Avec un temps limité dans la journée et une charge de travail toujours plus importante, les cabinets d'avocats de toutes tailles, les équipes juridiques d'entreprise et les agences gouvernementales recherchent de meilleurs moyens d'optimiser leurs efforts. Leur réponse ? L'automatisation.

S'il est vrai que l'automatisation peut vous aider à rationaliser vos flux de travail, à gagner du temps et à réduire vos coûts, il peut être intimidant de franchir le pas et d'adopter cette nouvelle technologie lorsque vous devez maintenir vos opérations quotidiennes et votre charge de travail actuelles. Et avec la multitude de technologies d'automatisation disponibles sur le marché, il peut être difficile de se faire une idée précise de ce à quoi pourrait ressembler l'automatisation dans votre cabinet ou agence juridique. Par où commencer ?

Étant donné qu'une grande partie du travail juridique commence et se termine par des documents, le meilleur moyen de tirer immédiatement parti de l'automatisation des flux de travail consiste à automatiser les documents juridiques. En automatisant vos processus documentaires, vous bénéficierez non seulement d'avantages significatifs sans perturber vos opérations actuelles, mais vous créerez également une base solide pour des mises à niveau plus importantes de l'automatisation des flux de travail à l'avenir.

Pourquoi l'automatisation des documents juridiques est importante

Quel que soit votre domaine d'activité, le travail juridique nécessite de nombreux processus répétitifs pour créer un volume important de documents, tels que des contrats, des accords, des plaidoiries, des testaments et bien d'autres encore, qui doivent tous être conformes, cohérents et précis.

Malheureusement, la pratique trop courante consistant à réutiliser un modèle de base ou à rechercher un ancien document et à utiliser la fonction « rechercher et remplacer » pour adapter manuellement chaque document à un usage spécifique peut entraîner des erreurs et la perte de détails importants. Il s'agit d'un processus manuel fastidieux qui prend un temps précieux aux avocats, qui pourraient autrement se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour leurs clients. De plus, le risque d'erreur humaine peut entraîner des cycles d'approbation supplémentaires et des retards coûteux, ainsi qu'une perte de confiance de la part des clients.

En automatisant la production de documents juridiques grâce à des modèles et des applications intelligents, les équipes juridiques peuvent gagner en efficacité, réduire les erreurs et éliminer la nécessité de remplir manuellement les mêmes informations dans plusieurs documents et formats.

Comment optimiser les opérations grâce à l'automatisation des documents

Voici quelques exemples concrets illustrant comment l'automatisation des documents peut aider les cabinets d'avocats de toutes tailles, les équipes juridiques d'entreprise et le secteur public à optimiser leurs opérations :

Petits cabinets d'avocats, cabinets d'avocats de taille moyenne et cabinets d'avocats spécialisés

1. Acquisition de nouveaux clients : compte tenu de la concurrence entre les petites entreprises, votre niveau d'efficacité et de communication peut faire toute la différence lorsqu'il s'agit de remporter de nouveaux contrats. L'automatisation de l'acquisition de clients et des lettres d'engagement qui peuvent être transmises aux clients pour signature électronique permet de gagner du temps et d'économiser des efforts administratifs, tout en montrant aux clients potentiels que votre entreprise est rapide, attentive, précise et à la pointe de la technologie.

2. Génération de documents : particulièrement utile pour les cabinets spécialisés (tels que ceux spécialisés dans la planification successorale, le droit de la famille ou les faillites) qui proposent des forfaits juridiques à prix fixe plutôt que des honoraires horaires, la possibilité de gagner du temps dans la création de documents est essentielle pour maintenir le travail horaire dans le cadre de votre structure tarifaire. L'automatisation peut aider les cabinets à recueillir les informations nécessaires et à générer automatiquement la plupart, voire la totalité, des documents inclus dans un forfait à prix fixe, ce qui permet de gagner du temps et de libérer du temps pour des consultations spécialisées avec les clients.

Grands cabinets d'avocats

3. Réception des conditions générales des fusions et acquisitions et génération des documents transactionnels : dans le cadre de tâches juridiques urgentes, telles que les fusions et acquisitions (M&A), où la rapidité et la réussite des transactions importantes ont un impact sur de nombreuses personnes, toute possibilité de gagner du temps est particulièrement utile, et c'est là que l'automatisation peut aider. L'automatisation du processus de création d'une fiche de conditions et le remplissage automatique des documents standard de fusion-acquisition permettent à votre équipe de prendre une longueur d'avance sur le processus et d'éliminer le risque d'erreurs potentielles qui peuvent coûter un temps précieux et des cycles d'approbation pour être corrigées.

4. Soyez mieux équipé pour servir les services juridiques des entreprises : les conseillers juridiques externes qui fournissent un soutien partiel ou complet aux grandes entreprises subissent une pression croissante pour se tenir au courant des pratiques les plus innovantes afin de rester compétitifs. Cela signifie qu'il faut trouver des moyens plus efficaces de servir vos clients et de gérer votre charge de travail, qu'il s'agisse de réduire les répétitions à haut volume, de simplifier les tâches plus complexes ou d'offrir des solutions en libre-service sur mesure afin que les avocats puissent se concentrer sur des questions plus spécialisées et à haut risque.

Équipes juridiques d'entreprise

5. Réception des demandes : les services juridiques des entreprises consacrent beaucoup de temps à la gestion des demandes d'évaluation de problèmes, d'examen ou de création de documents, et de nombreuses autres tâches qui leur parviennent en flux continu par courrier électronique. Les technologies d'automatisation permettent de maîtriser ce chaos en rationalisant le processus de réception. Les contrats de travail simples ou les accords de confidentialité peuvent être mis en place en libre-service, avec une supervision du service uniquement en cas de besoin. En se libérant de ce type de demandes, votre service juridique peut mieux gérer les demandes internes, tout en mettant de l'ordre et en libérant du temps précieux pour les avocats et les assistants juridiques. Ainsi, votre équipe passe moins de temps à gérer et à organiser la documentation et plus de temps à répondre aux besoins de l'entreprise.

6. Réception des dossiers : en règle générale, lorsque les avocats d'entreprise reçoivent des assignations en justice, ils doivent rédiger manuellement des plaidoiries en réponse afin de garantir le bon traitement du dossier. L'automatisation du processus de réception permet de s'assurer qu'aucune étape n'est oubliée, que les modèles de plaidoiries en réponse sont générés automatiquement et que toutes les informations pertinentes se trouvent exactement là où elles doivent être. Cela permet au personnel juridique de consacrer plus de temps à répondre à une action en justice et moins de temps aux tâches administratives.

Pour en savoir plus, consultez «Automatiser facilement votre service juridique d'entreprise ».

Secteur public

7. Lettres d'avis : Il est courant que les bureaux du procureur général et les agences gouvernementales reçoivent par courrier ou par e-mail des demandes de lettres d'avis demandant des éclaircissements sur les lois en vigueur dans certaines juridictions. Cependant, chaque correspondance nécessite une configuration, une attribution, des recherches et une réponse dans un délai spécifique. La technologie d'automatisation permet de recueillir les données initiales afin de générer une réponse au demandeur et de créer des modèles de documents réactifs qui serviront de point de départ à votre équipe. L'automatisation permet d'accélérer ce processus répétitif et de le rendre exempt d'erreurs, ce qui permet de maintenir, voire d'améliorer, la réputation de l'agence auprès du public.

8. Réponses FOIA : les avocats et les professionnels du droit travaillant au sein d'entités gouvernementales fédérales et étatiques peuvent facilement être submergés par les fréquentes demandes FOIA (Freedom of Information Act) émanant de citoyens et de journalistes, qu'ils peuvent recevoir par courrier, par e-mail et même par fax. Les outils d'automatisation peuvent rationaliser et moderniser ce processus de réception grâce à des formulaires en ligne et des modèles de documents. Cela peut réduire considérablement les répétitions et les risques d'erreur, allégeant ainsi la charge de travail des avocats tout en maintenant de bonnes relations avec le public.

9. Libre-service pour les documents juridiques courants : les agences ou leurs services juridiques peuvent publier une bibliothèque de formulaires en ligne (par exemple, contrats de travail, formulaires RH ou formulaires d'admission) qui permettent aux employés ou aux parties externes de saisir des informations et de générer instantanément les documents courants dont ils ont besoin. Ou encore, ils peuvent lancer un processus en recueillant des informations, puis transmettre les questions plus complexes au personnel dans le cadre d'un flux de travail.

Comment choisir la bonne technologie d'automatisation des documents

Il existe certes de nombreux outils d'automatisation performants, mais tous ne sont pas adaptés au volume considérable de documents à créer, au niveau de sophistication logique requis ou au niveau de sécurité dont les équipes juridiques ont besoin. Voici quelques fonctionnalités importantes à prendre en compte lors du choix de vos outils d'automatisation :

• Capacités de traitement de volumes importants : la recherche de solutions spécialement conçues pour répondre aux besoins des avocats garantit la capacité à traiter rapidement et efficacement la création de documents en grand volume.
• Logique robuste : la génération de documents juridiques nécessite souvent l'intégration de nombreuses fonctions logiques sophistiquées dans l'automatisation. Assurez-vous que la solution choisie est capable de prendre en charge vos processus et flux de travail spécifiques, sans pour autant être trop compliquée à configurer.
• Sécurisé et conforme : les équipes juridiques, les secteurs hautement réglementés et le secteur public exigent des normes de sécurité plus élevées que la plupart des entreprises. Des fonctionnalités de sécurité robustes permettent non seulement de protéger les documents contre les menaces externes, mais aussi de maintenir des barrières éthiques et de limiter l'accès aux informations privilégiées aux seules personnes qui devraient y avoir accès.
• Compatible avec votre système de gestion documentaire existant : la création de documents sans méthode de stockage du produit fini peut créer un problème encore plus important, vous obligeant à déplacer plusieurs documents vers le bon emplacement de stockage. Assurez-vous que votre outil d'automatisation documentaire s'intègre parfaitement à votre système de gestion documentaire (DMS) existant pour un flux de travail totalement efficace.

À propos de PatternBuilder, automatisation des documents par NetDocuments

En tant que solution leader de gestion des documents et des e-mails basée sur le cloud, reconnue par les professionnels du droit du monde entier, NetDocuments a lancé PatternBuilder, une solution d'automatisation des documents juridiques qui offre tous les avantages de l'automatisation mentionnés ci-dessus, et bien plus encore.

NetDocuments est conçu pour prendre en charge la création et la gestion de volumes importants de documents tout en respectant les règles strictes en matière de sécurité et de conformité imposées par les cabinets d'avocats et les organismes gouvernementaux. Intégré nativement à la plateforme DMS NetDocuments, PatternBuilder :

• Peut déjà être intégré à votre méthode de gestion des documents avec NetDocuments.
• Hérite des fonctionnalités primées en matière de sécurité et de conformité déjà présentes dans la plateforme NetDocuments.
• Vous permet de créer et de gérer facilement des automatisations et des documents grâce à une technologie cloud native sans code.
• Vous aide à créer et à gérer facilement des documents grâce à une interface intuitive et conviviale.

Voici comment PatternBuilder peut aider les professionnels du droit à rationaliser et optimiser leur travail quotidien :

• Précision : les informations sont saisies une seule fois et sont correctement renseignées à tous les endroits appropriés, ce qui garantit la cohérence de votre travail et vous aide à maintenir une réputation positive.
• App Builder et automatisation des documents : PatternBuilder facilite la connexion des formulaires en ligne à vos modèles de documents grâce à l'App Builder. Vous pouvez également utiliser ces formulaires et les partager comme vous le souhaitez, que ce soit en les exécutant dans NetDocuments, en les partageant via un lien sécurisé avec vos clients, via des webhooks, ou en les publiant sur votre site web ou votre intranet.
• Modèles de documents Word et PDF : alors que la plupart des outils d'automatisation ne prennent en charge qu'un seul format de document, PatternBuilder vous permet d'automatiser des formulaires et des documents aux formats Microsoft Word et PDF. De plus, PatternBuilder vous permet de choisir entre une interface Web et Word pour créer facilement des automatisations et travailler avec des outils et des processus que vos équipes connaissent déjà.
• Calculs : grâce à son moteur logique de pointe, PatternBuilder facilite la saisie des données utilisateur et l'exécution de calculs avancés, tels que l'application des réglementations fiscales, le calcul de l'éligibilité au revenu, l'émission d'options sur actions, le calcul des scores de risque, etc.
• Listes et boucles : pour les tâches juridiques qui nécessitent la collecte de listes d'éléments afin de rédiger des documents, tels que les enfants, les actifs, les propriétés, etc., PatternBuilder facilite plus que jamais la collecte de ces données en bouclant les entrées, puis en les exportant automatiquement et avec précision dans des documents afin de remplir les clauses et les détails.
• Automatisation avancée des documents juridiques : PatternBuilder prend en charge les logiques juridiques les plus complexes en vous permettant d'insérer et de formater de manière dynamique non seulement des mots ou des expressions isolés, mais aussi des clauses entières. Vous pouvez même imbriquer des clauses conditionnelles dans d'autres clauses conditionnelles afin d'automatiser les documents juridiques les plus complexes.

Prenez ces tâches banales et répétitives, et automatisez-les. PatternBuilder peut vous aider à gagner un temps considérable en intégrant l'automatisation sécurisée des documents juridiques dans votre pratique. Contactez NetDocuments ou demandez une démonstration pour en savoir plus.