Le società di servizi finanziari stanno comprendendo che l’efficienza, la resilienza, l’affidabilità e la scalabilità dei servizi di archiviazione cloud non sono di per sé sufficienti. Queste aziende necessitano inoltre di una soluzione di archiviazione dei documenti nel cloud che le aiuti a rispettare le normative della Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) e della Securities and Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti.

Tuttavia, non tutti i fornitori di servizi cloud offrono funzionalità di conformità alle normative FINRA e SEC. La scelta di un fornitore di servizi cloud inadeguato costringe le aziende a ricorrere a più servizi, aumentando i costi e la complessità dei loro programmi di governance delle informazioni.

Inoltre, le aziende necessitano di misure di sicurezza fisica e informatica più efficaci. Il loro successo dipende dalla protezione dei dati e dalla sicurezza delle informazioni dei propri clienti, alla luce del crescente numero di attacchi ransomware e delle minacce informatiche. Secondo VMware Carbon Black, tra febbraio e aprile 2020 gli attacchi contro il settore finanziario globale sono aumentati del 238%. Ad aprile 2020, l’80% degli istituti finanziari intervistati ha segnalato un aumento degli attacchi informatici rispetto ai 12 mesi precedenti.

Requisiti fondamentali della FINRA

La FINRA e la SEC consentono alle società di servizi finanziari di utilizzare documenti elettronici e servizi di archiviazione su cloud. Tuttavia, i requisiti da rispettare sono numerosi. Una norma fondamentale prevede che le società debbano tenere i propri registri contabili ai sensi della sezione 240.17a della SEC.

Le norme della SEC prevedono che:

Conservazione dei documenti (§ 240.17a-4)

I broker-dealer, le banche, le società di intermediazione mobiliare e altri soggetti che prestano servizi finanziari devono conservare i registri aziendali e delle transazioni in modo che siano accessibili. Ai sensi dell’articolo 17a-4(a), le società devono conservare i registri per tre anni e renderli immediatamente accessibili per i primi due anni. Ai sensi dell’articolo 17a-4(b) e (c), le società devono conservare determinati documenti per almeno sei anni, garantendo anche in questo caso che siano immediatamente accessibili per i primi due anni, mentre ai sensi della lettera (d) i documenti organizzativi devono essere conservati per tutta la durata dell’impresa.

Backup dei dati immutabili (§ 240.17a-4)(f)(2)(ii)(A)

Durante il periodo di conservazione, la sezione 17a-4(f)(2)(ii)(A) prevede che le società non possano modificare né cancellare alcuno di questi documenti elettronici. Tuttavia, la norma non riguarda il comportamento della società e dei suoi dipendenti. È il formato elettronico stesso del documento a non consentire modifiche o cancellazioni.

Una banca dati consultabile (§ 240.17a-4(f)(2)(ii)(C) e (D))

Ogni file deve essere indicizzato e ricercabile, garantendo all’azienda semplici controlli di accesso per rispondere alle richieste delle autorità di regolamentazione. L’utilizzo di un servizio che includa una funzione di ricerca affidabile facilita un’accessibilità immediata e semplice.

Copie duplicate (§ 240.17a-4(f)(3)(iii))

Conservare una copia del file originale in una posizione fisicamente separata.

Accesso da parte di terzi (§ 240.17a-4(f)(3)(vii))

Le norme della SEC richiedono inoltre il ricorso a una terza parte designata (D3P) in caso di utilizzo di sistemi di archiviazione elettronica dei dati. Tale entità indipendente può accedere ai registri elettronici in caso di richiesta ufficiale, come un’ispezione normativa o un’ordinanza del tribunale, qualora la società non sia in grado o non sia disposta a farlo. Qualsiasi società che adotti un sistema di archiviazione elettronica deve conformarsi alla norma D3P e presentare una Lettera di Impegno alla SEC e alla FINRA, unitamente a una copia del contratto con il fornitore per dimostrare la capacità di quest’ultimo di soddisfare tale requisito.

Una traccia di controllo (§ 240.17a-4(f)(3)(v))

Le aziende devono disporre di una procedura di verifica che dimostri il rispetto dei requisiti in materia di conservazione dei documenti di cui agli articoli 240.17a-3e 240.17a-4 e che documentino eventuali modifiche apportate ai file originali.

Archiviazione su cloud con funzionalità di conformità alle norme FINRA

Le società di servizi finanziari possono conformarsi in modo efficiente alle norme FINRA a condizione che scelgano il giusto fornitore di servizi di archiviazione documentale nel cloud. Tuttavia, non tutti i fornitori di servizi cloud dispongono delle funzionalità e della sicurezza in tempo reale di cui le società hanno bisogno per rispettare le norme FINRA e SEC. Ecco perché le società si affidano sempre più spesso a NetDocuments, il servizio leader nella gestione dei documenti conforme alle norme FINRA. NetDocuments fornisce gli strumenti, le funzionalità e i servizi necessari alle società per soddisfare tutti i requisiti di conservazione dei dati elettronici previsti dalla FINRA e dalla SEC nei §§ 240.17a-3 e 240.17a-4.

NetDocuments offre:

Periodi di conservazione personalizzati

NetDocuments consente agli utenti di personalizzare i cicli di vita dei vari documenti, il che significa che le aziende hanno la possibilità di definire politiche di conservazione conformi alle norme FINRA.

Archivi WORM (Write Once, Read Many)

Per garantire che ogni documento archiviato rimanga inalterato durante il periodo di conservazione, gli utenti configurano gli archivi WORM. Una volta che gli utenti hanno inserito i file designati nel proprio archivio WORM e hanno scelto il periodo di conservazione del documento, gli utenti autorizzati possono accedere e leggere i file salvati in questi spazi, ma non possono mai modificarli, né alterarli, né eliminarli, né ridurne la durata.

Ricerca documenti

Una componente fondamentale del sistema di gestione dei documenti (DMS) NetDocuments è una potente funzione di ricerca. La ricerca effettuata da un utente autorizzato fornirà risultati precisi e immediati. La funzione di ricerca restituisce risultati in base ai diritti di accesso dell’utente, nel rispetto delle misure di sicurezza interne. Gli utenti visualizzano solo i documenti a cui sono autorizzati ad accedere.

Dati ridondanti

NetDocuments utilizza una tecnologia all’avanguardia di archiviazione a oggetti per proteggere e conservare i documenti aziendali, che soddisfa pienamente anche le normative SEC in materia di duplicazione dei dati. Una volta crittografati, i file di piccole dimensioni (di dimensioni pari o inferiori a 60 kb) vengono automaticamente replicati cinque volte in tre data center geograficamente separati e altamente sicuri; ciascun data center conserva almeno una, ma non più di due copie di ogni file di piccole dimensioni.  Dopo la crittografia, i file più grandi vengono sottoposti a codifica a cancellazione (erasure encoding), che divide matematicamente ogni file in diciotto frammenti. Sei frammenti vengono salvati in modo casuale in ciascuno dei tre data center. Al servizio bastano dieci qualsiasi dei diciotto frammenti per ricreare perfettamente il documento originale. In entrambi gli scenari, NetDocuments potrebbe subire il guasto completo di uno qualsiasi dei propri data center e i dati dei clienti rimarrebbero comunque al sicuro, protetti e disponibili.

Accesso di terzi

Le aziende possono inoltre utilizzare il sistema di gestione documentale (DMS) NetDocuments per soddisfare i requisiti D3P della SEC. È sufficiente attivare la funzione e comunicare alla SEC che NetDocuments è il servizio di download di terze parti designato dall’azienda. In seguito, qualora richiesto da un mandato di comparizione, NetDocuments potrà effettuare ricerche e recuperare i dati dell’azienda.

Tracciati di audit multipli

Il sistema di gestione documentale (DMS) NetDocuments fornisce tre fonti principali di informazioni di audit. Innanzitutto, il servizio crea automaticamente una cronologia dettagliata per ogni file, che registra le informazioni relative alle attività specifiche del documento. In secondo luogo, il servizio registra le azioni amministrative effettuate all’interno del sistema. Infine, genera anche un registro delle attività consolidato incentrato sui dati, che documenta tutte le attività relative ai dati all’interno del servizio.

Archiviazione su cloud con solide misure di sicurezza

NetDocuments vanta una clientela fedele composta da società del settore dei servizi finanziari grazie alla sua infrastruttura di sicurezza. Come già sottolineato in precedenza, il servizio si avvale di tre data center distinti, distanti tra loro di almeno 300 miglia. NetDocuments ha scelto ciascuna struttura basandosi, in parte, sul fatto che ogni data center si trovasse in un ambiente geograficamente stabile, con un basso rischio di terremoti, tornado, inondazioni o uragani.

Un altro vantaggio del sistema di archiviazione NetDocuments è quello di garantire che, nell’ipotesi quasi inimmaginabile in cui qualcuno ottenga un accesso illecito a un data center, l’intruso non riesca a trovare alcun file. L’archivio degli oggetti del servizio utilizza un protocollo di archiviazione non enumerato che distribuisce i file in modo casuale su un milione di directory logiche, e ogni file è contrassegnato solo da un’etichetta numerica, senza indicazioni relative al proprietario o dettagli descrittivi. Lo sfortunato intruso non ha alcuna possibilità di cercare o sfogliare file o informazioni sensibili.

I molteplici livelli di crittografia e autenticazione garantiscono una protezione aggiuntiva contro le minacce interne ed esterne. NetDocuments crittografa ogni file non appena viene caricato nel servizio con una chiave di crittografia dell’oggetto (OEK) univoca nel momento in cui l’utente clicca su “Salva”. Il servizio crittografa poi automaticamente ogni OEK utilizzando una chiave di crittografia principale memorizzata nei moduli di sicurezza hardware di NetDocuments, garantendo così a ogni file due livelli di crittografia.

Vuoi un ulteriore livello di crittografia? Nessun problema. Gli utenti possono crittografare ulteriormente ogni OEK utilizzando una chiave di crittografia gestita dal cliente (CMEK). Tutti e tre i livelli di crittografia del servizio NetDocuments utilizzano lo standard AES-256 (Advanced Encryption Standard 256).

Un servizio completo per l’archiviazione su cloud conforme alle norme FINRA

A prima vista, le società di servizi finanziari possono scegliere tra numerosi fornitori di servizi cloud. Tuttavia, a un’analisi più approfondita, pochi fornitori offrono le garanzie e le funzionalità di cui le aziende hanno bisogno per garantire un’efficiente conformità alle norme FINRA. Una volta compresi i requisiti della FINRA e della SEC in materia di conservazione dei documenti elettronici, condivisione dei file e archiviazione, la scelta di un partner DMS diventa semplice. NetDocuments è la soluzione migliore per soddisfare i requisiti di conservazione dei dati elettronici della vostra azienda.

Le aziende pronte a collaborare con un sistema di gestione dei documenti (DMS) conforme alle norme FINRA possono consultare la guida di NetDocuments intitolata “Come trovare il DMS giusto per la propria azienda”.