Nas publicações anteriores do nosso blogue, explorámos as vantagens económicas, de escalabilidade e de conformidade e segurança da transição de um sistema de gestão documental (DMS) local para uma solução baseada na nuvem. No entanto, outra área crítica em que o DMS baseado na nuvem pode beneficiar os pequenos escritórios de advogados é o desempenho e a fiabilidade - dois factores essenciais que têm impacto em todas as facetas das operações de uma empresa.

As armadilhas do desempenho do DMS no local

Para as pequenas sociedades de advogados, as exigências impostas a um DMS local podem frequentemente conduzir a estrangulamentos de desempenho. Os sistemas locais não são tão adaptáveis face à evolução dos requisitos, o que pode levar a problemas como

• Falhas do sistema e tempo de inatividade
• Acessibilidade limitada
• Degradação da experiência do utilizador
• Contenção de recursos

Não é de surpreender que estes desafios possam prejudicar a produtividade e ter um impacto negativo nas expectativas e na confiança dos clientes, dois factores críticos no competitivo sector jurídico.

O desafio da fiabilidade nos sistemas locais

Os sistemas locais também podem ter problemas significativos de fiabilidade. Estes sistemas requerem manutenção e actualizações constantes para garantir o seu bom funcionamento - um desafio para as pequenas empresas sem departamentos de TI dedicados.

No que diz respeito ao tempo de inatividade do sistema, um sistema convencional no local está ao sabor das necessidades do local, como a energia, as catástrofes naturais e outras crises provocadas pelo homem. Os sistemas em nuvem, por outro lado, são muito mais fiáveis, com alguns sistemas a apresentarem apenas cinco minutos de tempo de inatividade anual. Esta diferença realça claramente a diferença de fiabilidade entre as soluções locais e as baseadas na nuvem.

Desempenho melhorado com DMS baseado na nuvem

Os fornecedores de DMS baseados na nuvem utilizam as tecnologias mais recentes para garantir um desempenho ótimo. Utilizam vários centros de dados para distribuir eficazmente as cargas, reduzindo assim a latência e aumentando a velocidade. Para um escritório de advogados, isto traduz-se num acesso mais fiável aos ficheiros dos processos e em ferramentas de serviço ao cliente mais reactivas. 

Em última análise, isto permite aos escritórios de advogados melhorar ainda mais o excelente serviço ao cliente que já prestam.  

"Penso que é um pouco como um icebergue. Os nossos clientes só vêem a parte de cima do icebergue. Na verdade, não vêem o que fazemos nos bastidores, mas beneficiam com isso. Beneficiam de um serviço potencialmente mais rápido, mais elegante e mais eficiente."

John Turner, diretor de operações da Ellisons Solicitors

A vantagem da fiabilidade dos sistemas em nuvem

Os fornecedores de serviços na nuvem investem fortemente em tecnologias de redundância e recuperação de desastres para garantir uma elevada disponibilidade e integridade dos dados. A Amazon Web Services (AWS), por exemplo, garante 99,99% de disponibilidade (menos de uma hora de inatividade por ano!), assegurando que as falhas do sistema são raras e a perda de dados é minimizada. Para os pequenos escritórios de advogados, isto significa menos tempo para se preocuparem com problemas de sistema e mais tempo para se concentrarem nas necessidades dos clientes.

Os sistemas fiáveis também ajudam os escritórios de advogados a manterem-se flexíveis e resistentes, o que é mais uma razão pela qual tantas empresas estão a fazer a mudança:

"Precisávamos de uma solução de gestão de documentos baseada na nuvem que apoiasse a nossa jornada para nos tornarmos um escritório de advogados mais flexível e resiliente, bem posicionado para fornecer serviços seguros aos clientes onde e quando forem necessários."

Toh Kok Seng, sócio sénior da Lee & Lee.

Conclusão: A nuvem como um imperativo estratégico

Para os pequenos escritórios de advogados, a mudança para um DMS baseado na nuvem está a tornar-se menos uma escolha e mais um imperativo estratégico. O desempenho superior e a fiabilidade das plataformas na nuvem podem melhorar significativamente a forma como estas empresas gerem os seus documentos e as interações com os clientes. Ao reduzir o tempo de inatividade e ao melhorar a capacidade de resposta do sistema, um DMS na nuvem permite que os advogados se concentrem naquilo que fazem melhor: exercer a advocacia.

À medida que o sector jurídico se torna cada vez mais dinâmico e competitivo, as pequenas empresas que tiram partido da tecnologia de computação em nuvem estarão mais bem posicionadas para enfrentar os desafios de hoje e de amanhã. O investimento num DMS baseado na nuvem não só responde às necessidades imediatas de desempenho e fiabilidade, como também estabelece uma base sólida para o crescimento e o sucesso sustentáveis.

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