No intrincado ballet do mundo jurídico, onde a precisão e a pontualidade são fundamentais, os pequenos escritórios de advogados enfrentam um antagonista assustador: a sobrecarga de documentos. Esta hidra moderna tem duas cabeças por cada uma que é cortada - uma multiplicação incessante de ficheiros de processos, depoimentos, resumos jurídicos e comunicações com clientes. À medida que estes documentos se acumulam, ameaçam virar os navios cuidadosamente equilibrados das pequenas práticas jurídicas.

No meio desta confusão surge o Sistema de Gestão Documental (SGD), um farol de ordem face ao caos. Mais do que um mero repositório de documentos, é também um sistema abrangente que orquestra o fluxo de informação através de um escritório de advogados, automatizando tarefas de rotina, permitindo pesquisas rápidas de documentos e facilitando a partilha segura e a colaboração em casos.

Ao implementar um DMS baseado na nuvem, pode matar o monstro da sobrecarga de documentos, aumentando a sua produtividade e eficiência, ao mesmo tempo que alivia os encargos de todos na sua empresa, desde os advogados aos funcionários. Mas que outros problemas pode um DMS resolver para as pequenas empresas? Vamos dar uma olhadela.

O mar tumultuoso da papelada

Imagine a secretária de um advogado típico de uma pequena empresa: montanhas de pastas de papel manila formam um horizonte assustador contra o pano de fundo de ecrãs de computador a piscar com e-mails e notificações de calendário. Cada pasta e cada correio eletrónico representam horas de trabalho meticuloso e, muitas vezes, as próprias vidas e meios de subsistência dos seus clientes. Não se trata apenas de um fardo físico - é um fardo cognitivo.

Para os advogados de pequenas firmas, que muitas vezes não dispõem da extensa equipa de apoio das suas congéneres maiores, a sobrecarga de papelada impede a sua capacidade de prestar um serviço personalizado e de elevada qualidade, que é a sua imagem de marca. O desafio não é apenas manter estes documentos organizados - é ter de os analisar para extrair informação pertinente dentro de prazos apertados, mantendo-se ao mesmo tempo a par das novas leis, regulamentos e particularidades de cada caso.

Os sistemas de gestão de documentos trabalham para digitalizar e organizar facilmente a documentação necessária que acompanha o trabalho jurídico, ao mesmo tempo que facilitam a todos na sua empresa encontrarem o que procuram sem terem de procurar em pilhas de papelada física. Isto é especialmente valioso para as pequenas empresas que, por natureza, têm menos pessoal, tornando qualquer oportunidade de poupar tempo e esforço extremamente valiosa e essencial para o sucesso futuro da empresa.

Os custos ocultos da desarrumação

Este dilúvio de documentos acarreta mais do que um custo organizacional; exerce um profundo impacto na eficiência e na satisfação do cliente. Os documentos vitais podem desaparecer, os prazos podem não ser cumpridos e a qualidade geral do trabalho pode sofrer em consequência da desorganização. Isto não afecta apenas os advogados; afecta os próprios clientes que dependem destes serviços jurídicos, especialmente quando se trata de obter o máximo valor pelo seu dinheiro.  

Estudos demonstraram que os advogados gastam demasiado tempo em tarefas administrativas. Um inquérito a pequenas empresas revelou que 74% dos inquiridos afirmam que este é, pelo menos, um desafio moderado e 20% indicam que é um desafio significativo. As pequenas empresas estão a debater-se com a gestão de documentos e outras tarefas administrativas que não têm necessariamente de ser realizadas por um advogado, e algumas tarefas podem ser facilmente automatizadas.  

Para quantificar o que isso significa em termos de custos, vejamos os números. Se um advogado faturar 344 dólares por hora (a taxa horária média no estado da Califórnia, por exemplo) e trabalhar consistentemente pelo menos 40 horas por semana, com 40% do seu tempo a ser desperdiçado na gestão de documentos, estima-se que o tempo de um único advogado, anualmente, é de 286.208 dólares e não está a ser utilizado em tarefas de valor elevado e facturáveis. Se considerarmos uma empresa de cinco advogados, as perdas são surpreendentes.

O DMS correto pode automatizar a maior parte deste trabalho administrativo entediante, permitindo-lhe concentrar a sua experiência e tempo valioso nos seus clientes e assuntos especializados.

A linha de vida do sistema de gestão de documentos

Transformar os fluxos de trabalho

Um DMS sofisticado remodela todo o fluxo de trabalho de um escritório de advocacia para melhor, automatizando o arquivamento de e-mails no assunto correto do cliente, facilitando os processos electrónicos de arquivamento e assinatura em tribunal e fornecendo um sistema único de registo para manter todos na mesma página. O controlo de versões dos documentos garante que todos estão a trabalhar no último rascunho, enquanto as pistas de auditoria preservam o histórico de cada documento para efeitos de responsabilidade e conformidade.  

Além disso, as funcionalidades de colaboração robustas de um DMS baseado na nuvem podem ser transformadoras, especialmente para as pequenas empresas que dependem frequentemente de uma equipa unida. Nascidas da necessidade durante a pandemia de 2020, mais empresas adoptaram, desde então, políticas remotas e híbridas, permitindo que os advogados colaborem com sucesso e eficiência, independentemente da sua localização.  

Num desses casos, em que uma empresa de Singapura teve de transformar rapidamente a sua prática baseada em papel numa operação puramente digital durante a pandemia, conseguiu começar a funcionar com sucesso com um DMS baseado na nuvem no espaço de seis meses. Quando questionados sobre a sua transformação digital, disseram o seguinte:  

"Precisávamos de uma solução de gestão documental baseada na nuvem que apoiasse o nosso percurso para nos tornarmos uma firma de advogados mais flexível e resiliente, bem posicionada para prestar serviços seguros aos clientes, onde e quando forem necessários. Agora, isso significa que os nossos advogados podem trabalhar de forma mais flexível a partir de qualquer lugar. O que era essencial durante a pandemia permitiu agora que a empresa implementasse um modelo de trabalho híbrido, proporcionando um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos funcionários."

Toh Kok Seng, Sócio Sénior da Lee & Lee

Quer se trate de trabalhar em documentos conjuntos em tempo real ou de aceder a ficheiros a partir de salas de audiências ou escritórios em casa, um DMS baseado na nuvem elimina as barreiras físicas e promove um ambiente de equipa mais coeso.  

Segurança e confiança do cliente

Com o aumento das ameaças cibernéticas, um DMS baseado em nuvem fornece medidas de segurança robustas e integradas que protegem os dados confidenciais do cliente - uma preocupação que é tão crítica quanto desafiadora, especialmente para práticas menores. Um inquérito tecnológico da American Bar Association (ABA) de 2022 revelou que quase 25% das sociedades de advogados já sofreram pelo menos uma violação de dados, o que torna claro que, no que diz respeito ao cibercrime, não é uma questão de "se" a sua empresa é afetada, mas sim de "quando".  

Como se os danos à confiança dos clientes não fossem suficientes, há também perdas monetárias associadas ao cibercrime. A má gestão de dados pode definir a saúde dos dados da sua empresa. A Gartner estima que, todos os anos, a má qualidade dos dados custa às organizações uma média de 12,9 milhões de dólares.  

As plataformas de partilha de ficheiros e documentos ao nível do consumidor, como a Box e a DropBox, não são suficientes; os escritórios de advogados precisam de uma solução criada a pensar na segurança e na conformidade exigidas aos escritórios de advogados. Caraterísticas como a encriptação, os controlos de acesso e os sistemas de cópia de segurança não só protegem contra violações de dados, como também aumentam a confiança dos clientes, garantindo-lhes que a sua empresa mantém as suas informações pessoais a salvo de olhares indiscretos. Isto também lhe permite partilhar documentação sensível tanto internamente com colegas como externamente com clientes sem sacrificar a segurança, tornando a revisão de documentos, a assinatura de contratos e a concessão de acesso a dados personalizáveis para utilizadores selecionados mais fácil e segura do que nunca.  

Depois de mudar para um DMS, a Maurice Turnor Gardner, uma firma de advogados privada com sede em Londres, disse o seguinte sobre o impacto da segurança adicional nas suas operações:

"Temos agora um DMS preparado para o futuro que irá alimentar o nosso negócio nos próximos anos, com a tranquilidade adicional de saber que os nossos documentos estão protegidos com o mais elevado nível de segurança na nuvem."

Richard Price, Diretor Financeiro e de TI da Maurice Turnor

A vantagem verde

Uma vantagem adicional e frequentemente negligenciada de um DMS é o seu impacto ambiental. Ao reduzir a necessidade de documentos físicos, as pequenas empresas podem contribuir para um planeta mais verde através da digitalização das suas operações. Menos papel significa menos árvores cortadas e menos armazenamento significa menos consumo de energia - um pequeno mas significativo passo em direção à sustentabilidade no domínio jurídico.

Se o impacto ambiental não é razão suficiente para que o seu escritório de advocacia passe a não utilizar papel, existem também outras vantagens, a maioria das quais monetárias. Os documentos em papel ocupam espaço, algo de que as pequenas empresas têm frequentemente muito pouco, enquanto a nuvem é virtualmente infinita. Estima-se que os custos associados à gestão e armazenamento de documentos físicos podem exceder uma média de 50 a 90 dólares por metro quadrado. Só por esta poupança, parece que ser ecológico pode poupar muito dinheiro.

O futuro é agora

Para os pequenos escritórios de advogados à deriva no mar da sobrecarga de documentos, um DMS baseado na nuvem não é apenas um bote salva-vidas - é uma embarcação que os conduz a um futuro mais organizado, eficiente e seguro. Um DMS seguro e fiável vai além da mera conveniência; é um realinhamento estratégico que os coloca em posição de competir mais eficazmente num cenário jurídico que se torna mais complexo a cada dia que passa. Em última análise, a ascensão dos sistemas de gestão documental não tem apenas a ver com o controlo da corrente de papelada - tem a ver com o seu aproveitamento. Trata-se de converter o que antes era um passivo num ativo que o pode impulsionar para a frente.

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