We zijn verheugd om zes nieuwe, door AI aangestuurde apps te introduceren in de ndMAX Studio, die zijn ontworpen om juridische teams te helpen bij het stroomlijnen van merkregistratieprocedures en rechtszaken aan de kant van de eiser. Van het beoordelen van merkaanvragen en het reageren op officiële kennisgevingen tot het omzetten van medische dossiers in concept-aanmaningsbrieven: deze nieuwe apps verminderen repetitief werk, versnellen belangrijke taken en helpen teams zaken sneller vooruit te helpen, allemaal binnen de beveiliging en kaders van het NetDocuments-platform.

AI is het meest waardevol wanneer het op natuurlijke wijze aansluit bij het dagelijkse werk van juridische teams. Terwijl veel juridische AI-platforms kantoren vragen om hun eigen workflows te ontwikkelen of tools van derden aan elkaar te koppelen, hanteert ndMAX Studio een andere aanpak: het biedt 39 kant-en-klare apps, die stuk voor stuk speciaal zijn ontworpen voor een specifieke juridische workflow en direct inzetbaar zijn zonder dat er ontwikkelaars aan te pas komen. Elke nieuwe release sluit nieuwe apps aan op wat er eerder was – zo worden systemen opgebouwd, in plaats van dat er alleen maar functies worden opgestapeld.

De zes nieuwe apps bestrijken twee belangrijke praktijkgebieden. De afhandeling van merkenrechtzaken omvat nu een samenhangende reeks apps die de fasen bestrijken waarin de meeste tijd en risico’s samenkomen. Ook voor procesvoering aan de kant van de eiser is er nu voor het eerst een specifieke workflow in de Studio beschikbaar, inclusief een nieuwe app voor het opstellen van deskundigenprofielen, waarmee de laag met procesinformatie – die sinds eerdere releases is opgebouwd – wordt uitgebreid.

Of je deze apps nu direct uit de doos gebruikt of ze aanpast met de ndMAX AI App Builder, je kunt ze aanpassen aan de praktijk, het rechtsgebied en de processen van je kantoor – zonder code te schrijven. Hieronder gaan we dieper in op de nieuwe workflows en de praktische manieren waarop ze helpen om handmatig werk te verminderen, de consistentie te verbeteren en zaken sneller vooruit te helpen.

Een geïntegreerde workflow voor de behandeling van merkenaanvragen

De afhandeling van merkaanvragen gaat gepaard met indieningen waarbij strikte deadlines gelden, herhaaldelijke reacties op bezwaarschriften van het bureau en beoordelingen voorafgaand aan de indiening, die zowel snelheid als nauwkeurigheid vereisen en waarbij ervaren juristen veel tijd kwijt zijn aan routinematig werk. Met drie nieuwe apps, Trademark Pre-Filing Registrability & Risk Review, Trademarks USPTO Office Action Responseen USPTO Trademark Prosecution Deadlines, kunnen bedrijven en juridische teams de meest tijdrovende fasen van de handelsmerkprocedure sneller doorlopen – door risico's bij de aanvraag op te sporen voordat ze tot problemen leiden, gestructureerde reacties op bezwaarschriften op te stellen in plaats van helemaal opnieuw te beginnen, en deadlines rechtstreeks uit brondocumenten te berekenen.

App voor het beoordelen van de registreerbaarheid en risico’s van handelsmerken vóór de aanvraag

Niemand wil pas na het indienen van een merkaanvraag ontdekken dat er een probleem is. De App voor beoordeling van registreerbaarheid en risico’s vóór indiening van een merkaanvraag beoordeelt concept-merkaanvragen vóór de indiening en genereert een gestructureerde notitie waarin potentiële risico’s worden benadrukt, waaronder bezwaren wegens beschrijvend karakter, vereisten voor disclaimers en problemen met de formulering van de reikwijdte. Door deze risico’s in een vroeg stadium te identificeren, kunnen professionals weloverwogen beslissingen nemen vóór de indiening, wanneer wijzigingen sneller, gemakkelijker en goedkoper zijn.

Wat gebruikers krijgen: In plaats van te moeten rekenen op de tijd van een ervaren medewerker om elke beoordeling vóór indiening uit te voeren, ontvangen teams een gestructureerd risicorapport waarop direct actie kan worden ondernomen, wat de consistentie ten goede komt en tegelijkertijd het beoordelingsproces versnelt. Bovendien vormt deze nieuwe app de tegenhanger op het gebied van handelsmerken van de app voor de beoordeling van de gereedheid voor octrooiaanvraag die al in Studio beschikbaar is, zodat IP-afdelingen nu voor hun volledige octrooiportefeuille kunnen zorgen voor kwaliteitsborging vóór indiening.

App voor het indienen van reacties op bezwaarschriften van het USPTO inzake handelsmerken

Elke Office Action is anders, maar het reactieproces verloopt grotendeels volgens bekende patronen. In plaats van vanaf een leeg blad te beginnen, is de app voor reacties op Office Actions van het USPTO de specifieke afwijzingen en vereisten in elke Office Action voor handelsmerken en stelt op basis van een zorgvuldig samengesteld handboek voor de afhandeling van aanvragen een gestructureerd conceptantwoord op. Teams besteden hun tijd aan het verfijnen van de strategie in plaats van voor elk antwoord opnieuw standaardanalyses te moeten maken.

Wat gebruikers krijgen: Juridische teams ontvangen een eerste concept van een reactie op een Office Action, afgestemd op de specifieke weigeringgronden van de zaak, klaar om door een deskundige te worden beoordeeld en bijgeschaafd. Dit helpt herhaling bij het opstellen van teksten te verminderen en zorgt tegelijkertijd voor meer consistentie in de reacties op Office Actions. Samen met het octrooi-equivalent, USPTO Office Action Response Appbeschikken IP-teams over AI-aangedreven ondersteuning voor het reageren op Office Actions bij zowel octrooi- als merkprocedures, allemaal binnen één enkel platform.

App voor de termijnen bij het USPTO-merkregistratieproces

Bij octrooiaanvragen kan het missen van een termijn voor handelsmerken leiden tot het vervallen van aanvragen en het verlies van merkrechten, zonder dat er een gegarandeerde manier is om dit ongedaan te maken. Toch zijn veel registratieprocessen nog steeds afhankelijk van handmatige gegevensverzameling uit correspondentie van het USPTO, waardoor onnodige risico’s in een cruciale workflow worden geïntroduceerd. De USPTO-app voor deadlines bij merkregistratieprocedures identificeert en berekent deadlines rechtstreeks uit de brondocumenten, waarbij automatisch rekening wordt gehouden met weekends en federale feestdagen, en waarbij menselijke controle vereist is voordat er iets wordt opgeslagen. Door handmatige gegevensinvoer te verminderen en tegelijkertijd de controle bij de professionals te houden, kunnen teams de nauwkeurigheid verbeteren en belangrijke deadlines voorblijven.

Wat gebruikers krijgen: In plaats van handmatig data te moeten opsporen die verborgen zitten in de correspondentie van het USPTO, ontvangen juridische teams de deadlines voor de octrooiaanvraagprocedure, die automatisch worden geëxtraheerd en ter controle worden weergegeven. Dit helpt risico’s te verminderen, de efficiëntie te verbeteren en zaken op gang te houden. Deze app vormt een aanvulling op de USPTO-app voor deadlines bij octrooiaanvragenen de Office Action Response en Pre-Filing Risk Review , om merkenrechtteams tijdens het gehele aanvraagproces te ondersteunen.

De opbouw van de zaak door de eiser: van eerste contact tot vordering

Voortbouwend op de mogelijkheden voor procesvoering aan de verdedigingszijde en algemene procesvoering, biedt de Studio nu ook ondersteuning voor de praktijk aan de eiserszijde. Met drie nieuwe, onderling gekoppelde apps, waaronder Medical Chronology, Demand Generatoren de Expert Witness Profile Builderkunnen bedrijven en juridische teams honderden pagina's aan medische dossiers omzetten in een gestructureerde chronologie en vervolgens in een concept-eisbrief, allemaal binnen NetDocuments en zonder een beroep te doen op externe leveranciers.

App voor medische chronologie

Medische dossiers zijn van essentieel belang voor het opbouwen van een sterke zaak voor de eiser, maar het doornemen en ordenen van honderden pagina’s afkomstig van verschillende zorgverleners kan uren kostbare tijd in beslag nemen. De Medical Chronology-app verwerkt ruwe medische dossiers – honderden pagina’s verspreid over verschillende zorgverleners en tijdsperioden – en genereert een gestructureerd chronologisch overzicht, geordend op behandelingsgebeurtenis, zorgverlener en belangrijke klinische bevindingen. In plaats van te vertrouwen op handmatige controle pagina voor pagina of het uitbesteden van medische chronologieën aan externe leveranciers, kunnen juridische teams consistente, hoogwaardige chronologieën rechtstreeks binnen NetDocuments samenstellen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat gevoelige zaakinformatie op één beveiligd platform blijft.

Wat gebruikers krijgen: Juridische teams ontvangen een gestructureerd medisch overzicht dat klaar is voor zaakbeoordeling, in een overzichtelijke indeling met consistente documentatienormen voor alle zaken. Dit helpt advocatenkantoren en juridische teams om zaken sneller te beoordelen, zich voor te bereiden op de volgende fase van de zaak en de tijd die wordt besteed aan het handmatig doorlopen van documenten te verminderen.

App voor het genereren van vraag

Zodra de chronologie is opgesteld, is de volgende uitdaging om die informatie om te zetten in een goed onderbouwde sommatiebrief. De Demand Generator App haalt de schadevergoeding uit medische en financiële dossiers, berekent de totalen en stelt een voor het rechtsgebied passende vordering op met een verdedigbare vordering. De app is geschikt voor letselschadezaken, arbeidsrechtzaken en zaken rond verzekeringsfraude – de praktijkgebieden waar vorderingbrieven dagelijks worden opgesteld en de uren voor het opstellen ervan het snelst oplopen.

Wat gebruikers krijgen: in plaats van handmatig schadeoverzichten samen te stellen, totalen te berekenen en vorderingbrieven helemaal zelf op te stellen, ontvangen juridische teams een gestructureerd eerste concept op basis van geordende zaakgegevens – waardoor advocaten zich kunnen concentreren op strategie, onderhandelingen en het behartigen van de belangen van hun cliënten. Medical Chronology levert de gegevens aan de Demand Generator. Stel de chronologie samen op basis van ruwe gegevens en genereer vervolgens de vordering op basis van geordende zaakgegevens. Samen zorgen ze voor een naadloze workflow voor eisers, die het handmatige werk vervangt waarvoor kantoren tot nu toe externe leveranciers en medewerkers moesten inhuren.

App voor het samenstellen van profielen van getuige-deskundigen

Deskundige getuigen treden vaak in meerdere zaken op, maar de informatie die juridische teams over hen verzamelen, is vaak verspreid over dossiers, transcripties en de ervaring van individuele advocaten. De app ‘Expert Witness Profile Builder’ maakt doorzoekbare, gestructureerde profielen op basis van cv’s, transcripties van getuigenverklaringen en gepubliceerde werken. Na verloop van tijd wordt elk profiel uitgebreider met eerdere getuigenverklaringen, mogelijke inconsistenties, zwakke punten bij kruisverhoor en hiaten in de kwalificaties, wat kan helpen bij het versterken van de voorbereiding van de zaak.

Wat gebruikers krijgen: in plaats van bij elke zaak opnieuw vanaf nul onderzoek te doen naar dezelfde deskundige, bouwen juridische teams een doorzoekbare interne database op van getuige-deskundigen, die bij elke zaak automatisch wordt aangevuld. Hierdoor kunnen ze zich sneller voorbereiden op getuigenverklaringen, materiaal vinden om de geloofwaardigheid van getuigen aan te vechten en mogelijkheden voor kruisverhoor identificeren, en gebruikmaken van de institutionele kennis binnen het hele kantoor. Naast de bestaande apps voor procesvoering in de ndMAX Studio helpt deze app juridische teams bij het opbouwen van institutionele kennis die bij elke zaak waardevoller wordt, waardoor de voorbereiding in de loop van de tijd sneller en consistenter verloopt.