La collaboration est essentielle à la réussite de toute agence gouvernementale — et elle peut apporter d'énormes avantages lorsqu'elle est mise à profit entre différentes équipes.

Mais lorsque tout ou partie de votre équipe travaille à distance, il peut être difficile de collaborer efficacement. Cependant, avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez rendre la collaboration fructueuse et fluide, quelle que soit la dispersion de votre équipe. Nous allons vous montrer comment.

Les circonstances changent

La transition vers des environnements de travail hybrides et à distance a nécessité une adaptation considérable pour la main-d'œuvre moderne. Mais même si les équipes ont commencé à retourner au bureau, il est clair que les agences et leurs départements respectifs doivent rester flexibles pour permettre aux entreprises et aux services publics essentiels de continuer à fonctionner.

Dans certaines situations, les vagues successives de la maladie ont contraint les équipes à fermer à nouveau leurs bureaux et à revenir au télétravail à temps plein. Mais ce n'est pas tout. Maintenant que les travailleurs ont eu l'occasion de télétravailler et ont prouvé leur capacité à le faire efficacement, les employés de divers secteurs, groupes démographiques et zones géographiques s'attendent à pouvoir continuer à télétravailler à l'avenir.

En raison de ces changements, les organisations doivent être prêtes à s'adapter rapidement et à gérer à la fois une main-d'œuvre hybride composée de collaborateurs travaillant au bureau et à distance, tout en gérant les relations avec les clients externes.

5 défis liés à la collaboration à distance

Une collaboration accrue offre de nombreux avantages au secteur public. Mais il peut être difficile d'optimiser la collaboration avec une équipe dispersée géographiquement. Pour vous aider à relever ces défis, nous avons identifié cinq des obstacles les plus courants à la collaboration à distance, ainsi que les moyens de les surmonter.

1. Vidéoconférence

Que tous vos collaborateurs ou seulement certains d'entre eux travaillent à distance, vous aurez besoin d'un outil de visioconférence et d'audioconférence pour les aider à rester connectés. Il est important que tout le monde puisse participer à la réunion, quel que soit l'endroit où il se trouve physiquement.

Si certains membres de votre équipe sont réunis au bureau tandis que d'autres travaillent à domicile, vous devrez utiliser une webcam et un microphone permettant aux membres de l'équipe à distance de voir et d'entendre ceux qui se trouvent dans la salle de conférence. Vous aurez également besoin d'un grand écran afin que les personnes présentes au bureau puissent également voir et entendre clairement les participants à distance.

Pour les réunions importantes, vous pouvez envisager d'utiliser une webcam intelligente à 360° qui focalise automatiquement la vidéo et l'audio sur la personne qui parle. Cela peut créer une expérience de réunion plus fluide et naturelle pour ceux qui travaillent à distance et contribuer à réduire les distractions.

Lors d'une réunion hybride, il peut être particulièrement difficile de maintenir l'attention de tous les participants. Une façon d'améliorer l'expérience consiste à privilégier les outils de collaboration numériques plutôt que les outils physiques. Par exemple, si votre équipe utilise fréquemment un tableau blanc ou des notes autocollantes pour collaborer, les participants virtuels pourraient ne pas être en mesure de voir clairement toutes les informations affichées sur le tableau, et encore moins d'y contribuer. Envisagez plutôt d'utiliser un outil de tableau blanc virtuel. Cela permettra à tous les participants d'avoir un accès égal à l'information et de pouvoir contribuer.

N'oubliez pas que d'autres outils de communication, tels que la messagerie instantanée ou le chat, peuvent également aider votre équipe à rester connectée et synchronisée, peu importe qui est présent au bureau ou non.

2. Collaboration sur les documents et édition en temps réel

La collaboration sur des documents peut être un défi, que les équipes travaillent à distance ou non. Il s'agit là d'un enjeu important compte tenu de la quantité d'informations critiques contenues dans les documents.

Pour que les équipes hybrides ou distantes puissent collaborer efficacement, il est essentiel que tous les membres de l'équipe puissent accéder facilement et en toute sécurité aux documents et ressources nécessaires, où qu'ils se trouvent. Un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud peut résoudre ce problème. Les meilleures solutions proposent des applications web, de bureau et mobiles afin que les employés puissent facilement trouver ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, qu'ils soient au bureau, à domicile ou en déplacement.

Le redlining, le contrôle de version et les guerres de check-out sont une autre source courante de frustration. Mais heureusement, ils ne doivent pas nécessairement être une source de tracas.

Les plateformes DMS modernes telles que NetDocuments offrent des outils et des fonctionnalités supplémentaires qui permettent de faire passer la collaboration juridique à un niveau supérieur. L'un de ces outils est Margin Notes, un visualiseur de documents collaboratif qui permet à plusieurs membres d'une équipe de réviser, d'annoter, de partager et d'annoter des documents en temps réel et simultanément. Il n'est plus nécessaire de faire passer le document d'une personne à l'autre, et vous n'avez plus à vous soucier de la création de versions conflictuelles ou de la perte de modifications importantes.

3. Gestion des cas

Si votre agence utilise une solution interne pour organiser les questions juridiques, vous pouvez rencontrer des difficultés lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance.

Les processus manuels et les problèmes liés au VPN peuvent rendre pratiquement impossible pour les avocats d'accéder aux détails et aux mises à jour essentiels d'une affaire lorsqu'ils travaillent en dehors du bureau. Cela peut entraîner des malentendus, une duplication du travail et l'absence de rapports sur l'état d'avancement des dossiers, ce qui peut finalement coûter du temps et des bénéfices à votre agence.

Pour éviter ces difficultés, les agences et organisations à distance/hybrides devraient choisir une solution de gestion de dossiers basée sur le cloud, telle que Centerbase, Actionstep et P4W (Advanced), afin d'organiser les informations essentielles relatives aux dossiers, notamment les contacts, les factures, les calendriers, les listes de tâches, etc.

4. Gestion des flux de travail

La gestion des flux de travail est un aspect de la collaboration qui peut s'avérer particulièrement délicat avec une équipe dispersée. Mais même avec une équipe travaillant au bureau, il peut être difficile de savoir qui doit faire quoi et quand.

Heureusement, vous pouvez aider les membres de votre équipe, qu'ils travaillent au bureau ou à distance, à rester à jour dans leur liste de tâches et à faire avancer les choses.

Grâce à une solution de gestion des tâches ou des flux de travail basée sur le cloud, vous pouvez facilement créer des flux de travail personnalisés, attribuer des tâches et suivre l'avancement des projets. En choisissant un outil basé sur le cloud, vous garantissez à tous les membres de l'équipe un accès en temps réel au projet et à la liste des tâches, quel que soit leur lieu de travail. Cela permet à chacun de rester sur la même longueur d'onde, de respecter les délais importants et d'éviter les doublons.

Un autre élément à prendre en considération est l'automatisation des flux de travail. Bien sûr, toutes les tâches ou tous les flux de travail ne peuvent (ou ne doivent) pas être numérisés. Mais lorsqu'ils sont utilisés efficacement, ces outils peuvent réduire le temps consacré aux tâches administratives et stimuler la productivité, tout en contribuant à réduire les erreurs humaines, à améliorer la conformité, etc.

5. Facturation

Dans le contexte actuel, une solution moderne de facturation juridique est plus importante que jamais. Les systèmes obsolètes peuvent rapidement entraîner des pertes importantes en termes d'heures facturables, tandis que les solutions offrant un accès à distance et mobile permettent aux agences et à leurs équipes juridiques de suivre plus facilement que jamais le temps et les dépenses.

En fin de compte, les logiciels de facturation juridique basés sur le cloud offrent bien plus qu'un processus de facturation simplifié pour les avocats et les professionnels du droit. Ils permettent également de réduire le temps consacré aux tâches non facturables et d'en consacrer davantage aux tâches facturables. De plus, ces solutions comprennent souvent des outils de reporting qui aident les associés à mieux comprendre la situation dans son ensemble et à prendre des décisions plus efficaces pour l'agence ou l'organisation.

Comment choisir les outils pour la collaboration à distance

Lorsque vous recherchez des outils pour renforcer et améliorer la collaboration à distance au sein de votre agence, vous disposez d'une multitude d'options.

Mais que vous choisissiez un logiciel pour la visioconférence, la gestion de documents, la gestion de dossiers, la gestion des flux de travail ou la facturation juridique, deux éléments principaux doivent être prioritaires :

1. Recherchez des solutions basées sur le cloud. Si vous souhaitez que votre équipe reste productive quel que soit son lieu de travail, optez pour des plateformes basées sur le cloud, accessibles partout et depuis n'importe quel appareil.
2. Ne sous-estimez pas l'importance de l'intégration. Facilitez le travail de votre équipe en choisissant des outils qui fonctionnent ensemble de manière transparente. Les applications non intégrées ont tendance à avoir des taux d'adoption plus faibles et peuvent limiter la collaboration entre les membres de l'équipe.

Avantages d'une main-d'œuvre à distance

La capacité de votre agence ou département à travailler à distance est absolument essentielle à la résilience et à la continuité des activités. Mais ce n'est pas le seul avantage que vous procure le fait d'avoir une équipe travaillant partiellement ou entièrement à distance.

Le télétravail est devenu une priorité majeure pour les meilleurs talents. Afin d'attirer et de retenir ces ressources, il est essentiel d'offrir des options de travail plus flexibles. Compte tenu du taux élevé d'épuisement professionnel qui caractérise les secteurs de la technologie, de l'administration et du droit, la possibilité de partager son temps entre le télétravail et le travail au bureau peut aider les employés à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui améliore en fait la productivité au lieu de la freiner.

Pour en savoir plus sur le rôle fondamental que joue la technologie moderne dans les initiatives de télétravail et de travail hybride pour le secteur public, téléchargez votre exemplaire de « La transformation numérique dans le cloud et la voie à suivre ».