La collaborazione è fondamentale per il successo di qualsiasi ente pubblico e può apportare enormi vantaggi se messa in pratica tra team diversi.

Ma quando una parte o l'intero team lavora da remoto, può risultare difficile collaborare in modo efficace. Tuttavia, con gli strumenti e le strategie giuste, è possibile rendere la collaborazione efficace e fluida, indipendentemente da quanto sia disperso il team. Vi mostreremo come fare.

Le circostanze stanno cambiando

Il passaggio a modelli di lavoro ibridi e da remoto ha comportato un enorme adeguamento per la forza lavoro moderna. Tuttavia, anche se i team hanno iniziato a tornare in ufficio, è chiaro che le agenzie e i rispettivi dipartimenti devono continuare a dimostrare flessibilità per garantire il proseguimento delle attività aziendali e dei servizi pubblici essenziali.

In alcune situazioni, le ondate successive di contagi hanno costretto le aziende a chiudere nuovamente i propri uffici e a tornare al lavoro completamente da remoto. Ma non è tutto. Ora che i lavoratori hanno avuto l’opportunità di lavorare da remoto e hanno dimostrato di poterlo fare in modo efficiente, i dipendenti di vari settori, fasce demografiche e aree geografiche si aspettano di poter continuare a disporre di opzioni di lavoro da remoto anche in futuro.

A causa di queste mutate circostanze, le organizzazioni devono essere pronte a cambiare rapidamente rotta e a gestire sia una forza lavoro ibrida, composta da collaboratori in sede e da remoto, sia i rapporti con i clienti esterni.

5 sfide della collaborazione a distanza

Una maggiore collaborazione offre numerosi vantaggi al settore pubblico. Tuttavia, può risultare difficile ottimizzare la collaborazione con un team dislocato in diverse sedi. Per aiutarvi ad affrontare queste sfide, abbiamo individuato cinque degli ostacoli più comuni nella collaborazione a distanza e vi spieghiamo come superarli.

1. Videoconferenze

Che tutti o solo alcuni dei tuoi collaboratori lavorino da remoto, avrai bisogno di uno strumento di videoconferenza e audioconferenza che ti aiuti a mantenerli tutti in contatto. È importante che tutti possano partecipare alla riunione, indipendentemente dal luogo in cui si trovino fisicamente.

Se alcuni membri del tuo team sono riuniti in ufficio mentre altri lavorano da casa, ti consigliamo di utilizzare una webcam e un microfono che consentano ai membri del team in remoto di vedere e sentire chi si trova nella sala riunioni. Avrai inoltre bisogno di uno schermo di grandi dimensioni, in modo che anche chi è in ufficio possa vedere e sentire chiaramente i partecipanti in remoto.

Per le riunioni con molti partecipanti, potresti prendere in considerazione l'uso di una webcam intelligente a 360° che focalizza automaticamente l'immagine e l'audio sulla persona che sta parlando. Ciò può garantire un'esperienza di riunione più fluida e naturale per chi lavora da remoto e contribuire a ridurre le distrazioni.

Durante una riunione ibrida, può risultare particolarmente difficile mantenere il coinvolgimento di tutti i partecipanti. Un modo per migliorare l’esperienza è dare priorità agli strumenti di collaborazione digitale rispetto a quelli fisici. Ad esempio, se il vostro team utilizza spesso una lavagna o dei post-it per collaborare, i partecipanti virtuali potrebbero non riuscire a vedere chiaramente tutte le informazioni presenti sulla lavagna, né tantomeno a contribuire. Valutate invece l’utilizzo di uno strumento di lavagna virtuale. Ciò garantirà a tutti i partecipanti pari accesso alle informazioni e la possibilità di contribuire.

Tieni presente che anche altri strumenti di comunicazione, come la messaggistica istantanea o la chat, possono aiutare il tuo team a rimanere in contatto e a lavorare in sincronia, indipendentemente dal fatto che i membri siano in ufficio o meno.

2. Collaborazione sui documenti e modifica in tempo reale

La collaborazione sui documenti può rappresentare una sfida, indipendentemente dal fatto che i team lavorino da remoto o meno — una questione tutt’altro che trascurabile, vista la quantità di informazioni critiche contenute nei documenti.

Affinché i team ibridi o remoti possano collaborare con successo, è fondamentale che tutti i membri del team possano accedere ai documenti e alle risorse necessarie in modo semplice e sicuro, indipendentemente da dove si trovino. Un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud può risolvere questo problema. Le migliori soluzioni offrono applicazioni web, desktop e mobili, in modo che i dipendenti possano trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, sia che si trovino in ufficio, a casa o in viaggio.

Il redlining, il controllo delle versioni e le “guerre di check-out” sono un’altra fonte comune di frustrazione. Ma, fortunatamente, non devono per forza essere una seccatura.

Le moderne piattaforme DMS come NetDocuments offrono strumenti e funzionalità aggiuntive che contribuiscono a portare la collaborazione legale a un livello superiore. Uno di questi strumenti è Margin Notes, un visualizzatore di documenti collaborativo che consente a più membri del team di rivedere, annotare, condividere e correggere i documenti in tempo reale e contemporaneamente. Non è necessario passare il documento da una persona all’altra, né ci si deve preoccupare della creazione di versioni in conflitto o della perdita di modifiche fondamentali.

3. Gestione dei casi

Se la vostra agenzia utilizza una soluzione interna per la gestione delle questioni legali, potreste incontrare delle difficoltà quando i membri del team lavorano da remoto.

I processi manuali e i problemi legati alla VPN possono rendere praticamente impossibile per gli avvocati accedere a dettagli e aggiornamenti essenziali sui casi quando lavorano fuori dall’ufficio. Ciò può portare a malintesi, duplicazione del lavoro e mancata comunicazione dello stato dei casi, il che, in ultima analisi, può costare tempo e profitti al vostro studio.

Per evitare queste difficoltà, le agenzie e le organizzazioni che operano in modalità remota o ibrida dovrebbero scegliere una soluzione di gestione dei casi basata sul cloud, come Centerbase, Actionstep e P4W (Advanced), per organizzare le informazioni essenziali relative ai casi, tra cui contatti, fatture, calendari, elenchi di attività e altro ancora.

4. Gestione del flusso di lavoro

Un aspetto della collaborazione che può rivelarsi particolarmente complesso quando il team è dislocato in diverse sedi è la gestione del flusso di lavoro. Ma anche con un team che lavora in ufficio, può essere difficile tenere traccia di chi debba fare cosa e quando.

Fortunatamente, puoi aiutare i membri del team, sia in ufficio che in smart working, a tenere sotto controllo la propria lista di cose da fare e a portare avanti il lavoro.

Con una soluzione di gestione delle attività o dei flussi di lavoro basata sul cloud, è possibile creare facilmente flussi di lavoro personalizzati, assegnare attività e monitorare lo stato di avanzamento dei progetti. Scegliendo uno strumento basato sul cloud, si garantisce a tutti i membri del team l’accesso in tempo reale al progetto e all’elenco delle attività, indipendentemente dal luogo in cui lavorano. Ciò consente a tutti di rimanere allineati, rispettare le scadenze importanti ed evitare la duplicazione del lavoro.

Un altro aspetto da considerare è l’automazione dei flussi di lavoro. Naturalmente, non tutte le attività o i flussi di lavoro possono (o dovrebbero) essere digitalizzati. Tuttavia, se utilizzati in modo efficace, questi strumenti possono ridurre il carico di lavoro amministrativo, che richiede molto tempo, e aumentare la produttività, contribuendo al contempo a ridurre gli errori umani, a migliorare la conformità alle normative e altro ancora.

5. Fatturazione

Nel contesto attuale, una soluzione moderna per la fatturazione legale è più importante che mai. I sistemi obsoleti possono causare rapidamente ingenti perdite in termini di ore fatturabili, mentre le soluzioni che offrono accesso remoto e mobile rendono più facile che mai per gli studi legali e i loro team legali tenere traccia delle ore lavorate e delle spese.

In definitiva, i software di fatturazione legale basati sul cloud offrono molto più di un semplice processo di fatturazione ottimizzato per avvocati e professionisti del settore legale. Consentono infatti di ridurre il tempo sprecato in attività non fatturabili, lasciando più tempo da dedicare al lavoro fatturabile. Inoltre, queste soluzioni includono spesso strumenti di reportistica che aiutano i soci a comprendere meglio il quadro generale e a prendere decisioni più efficaci per lo studio o l’organizzazione.

Come scegliere gli strumenti per la collaborazione a distanza

Se state cercando strumenti per potenziare e migliorare la collaborazione a distanza all’interno della vostra agenzia, avete a disposizione una gamma illimitata di opzioni.

Ma, che si tratti di scegliere un software per videoconferenze, gestione dei documenti, gestione dei casi, gestione dei flussi di lavoro o fatturazione legale, ci sono due aspetti principali a cui dovrete dare la priorità:

1. Cerca soluzioni basate sul cloud. Se vuoi che il tuo team possa rimanere produttivo indipendentemente dal luogo in cui lavora, opta per piattaforme basate sul cloud che consentano l'accesso da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
2. Non sottovalutare l'importanza dell'integrazione. Facilita il lavoro del tuo team scegliendo strumenti che si integrino perfettamente tra loro. Le app non integrate tendono ad avere tassi di adozione più bassi e potrebbero limitare la collaborazione tra i membri del team.

I vantaggi di una forza lavoro in remoto

La capacità della vostra agenzia o del vostro dipartimento di lavorare da remoto è assolutamente essenziale per la resilienza e la continuità operativa. Ma questo non è l'unico vantaggio che si ottiene dall'avere un team che lavora da remoto, sia parzialmente che completamente.

Il lavoro da remoto è diventato una priorità fondamentale per i migliori talenti. Per attrarre e trattenere queste risorse, è fondamentale offrire opzioni di lavoro più flessibili. Considerato l’elevato tasso di burnout che caratterizza i settori tecnologico, pubblico e legale, la possibilità di alternare il lavoro da remoto a quello in ufficio può aiutare i dipendenti a raggiungere un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata, che di fatto migliora la produttività anziché ostacolarla.

Per saperne di più su come la tecnologia moderna svolga un ruolo fondamentale nelle iniziative relative al lavoro da remoto e ibrido nel settore pubblico, scarica la tua copia di “La trasformazione digitale nel cloud e il futuro”.