Não é segredo que os escritórios de advogados adoram papel. Também não é segredo que o papel requer tempo extra para arquivar, armazenar, encontrar e pesquisar ficheiros - um forte contraste com a facilidade de utilização oferecida pelos documentos digitais.

Mas as vantagens de deixar de usar papel são ainda maiores do que se pensa.

Neste artigo, partilhamos algumas das principais vantagens de um escritório sem papel, bem como as medidas que pode tomar para levar a sua empresa numa direção mais digital. Também apresentamos algumas das melhores ferramentas para apoiar as suas iniciativas sem papel e as nossas principais sugestões para gerir o seu espaço de trabalho digital.

Porque é que os escritórios de advogados devem passar a não utilizar papel

É provável que a sua empresa esteja a trabalhar com uma mistura de ficheiros electrónicos e físicos. Mas ao manter um pé no mundo do papel, está a perder alguns dos benefícios mais significativos que um espaço de trabalho digital pode proporcionar à sua empresa. Ao deixar de usar papel, a sua empresa pode:

• Aumentar a eficiência. É óbvio que trabalhar com ficheiros electrónicos é mais rápido e fácil do que com documentos em papel - quer esteja à procura de um ficheiro específico, a colaborar com colegas ou a enviar documentos a um cliente. Tudo é mais fácil quando é digital, o que significa que pode fazer mais em menos tempo e passar mais tempo concentrado em trabalho de valor elevado em vez de tarefas administrativas aborrecidas.
• Acesso em qualquer lugar. Como todos nós sabemos por experiência própria, tentar trabalhar normalmente quando se está fora do escritório pode ser extremamente difícil - especialmente se a sua empresa depende de documentos físicos. Por outro lado, se todos os seus documentos forem digitais, pode aceder a tudo o que precisa a partir de um computador portátil ou de um dispositivo móvel. Isto significa que o trabalho é mais fácil quer esteja em casa, no tribunal ou de férias.
• Garantir a segurança. A sua principal responsabilidade como advogado é proteger o seu cliente, o que inclui a proteção dos seus dados. Ter uma mistura de documentos digitais e em papel significa que tem de duplicar as suas políticas e procedimentos de segurança. Mas com um escritório de advogados sem papel, pode obter controlos de segurança mais fortes e mais granulares para garantir que apenas os utilizadores autorizados têm acesso a cada ficheiro. (Sem mencionar os benefícios dos backups baseados na nuvem em caso de desastres naturais ou roubo do escritório). É a isso que chamamos paz de espírito.
• Poupar dinheiro. Sejamos realistas: armazenar um ficheiro eletrónico é muito menos dispendioso do que armazenar um ficheiro em papel. Desde papel e impressoras a prateleiras e metragem quadrada, os custos de armazenamento de documentos físicos podem aumentar rapidamente. No entanto, com a gestão de documentos digitais, reduz drasticamente o espaço ocupado pelos seus ficheiros... e quando estiver a ultrapassar os limites da sua capacidade de armazenamento, o aumento da capacidade demora apenas alguns cliques.
• Mantenha-se são. Já alguma vez andou à procura de um documento e começou a sentir-se um pouco louco? Perder o rasto de um ficheiro pode ser cansativo, independentemente da forma como o procura - mas efetuar uma pesquisa digital é muito mais eficiente do que vasculhar caixa após caixa de ficheiros físicos.
• Melhorar a experiência dos clientes. O facto é que as nossas vidas estão a tornar-se mais digitais a cada dia que passa, e as experiências dos clientes com prioridade digital estão a tornar-se a norma em quase todos os sectores. Isto significa que muitos clientes chegam ao seu escritório à espera de um padrão moderno de rapidez e facilidade. Para além de todos os benefícios internos para a sua empresa, ter um escritório de advogados sem papel também pode ajudá-lo a satisfazer as expectativas dos clientes... o que se traduz em melhores avaliações e mais referências no futuro.

Passos para criar um escritório de advogados sem papel

É evidente que a eliminação do papel oferece vantagens significativas para as sociedades de advogados. Mas como é que se pode começar a passar a não utilizar papel?

1. Assumir um compromisso. Para ser bem sucedido na eliminação de papel, precisa de ter toda a sua empresa a bordo - e precisa de estar totalmente empenhado. Uma tentativa pouco convicta (ou dissensão entre as fileiras) apenas criará confusão e atrasos desnecessários, privando a sua equipa de todos os benefícios que a gestão de documentos digitais tem para oferecer.
2. Equipar-se. A eliminação (ou, pelo menos, a redução significativa) da dependência de documentos físicos requer algumas ferramentas. Coisas como scanners, trituradores de papel e, claro, software de gestão de documentos baseado na nuvem, serão todos necessários para garantir que todas as suas informações vitais são devidamente armazenadas digitalmente. Abordaremos estas ferramentas com mais pormenor abaixo.
3. Conceba os seus fluxos de trabalho. É importante criar um processo claro e consistente para lidar com a transição da gestão de documentos físicos para a gestão de documentos digitais. Por exemplo:
   • Como vai lidar com os documentos criados internamente? Como vai lidar com a entrada de novos clientes? O seu estado exige que guarde os originais de determinados documentos? E os ficheiros que podem ser considerados provas?
   Outro aspeto vital deste processo é definir a sua estrutura geral de pastas e as convenções de nomeação de ficheiros. Ser consistente nesta área tornará muito mais fácil encontrar o que procura no futuro, além de ajudar todos na empresa a manterem-se na mesma página e simplificar a integração de novos advogados e funcionários. Talvez não seja necessário dizer, mas no processo de eliminação de papel, deve dar prioridade aos documentos que são relevantes para os casos activos.
4. Tirar partido dos modelos. Uma das maiores vantagens dos documentos e fluxos de trabalho digitais é a possibilidade de utilizar modelos. A utilização de um modelo pode reduzir significativamente a quantidade de tempo necessária para concluir uma tarefa e evitar que tenha de reinventar a roda em cada novo assunto. Eis algumas das melhores formas de tirar partido dos modelos para a sua empresa:
   • Produza modelos para os 10 principais documentos que a sua empresa cria regularmente.
   • Crie listas de verificação padronizadas para processos, projectos ou tipos de assuntos comuns.
   • Crie um modelo para a sua estrutura de pastas para o ajudar a manter-se consistente à medida que surgem novos assuntos.
5. Abordar toda a empresa. Embora o trabalho jurídico seja responsável pela maior parte do papel da sua empresa, não é a única fonte. Outros departamentos, como o financeiro/contabilidade, faturação e cobranças e recursos humanos, também podem lidar com grandes quantidades de papel e beneficiariam com a eliminação do papel. De facto, dar a estas equipas ferramentas modernas pode trazer vantagens adicionais, como melhorar a análise e fazer com que as facturas sejam pagas mais rapidamente.

As melhores ferramentas para apoiar um escritório de advogados sem papel

Como já foi referido, é necessário dispor das ferramentas corretas para que a sua empresa possa realmente passar a não utilizar papel. E embora possa exigir um investimento inicial decente, os benefícios a longo prazo compensarão largamente os custos. Eis o que precisa para ajudar a tornar a sua empresa digital:

Sistema de gestão de documentos (DMS)

Uma plataforma de gestão de documentos e correio eletrónico baseada na nuvem é o componente mais importante da estratégia sem papel da sua empresa. Para além de fornecer armazenamento seguro para os seus ficheiros digitais, um DMS pode oferecer ferramentas adicionais para tornar o trabalho baseado em documentos mais produtivo (e seguro!) do que nunca - incluindo funções de colaboração, segurança avançada e muito mais.

Uma caraterística importante a procurar é o OCR, ou reconhecimento ótico de caracteres. Esta ferramenta permite-lhe digitalizar documentos e imagens para os transformar em ficheiros pesquisáveis e utilizáveis - quer se trate de um PDF ou de um documento antigo digitalizado.

Solução de assinatura eletrónica

Embora ainda possa haver alguns casos em que seja necessária uma assinatura em papel, a assinatura eletrónica tem o mesmo peso e efeito legal em muitas (se não na maioria) situações. A adoção de uma ferramenta de assinatura digital pode ajudar a sua empresa a reduzir ainda mais a necessidade de papel, ao mesmo tempo que acelera o processo de recolha de assinaturas com clientes, fornecedores e outras partes. Além disso, estas ferramentas estão a tornar-se cada vez mais simples de adotar, uma vez que cada vez mais fornecedores estão a criar integrações mais estreitas (e gratuitas) com empresas como a DocuSign.

Necessidades de hardware

Quando a sua empresa deixa de utilizar papel, há algumas peças de hardware essenciais (e boas de ter) a considerar. Aqui estão as nossas principais recomendações:

• Scanner de documentos. As empresas que têm tido mais sucesso com a eliminação de papel fazem-no da forma mais conveniente possível. Cabe-lhe a si decidir se isso significa fornecer a cada membro da equipa um scanner de documentos ou simplesmente aumentar a sua disponibilidade geral. O tamanho compacto de um scanner portátil também pode agradar a muitos advogados, com a capacidade adicional de o transportar facilmente conforme necessário (por exemplo, quando se trabalha remotamente).
• Triturador de papel. À medida que converte os seus ficheiros em papel para digital, precisa de uma forma segura de destruir as cópias físicas. Durante as fases iniciais da transição para a eliminação de papel, pode fazer mais sentido contratar um serviço de trituração devido às grandes quantidades de papel que irá eliminar.
• Monitor extra. Se está habituado a consultar uma cópia física de um documento enquanto trabalha num computador, rapidamente se cansará de saltar entre separadores ou de tentar tornar visíveis vários documentos num único ecrã. Para ajudar a facilitar a transição (e garantir que obtém todos os benefícios de não usar papel), adquira um monitor adicional.

Gerir um espaço de trabalho digital

Embora seja verdade que fazer a transição sem papel pode exigir algum trabalho pesado, a manutenção contínua é realmente muito simples. Claro que é esse o objetivo, certo? Facilitar o armazenamento, a localização e a utilização dos seus documentos.

O princípio mais importante da gestão de um espaço de trabalho digital é ser consistente. Siga o mesmo processo sempre que receber documentos em papel, mantenha uma estrutura fácil de utilizar com as suas pastas digitais e siga sempre as convenções de nomenclatura estabelecidas. Isto garantirá que o seu espaço de trabalho digital se mantém organizado e facilitará à sua equipa encontrar o que precisa.  

Lembre-se de que é mais provável que as pessoas sigam o protocolo se facilitar as coisas para elas, especialmente no início. Embora a maioria das pessoas compreenda os benefícios da consistência em teoria, podem estar relutantes em mudar os seus hábitos. Quanto mais simples for, maior será a probabilidade de adoptarem o novo processo.

Segurança e governação de dados

Há um último aspeto que devemos abordar em relação à gestão de documentos digitais: a segurança e a governação. Embora as notícias sobre ameaças de cibersegurança de alto nível não sejam motivo de riso, também podem ser enganadoras.

A verdade é que armazenar os seus documentos na nuvem pode ser muito mais seguro do que armazená-los no local - quer física quer digitalmente. Além disso, um DMS pode oferecer controlos de segurança avançados para o acesso e as acções dos utilizadores, para que possa ter a certeza de que os seus documentos e dados estão protegidos contra violações de dados não intencionais ou maliciosas.

Deixe-nos ajudar a sua empresa a passar a não utilizar papel

Se pretende tirar verdadeiramente partido de tudo o que a gestão de documentos digitais tem para oferecer, a NetDocuments pode ajudar.

Como líder em DMS baseado na nuvem, a nossa plataforma foi especificamente concebida para apoiar o trabalho jurídico - permitindo aos advogados criar, editar, armazenar, localizar e colaborar em documentos a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Para além da plataforma principal, oferecemos uma variedade de ferramentas para aumentar a sua produtividade e obter melhores resultados para a sua empresa.

Para ver como o NetDocuments pode ajudar a sua empresa a tirar partido de todas as vantagens de passar a não utilizar papel, solicite uma demonstração hoje mesmo!