas empresas pueden contribuir a un planeta más verde digitalizando su funcionamiento. Menos papel significa menos árboles talados, y menos almacenamiento significa un menor consumo de energía: un paso pequeño pero significativo hacia la sostenibilidad en el ámbito jurídico.

Si el impacto medioambiental no es razón suficiente para que su bufete se pase al papel, también hay otras ventajas, la mayoría de ellas monetarias. Los documentos en papel ocupan espacio, algo de lo que los despachos pequeños suelen disponer muy poco, mientras que la nube es prácticamente infinita. Se calcula que los costes asociados a la gestión y almacenamiento de documentos físicos pueden superar una media de entre 50 y 90 dólares por metro cuadrado. Sólo por ese ahorro, parece que ser ecológico puede ahorrarle mucho.

El futuro es ahora

Para los pequeños bufetes de abogados a la deriva en el mar de la sobrecarga de documentos, un SGD basado en la nube no es sólo una balsa salvavidas: es un buque que les conduce hacia un futuro más organizado, eficiente y seguro. Un DMS seguro y fiable va más allá de la mera comodidad; es un reajuste estratégico que les posiciona para competir con mayor eficacia en un panorama jurídico que se vuelve más complejo cada día. En definitiva, el auge de los sistemas de gestión documental no consiste sólo en controlar la corriente de papeleo, sino en aprovecharla. Se trata de convertir lo que antes era un pasivo en un activo que pueda impulsarle hacia adelante.

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