Se lavori nel settore dei servizi finanziari negli Stati Uniti, è probabile che tu conosca la Financial Industry Regulatory Authority, ovvero la FINRA.

In caso contrario, ecco un breve riassunto: la FINRA è un’organizzazione senza scopo di lucro che contribuisce a garantire l’equità dei mercati finanziari e a “tutelare gli investitori da frodi e pratiche scorrette”. La FINRA disciplina in particolare tre tipi di società:

• Società di intermediazione mobiliare
• Intermediari per l'acquisizione di capitale
• Portali di finanziamento

Sebbene sia un organismo indipendente, la FINRA opera sotto la supervisione della Securities and Exchange Commission (SEC) per regolamentare il settore dei broker-dealer. In quanto tale, ha l’autorità di stabilire e far rispettare le norme — e si tratta di un compito che prende molto sul serio. Solo nel 2020, la FINRA ha emesso oltre 800 provvedimenti disciplinari per comportamenti non etici e ha inflitto multe per un totale di 57 milioni di dollari a broker e società inadempienti.

Per evitare che tali conseguenze si verifichino nella vostra azienda, è importante comprendere i requisiti della FINRA e assicurarsi che la vostra organizzazione e i sistemi su cui fate affidamento siano pienamente conformi.

Uno dei sistemi più importanti è quello che utilizzate per gestire documenti e registrazioni. Ma in cosa consiste esattamente la conformità alle norme FINRA in materia di conservazione dei dati? Il vostro servizio di archiviazione cloud è conforme alle norme FINRA? E come potete semplificare il processo in modo che rappresenti un onere minore per il vostro team? Vi illustreremo tutto ciò che dovete sapere.

Che cos’è la conformità FINRA?

L'ambito di applicazione della FINRA comprende un'ampia gamma di norme e linee guida destinate alle società di intermediazione mobiliare e ai broker. Non sorprende quindi che la FINRA e la SEC abbiano requisiti molto rigorosi in materia di conservazione dei registri e dei dati in formato elettronico.

E credeteci quando vi diciamo che è meglio prestare attenzione a tali requisiti, altrimenti ne pagherete le conseguenze. Prendete esempio da una società finanziaria che ha ricevuto una multa di 6,5 milioni di dollari per la tenuta dei registri non conforme:

«[Tra le altre cose,] la società non ha conservato i documenti elettronici nel formato richiesto, non ha preservato determinati documenti elettronici e non ha informato la FINRA prima di utilizzare supporti di archiviazione elettronici. Tale inadempienza ha interessato almeno 87 milioni di documenti e ha comportato la cancellazione definitiva di oltre 1,5 milioni di comunicazioni con i clienti».

Tenete presente, inoltre, che la gestione dei documenti conforme alle norme FINRA non è solo una questione di conformità fine a se stessa. La conservazione dei documenti è anche il modo in cui la vostra società fornisce alla SEC e ad altri organismi di regolamentazione la prova del rispetto di quasi tutte le altre norme.

Inutile dire che l’importanza di una documentazione ben tenuta non può essere sottovalutata.

Norme FINRA sulla conservazione dei dati

Ma quali sono esattamente le norme della FINRA in materia di documenti e registrazioni? I requisiti sono contenuti nella Sezione 17(a)(1) del Securities Exchange Act del 1934 (“Exchange Act” o “SEA”).

La norma 17a-3 riguarda esclusivamente il “cosa”. Essa specifica in dettaglio i tipi specifici di documentazione che i broker-dealer sono tenuti a conservare, quali:

• Registri delle attività e delle passività
• Registri contabili dei clienti
• Registri dei ricavi
• Acquista i biglietti
• Documentazione relativa ai titoli
• Registri commerciali
• Conferme di transazione
• Bilanci di verifica
• Vari documenti relativi al rapporto di lavoro

La norma 17a-4 si concentra sulle modalità di conservazione dei documenti. Per garantire la conformità, il sistema di archiviazione elettronica dei documenti della vostra azienda (e qualsiasi piattaforma di gestione dei documenti utilizzata) deve soddisfare determinati requisiti, tra cui:

• Conservazione e reperibilità: i documenti devono essere conservati per un periodo minimo di sei anni, salvo diversa indicazione. Devono essere facilmente accessibili almeno per i primi due anni di tale periodo.
• Immutabilità dei documenti: una volta creati, i documenti elettronici non possono essere modificati, alterati o cancellati.
• Accesso indipendente: deve esserci un modo per consentire a una terza parte indipendente di accedere ai dati e scaricarli, qualora ne venga fatta richiesta.
• Backup dei dati: l’azienda e/o il sistema devono conservare una copia dei dati in una sede fisicamente separata per l’intero periodo di conservazione previsto per il documento.

Naturalmente, spetta alla vostra organizzazione esaminare i dettagli precisi dei requisiti della FINRA per assicurarsi di essere pienamente conformi.

NetDocuments contribuisce a semplificare la conservazione dei documenti in conformità con le normative

Non c’è dubbio che l’archiviazione elettronica dei documenti possa far risparmiare alla vostra azienda molto tempo — per non parlare dello spazio — rispetto alla conservazione dei documenti cartacei. Tuttavia, il passaggio al digitale dei documenti aziendali può anche rappresentare una sfida, soprattutto se vi trovate in difficoltà nel cercare di districarvi da soli tra le questioni di conformità.

Alcune aziende scelgono di ripartire le responsabilità tra diversi fornitori. Ad esempio, possono optare per una soluzione per l'archiviazione dei documenti destinati all'uso quotidiano e ricorrere a un servizio separato per l'archiviazione a lungo termine e l'accesso da parte di terzi.

Ma diciamoci la verità: cercare di tenere sotto controllo più fornitori e strumenti rende la conformità un lavoro molto impegnativo… e più è difficile per la vostra società rimanere conforme, maggiore è il rischio di finire nei guai con la FINRA.

NetDocuments, invece, semplifica il processo di garanzia della conformità dei tuoi documenti e permette persino di automatizzare alcune delle attività relative alla conformità.

La nostra piattaforma cloud per la gestione dei documenti (DMS) soddisfa tutti i requisiti tecnici previsti dalla SEC. Molti dei nostri attuali clienti utilizzano NetDocuments per garantire la piena conformità alle normative FINRA e ad altre disposizioni. Ecco alcuni esempi di come li aiutiamo:

• All’interno della piattaforma, gli utenti possono creare un archivio WORM (Write Once Read Many) che impedisce qualsiasi modifica o cancellazione una volta che un record è stato aggiunto all’archivio.
• È possibile definire il ciclo di vita dei propri documenti in modo da rispettare il periodo di conservazione richiesto, affinché i documenti vengano eliminati quando non sono più necessari. (Se necessario, è sempre possibile prolungare il periodo di conservazione, ma non è mai possibile accorciarlo.)
• È possibile concedere a NetDocuments l'accesso autonomo ai propri documenti. In altre parole, ci autorizzate a "rompere il vetro" qualora ricevessimo un ordine da un'autorità amministrativa.

In definitiva, NetDocuments offre alle organizzazioni del settore dei servizi finanziari una delle soluzioni più convenienti per archiviare dati e documenti nel rispetto delle normative.

E, naturalmente, potrai anche usufruire di tutti i vantaggi offerti dalla piattaforma leader nella gestione di documenti ed e-mail basata su cloud, che aumenta la produttività, migliora la collaborazione e rafforza la sicurezza.

Per scoprire come NetDocuments possa aiutare la tua azienda a garantire la conformità senza compromettere la produttività, richiedi subito una demo!