De afgelopen maanden hebben we onze visie op de juridische contextgrafiek gedeeld en uitgelegd hoe deze de manier waarop juridisch werk wordt verricht ingrijpend zal veranderen. Vandaag zijn we verheugd om deze ervaring beschikbaar te maken voor juridische afdelingen van bedrijven.

Voor interne juridische teams is de uitdaging niet alleen het vinden van documenten, maar ook het vinden van de juiste context. Bedrijfsjuristen bewegen zich binnen een enorm breed scala aan juridische domeinen, variërend van contracten, geschillen en regelgevingskwesties tot arbeidszaken en zakelijke transacties, vaak allemaal binnen één dag. Veel van de informatie die ze nodig hebben, is al ergens in de organisatie aanwezig, maar het samenvoegen ervan kost uren die het team niet heeft, en beslissingen worden nog steeds vaak genomen zonder dat men het volledige beeld heeft.

De vernieuwde NetDocuments-ervaring brengt daar verandering in door advocaten direct toegang te bieden tot de gekoppelde kennis achter elke zaak en elk project, allemaal op één plek.

“Juridische afdelingen van bedrijven hebben behoefte aan een systeem dat werk in zijn context begrijpt en daarop kan inspelen. Bedrijfsjuristen moeten hun weg vinden in complexe juridische en zakelijke kwesties… De contextgrafiek brengt de relaties, de geschiedenis en de kennis achter elke zaak of elk project in kaart, waardoor juridische teams van bedrijven vanaf het begin direct over de nodige context beschikken. Dit zorgt ervoor dat jarenlange institutionele kennis binnen de hele organisatie toegankelijk en bruikbaar blijft.”

Dan Hauck, Chief Product Officer bij NetDocuments

Elke kwestie en elk project begint met de context, niet met een leeg blad

In plaats van werk opnieuw te doen of in meerdere systemen te moeten zoeken, kunnen interne juridische teams direct gebruikmaken van de opgebouwde ervaring van de organisatie, die al in één geheel is samengebracht. Wanneer een nieuwe zaak of een nieuw project wordt gestart, krijgen juristen automatisch de informatie te zien die ze nodig hebben, waaronder gerelateerde contracten, eerdere onderhandelingen, werkproducten van externe adviseurs, belangrijke belanghebbenden, tijdschema’s en relevante communicatie.

Of het nu gaat om het onderhandelen over een klantcontract, het afhandelen van een arbeidsgeschil of het begeleiden van een overname: advocaten kunnen putten uit de bestaande kennis van de organisatie, in plaats van urenlang de achtergrondinformatie bij elkaar te moeten sprokkelen. 

Zorg ervoor dat de institutionele kennis binnen de organisatie blijft

Een van de grootste uitdagingen voor juridische afdelingen van bedrijven is het behouden van institutionele kennis. In de loop der tijd bouwen ze een schat aan beslissingen op, variërend van standpunten voor het geval contracten mislukken en onderhandelingsstrategieën tot richtlijnen voor geschillen en vorderingen, risicobeoordelingen en bestuursdocumenten. Maar wanneer mensen van functie veranderen, ervaren juristen met pensioen gaan en de samenwerking met externe advocaten wordt beëindigd, gaat waardevolle context vaak met hen verloren.

De juridische contextgrafiek koppelt die kennis aan het onderliggende werk, waardoor deze toegankelijk en herbruikbaar blijft. Bovendien blijft de kennis actueel, aangezien de contextgrafiek is opgebouwd uit daadwerkelijk juridisch werk, zonder dat er aparte kennisbeheerprojecten hoeven te worden onderhouden.

Haal meer uit uw externe adviseurs

Elke juridische afdeling wil de waarde van externe adviseurs zo groot mogelijk maken. Voordat ze externe kantoren inschakelen, kunnen interne teams eerdere adviezen, onderzoeken, processtukken, onderzoeken en onderhandelingsgeschiedenis raadplegen om na te gaan of soortgelijk werk al is uitgevoerd.

Als er externe advocaten worden ingeschakeld, kunnen zij meteen aan de slag met een gestructureerd inzicht in de zaak, in plaats van factureerbare tijd te besteden aan het verzamelen van achtergrondinformatie.

En wanneer de opdracht is afgerond, wordt het werkproduct van de externe adviseur onderdeel van de gekoppelde kennisbank van de organisatie, waardoor de waarde van elke toekomstige opdracht nog verder toeneemt.

AI die de ervaring van uw organisatie begrijpt

Tot nu toe waren juridische AI-toepassingen uitsluitend gebaseerd op de documenten die een advocaat op dat moment besloot te uploaden. Maar juridisch werk verloopt niet document voor document.

Met NetDocuments kan AI gebruikmaken van de gekoppelde kennis van een organisatie, zonder dat dit ten koste gaat van toegangsrechten, vertrouwelijkheid of governance-maatregelen. Of advocaten nu binnen NetDocuments werken of via MCP (Model Context Protocol) gebruikmaken van AI-assistenten zoals Claude of ChatGPT, ze hebben altijd toegang tot de institutionele kennis die al aanwezig is in zaken, projecten, documenten en communicatie. 

Dit betekent dat het opstellen van documenten, het aanbrengen van wijzigingen, het genereren van handleidingen en het vergelijken van documenten met behulp van AI gebaseerd zijn op de kennis van de organisatie. Voor juridische afdelingen van bedrijven zorgt dit ervoor dat er minder tijd hoeft te worden besteed aan het reconstrueren van de context, waardoor er meer interne capaciteit vrijkomt om extra werk aan te nemen.

Ontworpen voor de dagelijkse praktijk van de bedrijfsjuridische afdeling

Juridische afdelingen van bedrijven moeten meer dan ooit presteren met krappere budgetten, terwijl ze tegelijkertijd een steeds breder wordend scala aan bedrijfsrisico’s moeten beheersen. De vraag is niet langer óf juridische afdelingen van bedrijven AI zullen gaan gebruiken, maar óf die AI voldoende context zal hebben om daadwerkelijk nuttig te zijn.

Dat is precies waarvoor de vernieuwde NetDocuments-ervaring is ontworpen.

“Na meer dan 15 jaar bij juridische afdelingen van bedrijven te hebben gewerkt, zie ik de juridische contextgrafiek als een baanbrekende manier om kennis veilig en in de juiste context samen te brengen. Tot nu toe moesten bedrijfsjuristen vaak zelf de verbanden leggen tussen wat er in hun inbox stond, wat er in verschillende systemen te vinden was en wat er in hun hoofd zat. Door samenwerking sneller en beter te laten verlopen met behulp van AI, zullen juridische teams van bedrijven het bedrijf beter kunnen ondersteunen.”

Lucy Wasmund, adjunct-hoofd juridische zaken bij NetDocuments