Nei nostri precedenti articoli del blog abbiamo analizzato i vantaggi in termini di economia, scalabilità, conformità e sicurezza derivanti dal passaggio da un sistema di gestione dei documenti (DMS) on-premise a una soluzione basata sul cloud. Tuttavia, un altro aspetto fondamentale in cui un DMS basato sul cloud può offrire vantaggi agli studi legali di piccole dimensioni riguarda le prestazioni e l’affidabilità: due fattori essenziali che influenzano ogni aspetto delle attività dello studio.

Le insidie legate alle prestazioni dei sistemi di gestione documentale (DMS) on-premise

Per i piccoli studi legali, le esigenze legate a un sistema di gestione documentale (DMS) on-premise possono spesso causare colli di bottiglia nelle prestazioni. I sistemi on-premise non sono altrettanto flessibili nel rispondere a requisiti in continua evoluzione, il che può portare a problemi quali:

• Arrestamenti del sistema e tempi di inattività
• Accessibilità limitata
• Esperienza utente compromessa
• Contesa per le risorse

Non dovrebbe sorprendere che queste sfide possano ostacolare la produttività e avere un impatto negativo sulle aspettative e sulla fiducia dei clienti, entrambi fattori fondamentali nel competitivo settore legale.

La sfida dell'affidabilità nei sistemi on-premises

Anche i sistemi on-premises possono presentare notevoli problemi di affidabilità. Questi sistemi richiedono una manutenzione e aggiornamenti costanti per garantire un funzionamento regolare: un’impresa ardua per le piccole imprese che non dispongono di reparti IT dedicati.

Per quanto riguarda i tempi di inattività del sistema, un sistema convenzionale on-premise è soggetto alle condizioni della sede in cui si trova, quali l’alimentazione elettrica, i disastri naturali e altre crisi causate dall’uomo. I sistemi cloud, invece, sono molto più affidabili: alcuni vantano infatti un tempo di inattività annuo pari a soli cinque minuti. Questa differenza evidenzia in modo netto il divario in termini di affidabilità tra le soluzioni on-premise e quelle basate sul cloud.

Prestazioni migliorate grazie al sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud

I fornitori di sistemi di gestione documentale (DMS) basati su cloud sfruttano le tecnologie più recenti per garantire prestazioni ottimali. Si avvalgono di più data center per distribuire efficacemente i carichi, riducendo così la latenza e migliorando la velocità. Per uno studio legale, ciò si traduce in un accesso più affidabile ai fascicoli dei casi e in strumenti di assistenza ai clienti più reattivi. 

In definitiva, ciò consente agli studi legali di migliorare ulteriormente l'eccellente servizio già offerto ai propri clienti.  

“Penso che sia un po’ come un iceberg. I nostri clienti vedono solo la parte che spunta dall’acqua. In realtà non vedono ciò che abbiamo fatto dietro le quinte, ma ne traggono i benefici. Ne traggono il vantaggio di un servizio potenzialmente più veloce, più fluido e più efficiente.”

John Turner, direttore operativo dello studio legale Ellisons Solicitors

Il vantaggio in termini di affidabilità dei sistemi cloud

I fornitori di servizi cloud investono ingenti risorse nelle tecnologie di ridondanza e di ripristino in caso di emergenza per garantire un’elevata disponibilità e l’integrità dei dati. Amazon Web Services (AWS), ad esempio, garantisce una disponibilità del 99,99% (meno di un’ora di inattività all’anno!), assicurando che i guasti al sistema siano rari e che la perdita di dati sia ridotta al minimo. Per i piccoli studi legali, ciò significa dedicare meno tempo alle preoccupazioni relative ai problemi di sistema e più tempo alle esigenze dei clienti.

I sistemi affidabili aiutano inoltre gli studi legali a mantenere flessibilità e resilienza, il che rappresenta un ulteriore motivo per cui così tanti studi stanno passando a questa soluzione:

“Avevamo bisogno di una soluzione di gestione dei documenti basata sul cloud che ci aiutasse nel nostro percorso verso la trasformazione in uno studio legale più flessibile e resiliente, in grado di fornire servizi sicuri ai clienti ovunque e in qualsiasi momento ne abbiano bisogno.”

Toh Kok Seng, socio senior dello studio legale Lee & Lee.

Conclusione: il cloud come imperativo strategico

Per i piccoli studi legali, il passaggio a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud sta diventando sempre meno una scelta e sempre più un imperativo strategico. Le prestazioni e l’affidabilità superiori delle piattaforme cloud possono migliorare in modo significativo il modo in cui questi studi gestiscono i propri documenti e le interazioni con i clienti. Riducendo i tempi di inattività e migliorando la reattività del sistema, un DMS basato sul cloud consente agli avvocati di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: esercitare la professione legale.

Man mano che il settore legale diventa sempre più dinamico e competitivo, gli studi legali di piccole dimensioni che sfruttano la tecnologia cloud si troveranno in una posizione migliore per affrontare le sfide di oggi e di domani. Investire in un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud non solo risponde alle esigenze immediate in termini di prestazioni e affidabilità, ma getta anche solide basi per una crescita sostenibile e il successo.

‍