Samenwerking is essentieel voor elke succesvolle overheidsinstantie — en kan enorme voordelen opleveren wanneer deze wordt ingezet tussen verschillende teams.

Maar wanneer een deel van of uw hele team op afstand werkt, kan het moeilijk zijn om effectief samen te werken. Met de juiste tools en strategieën kunt u echter zorgen voor een succesvolle en naadloze samenwerking, ongeacht hoe uw team verspreid is. Wij laten u zien hoe.

De omstandigheden veranderen

De overgang naar hybride en externe werkomgevingen was een enorme aanpassing voor het moderne personeelsbestand. Maar zelfs nu teams weer naar kantoor terugkeren, is het duidelijk dat instanties en hun respectieve afdelingen flexibel moeten blijven om het bedrijfsleven en essentiële openbare diensten draaiende te houden.

In sommige situaties hebben wisselende golven van ziekte teams gedwongen hun kantoren opnieuw te sluiten en volledig op afstand te gaan werken. Maar dat is niet alles. Nu werknemers de kans hebben gehad om op afstand te werken en hebben bewezen dat ze dit efficiënt kunnen doen, verwachten werknemers in verschillende sectoren, demografische groepen en regio's dat ze in de toekomst de mogelijkheid zullen hebben om op afstand te werken.

Als gevolg van deze veranderende omstandigheden moeten organisaties voorbereid zijn om snel te schakelen en zowel een hybride personeelsbestand van kantoormedewerkers en thuiswerkers aan te sturen, als externe klantrelaties te beheren.

5 uitdagingen bij samenwerking op afstand

Meer samenwerking biedt tal van voordelen voor de publieke sector. Maar het kan moeilijk zijn om de samenwerking met een verspreid team te optimaliseren. Om u te helpen deze uitdagingen aan te gaan, hebben we vijf van de meest voorkomende hindernissen bij samenwerking op afstand geïdentificeerd – en hoe u deze kunt overwinnen.

1. Videoconferenties

Of al uw medewerkers nu volledig of gedeeltelijk op afstand werken, u hebt een tool voor video- en audioconferenties nodig om hen allemaal met elkaar in contact te houden. Het is belangrijk dat iedereen aan de vergadering kan deelnemen, ongeacht waar ze zich fysiek bevinden.

Als sommige teamleden op kantoor aanwezig zijn en andere thuis werken, hebt u een webcam en microfoon nodig waarmee teamleden op afstand degenen in de vergaderruimte kunnen zien en horen. U hebt ook een groot scherm nodig, zodat degenen op kantoor de deelnemers op afstand ook duidelijk kunnen zien en horen.

Voor grote vergaderingen kunt u overwegen om een slimme 360°-webcam te gebruiken die automatisch de video en audio richt op de persoon die aan het woord is. Dit kan een meer naadloze, natuurlijke vergaderervaring creëren voor degenen die op afstand werken en helpen om afleidingen te verminderen.

Tijdens een hybride vergadering kan het extra uitdagend zijn om alle deelnemers betrokken te houden. Een manier om de ervaring te verbeteren, is door digitale samenwerkingstools voorrang te geven boven fysieke tools. Als uw team bijvoorbeeld vaak een whiteboard of plakbriefjes gebruikt om samen te werken, kunnen virtuele deelnemers mogelijk niet alle informatie op het bord duidelijk zien, laat staan eraan bijdragen. Overweeg in plaats daarvan een virtuele whiteboardtool. Zo zorgt u ervoor dat alle deelnemers gelijke toegang hebben tot informatie en kunnen bijdragen.

Houd er rekening mee dat andere communicatiemiddelen, zoals instant messaging of chat, ook kunnen helpen om uw team verbonden en op één lijn te houden, ongeacht wie er op kantoor is en wie niet.

2. Samenwerken aan documenten en realtime bewerken

Samenwerken aan documenten kan een uitdaging zijn, of teams nu op afstand werken of niet — geen onbelangrijke kwestie gezien de hoeveelheid cruciale informatie die in documenten wordt vastgelegd.

Om hybride of externe teams succesvol te laten samenwerken, is het cruciaal dat alle teamleden gemakkelijk en veilig toegang hebben tot de benodigde documenten en bronnen, ongeacht waar ze zich bevinden. Een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) kan dit probleem oplossen. De beste oplossingen bieden web-, desktop- en mobiele apps, zodat werknemers gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben – of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn.

Redlining, versiebeheer en check-out-conflicten zijn een andere veelvoorkomende bron van frustratie. Maar gelukkig hoeven ze niet zo'n gedoe te zijn.

Moderne DMS-platforms zoals NetDocuments bieden extra tools en functies die juridische samenwerking naar een hoger niveau tillen. Een van deze tools is Margin Notes, een collaboratieve documentviewer waarmee meerdere teamleden tegelijkertijd en in realtime documenten kunnen bekijken, annoteren, delen en markeren. Het document hoeft niet van persoon tot persoon te worden doorgegeven en u hoeft zich geen zorgen te maken over conflicterende versies of het missen van belangrijke bewerkingen.

3. Casemanagement

Als uw bureau een interne oplossing gebruikt voor het organiseren van juridische zaken, kunt u problemen ondervinden wanneer teamleden op afstand werken.

Handmatige processen en VPN-problemen kunnen het voor advocaten vrijwel onmogelijk maken om toegang te krijgen tot essentiële zaakgegevens en updates wanneer ze buiten kantoor werken. Dit kan leiden tot miscommunicatie, dubbel werk en het niet rapporteren van de status van een zaak, wat uw bureau uiteindelijk tijd en winst kan kosten.

Om deze uitdagingen te vermijden, moeten externe/hybride agentschappen en organisaties kiezen voor een cloudgebaseerde oplossing voor casemanagement, zoals Centerbase, Actionstep en P4W (Advanced), om essentiële casegegevens te organiseren, waaronder contacten, facturen, agenda's, takenlijsten en meer.

4. Workflowbeheer

Een aspect van samenwerking dat bijzonder lastig kan zijn bij een verspreid team, is workflowbeheer. Maar zelfs met een team op kantoor kan het een uitdaging zijn om bij te houden wie wat moet doen en wanneer.

Gelukkig kunt u het voor teamleden op kantoor of die op afstand werken gemakkelijk maken om hun takenlijst bij te houden en zaken vooruit te helpen.

Met een cloudgebaseerde workflow- of taakbeheeroplossing kunt u eenvoudig aangepaste workflows bouwen, taken toewijzen en de voortgang van projecten volgen. Wanneer u een tool kiest die in de cloud is gebaseerd, kunt u ervoor zorgen dat alle teamleden realtime toegang hebben tot het project en de takenlijst, ongeacht waar ze werken. Dit helpt iedereen om op één lijn te blijven, belangrijke deadlines te halen en dubbel werk te voorkomen.

Een ander punt om rekening mee te houden is workflowautomatisering. Natuurlijk kunnen (of moeten) niet alle taken of workflows worden gedigitaliseerd. Maar wanneer deze tools effectief worden ingezet, kunnen ze de tijdrovende administratieve taken verminderen en de productiviteit verhogen, terwijl ze ook helpen om menselijke fouten te verminderen, de naleving te verbeteren en nog veel meer.

5. Facturering

In de huidige omgeving is een moderne oplossing voor juridische facturering belangrijker dan ooit tevoren. Verouderde systemen kunnen al snel leiden tot grote verliezen in factureerbare uren, terwijl oplossingen die toegang op afstand en mobiele toegang bieden het voor bureaus en hun juridische teams gemakkelijker dan ooit maken om tijd en onkosten bij te houden.

Uiteindelijk biedt cloudgebaseerde juridische facturatiesoftware meer dan alleen een gestroomlijnd factureringsproces voor advocaten en juridische professionals. Het betekent ook minder tijdverspilling aan niet-factureerbare taken — en meer tijd voor factureerbaar werk. Bovendien bevatten deze oplossingen vaak rapportagetools waarmee partners een beter overzicht krijgen en effectievere beslissingen kunnen nemen voor het bureau of de organisatie.

Hoe tools voor samenwerking op afstand selecteren

Als u op zoek bent naar tools om de samenwerking op afstand binnen uw organisatie te versterken en te verbeteren, zijn er talloze mogelijkheden binnen handbereik.

Maar of u nu software selecteert voor videoconferenties, documentbeheer, casemanagement, workflowbeheer of juridische facturering, er zijn twee belangrijke zaken die u voorop moet stellen:

1. Zoek naar cloudgebaseerde oplossingen. Als u wilt dat uw team productief blijft, ongeacht waar ze werken, kies dan voor cloudgebaseerde platforms die overal en vanaf elk apparaat toegankelijk zijn.
2. Onderschat het belang van integratie niet. Maak het uw team gemakkelijker om hun werk te doen door tools te kiezen die naadloos samenwerken. Niet-geïntegreerde apps worden vaak minder snel geaccepteerd en kunnen de samenwerking tussen teamleden belemmeren.

Voordelen van werken op afstand

Het vermogen van uw bureau of afdeling om op afstand te werken is absoluut essentieel voor de veerkracht en continuïteit van uw bedrijf. Maar dat is niet het enige voordeel dat u haalt uit een gedeeltelijk of volledig op afstand werkend team.

Werken op afstand is een belangrijke prioriteit geworden voor toptalent. Om deze talenten aan te trekken en te behouden, is het essentieel om flexibelere werkopties aan te bieden. Gezien het hoge percentage burn-outs in de technologie-, overheids- en juridische sector, kan de mogelijkheid om tijd te verdelen tussen werken op afstand en werken op kantoor werknemers helpen een betere balans tussen werk en privé te creëren, wat de productiviteit juist verhoogt in plaats van vermindert.

Voor meer informatie over de fundamentele rol die moderne technologie speelt bij initiatieven voor werken op afstand en hybride werken in de publieke sector, kunt u het document 'Digitale transformatie in de cloud en de weg vooruit' downloaden.