Samarbeid er avgjørende for enhver vellykket offentlig etat – og det kan gi enorme fordeler når det utnyttes på tvers av ulike team.

Men når deler av eller hele teamet ditt jobber eksternt, kan det være vanskelig å samarbeide effektivt. Med de riktige verktøyene og strategiene på plass kan du imidlertid gjøre samarbeidet vellykket og sømløst, uansett hvor spredt teamet ditt er. Vi viser deg hvordan.

Omstendighetene endrer seg

Overgangen til hybride og eksterne arbeidsmiljøer har vært en enorm tilpasning for den moderne arbeidsstyrken. Men selv om team har begynt å returnere til kontoret, er det tydelig at etater og deres respektive avdelinger må forbli fleksible for å holde virksomheten og kritiske offentlige tjenester i gang.

I noen situasjoner har skiftende sykdomsbølger tvunget team til å stenge kontorene sine igjen og gå tilbake til fullstendig fjernarbeid. Men det er ikke alt. Nå som arbeidere har hatt muligheten til å jobbe eksternt og har bevist sin evne til å gjøre det effektivt, forventer ansatte på tvers av ulike bransjer, demografiske grupper og geografiske områder å ha muligheter for fjernarbeid fremover.

Som et resultat av disse endrede omstendighetene må organisasjoner være forberedt på å gjøre raske endringer og håndtere både en hybrid arbeidsstyrke av interne og eksterne teammedlemmer, samtidig som de håndterer eksterne klientforhold.

5 utfordringer med eksternt samarbeid

Økt samarbeid gir en rekke fordeler for offentlig sektor. Men det kan være vanskelig å maksimere samarbeidet med et team som er spredt. For å hjelpe deg med å takle disse utfordringene har vi identifisert fem av de vanligste hindringene i fjernsamarbeid – og hvordan du kan overvinne dem.

1. Videokonferanse

Enten alle eller noen av samarbeidspartnerne dine jobber eksternt, trenger du et video- og lydkonferanseverktøy for å holde dem tilkoblet. Det er viktig at alle kan delta i møtet, uavhengig av hvor de fysisk befinner seg.

Hvis noen av teammedlemmene dine er samlet på kontoret mens andre jobber hjemmefra, bør du bruke et webkamera og en mikrofon som lar eksterne teammedlemmer se og høre dem i konferanserommet. Du trenger også en stor skjerm slik at de på kontoret tydelig kan se og høre eksterne deltakere.

For store møter kan det være lurt å vurdere et smart 360° webkamera som automatisk fokuserer video og lyd på personen som snakker. Dette kan skape en mer sømløs og naturlig møteopplevelse for de som jobber eksternt, og bidra til å redusere distraksjoner.

Under et hybridmøte kan det være ekstra utfordrende å holde alle deltakerne engasjerte. En måte å forbedre opplevelsen på er å prioritere digitale samarbeidsverktøy fremfor fysiske. Hvis teamet ditt for eksempel ofte bruker en tavle eller klistrelapper for å samarbeide, kan det hende at virtuelle deltakere ikke kan se all informasjonen på tavlen tydelig, og enda mindre bidra til den. Vurder i stedet et virtuelt tavleverktøy. Dette vil sikre at alle deltakere har lik tilgang til informasjon og muligheten til å bidra.

Husk at andre kommunikasjonsverktøy som direktemeldinger eller chat også kan hjelpe teamet ditt med å holde kontakten og synkronisere, uansett hvem som er på kontoret eller ikke.

2. Dokumentsamarbeid og redigering i sanntid

Det kan være en utfordring å samarbeide om dokumenter, enten team jobber eksternt eller ikke – ikke noe lite problem gitt mengden kritisk informasjon som er fanget opp i dokumentene.

For at hybride eller eksterne team skal kunne samarbeide på en vellykket måte, er det avgjørende at alle teammedlemmer enkelt og sikkert kan få tilgang til nødvendige dokumenter og ressursmateriell, uansett hvor de er. Et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) kan løse dette problemet. Toppløsninger tilbyr nett-, skrivebords- og mobilapper, slik at ansatte enkelt kan finne det de trenger, når de trenger det – enten de er på kontoret, hjemme eller på farten.

Redlining, versjonskontroll og utsjekkingskriger er en annen vanlig kilde til frustrasjon. Men heldigvis trenger de ikke å være så stressende.

Moderne DMS-plattformer som NetDocuments tilbyr tilleggsverktøy og funksjoner som bidrar til å ta juridisk samarbeid til neste nivå. Et av disse verktøyene er Margin Notes , en samarbeidende dokumentvisning som lar flere teammedlemmer gjennomgå, kommentere, dele og merke dokumenter i sanntid, samtidig. Det er ikke nødvendig å sende dokumentet fra person til person, og du trenger ikke å bekymre deg for å opprette motstridende versjoner eller gå glipp av viktige redigeringer.

3. Saksbehandling

Hvis byrået ditt bruker en intern løsning for å organisere juridiske saker, kan du støte på problemer når teammedlemmer jobber eksternt.

Manuelle prosesser og VPN-problemer kan gjøre det så godt som umulig for advokater å få tilgang til viktige saksdetaljer og oppdateringer når de jobber utenfor kontoret. Dette kan føre til miskommunikasjon, dobbeltarbeid og manglende rapportering av saksstatus, noe som til syvende og sist kan koste byrået ditt tid og fortjeneste.

For å unngå disse utfordringene bør eksterne/hybride byråer og organisasjoner velge en skybasert saksbehandlingsløsning som Centerbase, Actionstep og P4W (Advanced) for å organisere viktig saksinformasjon, inkludert kontakter, regninger, kalendere, oppgavelister og mer.

4. Arbeidsflythåndtering

Et aspekt ved samarbeid som kan bli spesielt vanskelig med et spredt team er arbeidsflythåndtering. Men selv med et team på kontoret kan det være utfordrende å holde oversikt over hvem som skal gjøre hva og når.

Heldigvis kan du gjøre det enkelt for teammedlemmer på kontoret eller som jobber eksternt å holde seg oppdatert på gjøremålslisten sin og holde sakene i gang.

Med en skybasert arbeidsflyt- eller oppgavebehandlingsløsning kan du enkelt bygge tilpassede arbeidsflyter, tildele oppgaver og spore prosjektfremdrift. Når du velger et verktøy som er basert i skyen, kan du sikre at alle teammedlemmer har sanntidstilgang til prosjektet og oppgavelisten, uansett hvor de jobber fra. Dette hjelper alle med å holde seg oppdatert, overholde viktige tidsfrister og unngå dobbeltarbeid.

En annen ting å vurdere er automatisering av arbeidsflyter . Selvfølgelig kan (eller bør) ikke alle oppgaver eller arbeidsflyter digitaliseres. Men når de brukes effektivt, kan disse verktøyene redusere den tidkrevende byrden av administrative oppgaver og øke produktiviteten, samtidig som de bidrar til å redusere menneskelige feil, forbedre samsvar med regelverk og mer.

5. Fakturering

I dagens samfunn er en moderne juridisk faktureringsløsning viktigere enn noen gang før. Utdaterte systemer kan raskt føre til store lekkasjer i fakturerbare timer, mens løsninger som tilbyr fjern- og mobiltilgang gjør det enklere enn noen gang for byråer og deres juridiske team å spore tid og utgifter.

Til syvende og sist tilbyr skybasert programvare for juridisk fakturering mer enn bare en strømlinjeformet faktureringsprosess for advokater og juridiske fagfolk. Det betyr også mindre tid kastet bort på ikke-fakturerbare oppgaver – og mer tid til fakturerbart arbeid. I tillegg inkluderer disse løsningene ofte rapporteringsverktøy som hjelper partnere med å bedre forstå det store bildet og ta mer effektive beslutninger for byrået eller organisasjonen.

Slik velger du verktøy for eksternt samarbeid

Når du ser etter verktøy for å styrke og forbedre eksternt samarbeid i byrået ditt, finnes det uendelige muligheter for hånden.

Men enten du velger programvare for videokonferanser, dokumenthåndtering, saksbehandling, arbeidsflythåndtering eller juridisk fakturering, er det to hovedting du bør prioritere:

1. Se etter skybaserte løsninger. Hvis du vil at teamet ditt skal kunne holde seg produktive uansett hvor de jobber fra, bør du holde deg til skybaserte plattformer for tilgang hvor som helst og fra alle enheter.
2. Ikke undervurder viktigheten av integrering. Gjør det enklere for teamet ditt å få jobben gjort ved å velge verktøy som fungerer sømløst sammen. Ikke-integrerte apper har en tendens til å ha lavere adopsjonsrater og kan begrense samarbeidet mellom teammedlemmer.

Fordeler med fjernarbeidskraft

At byrået eller avdelingen din kan jobbe eksternt er helt avgjørende for bedriftens robusthet og kontinuitet. Men det er ikke den eneste fordelen du får av å ha et delvis eller helt eksternt team.

Fjernarbeid har blitt en hovedprioritet for topptalenter. For å tiltrekke og beholde disse ressursene er det viktig å tilby mer fleksible arbeidsalternativer. Gitt den høye utbrenthetsraten som teknologi-, offentlig og juridisk bransje er kjent for, kan det å kunne dele tiden mellom fjernarbeid og kontorarbeid hjelpe ansatte med å skape en bedre balanse mellom arbeid og fritid som faktisk forbedrer produktiviteten, snarere enn å kvele den.

For å lære mer om hvordan moderne teknologi spiller en grunnleggende rolle i initiativene for fjernarbeid og hybrid arbeidsstyrke i offentlig sektor, kan du laste ned ditt eksemplar av «Digital transformasjon i skyen og veien videre» .