Imagine: Uma súbita falha de energia desliga os servidores da empresa, deixando os advogados sem acesso a ficheiros críticos. Mesmo com uma bateria de reserva, é uma corrida para chegar ao conteúdo antes que tudo se desligue completamente. Sem uma cópia de segurança na nuvem, os dados valiosos podem ficar inacessíveis ou mesmo perder-se.

Para os administradores de TI, minimizar o tempo de inatividade e fornecer aos advogados as ferramentas de que necessitam para prestar serviços excepcionais aos clientes é um requisito. À medida que o seu pequeno escritório de advogados cresce, os requisitos tecnológicos dos advogados e dos clientes tornar-se-ão cada vez mais sofisticados. Será que o seu atual sistema local tem o que é preciso para o acompanhar?

Os sistemas locais são caros, difíceis de manter, limitam as capacidades das equipas jurídicas e não têm a escalabilidade necessária para as práticas modernas. A transição para soluções baseadas na nuvem e a integração de recursos avançados de IA podem ser a chave para o sucesso. Veja por que os profissionais de TI jurídicos devem adotar a nuvem e a IA.

Os custos ocultos dos sistemas no local

Os sistemas de gestão documental (DMS) no local sobrecarregam fortemente os administradores de TI das pequenas sociedades de advogados. Para além do custo do equipamento e do licenciamento, estes sistemas exigem uma manutenção constante, actualizações frequentes e uma infraestrutura física dispendiosa para manter a propriedade intelectual da empresa e os dados confidenciais dos clientes protegidos. Além disso, dificultam a capacidade de expansão e adaptação da empresa à evolução das necessidades comerciais e podem também aumentar os custos de seguro, especialmente tendo em conta o custo do seguro cibernético.

Esta situação é ainda agravada pelo facto de a maioria das plataformas DMS locais serem já bastante antigas. A maioria das versões locais já nem sequer é actualizada ou suportada pelas empresas que as criaram. Os seus sistemas de indexação envelhecidos, que permitem capacidades de pesquisa limitadas, podem ser muito problemáticos para as TI, na medida em que têm de ser reiniciados e tratados de forma a permanecerem funcionais e úteis para as equipas jurídicas.

Para a Richard and Richard P.A., o seu sistema local era ineficaz para gerir litígios complexos. A funcionalidade e o armazenamento de dados limitados obrigavam-nos a utilizar ferramentas de terceiros, tornando as operações mais lentas e exigindo uma constante resolução de problemas. A empresa eliminou hardware dispendioso após a transição para o NetDocuments, um DMS baseado na nuvem. A equipa de TI ficou livre das questões técnicas diárias, o que lhe permitiu concentrar-se em melhorias estratégicas.

À medida que as empresas crescem ou as necessidades dos casos exigem um maior armazenamento, a expansão dos sistemas locais apenas aumenta a complexidade e os custos. A computação em nuvem(ou seja, um DMS baseado em nuvem) oferece soluções flexíveis e escaláveis que eliminam essas barreiras. Isto permite que os escritórios de advogados baseados na nuvem se concentrem na inovação e não na manutenção de rotina e na segurança.

Os sistemas no local aumentam os riscos de segurança

Quase 4 em cada 10 escritórios de advogados afirmam ter sofrido uma violação de segurança no último ano, e as consequências são muito elevadas. Os escritórios de advogados são conhecidos como alvos de alto valor para ransomware e outros tipos de ciberataques, porque armazenam um tesouro dos tipos de dados mais valiosos para muitas pessoas e empresas. Além disso, muitas empresas nem sequer têm a certeza de que saberiam se tivesse ocorrido um ataque. Saiba disso: Já não se trata de uma questão de quando a sua empresa será atacada, mas sim da gravidade do ataque e das perdas que sofrerá.

Ter a sua propriedade intelectual e os dados confidenciais dos clientes em servidores locais significa que a sua equipa de TI deve ser altamente especializada na proteção da sua rede e dos seus servidores. A maioria das equipas de TI das pequenas empresas tem muitas funções e não pode dedicar recursos a tempo inteiro à segurança da rede. Por conseguinte, colocar este valioso conteúdo num DMS baseado na nuvem reduz a carga da equipa de TI da empresa e transfere-a para o fornecedor de DMS.

Os fornecedores de DMS baseados na nuvem gastam muito tempo, dinheiro e esforço na construção dos cofres e sistemas mais seguros para proteger e minimizar as perdas de todos os dados dos seus clientes. Nenhuma pequena empresa conseguirá alguma vez atingir esses níveis de segurança. Coisas como a autenticação de dois factores, a encriptação, os sistemas de aviso que encerram actividades suspeitas assim que são detectadas, as auditorias de segurança de terceiros e os planos específicos de resposta a incidentes protegem as empresas contra a perda de dados quando há uma tentativa de ciberataque.

Para além de tudo o que foi referido, o seu fornecedor de DMS na nuvem pode prestar assistência em auditorias de segurança por parte de clientes ou seguradoras, o que pode ser especialmente complicado para uma equipa de TI já sobrecarregada.

Nuvem vs. local: O caso claro de custos mais baixos e maior flexibilidade

Os sistemas locais exigem grandes investimentos em hardware, software e pessoal. Como a lei

Quando as empresas crescem, estes custos multiplicam-se, exigindo servidores, armazenamento e espaço adicionais, o que sobrecarrega os orçamentos e os recursos de TI.

Em contrapartida, o software baseado na nuvem oferece uma solução mais económica e escalável para as pequenas empresas. As soluções na nuvem reduzem as despesas gerais e proporcionam a flexibilidade necessária para escalar as operações de forma rápida e eficiente, permitindo que as sociedades de advogados satisfaçam as exigências da prática jurídica moderna sem constrangimentos de infra-estruturas físicas.

A Barrila Law adoptou totalmente uma operação sem papel e baseada na nuvem, reduzindo os custos relacionados com a impressão e o armazenamento. Esta transição não só melhorou a sua produtividade como também o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, uma vez que podiam trabalhar remotamente durante as falhas de energia, assegurando a continuidade das operações.

Hoje em dia, poder trabalhar eficazmente a partir de qualquer lugar não é uma coisa agradável de se ter, mas sim uma obrigação. Ter uma tecnologia baseada na nuvem significa que não há mais configurações de ambiente de trabalho remoto desajeitadas, dispendiosas e problemáticas para suportar, e menos chamadas de TI nas noites e fins-de-semana. As equipas jurídicas e administrativas podem simplesmente iniciar sessão a partir de qualquer lugar, utilizando o navegador de Internet da sua preferência, com a certeza de que o seu conteúdo está protegido no DMS. Mesmo sem levar o portátil da empresa nas férias, as emergências dos clientes são facilmente resolvidas, uma vez que os conteúdos estão acessíveis até em dispositivos móveis.

Porque é que a tecnologia de nuvem com IA incorporada é a melhor escolha para os escritórios de advogados

A tecnologia em nuvem, aliada à IA e à automatização, proporciona uma solução transformadora que simplifica as operações e aumenta significativamente a produtividade. Com todos os caminhos que conduzem a um documento e os seus numerosos e complexos fluxos de trabalho baseados em documentos, isto é ainda mais verdadeiro para os escritórios de advogados. Vejamos como as ferramentas de nuvem orientadas por IA incorporadas no DMS estão a remodelar a tecnologia dos escritórios de advogados.

1 ) Aumento da eficiência com a automatização

Os sistemas de gestão de documentos que são soluções de nuvem alimentadas por IA podem automatizar tarefas de rotina, como geração de documentos, extração de dados e resumo, permitindo que os administradores de TI e a equipe jurídica se concentrem em um trabalho mais estratégico e de alto valor. Por exemplo, na Common Ground Condo Law, as ferramentas de automação ajudaram a agilizar a criação de documentos, economizando tempo e reduzindo erros de redação, além de abrir novas linhas de atendimento ao cliente. Conseguiram mesmo libertar o tempo dos advogados, transferindo algumas tarefas automatizadas para o pessoal. As pequenas empresas podem obter ganhos de produtividade consideráveis com a adoção da automatização baseada em IA e aumentar a sua capacidade de servir mais clientes ou abrir novas linhas de negócio.

2 ) Capacidades de trabalho a partir de qualquer lugar

Tal como experimentado pela Barrila Law, a transição para um DMS baseado na nuvem oferece aos escritórios de advogados a flexibilidade de trabalhar remotamente, melhorando a colaboração e a produtividade. Com acesso seguro a documentos a partir de qualquer lugar, os advogados podem partilhar ficheiros e colaborar em tempo real, assegurando que a informação crítica está sempre ao seu alcance, permitindo que as empresas respondam rapidamente às necessidades dos clientes, independentemente da sua localização. Esta abordagem moderna não só apoia um equilíbrio mais saudável entre a vida profissional e pessoal e permite aumentar o número de funcionários remotos, como também posiciona a empresa como um líder com visão de futuro, tanto para os funcionários como para os clientes que esperam que a tecnologia dos seus advogados seja moderna e comparável à que utilizam nas suas vidas pessoais.

3 ) Uma pilha de tecnologia simplificada

Ter uma base tecnológica simples faz uma grande diferença, tal como experimentado pela Common Ground Condo Law. A IA generativa está a desenvolver-se rapidamente e deu origem a uma série de fornecedores de tecnologia jurídica totalmente novos e não testados que fazem uma ou duas coisas bem. Investir numa única plataforma DMS específica para o sector jurídico, com IA, que forneça um conjunto completo de ferramentas robustas de IA generativa com ampla aplicabilidade a vários fluxos de trabalho e áreas de prática, será muito menos dispendioso e complexo do que ter de investir e gerir várias soluções pontuais. Além disso, com o DMS a servir de núcleo de governação da informação para os dados mais importantes e sensíveis de uma empresa, bem como para os dos seus clientes, os advogados não querem retirar ficheiros da proteção do DMS e carregá-los para outras soluções tecnológicas (frequentemente novas). Isso não só aumenta o risco, como torna os fluxos de trabalho já complexos ainda mais complicados. Esta complexidade e risco acrescidos afectam tanto os utilizadores finais como a equipa de TI que tem de apoiar as suas necessidades tecnológicas.

4 ) Colaboração em tempo real e controlo de versões

As plataformas em nuvem melhoram a colaboração em equipa, permitindo que os profissionais jurídicos trabalhem em documentos simultaneamente - com colaboradores internos e externos. Com o NetDocuments, por exemplo, o controlo de versões garante que não se perdem edições e as equipas podem acompanhar todas as alterações em tempo real, melhorando a velocidade e a precisão da preparação dos processos. As equipas jurídicas podem trabalhar em conjunto em vários locais sem se preocuparem com conflitos de documentos ou perda de dados.

5 ) Escalabilidade que se adapta ao crescimento da empresa

À medida que os escritórios de advogados se expandem, a sua infraestrutura de TI tem de ser capaz de se expandir em conformidade. As plataformas de nuvem oferecem escalabilidade contínua, permitindo que os administradores de TI ajustem recursos como armazenamento ou novas ferramentas conforme necessário. Ao adotar soluções na nuvem, as empresas garantem que não estão limitadas por sistemas desactualizados que limitam a sua capacidade de crescer e evoluir com o mercado.

6 ) Melhoria do serviço ao cliente com a gestão de documentos baseada em IA

As soluções de nuvem baseadas em IA simplificam a pesquisa e a organização de documentos jurídicos, permitindo que as empresas prestem aconselhamento atempado e fiável aos clientes. A Barrila Law registou melhorias no serviço ao cliente ao utilizar a gestão de documentos com tecnologia de IA para analisar rapidamente grandes conjuntos de dados, respondendo aos pedidos de informação dos clientes com maior rapidez e precisão. Este nível de serviço não só aumenta a satisfação do cliente, como também posiciona a empresa como líder em inovação jurídica.

7 ) Segurança de dados melhorada com informações em tempo real

Os clientes estão cada vez mais preocupados com a segurança. As plataformas em nuvem oferecem deteção de ameaças e informações em tempo real, permitindo às empresas gerir os riscos de segurança de forma proactiva. Isto foi fundamental para a Lee & Lee, uma firma de advogados que fez a transição para a gestão documental baseada na nuvem. As ferramentas de monitorização em tempo real ajudaram-nos a cumprir normas rigorosas de segurança de dados, salvaguardando simultaneamente informações sensíveis dos clientes. Estas ferramentas dão aos administradores de TI a confiança necessária para resolver potenciais violações antes que estas aconteçam e cumprir os requisitos dos clientes e das seguradoras, mantendo os dados da empresa seguros.

8 ) Poupança de custos e eficácia operacional

A computação em nuvem integrada com a IA reduz as despesas operacionais, eliminando a necessidade de servidores locais dispendiosos. Por exemplo, a Richard and Richard P.A. realizou poupanças de custos imediatas após a transição para um DMS baseado na nuvem, com ferramentas de IA a automatizar tarefas anteriormente manuais. Isto permitiu que a empresa gerisse os orçamentos de forma mais eficaz sem sacrificar o desempenho ou a eficiência. Além disso, com a sua vasta rede de integrações com ferramentas de terceiros em que os advogados confiam, como a maioria dos sistemas de gestão de práticas jurídicas como o Clio, um DMS baseado na nuvem específico para o sector jurídico pode facilitar os fluxos de trabalho e, por vezes, eliminar completamente a necessidade de outro software.

9 ) Promover uma maior colaboração entre advogados e TI

Os advogados, muitas vezes resistentes à adoção de novas tecnologias, vêem um impacto direto na sua capacidade de gerir os casos de forma mais eficaz, o que gera maior interesse e entusiasmo no financiamento de projectos de TI. As melhorias visíveis, desde a automatização que reduz o tempo despendido em tarefas de rotina até às ferramentas melhoradas por IA que simplificam o trabalho dos clientes, fomentam a vontade dos profissionais do direito de apoiar e defender novas iniciativas tecnológicas. Este ciclo de feedback positivo - em que benefícios claros levam a um maior interesse e investimento em soluções tecnológicas - garante um apoio contínuo aos avanços informáticos que, em última análise, melhoram o desempenho da empresa e os resultados dos clientes.

Uma transição perfeita: O seu guia passo-a-passo para a adoção da nuvem e da IA

A transição para um DMS baseado na nuvem com integração de IA pode parecer assustadora. No entanto, os administradores de TI podem conduzir uma migração suave com a abordagem correta. Veja como:

• Alinhamento: O caminho mais seguro para o sucesso é alinhar os seus esforços com a estratégia comercial da empresa. Se conseguir associar este projeto aos itens contidos no plano estratégico global da empresa, será mais fácil obter a adesão e o financiamento.
• Avaliação: Avalie a sua atual infraestrutura de TI para identificar ineficiências, tais como hardware desatualizado ou escalabilidade limitada. Determine quais as áreas, como os fluxos de trabalho ou a segurança, que podem ser melhoradas através da adoção de ferramentas de nuvem melhoradas por IA.
• Seleção: Escolha um DMS jurídico específico baseado na nuvem que se adapte aos requisitos da sua empresa. Dê prioridade a funcionalidades como a automatização da IA, o controlo de versões, a organização por assunto, a pesquisa robusta e a segurança. Plataformas como a NetDocuments oferecem integração perfeita e recursos robustos de IA projetados para escritórios de advocacia.
• Planeamento: Crie um roteiro detalhado, incluindo prazos, estratégias de migração de dados e calendários de formação. Envolva as partes interessadas para garantir o alinhamento e reduzir as interrupções durante a migração.
• Formação: Forneça formação completa para garantir que a sua equipa se sente confortável com as novas ferramentas antes da migração. Concentre-se nos fluxos de trabalho automatizados e na colaboração em tempo real para ajudar a equipa a adaptar-se rapidamente.
• Implementação: Programe a migração durante um período calmo para minimizar as perturbações. A maioria das migrações ocorre durante um único fim de semana. A Richard and Richard P.A. programou a sua migração durante uma fase de baixa atividade, garantindo uma transição suave com o mínimo de tempo de inatividade.
• Revisão e otimização: Avalie regularmente o desempenho do novo DMS, recolhendo feedback para efetuar melhorias contínuas. Optimize funcionalidades como a colaboração em tempo real e as integrações com as suas outras ferramentas para uma eficiência a longo prazo.

Prepare a sua empresa para o futuro com um DMS inteligente baseado na nuvem

Para se manter competitivo no panorama jurídico atual, é essencial transferir a infraestrutura da sua empresa para a nuvem. Os sistemas tradicionais no local não conseguem acompanhar as exigências da prática jurídica moderna. Um DMS baseado na nuvem com recursos alimentados por IA aumentará a eficiência, aprimorará a segurança e permitirá a colaboração em tempo real - posicionando sua empresa para o sucesso a longo prazo.

Agora é o momento de agir. A transição para um DMS baseado na nuvem não só reduz os custos, como também desbloqueia o poder da automatização orientada por IA e o aumento da eficiência. É mais do que uma atualização tecnológica - é uma decisão estratégica que permite à sua empresa escalar, adaptar-se e liderar num mercado em rápida mudança.

Comece hoje e explore o DMS baseado na nuvem da NetDocuments, que possui ferramentas de automatização e IA incorporadas para ajudar a impulsionar fluxos de trabalho mais inteligentes, relações mais fortes com os clientes e crescimento sustentável.

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