Med begränsad tid på dagen och allt mer arbete som hopar sig söker advokatbyråer av alla storlekar, företagsjuridiska team och myndigheter efter bättre sätt att maximera sina insatser. Deras svar? Automatisering.

Det är visserligen sant att automatisering kan hjälpa dig att effektivisera arbetsflöden och spara tid och pengar, men det kan kännas skrämmande att ta det första steget mot att införa denna nya teknik när du samtidigt måste upprätthålla din nuvarande dagliga verksamhet och arbetsbelastning. Och med så många olika typer av automatiseringsteknik på marknaden kan det vara svårt att få en klar bild av hur automatisering faktiskt skulle kunna se ut för din advokatbyrå eller juridiska byrå. Var ska du börja?

Eftersom så mycket av det juridiska arbetet börjar och slutar med dokument är det bästa sättet att omedelbart dra nytta av automatisering av arbetsflöden genom automatisering av juridiska dokument. Genom att automatisera dina dokumentprocesser får du inte bara betydande fördelar med minsta möjliga störning av din nuvarande verksamhet, utan skapar också en solid grund för större uppgraderingar av automatiseringen av arbetsflöden i framtiden.

Varför automatisering av juridiska dokument är viktigt

Oavsett vilket område du arbetar inom kräver juridiskt arbete många repetitiva processer för att skapa en stor mängd dokument, såsom kontrakt, avtal, inlagor, testamenten och mycket mer, som alla måste vara kompatibla, konsekventa och korrekta.

Tyvärr kan den alltför vanliga praxisen att återanvända en basmall eller söka efter ett gammalt dokument och använda "sök och ersätt" för att manuellt anpassa varje dokument för ett specifikt ändamål leda till fel och att viktiga detaljer missas. Detta är en mödosam manuell process som tar upp värdefull tid för juristerna, tid som annars kunde ägnas åt mer värdefullt klientarbete. Risken för mänskliga fel kan också leda till ytterligare godkännandecykler och kostsamma förseningar, samt undergräva klienternas förtroende.

Genom att automatisera produktionen av juridiska dokument med hjälp av smarta mallar och appar kan juridiska team öka sin effektivitet, minska antalet fel och slippa fylla i samma information manuellt i flera olika dokument och format.

Hur man optimerar verksamheten med dokumentautomatisering

Här är några konkreta exempel på hur dokumentautomatisering kan hjälpa advokatbyråer av alla storlekar, företagsjuridiska team och den offentliga sektorn att optimera sin verksamhet:

Små, medelstora och nischade advokatbyråer

1. Nya kunder: Med den hårda konkurrensen mellan små företag kan din effektivitet och kommunikation göra hela skillnaden när det gäller att vinna nya affärer. Genom att automatisera kundintag och engagemangsbrev som kan skickas till kunder för elektronisk signatur kan du spara administrativ tid och arbete samt visa potentiella kunder att ditt företag är snabbt, uppmärksamt, noggrant och tekniskt modernt.

2. Dokumentgenerering: Särskilt användbart för mindre byråer – såsom byråer som arbetar med arvplanering, familjerätt eller konkurser – som erbjuder fasta priser för juridiska paket istället för timdebitering. Möjligheten att spara tid vid skapandet av dokument är avgörande för att hålla timarbetet inom ramen för din prisstruktur. Automatisering kan hjälpa byråer att samla in nödvändig information och automatiskt generera de flesta, om inte alla, dokument som ingår i ett fastpris-paket, vilket sparar tid och frigör tid för specialiserad rådgivning med kunder.

Stora advokatbyråer

3. Sammanställning av villkor för fusioner och förvärv samt generering av avtalsdokument: Vid tidspressade juridiska uppgifter, såsom fusioner och förvärv (M&A) – där tidspressen och framgången för stora affärer påverkar många människor – är alla möjligheter att spara tid särskilt användbara, och det är här automatisering kan hjälpa till. Genom att automatisera processen för att skapa ett term sheet och automatiskt fylla i standarddokument för M&A kan ditt team få en flygande start på processen och samtidigt eliminera risken för potentiella fel som kan kosta värdefull tid och godkännandecykler att rätta till.

4. Bli bättre rustad för att betjäna företags juridiska avdelningar: För externa rådgivare som tillhandahåller delvis eller fullständig support till stora företag ökar trycket att hålla sig à jour med de mest innovativa metoderna för att förbli konkurrenskraftiga. Detta innebär att hitta effektivare sätt att betjäna dina kunder och hantera din arbetsbelastning, från att minska upprepningar av stora volymer till att förenkla mer komplexa uppgifter till att erbjuda skräddarsydda självbetjäningslösningar så att advokatens expertis kan frigöras för att fokusera på mer riskfyllda, specialiserade ärenden.

Företagsjuridiska team

5. Begäran om intag: Företagens juridiska avdelningar lägger mycket tid på att hantera begäranden om utvärdering av ärenden, granskning eller skapande av dokument och många andra uppgifter som strömmar in via e-post. Automatiseringsteknik hjälper till att få ordning på detta kaos genom att effektivisera intagsprocessen. Enkla anställningsavtal eller sekretessavtal kan till exempel hanteras som självbetjäning med avdelningens övervakning endast vid behov. Genom att slippa denna typ av förfrågningar kan din juridiska avdelning hantera interna förfrågningar på ett bättre sätt, samtidigt som ordning skapas och värdefull tid frigörs för jurister och paralegaler. På så sätt lägger ditt team mindre tid på att hantera och organisera dokumentation och mer tid på att tillgodose verksamhetens behov.

6. Mottagande av ärenden: Normalt sett måste företagsjurister som får stämningar manuellt skapa svaromål för att säkerställa att ärendet hanteras korrekt. Genom att automatisera mottagningsprocessen säkerställs att inga steg utelämnas, att mallar för svaromål genereras automatiskt och att all relevant information finns på rätt plats. Detta frigör tid för juridisk personal som då kan ägna mer tid åt att hantera stämningar och mindre tid åt administrativt arbete.

Läs mer i”Enkel automatisering av din företagsjuridiska avdelning”.

Offentlig sektor

7. Yttranden: För justitieministerier och myndigheter är det vanligt att få förfrågningar om yttranden via post eller e-post med begäran om förtydligande av lagar inom vissa jurisdiktioner. Varje korrespondens kräver dock förberedelser, tilldelning, forskning och svar inom en viss tidsperiod. Automatiseringsteknik kan samla in de initiala uppgifterna för att generera ett svar till den som gjort förfrågan och även skapa responsiva mallar som utgångspunkt för ditt team. Här gör automatiseringen denna repetitiva process snabbare och felfri, vilket bibehåller och till och med förbättrar myndighetens anseende hos allmänheten.

8. FOIA-svar: Advokater och jurister som arbetar inom statliga och federala myndigheter kan lätt bli överväldigade av de frekventa förfrågningarna från medborgare och journalister enligt Freedom of Information Act (FOIA), som de kan få via post, e-post och till och med fax. Automatiseringsverktyg kan effektivisera och modernisera denna inlämningsprocess genom onlineformulär och mallar för dokument. Detta kan avsevärt minska upprepningar och risken för fel, vilket underlättar advokatens arbetsbelastning samtidigt som en god relation med allmänheten upprätthålls.

9. Självbetjäning för vanliga juridiska dokument: Myndigheter eller deras juridiska avdelningar kan publicera ett bibliotek med onlineformulär (t.ex. anställningsavtal, HR-formulär eller intagningsformulär) som gör det möjligt för anställda eller externa parter att mata in information och omedelbart generera de rutinmässiga dokument de behöver. Eller för att starta en process genom att samla in information och sedan eskalera mer komplexa ärenden till personalen som en del av ett arbetsflöde.

Hur man väljer rätt teknik för dokumentautomatisering

Det finns många bra automatiseringsverktyg på marknaden, men alla är inte lämpade för att hantera den enorma mängd dokument som skapas, den sofistikerade logiken eller den säkerhetsnivå som juridiska team behöver. Här är några viktiga funktioner att tänka på när du väljer automatiseringsverktyg:

• Hög volymkapacitet: Genom att söka efter lösningar som är särskilt utformade med juristers behov i åtanke säkerställs att systemet kan hantera snabb och omfattande dokumentskapande.
• Robust logik: För att skapa juridiska dokument krävs ofta att många sofistikerade logikfunktioner inkluderas i automatiseringen. Se till att den lösning du väljer kan stödja dina unika processer och arbetsflöden utan att vara för komplicerad att konfigurera.
• Säker och kompatibel: Juridiska team, starkt reglerade branscher och den offentliga sektorn kräver högre säkerhetsstandarder än de flesta företag. Robusta säkerhetsfunktioner skyddar inte bara dokument från externa hot, utan upprätthåller också etiska gränser och begränsar tillgången till privilegierad information till endast de som ska ha tillgång till den.
• Fungerar med din befintliga dokumenthantering: Att skapa dokument utan en metod för att lagra det färdiga resultatet kan skapa ett ännu större problem där du måste flytta flera dokument till rätt lagringsplats. Se till att ditt verktyg för dokumentautomatisering integreras sömlöst med ditt befintliga dokumenthanteringssystem (DMS) för ett helt effektivt arbetsflöde.

Om PatternBuilder, dokumentautomatisering från NetDocuments

Som den ledande molnbaserade lösningen för dokument- och e-posthantering som används av jurister över hela världen har NetDocuments introducerat PatternBuilder, en lösning för automatisering av juridiska dokument som erbjuder alla ovanstående fördelar med automatisering och mycket mer.

NetDocuments är utformat för att hantera stora volymer av dokumentskapande och dokumenthantering samtidigt som det uppfyller de strikta säkerhets- och efterlevnadskrav som ställs av advokatbyråer och myndigheter. PatternBuilder är integrerat i NetDocuments DMS-plattform och erbjuder följande funktioner:

• Kan redan integreras i ditt sätt att hantera dokument med NetDocuments.
• Arver de prisbelönta säkerhets- och efterlevnadsfunktionerna som redan finns i NetDocuments-plattformen.
• Gör det möjligt för dig att enkelt skapa och underhålla automatiseringar och dokument genom kodfri, molnbaserad teknik.
• Hjälper dig att enkelt skapa och hantera dokument genom ett intuitivt, användarvänligt gränssnitt.

Så här kan PatternBuilder hjälpa jurister att effektivisera och optimera sitt dagliga arbete:

• Noggrannhet: Informationen matas in en gång och fylls i korrekt på alla rätt ställen, vilket skapar konsekvens i ditt arbetsresultat och hjälper dig att upprätthålla ett gott rykte.
• App Builder och dokumentautomatisering: PatternBuilder gör det enkelt att koppla onlineformulär till dina dokumentmallar med App Builder. Du kan också ta dessa formulär och dela dem hur du vill, oavsett om det är att köra dem i NetDocuments, dela dem via en säker länk med kunder, webhooks eller publicera dem på din webbplats eller intranät.
• Word- och PDF-dokumentmallar: Medan de flesta automatiseringsverktyg är specialiserade på endast ett dokumentformat, låter PatternBuilder dig automatisera formulär och dokument i både Microsoft Word- och PDF-format. Dessutom låter PatternBuilder dig välja mellan att använda ett webbgränssnitt eller arbeta direkt i Word för att enkelt skapa automatiseringar och arbeta med verktyg och processer som dina team redan är bekanta med.
• Beräkningar: Med sin förstklassiga logikmotor gör PatternBuilder det enkelt att ta emot användarinmatningar och utföra avancerade beräkningar, såsom att tillämpa skatteregler, beräkna inkomstberättigande, utfärda aktieoptioner, beräkna riskpoäng och mycket mer.
• Listor och loopar: För juridiskt arbete som kräver insamling av listor med uppgifter för att utarbeta dokument, såsom barn, tillgångar, fastigheter etc., gör PatternBuilder det enklare än någonsin att samla in dessa uppgifter genom att loopa inmatningar och sedan automatiskt och korrekt mata ut dem i dokument för att fylla i klausuler och detaljer.
• Avancerad automatisering av juridiska dokument: PatternBuilder stöder även den mest komplexa juridiska logiken genom att låta dig dynamiskt infoga och formatera inte bara enskilda ord eller fraser utan hela klausuler. Du kan till och med kapsla villkorssatser inom villkorssatser för att automatisera även de mest komplexa juridiska dokumenten.

Ta de vardagliga, repetitiva uppgifterna – och automatisera dem. PatternBuilder kan hjälpa dig att spara betydande mängder tid genom att integrera säker automatisering av juridiska dokument i din verksamhet. Kontakta NetDocuments eller begär en demo för att lära dig mer.