Con il tempo a disposizione che è sempre più limitato e il lavoro che si accumula sempre di più, gli studi legali di ogni dimensione, gli uffici legali aziendali e le agenzie governative sono alla ricerca di modi più efficaci per ottimizzare i propri sforzi. La loro risposta? L’automazione.

Sebbene sia vero che l’automazione possa aiutarti a ottimizzare i flussi di lavoro, consentendoti di risparmiare tempo e denaro, compiere il primo passo verso l’adozione di questa nuova tecnologia può risultare scoraggiante quando devi continuare a gestire le tue attuali operazioni quotidiane e il tuo carico di lavoro. Inoltre, con così tante tipologie diverse di tecnologie di automazione disponibili sul mercato, può risultare difficile comprendere chiaramente come l’automazione potrebbe concretizzarsi nel tuo studio legale o nella tua agenzia. Da dove dovresti iniziare?

Poiché gran parte del lavoro legale inizia e finisce con i documenti, il modo migliore per trarre immediatamente vantaggio dall’automazione dei flussi di lavoro è proprio l’automazione dei documenti legali. Automatizzando i processi relativi ai documenti, non solo otterrete vantaggi significativi con il minimo impatto sulle vostre attuali operazioni, ma creerete anche una solida base per futuri miglioramenti più ampi nell’automazione dei flussi di lavoro.

Perché l'automazione dei documenti legali è importante

Indipendentemente dall’area di specializzazione, l’attività legale richiede numerose procedure ripetitive per la redazione di un elevato volume di documenti, quali contratti, accordi, memorie processuali, testamenti e molti altri, che devono essere tutti conformi, coerenti e accurati.

Purtroppo, la pratica fin troppo diffusa di riutilizzare un modello di base o di cercare un vecchio documento e utilizzare la funzione “trova e sostituisci” per adattare manualmente ogni documento a uno scopo specifico può portare a errori e alla perdita di dettagli importanti. Si tratta di un processo manuale tedioso che sottrae tempo prezioso agli avvocati, tempo che potrebbe invece essere dedicato a attività di maggior valore per i clienti; inoltre, la probabilità di errori umani può comportare ulteriori cicli di approvazione e costosi ritardi, oltre a minare la fiducia dei clienti.

Grazie all’automazione della produzione di documenti legali tramite modelli intelligenti e app, i team legali possono aumentare la propria efficienza, ridurre gli errori ed eliminare la necessità di inserire manualmente le stesse informazioni in più documenti e formati.

Come ottimizzare le operazioni grazie all'automazione dei documenti

Ecco alcuni esempi specifici di come l’automazione dei documenti possa aiutare gli studi legali di ogni dimensione, gli uffici legali aziendali e il settore pubblico a ottimizzare le proprie operazioni:

Studi legali di piccole dimensioni, di medie dimensioni e boutique

1. Acquisizione di nuovi clienti: data la forte concorrenza tra i piccoli studi, il vostro livello di efficienza e comunicazione può fare la differenza quando si tratta di acquisire nuovi clienti. L’automazione delle procedure di acquisizione dei clienti e delle lettere di incarico, che possono essere inviate ai clienti per la firma elettronica, consente di risparmiare tempo e impegno amministrativo, oltre a dimostrare ai potenziali clienti che il vostro studio è veloce, attento, preciso e all’avanguardia dal punto di vista tecnologico.

2. Generazione di documenti: particolarmente utile per gli studi legali di nicchia — come quelli specializzati in pianificazione successoria, diritto di famiglia o diritto fallimentare — che offrono pacchetti legali a tariffa fissa anziché applicare tariffe orarie, la possibilità di risparmiare tempo nella creazione dei documenti è fondamentale per mantenere il lavoro a tariffa oraria entro i limiti della propria struttura tariffaria. L’automazione può aiutare gli studi a raccogliere le informazioni necessarie e a generare automaticamente la maggior parte, se non tutti, i documenti inclusi in un pacchetto a prezzo fisso, il che fa risparmiare tempo e libera risorse da dedicare alla consulenza specialistica con i clienti.

Grandi studi legali

3. Acquisizione dei term sheet relativi a fusioni e acquisizioni e generazione dei documenti contrattuali: nel caso di attività legali in cui il tempo è un fattore cruciale, come le fusioni e le acquisizioni (M&A) — dove la tempestività e il successo della conclusione di operazioni di grande portata hanno un impatto su molte persone — qualsiasi opportunità di risparmio di tempo è particolarmente utile, ed è qui che l’automazione può essere d’aiuto. L’automazione del processo di acquisizione dei termini di riferimento e il compilamento automatico dei documenti standard relativi alle operazioni di M&A consentono al vostro team di partire in vantaggio nel processo, oltre a eliminare il rischio di potenziali errori la cui correzione potrebbe comportare una perdita di tempo prezioso e un allungamento dei tempi di approvazione.

4. Essere meglio attrezzati per servire gli uffici legali aziendali: per i consulenti legali esterni che forniscono un supporto parziale o completo alle grandi aziende, vi è una crescente pressione a rimanere al passo con le pratiche più innovative per mantenere la propria competitività. Ciò significa trovare modi più efficienti per servire i propri clienti e gestire il carico di lavoro, dalla riduzione delle attività ripetitive ad alto volume alla semplificazione delle attività più complesse, fino all’offerta di soluzioni self-service su misura, in modo che le competenze degli avvocati possano essere liberate per concentrarsi su questioni più rischiose e specializzate.

Uffici legali aziendali

5. Gestione delle richieste: gli uffici legali aziendali dedicano una quantità significativa di tempo alla gestione delle richieste di valutazione di questioni, revisione o redazione di documenti e numerose altre attività che arrivano in un flusso costante via e-mail. La tecnologia di automazione aiuta a tenere sotto controllo questo caos semplificando il processo di gestione delle richieste. Documenti come semplici contratti di lavoro o accordi di riservatezza possono essere gestiti in modalità self-service, con la supervisione dell’ufficio solo quando necessario. Liberarsi da questo tipo di richieste consente al vostro ufficio legale di gestire meglio le richieste interne, creando ordine e liberando al contempo tempo prezioso per avvocati e assistenti legali. In questo modo, il vostro team dedica meno tempo alla gestione e all’organizzazione della documentazione e più tempo a soddisfare le esigenze dell’azienda.

6. Gestione dei casi: di norma, quando agli avvocati aziendali vengono notificate delle cause, devono redigere manualmente gli atti di risposta per garantire che il caso venga gestito correttamente. L’automazione del processo di gestione dei casi assicura che nessuna fase venga tralasciata, che i modelli degli atti di risposta vengano generati automaticamente e che tutte le informazioni rilevanti si trovino esattamente dove dovrebbero. Ciò consente al personale legale di dedicare più tempo alla risposta alle cause e meno tempo al lavoro amministrativo.

Per saperne di più, leggi“Automatizzare l’ufficio legale aziendale: è facile”.

Settore pubblico

7. Pareri giurisprudenziali: per gli uffici del Procuratore Generale e le agenzie governative, è prassi comune ricevere richieste di pareri giurisprudenziali tramite posta o e-mail che chiedono chiarimenti sulle leggi in vigore in determinate giurisdizioni. Tuttavia, ogni corrispondenza richiede la preparazione, l’assegnazione, la ricerca e una risposta entro un determinato periodo di tempo. La tecnologia di automazione può raccogliere i dati iniziali della richiesta per generare una risposta preliminare al richiedente e creare anche modelli di documenti di risposta come punto di partenza per il vostro team. In questo caso, l’automazione rende questo processo ripetitivo più veloce e privo di errori, mantenendo e persino migliorando la reputazione dell’agenzia agli occhi del pubblico.

8. Risposte alle richieste FOIA: gli avvocati e i professionisti del settore legale che operano all’interno di enti governativi statali e federali possono facilmente trovarsi sopraffatti dalle frequenti richieste ai sensi del Freedom of Information Act (FOIA) da parte di cittadini e giornalisti, che possono pervenire per posta, e-mail e persino via fax. Gli strumenti di automazione possono snellire e modernizzare questo processo di gestione delle richieste attraverso moduli online e documenti basati su modelli predefiniti. Ciò può ridurre significativamente la ripetitività e il rischio di errore, alleggerendo il carico di lavoro degli avvocati e mantenendo al contempo un buon rapporto con il pubblico.

9. Self-service per documenti legali di uso comune: le agenzie o i loro uffici legali possono pubblicare una raccolta di moduli online (ad esempio, contratti di lavoro, moduli delle risorse umane o moduli di registrazione) che consentono ai dipendenti o a soggetti esterni di inserire le informazioni e generare istantaneamente i documenti di routine di cui hanno bisogno. Oppure di avviare una procedura raccogliendo le informazioni e poi inoltrando le questioni più complesse al personale nell’ambito di un flusso di lavoro.

Come scegliere la tecnologia giusta per l'automazione dei documenti

Sebbene esistano molti ottimi strumenti di automazione, non tutti sono adatti a gestire l’enorme volume di creazione di documenti, il livello sofisticato di logica o il livello di sicurezza richiesti dai team legali. Ecco alcune caratteristiche importanti da considerare nella scelta degli strumenti di automazione:

• Capacità di gestione di grandi volumi: la ricerca di soluzioni progettate specificamente per soddisfare le esigenze degli avvocati garantisce la possibilità di gestire la creazione rapida di grandi volumi di documenti.
• Logica robusta: la generazione di documenti legali richiede spesso l’integrazione di numerose funzioni logiche sofisticate nel processo di automazione. Assicuratevi che la soluzione scelta sia in grado di supportare i vostri processi e flussi di lavoro specifici, senza però essere troppo complessa da configurare.
• Sicurezza e conformità: gli uffici legali, i settori soggetti a una rigorosa regolamentazione e il settore pubblico richiedono standard di sicurezza più elevati rispetto alla maggior parte delle aziende. Funzionalità di sicurezza avanzate non solo proteggono i documenti dalle minacce esterne, ma garantiscono anche il rispetto delle barriere etiche e limitano l’accesso alle informazioni riservate esclusivamente a coloro che ne hanno diritto.
• Si integra con il vostro sistema di gestione dei documenti esistente: la creazione di documenti senza un metodo per archiviare il prodotto finito può creare un problema ancora più grave, costringendovi a spostare più documenti nella posizione di archiviazione corretta. Assicuratevi che il vostro strumento di automazione dei documenti si integri perfettamente con il vostro sistema di gestione dei documenti (DMS) esistente, per garantire un flusso di lavoro pienamente efficiente.

Informazioni su PatternBuilder, la soluzione di automazione dei documenti di NetDocuments

In qualità di soluzione leader nel settore della gestione di documenti ed e-mail basata su cloud, scelta dai professionisti del settore legale di tutto il mondo, NetDocuments ha lanciato PatternBuilder, una soluzione per l’automazione dei documenti legali che offre tutti i vantaggi dell’automazione sopra elencati e molto altro ancora.

NetDocuments è progettato per gestire grandi volumi di creazione e gestione di documenti, garantendo al contempo il rigoroso rispetto delle norme di sicurezza e conformità richieste dagli studi legali e dagli enti governativi. Integrato nativamente nella piattaforma DMS di NetDocuments, PatternBuilder:

• Può già essere integrato nel modo in cui gestisci i tuoi documenti con NetDocuments.
• Eredita le pluripremiate funzionalità di sicurezza e conformità già presenti nella piattaforma NetDocuments.
• Consente di creare e gestire facilmente automazioni e documenti grazie a una tecnologia cloud-native che non richiede la scrittura di codice.
• Ti aiuta a creare e gestire facilmente i documenti grazie a un'interfaccia intuitiva e facile da usare.

Ecco come PatternBuilder può aiutare i professionisti del settore legale a semplificare e ottimizzare il loro lavoro quotidiano:

• Precisione: le informazioni vengono inserite una sola volta e vengono riportate correttamente in tutti i campi appropriati, garantendo la coerenza del vostro lavoro e aiutandovi a mantenere una reputazione positiva.
• App Builder e automazione dei documenti: PatternBuilder semplifica il collegamento dei moduli online ai tuoi modelli di documento grazie all’App Builder. Puoi inoltre utilizzare tali moduli e condividerli come preferisci, sia che si tratti di eseguirli all’interno di NetDocuments, di condividerli tramite un link sicuro con i clienti, tramite webhook, oppure di pubblicarli sul tuo sito web o sulla tua intranet.
• Modelli di documenti Word e PDF: mentre la maggior parte degli strumenti di automazione è specializzata in un solo formato di documento, PatternBuilder consente di automatizzare moduli e documenti sia in formato Microsoft Word che PDF. Inoltre, PatternBuilder permette di scegliere se utilizzare un’interfaccia web o lavorare direttamente in Word per creare facilmente automazioni e utilizzare strumenti e processi con cui i vostri team hanno già familiarità.
• Calcoli: grazie al suo motore logico, il migliore della categoria, PatternBuilder semplifica l'elaborazione dei dati inseriti dall'utente e l'esecuzione di calcoli avanzati, quali l'applicazione delle normative fiscali, il calcolo dei requisiti di reddito, l'emissione di stock option, il calcolo dei punteggi di rischio e altro ancora.
• Elenchi e cicli: per le attività legali che richiedono la raccolta di elenchi di elementi da inserire nei documenti, come figli, beni, proprietà ecc., PatternBuilder semplifica più che mai la raccolta di questi dati grazie all’utilizzo di cicli di inserimento, per poi inserirli automaticamente e con precisione nei documenti al fine di compilare clausole e dettagli.
• Automazione avanzata dei documenti legali: PatternBuilder supporta anche la logica giuridica più complessa, consentendo di inserire e formattare in modo dinamico non solo singole parole o frasi, ma intere clausole. È persino possibile annidare clausole condizionali all’interno di altre clausole condizionali per automatizzare anche i documenti legali più complessi.

Prendete quelle attività banali e ripetitive e automatizzatele. PatternBuilder può aiutarvi a risparmiare molto tempo integrando nella vostra attività un sistema sicuro di automazione dei documenti legali. Contattate NetDocuments o richiedete una demo per saperne di più.