Med begrenset tid i døgnet og mer og mer arbeid som hoper seg opp, ser advokatfirmaer i alle størrelser, juridiske team i bedrifter og offentlige etater etter bedre måter å maksimere innsatsen sin på. Svaret deres? Automatisering.

Selv om det er sant at automatisering kan hjelpe deg med å effektivisere arbeidsflyter , og spare tid og penger, kan det være skremmende å ta det første skrittet i å ta i bruk denne nye teknologien når du trenger å opprettholde den nåværende daglige driften og arbeidsmengden. Og med så mange forskjellige typer automatiseringsteknologi på markedet, kan det være vanskelig å utvikle en klar forståelse av hvordan automatisering faktisk kan se ut for din juridiske praksis eller byrå. Hvor bør du begynne?

Fordi så mye juridisk arbeid begynner og slutter med dokumenter, er den beste måten å umiddelbart dra nytte av arbeidsflytautomatisering gjennom automatisering av juridiske dokumenter . Ved å automatisere dokumentprosessene dine, vil du ikke bare få betydelige fordeler med minst mulig forstyrrelse av din nåværende drift, men også skape et solid grunnlag for større oppgraderinger av arbeidsflytautomatisering i fremtiden.

Hvorfor automatisering av juridiske dokumenter er viktig

Uansett hvilket praksisområde du jobber med, krever juridisk arbeid mange repeterende prosesser for å lage et stort volum av dokumenter, som kontrakter, avtaler, prosesskriv, testamenter og mye mer, som alle må være kompatible, konsistente og nøyaktige.

Dessverre kan den altfor vanlige praksisen med å gjenbruke en basismal eller søke etter et gammelt dokument og bruke «søk og erstatt» for å manuelt tilpasse hvert dokument til et bestemt formål føre til feil og at viktige detaljer blir oversett. Dette er en kjedelig manuell prosess som tar opp verdifull advokattid som ellers kunne blitt brukt på klientarbeid av høyere verdi, og sannsynligheten for menneskelige feil kan skape ytterligere godkjenningssykluser og kostbare forsinkelser, samt svekke klienttilliten.

Ved å automatisere produksjonen av juridiske dokumenter gjennom smarte maler og apper, kan juridiske team øke effektiviteten, redusere feil og eliminere behovet for å fylle ut den samme informasjonen manuelt på tvers av flere dokumenter og formater.

Slik optimaliserer du driften med dokumentautomatisering

Her er noen konkrete eksempler på hvordan dokumentautomatisering kan hjelpe advokatfirmaer i alle størrelser, juridiske team i bedrifter og offentlig sektor med å optimalisere driften:

Små, mellomstore og boutique advokatfirmaer

1. Ny kundeinntak: Med den store konkurransen mellom små firmaer kan effektivitets- og kommunikasjonsnivået ditt utgjøre hele forskjellen når det gjelder å vinne nye kunder. Automatisering av kundeinntak og engasjementsbrev som kan sendes til kunder for elektronisk signatur kan spare administrativ tid og krefter, samt vise potensielle kunder at firmaet ditt er raskt, oppmerksomt, nøyaktig og teknologisk moderne.

2. Dokumentgenerering: Spesielt nyttig for boutique-firmaer – som eiendomsplanlegging, familierett eller konkursbyråer – som tilbyr faste priser for juridiske pakker i stedet for å ta timepris. Muligheten til å spare tid på å lage dokumenter er avgjørende for å holde timeprisarbeid innenfor rammen av prisstrukturen. Automatisering kan hjelpe firmaer med å samle inn nødvendig informasjon og automatisk generere de fleste, om ikke alle, dokumentene som er inkludert i en fastprispakke, noe som sparer tid og frigjør spesialisert konsultasjonstid med klienter.

Store advokatfirmaer

3. Inntak av term sheet-dokumenter for fusjoner og oppkjøp: Med tidssensitivt juridisk arbeid, som fusjoner og oppkjøp (M&A) – der aktualiteten og suksessen til store avtaler som går gjennom vil påvirke mange mennesker – er alle tidsbesparende muligheter spesielt nyttige, og det er her automatisering kan være til hjelp. Ved å automatisere prosessen for å opprette et term sheet-inntak og automatisk fylle ut standard M&A-dokumenter, får teamet ditt et forsprang på prosessen, samt eliminerer risikoen for potensielle feil som kan koste verdifull tid og godkjenningssykluser å rette opp.

4. Vær bedre rustet til å betjene bedriftenes juridiske avdelinger: For eksterne advokater som tilbyr enten delvis eller full service til store selskaper, er det økt press for å holde seg oppdatert på de mest innovative praksisene for å forbli konkurransedyktige. Dette betyr å finne mer effektive måter å betjene klientene dine og håndtere arbeidsmengden din, fra å redusere store mengder repetisjon til å forenkle mer komplekse oppgaver til å tilby skreddersydde selvbetjeningsløsninger slik at advokatekspertise kan frigjøres for å fokusere på mer høyrisiko, spesialiserte saker.

Juridiske team for bedrifter

5. Inntak av forespørsler: Juridiske avdelinger i bedrifter bruker mye tid på å håndtere forespørsler om evaluering av saker, dokumentgjennomgang eller -oppretting, og en rekke andre oppgaver som kommer inn i en jevn strøm via e-post. Automatiseringsteknologi bidrar til å tøyle dette kaoset ved å effektivisere inntaksprosessen. Ting som enkle ansettelsesavtaler eller taushetserklæringer kan settes opp som selvbetjening med avdelingens tilsyn kun etter behov. Ved å komme seg ut av denne typen forespørsler kan den juridiske avdelingen bedre håndtere interne forespørsler, samtidig som det skaper orden og frigjør verdifull tid for advokater og advokatfullmektiger. På denne måten bruker teamet ditt mindre tid på å administrere og organisere dokumentasjon og mer tid på å møte bedriftens behov.

6. Saksinntak: Vanligvis må bedriftsadvokater som får søksmål manuelt generere responsive prosesskriv for å sikre at saken håndteres riktig. Automatisering av inntaksprosessen sikrer at ingen trinn blir oversett, responsive prosesskrivmaler genereres automatisk, og all relevant informasjon er akkurat der den skal være. Dette frigjør juridisk personale til å bruke mer tid på å svare på et søksmål og mindre tid på administrativt arbeid.

Finn ut mer i « Automatisering av den juridiske avdelingen i bedriften på en enkel måte ».

Offentlig sektor

7. Uttalelsesbrev: For riksadvokatkontorer og offentlige etater er det vanlig å motta forespørsler om uttalelsesbrev via post eller e-post med forespørsler om avklaring av lover under visse jurisdiksjoner. Hver korrespondanse krever imidlertid oppsett, tildeling, research og et svar innen en bestemt tidsperiode. Automatiseringsteknologi kan samle inn de første inntaksdataene for å generere et inntakssvar til forespørselen og også lage responsive maldokumenter som et utgangspunkt for teamet ditt. Her gjør automatisering denne repeterende prosessen raskere og feilfri, noe som opprettholder og til og med forbedrer etatens omdømme hos publikum.

8. Svar på informasjonsfrihetsloven: Advokater og jurister som jobber i statlige og føderale myndigheter kan lett bli overveldet av de hyppige forespørslene i henhold til informasjonsfrihetsloven (Freedom of Information Act, FOIA) fra innbyggere og journalister, som de kan motta via post, e-post og til og med faks. Automatiseringsverktøy kan effektivisere og modernisere denne inntaksprosessen gjennom nettbaserte inntaksskjemaer og malbaserte dokumenter. Dette kan redusere repetisjon og sjanse for feil betydelig, og dermed lette advokatenes arbeidsmengde samtidig som det opprettholder et godt forhold til publikum.

9. Selvbetjening for vanlige juridiske dokumenter: Byråer eller deres juridiske avdelinger kan publisere et bibliotek med nettbaserte skjemaer (f.eks. ansettelsesavtaler, HR-skjemaer eller inntaksskjemaer) som lar ansatte eller eksterne parter legge inn informasjon og umiddelbart generere de rutinedokumentene de trenger. Eller for å starte en prosess ved å samle inn informasjon og deretter eskalere mer komplekse saker til ansatte som en del av en arbeidsflyt.

Slik velger du riktig dokumentautomatiseringsteknologi

Selv om det finnes mange gode automatiseringsverktøy der ute, er ikke alle egnet til å håndtere det store volumet av dokumentoppretting, den sofistikerte logikknivået eller sikkerhetsnivået juridiske team trenger. Her er noen viktige funksjoner å se etter når du velger automatiseringsverktøy:

• Høyvolumskapasitet: Ved å finne løsninger som er spesielt utviklet med tanke på advokaters behov, sikrer vi at den kan håndtere rask dokumentoppretting i store mengder.
• Robust logikk: Generering av juridiske dokumenter krever ofte at mange sofistikerte logikkfunksjoner inkluderes i automatiseringen. Sørg for at den valgte løsningen er i stand til å støtte dine unike prosesser og arbeidsflyter, men ikke er for komplisert å sette opp.
• Sikker og kompatibel: Juridiske team, strengt regulerte bransjer og offentlig sektor krever høyere sikkerhetsstandarder enn de fleste bedrifter. Robuste sikkerhetsfunksjoner beskytter ikke bare dokumenter mot eksterne trusler, men opprettholder også etiske grenser og holder privilegert informasjon begrenset til kun de som skal ha tilgang.
• Fungerer med din eksisterende dokumenthåndtering: Dokumentoppretting uten en metode for å lagre det ferdige produktet kan skape et enda større problem der du må flytte flere dokumenter til riktig lagringssted. Sørg for at dokumentautomatiseringsverktøyet ditt kobles sømløst til ditt eksisterende dokumenthåndteringssystem (DMS) for en fullstendig effektiv arbeidsflyt.

Om PatternBuilder, dokumentautomatisering fra NetDocuments

Som den ledende skybaserte løsningen for dokument- og e-posthåndtering, som er betrodd av jurister over hele verden, har NetDocuments introdusert PatternBuilder , en automatiseringsløsning for juridiske dokumenter som gir alle automatiseringsfordelene som er nevnt ovenfor og mer.

NetDocuments er utviklet for å støtte store mengder dokumentoppretting og -administrasjon, samtidig som det opprettholder strenge sikkerhets- og samsvarsforskrifter som kreves av advokatfirmaer og offentlige etater. PatternBuilder er integrert i NetDocuments DMS-plattform og gjør følgende:

• Kan allerede være innebygd i måten du administrerer dokumentene dine med NetDocuments.
• Arver de prisbelønte sikkerhets- og samsvarsfunksjonene som allerede finnes i NetDocuments-plattformen.
• Lar deg enkelt bygge og vedlikeholde automatiseringer og dokumenter gjennom skybasert teknologi uten kode.
• Hjelper deg med å enkelt opprette og administrere dokumenter gjennom et intuitivt og brukervennlig grensesnitt.

Slik kan PatternBuilder hjelpe jurister med å effektivisere og optimalisere det daglige arbeidet:

• Nøyaktighet: Informasjonen legges inn én gang og fylles ut riktig på alle de riktige stedene. Dette skaper konsistens i arbeidsproduktet ditt og hjelper deg med å opprettholde et positivt omdømme.
• Appbygger og dokumentautomatisering: PatternBuilder gjør det enkelt å koble nettskjemaer til dokumentmalene dine med Appbyggeren. Du kan også ta disse skjemaene og dele dem slik du vil, enten det er å kjøre dem i NetDocuments, dele dem via en sikker lenke med klienter, webhooks eller legge dem ut på nettstedet eller intranettet ditt.
• Word- og PDF-dokumentmaler: Mens de fleste automatiseringsverktøy spesialiserer seg på bare ett dokumentformat, lar PatternBuilder deg automatisere skjemaer og dokumenter i både Microsoft Word- og PDF-formater. I tillegg lar PatternBuilder deg velge å enten bruke et webgrensesnitt eller jobbe direkte i Word for enkelt å lage automatiseringer og jobbe med verktøy og prosesser som teamene dine allerede er kjent med.
• Beregninger: Med sin førsteklasses logikkmotor gjør PatternBuilder det enkelt å ta imot brukerinndata og utføre avanserte beregninger, for eksempel å anvende skatteregler, beregne inntektsberettigelse, utstede aksjeopsjoner, beregne risikoscore og mer.
• Lister og løkker: For juridisk arbeid som krever innsamling av lister over elementer for å utarbeide dokumenter, for eksempel underordnede eiendeler, eiendommer osv., gjør PatternBuilder det enklere enn noensinne å samle inn disse dataene ved å løkke inn inndata og deretter automatisk og nøyaktig sende dem ut i dokumenter for å fylle ut klausuler og detaljer.
• Avansert automatisering av juridiske dokumenter: PatternBuilder støtter selv den mest komplekse juridiske logikken ved å la deg dynamisk sette inn og formatere ikke bare enkeltord eller uttrykk, men hele klausuler. Du kan til og med neste betingede klausuler i betingede klausuler for å automatisere selv de mest komplekse juridiske dokumenter.

Ta de trivielle, repeterende oppgavene – og automatiser dem. PatternBuilder kan hjelpe deg med å spare betydelige mengder tid ved å integrere sikker automatisering av juridiske dokumenter i praksisen din. Kontakt NetDocuments eller be om en demonstrasjon for å lære mer.