A colaboração é essencial para qualquer agência governamental bem-sucedida e pode proporcionar enormes benefícios quando aproveitada por diferentes equipes.

Porém, quando parte ou toda a sua equipe trabalha remotamente, pode ser difícil colaborar de forma eficaz. No entanto, com as ferramentas e estratégias certas, o você pode fazer com que a colaboração seja bem-sucedida e perfeita, independentemente da dispersão da sua equipe. Mostraremos ao você como.

As circunstâncias estão mudando

A transição para ambientes de trabalho híbridos e remotos tem sido um grande ajuste para a força de trabalho moderna. Mas, mesmo quando as equipes começaram a retornar ao escritório, ficou claro que as agências e seus respectivos departamentos devem permanecer flexíveis para manter os negócios e os serviços públicos essenciais em andamento.

Em algumas situações, ondas inconstantes de doenças forçaram as equipes a fechar novamente seus escritórios e retornar ao trabalho totalmente remoto. Mas isso não é tudo. Agora que os trabalhadores tiveram a chance de trabalhar remotamente e provaram sua capacidade de fazê-lo com eficiência, os funcionários de vários setores, demografias e regiões geográficas esperam ter opções de trabalho remoto no futuro.

Como resultado dessas circunstâncias em constante mudança, as organizações devem estar preparadas para fazer mudanças rápidas e lidar com uma força de trabalho híbrida de membros de equipes remotas e no escritório, além de gerenciar relacionamentos com clientes externos.

5 Desafios da colaboração remota

O aumento da colaboração oferece inúmeros benefícios para o setor público. Mas pode ser difícil maximizar a colaboração com uma equipe que está espalhada. Para ajudá-lo a enfrentar esses desafios, identificamos cinco dos obstáculos mais comuns na colaboração remota e como superá-los.

1. Videoconferência

Se todos ou alguns dos seus colaboradores estiverem trabalhando remotamente, o você precisará de uma ferramenta de videoconferência e audioconferência para ajudar a manter todos conectados. É importante que todos possam participar da reunião, independentemente de onde estejam fisicamente localizados.

Se alguns dos membros da sua equipe estiverem reunidos no escritório, enquanto outros trabalham em casa, será necessário usar uma webcam e um microfone que permitam que os membros remotos da equipe vejam e ouçam os que estão na sala de conferência. O você também precisará de um monitor grande para que as pessoas no escritório possam ver e ouvir claramente os participantes remotos.

Para reuniões grandes, o você pode considerar uma webcam inteligente de 360° que focaliza automaticamente o vídeo e o áudio na pessoa que está falando. Isso pode criar uma experiência de reunião mais natural e contínua para aqueles que trabalham remotamente e ajudar a reduzir as distrações.

Durante uma reunião híbrida, pode ser um desafio extra manter todos os participantes envolvidos. Uma maneira de melhorar a experiência é priorizar as ferramentas de colaboração digital em detrimento das físicas. Por exemplo, se a sua equipe usa frequentemente um quadro branco ou notas adesivas para colaborar, os participantes virtuais talvez não consigam ver claramente todas as informações no quadro, muito menos contribuir com elas. Em vez disso, considere uma ferramenta de quadro branco virtual. Isso garantirá que todos os participantes tenham o mesmo acesso às informações e a capacidade de contribuir.

Lembre-se de que outras ferramentas de comunicação, como mensagens instantâneas ou bate-papo, também podem ajudar sua equipe a permanecer conectada e em sincronia, independentemente de quem esteja no escritório ou não.

2. Colaboração de documentos e edição em tempo real

A colaboração em documentos pode ser um desafio, independentemente de as equipes serem remotas ou não - o que não é pouca coisa, dada a quantidade de informações críticas que são capturadas nos documentos.

Para que as equipes híbridas ou remotas colaborem com sucesso, é fundamental que todos os membros da equipe possam acessar os documentos e materiais de recursos necessários com facilidade e segurança, independentemente de onde estejam. Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado em nuvem pode resolver esse problema. As melhores soluções oferecem aplicativos para Web, desktop e dispositivos móveis para que os funcionários possam encontrar facilmente o que precisam, quando precisam, quer estejam no escritório, em casa ou em trânsito.

As guerras de redlining, controle de versão e check-out são outra fonte comum de frustração. Mas, felizmente, elas não precisam ser tão incômodas.

As plataformas DMS modernas, como o NetDocuments, oferecem ferramentas e recursos adicionais que ajudam a elevar a colaboração jurídica a um novo patamar. Uma dessas ferramentas é o Margin Notes, um visualizador de documentos colaborativo que permite que vários membros da equipe revisem, anotem, compartilhem e marquem documentos em tempo real, simultaneamente. Não há necessidade de passar o documento de pessoa para pessoa, e o você não precisa se preocupar com a criação de versões conflitantes ou com a perda de edições vitais.

3. Gerenciamento de casos

Se a sua agência estiver usando uma solução interna para organizar assuntos jurídicos, poderá ter dificuldades quando os membros da equipe estiverem trabalhando remotamente.

Os processos manuais e os problemas de VPN podem impossibilitar que os advogados acessem detalhes e atualizações essenciais dos casos quando estão trabalhando fora do escritório. Isso pode levar a falhas de comunicação, trabalho duplicado e falta de relatório sobre o status do caso, o que, em última análise, pode custar tempo e lucro à sua agência.

Para evitar esses desafios, as agências e organizações remotas/híbridas devem selecionar uma solução de gerenciamento de casos baseada na nuvem, como Centerbase, Actionstep e P4W (Advanced), para organizar as informações essenciais do caso, incluindo contatos, contas, calendários, listas de tarefas e muito mais.

4. Gerenciamento do fluxo de trabalho

Um aspecto da colaboração que pode se tornar particularmente complicado com uma equipe dispersa é o gerenciamento do fluxo de trabalho. Mas, mesmo com uma equipe no escritório, pode ser um desafio acompanhar quem deve fazer o quê e quando.

Felizmente, o você pode facilitar a vida dos membros da equipe que estão no escritório ou trabalhando remotamente para que fiquem em dia com sua lista de tarefas e mantenham o andamento das questões.

Com uma solução de gerenciamento de tarefas ou de fluxo de trabalho baseada na nuvem, o você pode criar facilmente fluxos de trabalho personalizados, atribuir tarefas e acompanhar o andamento do projeto. Ao selecionar uma ferramenta baseada na nuvem, o você pode garantir que todos os membros da equipe tenham acesso em tempo real ao projeto e à lista de tarefas, independentemente de onde estejam trabalhando. Isso ajuda a manter todos na mesma página, cumprir prazos importantes e evitar a duplicação de trabalho.

Outro aspecto a ser considerado é a automação do fluxo de trabalho. É claro que nem todas as tarefas ou fluxos de trabalho podem (ou devem) ser digitalizados. Mas, quando usadas de forma eficaz, essas ferramentas podem reduzir a carga demorada das tarefas administrativas e aumentar a produtividade, além de ajudar a reduzir erros humanos, melhorar a conformidade e muito mais.

5. Faturamento

No ambiente atual, uma solução moderna de faturamento jurídico é mais importante do que nunca. Sistemas desatualizados podem levar rapidamente a grandes vazamentos de horas faturáveis; enquanto as soluções que oferecem acesso remoto e móvel tornam mais fácil do que nunca para as agências e suas equipes jurídicas controlar o tempo e as despesas.

Em última análise, o software de faturamento jurídico baseado em nuvem oferece mais do que apenas um processo de faturamento simplificado para advogados e profissionais do direito. Isso também significa menos tempo desperdiçado em tarefas não faturáveis e mais tempo para o trabalho faturável. Além disso, essas soluções geralmente incluem ferramentas de relatório para ajudar os parceiros a entender melhor o panorama geral e tomar decisões mais eficazes para a agência ou organização.

Como selecionar ferramentas para colaboração remota

À medida que o você procura ferramentas para capacitar e aprimorar a colaboração remota em sua agência, há inúmeras opções ao seu alcance.

Mas se estiver selecionando um software para videoconferência, gerenciamento de documentos, gerenciamento de casos, gerenciamento de fluxo de trabalho ou faturamento jurídico, há dois aspectos principais que o você deve priorizar:

1. Procure soluções baseadas na nuvem. Se quiser que sua equipe permaneça produtiva, não importa de onde esteja trabalhando, opte por plataformas baseadas na nuvem para acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
2. Não subestime a importância da integração. Facilite o trabalho de sua equipe selecionando ferramentas que funcionem juntas sem problemas. Aplicativos não integrados tendem a ter taxas de adoção mais baixas e podem restringir a colaboração entre os membros da equipe.

Benefícios de uma força de trabalho remota

A capacidade de sua agência ou departamento de trabalhar remotamente é absolutamente essencial para a resiliência e a continuidade dos negócios. Mas esse não é o único benefício que o você obtém ao ter uma equipe parcial ou totalmente remota.

O trabalho remoto tornou-se uma grande prioridade para os melhores talentos. Para atrair e reter esses recursos, é fundamental oferecer opções de trabalho mais flexíveis. Dada a alta taxa de esgotamento pela qual os setores de tecnologia, governo e jurídico são conhecidos, a possibilidade de dividir o tempo entre o trabalho remoto e o trabalho no escritório pode ajudar os funcionários a criar um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional que realmente aumente a produtividade, em vez de sufocá-la.

Para saber mais sobre como a tecnologia moderna desempenha um papel fundamental nas iniciativas de força de trabalho remota e híbrida para o setor público, baixe sua cópia de "Digital Transformation in the Cloud & the Way Ahead".