Com pouco tempo no dia e cada vez mais trabalho acumulado, os escritórios de advogados de todas as dimensões, as equipas jurídicas das empresas e as agências governamentais procuram melhores formas de maximizar os seus esforços. A resposta? Automação.

Embora seja verdade que a automatização pode ajudá-lo a simplificar os fluxos de trabalho, poupando tempo e dinheiro, pode ser intimidante dar o primeiro passo na adoção desta nova tecnologia quando é necessário manter as operações diárias e a carga de trabalho actuais. E com tantos tipos diferentes de tecnologia de automatização no mercado, pode ser difícil desenvolver uma compreensão clara do que a automatização pode realmente representar para a sua prática ou agência jurídica. Por onde começar?

Uma vez que grande parte do trabalho jurídico começa e termina com documentos, a melhor forma de beneficiar imediatamente da automatização do fluxo de trabalho é através da automatização de documentos jurídicos. Ao automatizar os seus processos documentais, não só obterá benefícios significativos com o mínimo de perturbações nas suas operações actuais, como também criará uma base sólida para maiores actualizações da automatização do fluxo de trabalho no futuro.

Porque é que a automatização de documentos jurídicos é importante

Independentemente da sua área de prática, o trabalho jurídico requer muitos processos repetitivos para criar um elevado volume de documentos, tais como contratos, acordos, peças processuais, testamentos e muitos outros, que devem estar em conformidade, ser consistentes e exactos.

Infelizmente, a prática demasiado comum de reutilizar um modelo de base ou de procurar um documento antigo e utilizar o método "localizar e substituir" para adaptar manualmente cada documento a uma finalidade específica pode dar origem a erros e à perda de pormenores importantes. Trata-se de um processo manual fastidioso que consome tempo valioso do advogado, que poderia ser gasto em trabalho de maior valor para o cliente, e a probabilidade de erro humano pode criar ciclos de aprovação adicionais e atrasos dispendiosos, bem como corroer a confiança do cliente.

Ao automatizar a produção de documentos jurídicos através de modelos e aplicações inteligentes, as equipas jurídicas podem aumentar a sua eficiência, reduzir os erros e eliminar a necessidade de preencher manualmente as mesmas informações em vários documentos e formatos.

Como otimizar as operações com a automatização de documentos

Eis alguns exemplos específicos de como a automatização de documentos pode ajudar escritórios de advogados de todas as dimensões, equipas jurídicas de empresas e o sector público a otimizar as suas operações:

Escritórios de advogados de pequena, média e grande dimensão

1. Captação de novos clientes: Com a grande concorrência entre as pequenas empresas, o seu nível de eficiência e comunicação pode fazer toda a diferença quando se trata de ganhar novos negócios. A automatização da receção de clientes e das cartas de compromisso que podem ser enviadas aos clientes para assinatura eletrónica pode poupar tempo e esforço administrativo, bem como mostrar aos potenciais clientes que a sua empresa é rápida, atenta, precisa e tecnologicamente moderna.

2. Geração de documentos: Especialmente útil para empresas boutique - tais como planeamento imobiliário, direito da família ou práticas de falência - que oferecem taxas fixas para pacotes jurídicos em vez de cobrarem à hora, a capacidade de poupar tempo na criação de documentos é fundamental para manter o trabalho à hora dentro do âmbito da sua estrutura de preços. A automatização pode ajudar as empresas a reunir as informações necessárias e a gerar automaticamente a maioria, se não todos, os documentos incluídos num pacote de preço fixo, o que poupa tempo e liberta tempo de consulta especializada com os clientes.

Grandes escritórios de advogados

3. Fusões e aquisições Receção de folhas de termos e criação de documentos de transação: No caso de trabalho jurídico sensível ao fator tempo, como as fusões e aquisições (F&A) - em que a oportunidade e o êxito de grandes transacções têm impacto em muitas pessoas - qualquer oportunidade de poupar tempo é especialmente útil, e é aí que a automatização pode ajudar. Automatizar o processo de criação de uma folha de termos e preencher automaticamente os documentos padrão de M&A permite à sua equipa ter uma vantagem inicial no processo, bem como eliminar o risco de potenciais erros que podem custar tempo valioso e ciclos de aprovação para retificar.

4. Estar melhor equipado para servir os departamentos jurídicos das empresas: Para os consultores externos que prestam apoio parcial ou total às grandes empresas, existe uma pressão crescente no sentido de se manterem actualizados em relação às práticas mais inovadoras, de modo a permanecerem competitivos. Isto significa encontrar formas mais eficientes de servir os seus clientes e gerir o seu volume de trabalho, desde a redução da repetição de grandes volumes até à simplificação de tarefas mais complexas, passando pela oferta de soluções de autosserviço personalizadas, de modo a que os conhecimentos dos advogados possam ser libertados para se concentrarem em assuntos especializados e de alto risco.

Equipas jurídicas de empresas

5. Receção de pedidos: Os departamentos jurídicos das empresas gastam uma quantidade significativa de tempo a gerir pedidos de avaliação de questões, revisão ou criação de documentos e muitas outras tarefas que chegam em fluxo contínuo por correio eletrónico. A tecnologia de automatização ajuda a controlar este caos, simplificando o processo de receção. Coisas como simples contratos de trabalho ou acordos de não divulgação podem ser configurados como self-service com supervisão do departamento apenas quando necessário. A eliminação deste tipo de pedidos permite ao departamento jurídico gerir melhor os pedidos internos, criando simultaneamente ordem e libertando tempo valioso para advogados e assistentes jurídicos. Desta forma, a sua equipa passa menos tempo a gerir e organizar documentação e mais tempo a satisfazer as necessidades da empresa.

6. Receção de processos: Normalmente, quando os advogados das empresas são notificados de acções judiciais, têm de gerar manualmente peças processuais de resposta para garantir que o processo é tratado corretamente. A automatização do processo de receção garante que não se perdem passos, que são gerados automaticamente modelos de contestação e que todas as informações relevantes estão exatamente onde devem estar. Isto liberta o pessoal jurídico para passar mais tempo a responder a uma ação judicial e menos tempo em trabalho administrativo.

Saiba mais em "Automatizar o seu departamento jurídico empresarial de forma fácil".

Setor público

7. Cartas de opinião: Para os gabinetes do Procurador-Geral e as agências governamentais, é comum receber pedidos de cartas de opinião por correio ou correio eletrónico, solicitando esclarecimentos sobre leis de determinadas jurisdições. No entanto, cada correspondência requer configuração, atribuição, investigação e uma resposta dentro de um período de tempo específico. A tecnologia de automatização pode reunir os dados iniciais de entrada para gerar uma resposta de entrada para o requerente e também criar documentos modelo de resposta como ponto de partida para a sua equipa. Aqui, a automatização torna este processo repetitivo mais rápido e sem erros, mantendo e até melhorando a reputação da agência junto do público.

8. Respostas FOIA: Os advogados e profissionais jurídicos que trabalham em entidades governamentais estatais e federais podem facilmente ficar sobrecarregados com os frequentes pedidos da Lei da Liberdade de Informação (FOIA) de cidadãos e jornalistas, que podem receber por correio, correio eletrónico e até fax. As ferramentas de automatização podem simplificar e modernizar este processo de registo através de formulários de registo em linha e de documentos com modelos. Isto pode reduzir significativamente a repetição e a possibilidade de erro, facilitando a carga de trabalho dos advogados e mantendo uma boa relação com o público.

9. Autosserviço para documentos jurídicos comuns: As agências ou os seus departamentos jurídicos podem publicar uma biblioteca de formulários em linha (por exemplo, contrato de trabalho, formulários de RH ou formulários de admissão) que permitam aos empregados ou a terceiros introduzir informações e gerar instantaneamente os documentos de rotina de que necessitam. Ou para iniciar um processo através da recolha de informações e, em seguida, encaminhar questões mais complexas para o pessoal como parte de um fluxo de trabalho.

Como escolher a tecnologia de automatização de documentos correta

Embora existam muitas ferramentas de automatização excelentes, nem todas são adequadas para lidar com o grande volume de criação de documentos, o nível sofisticado de lógica ou o nível de segurança de que as equipas jurídicas necessitam. Eis algumas caraterísticas importantes a ter em conta ao selecionar as suas ferramentas de automatização:

• Capacidades de grande volume: A procura de soluções concebidas especificamente a pensar nas necessidades dos advogados garante a capacidade de lidar com a criação rápida e de grande volume de documentos.
• Lógica robusta: A criação de documentos jurídicos exige frequentemente a inclusão de muitas funções lógicas sofisticadas na automatização. Certifique-se de que a solução escolhida é capaz de suportar os seus processos e fluxos de trabalho únicos, mas não é demasiado complicada de configurar.
• Seguro e em conformidade: As equipas jurídicas, as indústrias altamente regulamentadas e o sector público exigem padrões de segurança mais elevados do que a maioria das empresas. As funcionalidades de segurança robustas não só mantêm os documentos a salvo de ameaças externas, como também mantêm as barreiras éticas e as informações privilegiadas limitadas apenas àqueles que devem ter acesso.
• Funciona com a sua gestão de documentos existente: A criação de documentos sem um método para armazenar o produto final pode criar um problema ainda maior, pois é necessário mover vários documentos para o local de armazenamento adequado. Certifique-se de que a sua ferramenta de automatização de documentos se liga sem problemas ao seu sistema de gestão de documentos (DMS) existente para um fluxo de trabalho totalmente eficiente.

Acerca do PatternBuilder, automatização de documentos da NetDocuments

Sendo a principal solução de gestão de documentos e correio eletrónico baseada na nuvem em que confiam os profissionais da área jurídica de todo o mundo, a NetDocuments introduziu o PatternBuilder, uma solução de automatização de documentos jurídicos que oferece todos os benefícios de automatização acima referidos e muito mais.

O NetDocuments foi concebido para suportar elevados volumes de criação e gestão de documentos, mantendo simultaneamente regulamentos rigorosos de segurança e conformidade exigidos por escritórios de advogados e entidades governamentais. Integrado de forma nativa na plataforma DMS do NetDocuments, o PatternBuilder:

• Já pode ser integrado na forma como gere os seus documentos com o NetDocuments.
• Herda as premiadas capacidades de segurança e conformidade já presentes na plataforma NetDocuments.
• Permite-lhe criar e manter automatizações e documentos facilmente através de tecnologia nativa da nuvem sem código.
• Ajuda-o a criar e gerir facilmente documentos através de uma interface intuitiva e fácil de utilizar.

Eis como o PatternBuilder pode ajudar os profissionais da área jurídica a simplificar e otimizar o seu trabalho diário:

• Precisão: A informação é introduzida uma vez e é corretamente preenchida em todos os locais certos, criando consistência no seu produto de trabalho e ajudando-o a manter uma reputação positiva.
• App Builder e automatização de documentos: O PatternBuilder facilita a ligação de formulários online aos seus modelos de documentos com o App Builder. Também pode pegar nesses formulários e partilhá-los como quiser, quer seja executando-os dentro do NetDocuments, partilhando-os através de uma ligação segura com clientes, webhooks, ou publicando-os no seu sítio Web ou intranet.
• Modelos de documentos Word e PDF: Enquanto a maioria das ferramentas de automação se especializa em apenas um formato de documento ou outro, o PatternBuilder permite automatizar formulários e documentos nos formatos Microsoft Word e PDF. Além disso, o PatternBuilder permite-lhe optar por utilizar uma interface Web ou trabalhar diretamente no Word para criar facilmente automatizações e trabalhar com ferramentas e processos com que as suas equipas já estão familiarizadas.
• Cálculos: Com o seu motor lógico de primeira classe, o PatternBuilder facilita a recolha de dados do utilizador e a realização de cálculos avançados, tais como a aplicação de regulamentos fiscais, o cálculo da elegibilidade do rendimento, a emissão de opções de acções, o cálculo de pontuações de risco e muito mais.
• Listas e Loops: Para o trabalho jurídico que requer a recolha de listas de itens para redigir documentos, tais como crianças, bens, propriedades, etc., o PatternBuilder torna mais fácil do que nunca a recolha destes dados através de loops de entradas e, em seguida, automaticamente e com precisão, a sua saída em documentos para preencher cláusulas e detalhes.
• Automatização avançada de documentos jurídicos: O PatternBuilder suporta até mesmo a lógica jurídica mais complexa, permitindo que você insira e formate dinamicamente não apenas palavras ou frases individuais, mas cláusulas inteiras. É possível até mesmo aninhar cláusulas condicionais dentro de cláusulas condicionais para automatizar até mesmo os documentos jurídicos mais complexos.

Pegue nessas tarefas mundanas e repetitivas - e automatize-as. O PatternBuilder pode ajudá-lo a poupar uma quantidade significativa de tempo ao incorporar a automatização segura de documentos jurídicos na sua prática. Contacte a NetDocuments ou solicite uma demonstração para saber mais.