Com tempo limitado durante o dia e cada vez mais trabalho acumulado, escritórios de advocacia de todos os tamanhos, equipes jurídicas corporativas e órgãos governamentais estão procurando maneiras melhores de maximizar seus esforços. A resposta? Automação.

Embora seja verdade que a automação pode ajudá-lo a otimizar os fluxos de trabalho, economizando tempo e dinheiro, pode ser intimidador dar o primeiro passo para adotar essa nova tecnologia quando o você precisa manter as operações diárias e a carga de trabalho atuais. E com tantos tipos diferentes de tecnologia de automação no mercado, pode ser difícil desenvolver uma compreensão clara do que a automação pode realmente representar para sua prática ou agência jurídica. Por onde o você deve começar?

Como grande parte do trabalho jurídico começa e termina com documentos, a melhor maneira de se beneficiar imediatamente da automação do fluxo de trabalho é por meio da automação de documentos jurídicos. Ao automatizar seus processos de documentos, o você não só obterá benefícios significativos com o mínimo de interrupções em suas operações atuais, mas também criará uma base sólida para atualizações maiores da automação do fluxo de trabalho no futuro.

Por que a automação de documentos jurídicos é importante

Independentemente de sua área de atuação, o trabalho jurídico exige muitos processos repetitivos para criar um grande volume de documentos, como contratos, acordos, peças processuais, testamentos e muitos outros, que devem estar em conformidade, ser consistentes e precisos.

Infelizmente, a prática muito comum de reutilizar um modelo de base ou procurar um documento antigo e utilizar o recurso "localizar e substituir" para adaptar manualmente cada documento para uma finalidade específica pode levar a erros e à perda de detalhes importantes. Esse é um processo manual tedioso que consome um tempo valioso do advogado, que poderia ser gasto em um trabalho de maior valor para o cliente, e a probabilidade de erro humano pode criar ciclos de aprovação adicionais e atrasos dispendiosos, além de minar a confiança do cliente.

Ao automatizar a produção de documentos jurídicos por meio de modelos e aplicativos inteligentes, as equipes jurídicas podem aumentar sua eficiência, reduzir erros e eliminar a necessidade de preencher manualmente as mesmas informações em vários documentos e formatos.

Como otimizar as operações com a automação de documentos

Aqui estão alguns exemplos específicos de como a automação de documentos pode ajudar escritórios de advocacia de todos os tamanhos, equipes jurídicas corporativas e o setor público a otimizar suas operações:

Escritórios de advocacia de pequeno, médio e grande porte

1. Captação de novos clientes: Com a grande concorrência entre as pequenas empresas, seu nível de eficiência e comunicação pode significar toda a diferença quando se trata de conquistar novos negócios. Automatizar a captação de clientes e as cartas de compromisso que podem ser passadas aos clientes para assinatura eletrônica pode economizar tempo e esforço administrativo, além de mostrar aos clientes em potencial que sua empresa é rápida, atenciosa, precisa e tecnologicamente moderna.

2. Geração de documentos: Especialmente útil para escritórios boutique - como planejamento imobiliário, direito de família ou falência - que oferecem taxas fixas para pacotes jurídicos em vez de cobrar por hora, a capacidade de economizar tempo na criação de documentos é fundamental para manter o trabalho por hora dentro do escopo de sua estrutura de preços. A automação pode ajudar as empresas a reunir as informações necessárias e gerar automaticamente a maioria, se não todos, os documentos incluídos em um pacote de preço fixo, o que economiza tempo e libera o tempo de consultoria especializada com os clientes.

Grandes escritórios de advocacia

3. Fusões e aquisições: recebimento de folhas de termos e geração de documentos do negócio: Em um trabalho jurídico sensível ao tempo, como fusões e aquisições (M&A) - em que a pontualidade e o sucesso de grandes negócios em andamento afetam muitas pessoas - qualquer oportunidade de economia de tempo é especialmente útil, e é aí que a automação pode ajudar. Automatizar o processo de criação de um termo de compromisso e preencher automaticamente os documentos padrão de fusões e aquisições permite que sua equipe tenha uma vantagem inicial no processo, além de eliminar o risco de possíveis erros que podem custar tempo valioso e ciclos de aprovação para serem corrigidos.

4. Estar mais bem equipado para atender aos departamentos jurídicos corporativos: Para os advogados externos que prestam suporte parcial ou integral a grandes corporações, há uma pressão cada vez maior para que se mantenham atualizados com as práticas mais inovadoras a fim de permanecerem competitivos. Isso significa encontrar maneiras mais eficientes de atender seus clientes e gerenciar sua carga de trabalho, desde a redução da repetição de grandes volumes até a simplificação de tarefas mais complexas e a oferta de soluções de autoatendimento sob medida para que o conhecimento do advogado possa ser liberado para se concentrar em assuntos especializados e de alto risco.

Equipes jurídicas corporativas

5. Recebimento de solicitações: Os departamentos jurídicos corporativos gastam uma quantidade significativa de tempo gerenciando solicitações de avaliação de problemas, revisão ou criação de documentos e várias outras tarefas que chegam em um fluxo constante por e-mail. A tecnologia de automação ajuda a controlar esse caos ao simplificar o processo de recebimento. Coisas como simples contratos de trabalho ou acordos de não divulgação podem ser configurados como autoatendimento com supervisão do departamento apenas quando necessário. A eliminação desses tipos de solicitações permite que o departamento jurídico gerencie melhor as solicitações internas, criando ordem e, ao mesmo tempo, liberando o valioso tempo do advogado e do assistente jurídico. Dessa forma, sua equipe gasta menos tempo gerenciando e organizando a documentação e mais tempo atendendo às necessidades da empresa.

6. Entrada de casos: Normalmente, quando os advogados corporativos são notificados de ações judiciais, eles precisam gerar manualmente as alegações de resposta para garantir que o caso seja tratado adequadamente. A automação do processo de recebimento garante que nenhuma etapa seja perdida, que os modelos de contestação sejam gerados automaticamente e que todas as informações relevantes estejam exatamente onde deveriam estar. Isso libera a equipe jurídica para passar mais tempo respondendo a uma ação judicial e menos tempo em trabalho administrativo.

Saiba mais em "Automating Your Corporate Legal Department Made Easy".

Setor público

7. Cartas de opinião: Para os escritórios do procurador-geral e órgãos governamentais, é comum receber solicitações de cartas de opinião por correio ou e-mail pedindo esclarecimentos sobre leis de determinadas jurisdições. No entanto, cada correspondência exige configuração, atribuição, pesquisa e uma resposta em um período de tempo específico. A tecnologia de automação pode reunir os dados iniciais de entrada para gerar uma resposta de entrada para o solicitante e também criar modelos de documentos responsivos como ponto de partida para a sua equipe. Aqui, a automação torna esse processo repetitivo mais rápido e livre de erros, mantendo e até melhorando a reputação da agência junto ao público.

8. Respostas à FOIA: Os advogados e profissionais da área jurídica que trabalham em entidades governamentais estaduais e federais podem facilmente ficar sobrecarregados com as frequentes solicitações da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) de cidadãos e jornalistas, que podem ser recebidas por correio, e-mail e até mesmo fax. As ferramentas de automação podem agilizar e modernizar esse processo de recebimento por meio de formulários de recebimento on-line e documentos padronizados. Isso pode reduzir significativamente a repetição e a chance de erro, facilitando a carga de trabalho do advogado e mantendo um bom relacionamento com o público.

9. Autoatendimento para documentos jurídicos comuns: As agências ou seus departamentos jurídicos podem publicar uma biblioteca de formulários on-line (por exemplo, contrato de trabalho, formulários de RH ou formulários de admissão) que permitem que os funcionários ou partes externas insiram informações e gerem instantaneamente os documentos de rotina de que precisam. Ou para dar início a um processo, reunindo informações e, em seguida, encaminhando questões mais complexas para a equipe como parte de um fluxo de trabalho.

Como escolher a tecnologia certa de automação de documentos

Embora existam muitas ferramentas de automação excelentes no mercado, nem todas são adequadas para lidar com o grande volume de criação de documentos, o nível sofisticado de lógica ou o nível de segurança de que as equipes jurídicas precisam. Aqui estão alguns recursos importantes que o você deve procurar ao selecionar suas ferramentas de automação:

• Recursos de alto volume: Buscar soluções projetadas especificamente com as necessidades dos advogados em mente garante que elas possam lidar com a criação rápida e de alto volume de documentos.
• Lógica robusta: A geração de documentos jurídicos frequentemente exige a inclusão de muitas funções lógicas sofisticadas na automação. Certifique-se de que a solução escolhida seja capaz de suportar seus processos e fluxos de trabalho exclusivos, mas que não seja muito complicada de configurar.
• Seguro e em conformidade: As equipes jurídicas, os setores altamente regulamentados e o setor público exigem padrões de segurança mais elevados do que a maioria das empresas. Recursos robustos de segurança não apenas mantêm os documentos protegidos contra ameaças externas, mas também mantêm barreiras éticas e informações privilegiadas limitadas apenas àqueles que devem ter acesso.
• Funciona com seu gerenciamento de documentos existente: A criação de documentos sem um método para armazenar o produto final pode criar um problema ainda maior quando o você precisa mover vários documentos para o local de armazenamento adequado. Certifique-se de que sua ferramenta de automação de documentos se conecte perfeitamente ao seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) existente para obter um fluxo de trabalho totalmente eficiente.

Sobre o PatternBuilder, Automação de documentos da NetDocuments

A NetDocuments, líder em soluções de gerenciamento de documentos e e-mails com base na nuvem e com a confiança de profissionais da área jurídica em todo o mundo, apresentou o PatternBuilder, uma solução de automação de documentos jurídicos que oferece todos os benefícios de automação listados acima e muito mais.

O NetDocuments foi projetado para suportar grandes volumes de criação e gerenciamento de documentos e, ao mesmo tempo, manter normas rígidas de segurança e conformidade exigidas por escritórios de advocacia e entidades governamentais. Integrado de forma nativa à plataforma DMS do NetDocuments, o PatternBuilder:

• Já pode ser incorporado à maneira como o você gerencia seus documentos com o NetDocuments.
• Herda os premiados recursos de segurança e conformidade já presentes na plataforma NetDocuments.
• Permite que o você crie e mantenha automações e documentos facilmente por meio de uma tecnologia nativa da nuvem e sem código.
• Ajuda a criar e gerenciar documentos com facilidade por meio de uma interface intuitiva e fácil de usar.

Veja como o PatternBuilder pode ajudar os profissionais do setor jurídico a simplificar e otimizar seu trabalho diário:

• Precisão: as informações são inseridas uma única vez e preenchidas corretamente em todos os lugares certos, criando consistência no seu produto de trabalho e ajudando o você a manter uma reputação positiva.
• App Builder e automação de documentos: O PatternBuilder facilita a conexão de formulários on-line aos seus modelos de documentos com o App Builder. O você também pode usar esses formulários e compartilhá-los como quiser, seja executando-os dentro do NetDocuments, compartilhando-os por meio de um link seguro com clientes, webhooks ou publicando-os em seu site ou intranet.
• Modelos de documentos em Word e PDF: Embora a maioria das ferramentas de automação seja especializada em apenas um ou outro formato de documento, o PatternBuilder permite que o você automatize formulários e documentos nos formatos Microsoft Word e PDF. Além disso, o PatternBuilder permite que o você opte por usar uma interface da Web ou trabalhar diretamente no Word para criar facilmente automações e trabalhar com ferramentas e processos com os quais suas equipes já estão familiarizadas.
• Cálculos: Com o melhor mecanismo lógico da categoria, o PatternBuilder facilita a obtenção de informações do usuário e a realização de cálculos avançados, como a aplicação de normas fiscais, o cálculo da elegibilidade da renda, a emissão de opções de ações, o cálculo de pontuações de risco e muito mais.
• Listas e loops: Para o trabalho jurídico que exige a coleta de listas de itens para a elaboração de documentos, como filhos, bens, propriedades etc., o PatternBuilder torna mais fácil do que nunca a coleta desses dados por meio de loops de entrada e, em seguida, a saída automática e precisa desses dados em documentos para preencher cláusulas e detalhes.
• Automação avançada de documentos jurídicos: O PatternBuilder suporta até mesmo a lógica jurídica mais complexa, permitindo que o você insira e formate dinamicamente não apenas palavras ou frases isoladas, mas cláusulas inteiras. O você pode até mesmo aninhar cláusulas condicionais dentro de cláusulas condicionais para automatizar até mesmo os documentos jurídicos mais complexos.

O você pode automatizar essas tarefas mundanas e repetitivas. O PatternBuilder pode ajudá-lo a economizar uma quantidade significativa de tempo ao incorporar a automação segura de documentos jurídicos em sua prática. Entre em contato com a NetDocuments ou solicite uma demonstração para saber mais.