Met beperkte tijd op een dag en steeds meer werk dat zich opstapelt, zoeken advocatenkantoren van elke omvang, juridische teams van bedrijven en overheidsinstanties naar betere manieren om hun inspanningen te maximaliseren. Hun antwoord? Automatisering.

Hoewel automatisering u kan helpen uw workflows te stroomlijnen en zo tijd en geld te besparen, kan het intimiderend zijn om de eerste stap te zetten naar de invoering van deze nieuwe technologie wanneer u uw huidige dagelijkse activiteiten en werklast moet handhaven. En met zoveel verschillende soorten automatiseringstechnologie op de markt, kan het moeilijk zijn om een duidelijk beeld te krijgen van hoe automatisering er voor uw advocatenkantoor of bureau daadwerkelijk uit zou kunnen zien. Waar moet u beginnen?

Omdat veel juridisch werk begint en eindigt met documenten, is automatisering van juridische documenten de beste manier om direct te profiteren van workflowautomatisering. Door uw documentprocessen te automatiseren, profiteert u niet alleen van aanzienlijke voordelen met minimale verstoring van uw huidige activiteiten, maar legt u ook een solide basis voor grotere upgrades van workflowautomatisering in de toekomst.

Waarom automatisering van juridische documenten belangrijk is

Ongeacht uw praktijkgebied vereist juridisch werk veel repetitieve processen om een groot aantal documenten te creëren, zoals contracten, overeenkomsten, pleitnota's, testamenten en nog veel meer, die allemaal conform, consistent en nauwkeurig moeten zijn.

Helaas kan de veel voorkomende praktijk van het hergebruiken van een basissjabloon of het zoeken naar een oud document en het gebruik van 'zoeken en vervangen' om elk document handmatig aan te passen voor een specifiek doel, leiden tot fouten en het missen van belangrijke details. Dit is een vervelend handmatig proces dat kostbare tijd van advocaten in beslag neemt, die anders aan waardevoller werk voor cliënten besteed zou kunnen worden. Bovendien kan de kans op menselijke fouten leiden tot extra goedkeuringscycli en kostbare vertragingen, en het vertrouwen van cliënten ondermijnen.

Door de productie van juridische documenten te automatiseren met behulp van slimme sjablonen en apps, kunnen juridische teams hun efficiëntie verhogen, fouten verminderen en voorkomen dat dezelfde informatie handmatig in meerdere documenten en formaten moet worden ingevuld.

Hoe u uw bedrijfsvoering kunt optimaliseren met documentautomatisering

Hier volgen enkele concrete voorbeelden van hoe documentautomatisering advocatenkantoren van elke omvang, juridische afdelingen van bedrijven en de publieke sector kan helpen hun activiteiten te optimaliseren:

Kleine, middelgrote en gespecialiseerde advocatenkantoren

1. Nieuwe klanten werven: Gezien de hevige concurrentie tussen kleine bedrijven, kunnen uw efficiëntie en communicatie het verschil maken bij het binnenhalen van nieuwe klanten. Door het werven van klanten en het opstellen van opdrachtbevestigingen te automatiseren, die vervolgens elektronisch ter ondertekening aan klanten kunnen worden doorgestuurd, bespaart u administratieve tijd en moeite en laat u potentiële klanten zien dat uw bedrijf snel, attent, nauwkeurig en technologisch modern is.

2. Documentgeneratie: Vooral handig voor kleine kantoren – zoals kantoren die zich bezighouden met vermogensplanning, familierecht of faillissementen – die vaste tarieven hanteren voor juridische pakketten in plaats van een uurtarief, is het van cruciaal belang om tijd te besparen bij het opstellen van documenten om het uurtarief binnen de grenzen van uw prijsstructuur te houden. Automatisering kan kantoren helpen de benodigde informatie te verzamelen en automatisch de meeste, zo niet alle, documenten te genereren die in een pakket met een vaste prijs zijn inbegrepen. Dit bespaart tijd en maakt tijd vrij voor gespecialiseerd advies aan cliënten.

Grote advocatenkantoren

3. Term sheet-invoer en het genereren van transactiedocumenten voor fusies en overnames: Bij tijdgevoelige juridische werkzaamheden, zoals fusies en overnames (M&A) – waarbij de tijdigheid en het succes van grote transacties veel mensen beïnvloeden – zijn alle mogelijkheden om tijd te besparen bijzonder nuttig, en dat is waar automatisering kan helpen. Door het proces voor het opstellen van een term sheet te automatiseren en standaard M&A-documenten automatisch in te vullen, kan uw team een voorsprong nemen op het proces en het risico van mogelijke fouten elimineren die kostbare tijd en goedkeuringscycli kunnen kosten om te corrigeren.

4. Wees beter toegerust om juridische afdelingen van bedrijven van dienst te zijn: Voor externe adviseurs die gedeeltelijke of volledige ondersteuning bieden aan grote bedrijven, is er een toenemende druk om op de hoogte te blijven van de meest innovatieve praktijken om concurrerend te blijven. Dit betekent dat u efficiëntere manieren moet vinden om uw klanten van dienst te zijn en uw werklast te beheren, van het verminderen van veelvuldige herhalingen tot het vereenvoudigen van complexere taken en het aanbieden van op maat gemaakte selfservice-oplossingen, zodat advocaten hun expertise kunnen inzetten voor meer risicovolle, gespecialiseerde zaken.

Juridische teams van bedrijven

5. Verzoeken in behandeling nemen: Juridische afdelingen van bedrijven besteden veel tijd aan het beheren van verzoeken voor probleembeoordeling, documentbeoordeling of -opstelling en tal van andere taken die via e-mail binnenkomen. Automatiseringstechnologie helpt deze chaos te beheersen door het proces van het in behandeling nemen van verzoeken te stroomlijnen. Zaken als eenvoudige arbeidsovereenkomsten of geheimhoudingsovereenkomsten kunnen worden opgezet als selfservice, waarbij de afdeling alleen toezicht houdt wanneer dat nodig is. Door zich te ontdoen van dit soort verzoeken kan uw juridische afdeling interne verzoeken beter beheren, waardoor er orde wordt gecreëerd en tegelijkertijd waardevolle tijd van advocaten en paralegals wordt vrijgemaakt. Op deze manier besteedt uw team minder tijd aan het beheren en organiseren van documentatie en meer tijd aan het voldoen aan de behoeften van het bedrijf.

6. Zaakregistratie: Wanneer bedrijfsjuristen een rechtszaak krijgen voorgelegd, moeten ze doorgaans handmatig een verweerschrift opstellen om ervoor te zorgen dat de zaak correct wordt behandeld. Door het registratieproces te automatiseren, worden geen stappen overgeslagen, worden automatisch sjablonen voor verweerschriften gegenereerd en staat alle relevante informatie precies waar die hoort te staan. Hierdoor hebben juridische medewerkers meer tijd om zich bezig te houden met de rechtszaak en minder tijd aan administratief werk.

Lees meer in'Uw juridische afdeling automatiseren wordt eenvoudig'.

Publieke sector

7. Adviesbrieven: Voor openbare ministeries en overheidsinstanties is het heel gewoon om per post of e-mail verzoeken te ontvangen om adviesbrieven waarin om verduidelijking van wetten onder bepaalde jurisdicties wordt gevraagd. Elke correspondentie vereist echter voorbereiding, toewijzing, onderzoek en een reactie binnen een bepaalde termijn. Automatiseringstechnologie kan de eerste intake-gegevens verzamelen om een intake-reactie aan de aanvrager te genereren en ook responsieve sjabloondocumenten maken als uitgangspunt voor uw team. Hier maakt automatisering dit repetitieve proces sneller en foutloos, waardoor de reputatie van de instantie bij het publiek behouden blijft en zelfs wordt verbeterd.

8. FOIA-reacties: Advocaten en juristen die werkzaam zijn bij staats- en federale overheidsinstanties kunnen gemakkelijk overweldigd raken door de frequente verzoeken op grond van de Freedom of Information Act (FOIA) van burgers en journalisten, die zij per post, e-mail en zelfs fax kunnen ontvangen. Automatiseringstools kunnen dit intake-proces stroomlijnen en moderniseren door middel van online intake-formulieren en sjabloondocumenten. Dit kan herhaling en de kans op fouten aanzienlijk verminderen, waardoor de werkdruk van advocaten wordt verlicht en tegelijkertijd een goede relatie met het publiek wordt onderhouden.

9. Zelfbediening voor veelgebruikte juridische documenten: Agentschappen of hun juridische afdelingen kunnen een bibliotheek met onlineformulieren publiceren (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, HR-formulieren of intakeformulieren) waarmee werknemers of externe partijen informatie kunnen invoeren en direct de routineformulieren kunnen genereren die ze nodig hebben. Of om een proces op gang te brengen door informatie te verzamelen en vervolgens complexere zaken door te geven aan medewerkers als onderdeel van een workflow.

Hoe u de juiste technologie voor documentautomatisering kiest

Er zijn veel geweldige automatiseringstools beschikbaar, maar niet alle tools zijn geschikt voor het enorme volume aan documenten dat moet worden aangemaakt, de geavanceerde logica of het beveiligingsniveau dat juridische teams nodig hebben. Hier zijn enkele belangrijke functies waar u op moet letten bij het selecteren van uw automatiseringstools:

• Grote capaciteit: Door oplossingen te zoeken die speciaal zijn ontworpen met de behoeften van advocaten in gedachten, wordt ervoor gezorgd dat het systeem snel en grote hoeveelheden documenten kan verwerken.
• Robuuste logica: Voor het genereren van juridische documenten moeten vaak veel geavanceerde logische functies in de automatisering worden opgenomen. Zorg ervoor dat de door u gekozen oplossing uw unieke processen en workflows kan ondersteunen, maar niet te ingewikkeld is om in te stellen.
• Veilig en conform: Juridische teams, sterk gereguleerde sectoren en de publieke sector vereisen hogere veiligheidsnormen dan de meeste bedrijven. Robuuste beveiligingsfuncties beschermen documenten niet alleen tegen externe bedreigingen, maar handhaven ook ethische grenzen en zorgen ervoor dat vertrouwelijke informatie alleen toegankelijk is voor degenen die daar toegang toe mogen hebben.
• Werkt met uw bestaande documentbeheer: Het aanmaken van documenten zonder een methode om het eindproduct op te slaan, kan een nog groter probleem opleveren, omdat u dan meerdere documenten naar de juiste opslaglocatie moet verplaatsen. Zorg ervoor dat uw tool voor documentautomatisering naadloos aansluit op uw bestaande documentbeheersysteem (DMS) voor een volledig efficiënte workflow.

Over PatternBuilder, documentautomatisering door NetDocuments

Als toonaangevende cloudgebaseerde oplossing voor document- en e-mailbeheer die wereldwijd door juridische professionals wordt vertrouwd, heeft NetDocuments PatternBuilder geïntroduceerd, een oplossing voor de automatisering van juridische documenten die alle bovengenoemde automatiseringsvoordelen biedt en nog veel meer.

NetDocuments is ontworpen om grote hoeveelheden documenten te creëren en te beheren, met inachtneming van de strenge veiligheids- en nalevingsvoorschriften die door advocatenkantoren en overheidsinstanties worden opgelegd. PatternBuilder is native geïntegreerd in het NetDocuments DMS-platform:

• Kan al worden geïntegreerd in de manier waarop u uw documenten beheert met NetDocuments.
• Erft de bekroonde beveiligings- en nalevingsmogelijkheden die al aanwezig zijn in het NetDocuments-platform.
• Hiermee kunt u eenvoudig automatiseringen en documenten bouwen en onderhouden via no-code, cloud-native technologie.
• Helpt u eenvoudig documenten te maken en te beheren via een intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface.

Hieronder leest u hoe PatternBuilder juridische professionals kan helpen hun dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen en optimaliseren:

• Nauwkeurigheid: Informatie wordt één keer ingevoerd en wordt op alle juiste plaatsen correct weergegeven, waardoor uw werk consistent is en u een positieve reputatie kunt behouden.
• App Builder en documentautomatisering: PatternBuilder maakt het eenvoudig om online formulieren te koppelen aan uw documentsjablonen met de App Builder. U kunt deze formulieren ook delen zoals u dat wilt, of dat nu is door ze uit te voeren in NetDocuments, ze te delen via een beveiligde link met klanten, webhooks, of ze te plaatsen op uw website of intranet.
• Word- en PDF-documentsjablonen: terwijl de meeste automatiseringstools slechts in één documentformaat gespecialiseerd zijn, kunt u met PatternBuilder formulieren en documenten in zowel Microsoft Word- als PDF-formaat automatiseren. Bovendien kunt u met PatternBuilder kiezen of u een webinterface wilt gebruiken of rechtstreeks in Word wilt werken om eenvoudig automatiseringen te creëren en te werken met tools en processen waarmee uw teams al vertrouwd zijn.
• Berekeningen: Met zijn toonaangevende logische engine maakt PatternBuilder het eenvoudig om gebruikersinvoer te verwerken en geavanceerde berekeningen uit te voeren, zoals het toepassen van belastingregels, het berekenen van inkomensvoorwaarden, het uitgeven van aandelenopties, het berekenen van risicoscores en nog veel meer.
• Lijsten en loops: Voor juridisch werk waarbij lijsten met items moeten worden verzameld om documenten op te stellen, zoals kinderen, activa, eigendommen, enz., maakt PatternBuilder het eenvoudiger dan ooit om deze gegevens te verzamelen door inputs te loopen en deze vervolgens automatisch en nauwkeurig uit te voeren in documenten om clausules en details in te vullen.
• Geavanceerde automatisering van juridische documenten: PatternBuilder ondersteunt zelfs de meest complexe juridische logica door u in staat te stellen niet alleen afzonderlijke woorden of zinsdelen, maar ook volledige clausules dynamisch in te voegen en op te maken. U kunt zelfs voorwaardelijke clausules in voorwaardelijke clausules nesten om zelfs de meest complexe juridische documenten te automatiseren.

Neem die alledaagse, repetitieve taken en automatiseer ze. PatternBuilder kan u helpen aanzienlijke hoeveelheden tijd te besparen door veilige automatisering van juridische documenten in uw praktijk te integreren. Neem contact op met NetDocuments of vraag een demo aan voor meer informatie.