En nuestras anteriores entradas de blog, hemos explorado las ventajas económicas, de escalabilidad y de cumplimiento y seguridad de la transición de un sistema de gestión documental (DMS) local a una solución basada en la nube. Sin embargo, otra área crítica en la que los SGD basados en la nube pueden beneficiar a los pequeños bufetes de abogados es en el rendimiento y la fiabilidad, dos factores esenciales que repercuten en todas las facetas de las operaciones de un bufete.

Los escollos del rendimiento de los SGD in situ

Para los pequeños bufetes de abogados, las exigencias de un SGD on-premise pueden provocar a menudo cuellos de botella en el rendimiento. Los sistemas on-premise no son ni mucho menos tan adaptables ante los cambios de requisitos, lo que puede acarrear problemas como:

• Caídas del sistema y tiempo de inactividad
• Accesibilidad limitada
• Degradación de la experiencia del usuario
• Contención de recursos

No es de extrañar que estos retos puedan obstaculizar la productividad y tener un impacto negativo en las expectativas y la confianza de los clientes, dos aspectos fundamentales en el competitivo sector jurídico.

El reto de la fiabilidad en los sistemas locales

Los sistemas in situ también pueden tener importantes problemas de fiabilidad. Estos sistemas requieren un mantenimiento y actualizaciones constantes para garantizar su buen funcionamiento, una tarea difícil para las pequeñas empresas que no cuentan con departamentos de TI dedicados.

En lo que respecta al tiempo de inactividad del sistema, un sistema convencional in situ está al albur de las necesidades del lugar, como el suministro eléctrico, y de los desastres naturales y otras crisis provocadas por el hombre. Los sistemas en la nube, por el contrario, son mucho más fiables y algunos de ellos pueden presumir de un tiempo de inactividad anual de tan sólo cinco minutos. Esta diferencia pone claramente de manifiesto la brecha de fiabilidad entre las soluciones locales y las basadas en la nube.

Mayor rendimiento con un DMS basado en la nube

Los proveedores de DMS basados en la nube aprovechan las últimas tecnologías para garantizar un rendimiento óptimo. Utilizan múltiples centros de datos para distribuir las cargas de forma eficaz, reduciendo así la latencia y mejorando la velocidad. Para un bufete de abogados, esto se traduce en un acceso más fiable a los expedientes de los casos y en herramientas de servicio al cliente con mayor capacidad de respuesta. 

En última instancia, esto permite a los bufetes de abogados mejorar aún más el excelente servicio al cliente que ya ofrecen.  

"Creo que es un poco como un iceberg. Nuestros clientes sólo ven la parte superior del iceberg. En realidad no ven lo que hemos hecho entre bastidores, pero obtienen los beneficios de ello. Obtienen el beneficio de un servicio potencialmente más rápido, más hábil, más eficaz".

John Turner, jefe de operaciones de Ellisons Solicitors

La ventaja de la fiabilidad de los sistemas en nube

Los proveedores de la nube invierten mucho en tecnologías de redundancia y recuperación de desastres para garantizar una alta disponibilidad e integridad de los datos. Amazon Web Services (AWS), por ejemplo, garantiza una disponibilidad del 99,99% (¡menos de una hora de inactividad al año!), lo que asegura que los fallos del sistema son raros y la pérdida de datos se reduce al mínimo. Para los pequeños bufetes de abogados, esto significa menos tiempo preocupándose por los problemas del sistema y más tiempo centrado en las necesidades del cliente.

Los sistemas fiables también ayudan a los despachos de abogados a mantenerse flexibles y resistentes, lo que constituye otra razón más por la que tantos bufetes están haciendo el cambio:

"Necesitábamos una solución de gestión de documentos basada en la nube que respaldara nuestro camino para convertirnos en un bufete de abogados más flexible y resistente, bien posicionado para ofrecer servicios seguros a los clientes donde y cuando se necesiten."

Toh Kok Seng, socio principal de Lee & Lee.

Conclusión: La nube como imperativo estratégico

Para los pequeños bufetes de abogados, el paso a un SGD basado en la nube es cada vez menos una elección y más un imperativo estratégico. El rendimiento y la fiabilidad superiores de las plataformas en la nube pueden mejorar significativamente la forma en que estos bufetes gestionan sus documentos y las interacciones con sus clientes. Al reducir el tiempo de inactividad y mejorar la capacidad de respuesta del sistema, un DMS en la nube permite a los abogados centrarse en lo que mejor saben hacer: ejercer la abogacía.

A medida que el sector legal sigue volviéndose más dinámico y competitivo, los pequeños bufetes que aprovechen la tecnología en la nube se encontrarán mejor posicionados para afrontar los retos de hoy y de mañana. Invertir en un SGD basado en la nube no sólo responde a las necesidades inmediatas de rendimiento y fiabilidad, sino que también sienta unas bases firmes para el crecimiento sostenible y el éxito.

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