La colaboración es esencial para el éxito de cualquier agencia gubernamental, y puede aportar enormes beneficios cuando se aprovecha en diferentes equipos.

Pero cuando una parte o la totalidad de su equipo trabaja a distancia, puede resultar difícil colaborar con eficacia. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede conseguir que la colaboración sea satisfactoria y fluida, independientemente de cómo esté disperso su equipo. Le mostraremos cómo.

Las circunstancias están cambiando

La transición a entornos de trabajo híbridos y remotos ha supuesto un enorme ajuste para la mano de obra moderna. Pero incluso cuando los equipos han empezado a volver a la oficina, está claro que las agencias y sus respectivos departamentos deben seguir siendo flexibles para que los negocios y los servicios públicos críticos sigan avanzando.

En algunas situaciones, las olas cambiantes de enfermedad han obligado a los equipos a volver a cerrar sus oficinas y regresar al trabajo totalmente a distancia. Pero eso no es todo. Ahora que los trabajadores han tenido la oportunidad de trabajar a distancia y han demostrado su capacidad para hacerlo con eficacia, los empleados de diversos sectores, demografías y geografías esperan contar con opciones de trabajo a distancia en el futuro.

Como resultado de estas circunstancias cambiantes, las organizaciones deben estar preparadas para realizar pivotes rápidos y manejar tanto una fuerza de trabajo híbrida de miembros del equipo en la oficina y a distancia, al tiempo que gestionan las relaciones con los clientes externos.

5 retos de la colaboración a distancia

El aumento de la colaboración ofrece numerosas ventajas al sector público. Pero puede resultar difícil maximizar la colaboración con un equipo que está disperso. Para ayudarle a afrontar estos retos, hemos identificado cinco de los obstáculos más comunes en la colaboración a distancia, y cómo superarlos.

1. Videoconferencia

Si todos o algunos de sus colaboradores trabajan a distancia, necesitará una herramienta de videoconferencia y audioconferencia que le ayude a mantenerlos a todos conectados. Es importante que todos puedan participar en la reunión, independientemente de dónde se encuentren físicamente.

Si algunos de los miembros de su equipo están reunidos en la oficina mientras que otros trabajan desde casa, querrá utilizar una cámara web y un micrófono que permitan a los miembros remotos del equipo ver y oír a los que están en la sala de conferencias. También necesitará una pantalla grande para que los que estén en la oficina puedan ver y oír claramente también a los participantes remotos.

Para las grandes reuniones, puede considerar una cámara web inteligente de 360° que enfoque automáticamente el vídeo y el audio en la persona que habla. Esto puede crear una experiencia de reunión más fluida y natural para quienes trabajan a distancia y ayudar a reducir las distracciones.

Durante una reunión híbrida, puede ser un reto adicional mantener a todos los participantes comprometidos. Una forma de mejorar la experiencia es dar prioridad a las herramientas de colaboración digitales sobre las físicas. Por ejemplo, si su equipo utiliza con frecuencia una pizarra blanca o notas adhesivas para colaborar, es posible que los participantes virtuales no puedan ver con claridad toda la información de la pizarra, y mucho menos contribuir a ella. En su lugar, considere una herramienta de pizarra virtual. Esto garantizará que todos los participantes tengan el mismo acceso a la información y la posibilidad de contribuir.

Tenga en cuenta que otras herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea o el chat, también pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y sincronizado, independientemente de que esté o no en la oficina.

2. Colaboración documental y edición en tiempo real

Colaborar en los documentos puede ser todo un reto, tanto si los equipos son remotos como si no, un problema nada desdeñable dada la cantidad de información crítica que se recoge en los documentos.

Para que los equipos híbridos o remotos colaboren con éxito, es crucial que todos los miembros del equipo puedan acceder a los documentos y materiales de recursos necesarios de forma fácil y segura, independientemente de dónde se encuentren. Un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube puede resolver este problema. Las mejores soluciones ofrecen aplicaciones web, de escritorio y móviles para que los empleados puedan encontrar fácilmente lo que necesitan, cuando lo necesitan, ya estén en la oficina, en casa o de viaje.

Las guerras de redireccionamiento, control de versiones y salida son otra fuente común de frustración. Pero, afortunadamente, no tienen por qué ser una molestia.

Las plataformas DMS modernas como NetDocuments ofrecen herramientas y funciones adicionales que ayudan a llevar la colaboración jurídica al siguiente nivel. Una de estas herramientas es Margin Notes, un visor de documentos en colaboración que permite a varios miembros del equipo revisar, anotar, compartir y marcar documentos en tiempo real y de forma simultánea. No hay necesidad de pasar el documento de una persona a otra, y usted no tiene que preocuparse por la creación de versiones contradictorias o la omisión de ediciones vitales.

3. Gestión de casos

Si su agencia utiliza una solución interna para organizar los asuntos jurídicos, puede encontrarse con dificultades cuando los miembros del equipo trabajan a distancia.

Los procesos manuales y los problemas de VPN pueden hacer prácticamente imposible que los abogados accedan a los detalles y actualizaciones esenciales de los casos cuando trabajan fuera de la oficina. Esto puede dar lugar a errores de comunicación, duplicación de trabajo y falta de información sobre el estado de los casos, lo que en última instancia puede costar tiempo y beneficios a su agencia.

Para evitar estos retos, las agencias y organizaciones remotas/híbridas deberían seleccionar una solución de gestión de casos basada en la nube como Centerbase, Actionstep y P4W (Advanced) para organizar la información esencial de los casos, incluidos contactos, facturas, calendarios, listas de tareas y mucho más.

4. Gestión del flujo de trabajo

Un aspecto de la colaboración que puede resultar especialmente complicado con un equipo disperso es la gestión del flujo de trabajo. Pero incluso con un equipo en la oficina, puede ser un reto hacer un seguimiento de quién debe hacer qué y cuándo.

Afortunadamente, puede facilitar a los miembros de su equipo que se encuentren en la oficina o trabajen a distancia la tarea de mantenerse al tanto de su lista de tareas pendientes y hacer que los asuntos sigan avanzando.

Con una solución de gestión de tareas o flujos de trabajo basada en la nube, puede crear fácilmente flujos de trabajo personalizados, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Cuando selecciona una herramienta basada en la nube, puede asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen acceso en tiempo real al proyecto y a la lista de tareas, independientemente del lugar desde el que estén trabajando. Esto ayuda a que todos estén en la misma página, cumplan los plazos importantes y eviten duplicar el trabajo.

Otro aspecto a tener en cuenta es la automatización del flujo de trabajo. Por supuesto, no todas las tareas o flujos de trabajo pueden (o deben) digitalizarse. Pero si se utilizan con eficacia, estas herramientas pueden reducir la carga de tiempo que suponen las tareas administrativas y aumentar la productividad, al tiempo que ayudan a reducir los errores humanos, mejoran el cumplimiento de las normas, etc.

5. Facturación

En el entorno actual, una solución moderna de facturación jurídica es más importante que nunca. Los sistemas anticuados pueden provocar rápidamente fugas importantes de horas facturables; mientras que las soluciones que ofrecen acceso remoto y móvil facilitan más que nunca a las agencias y a sus equipos jurídicos el seguimiento del tiempo y los gastos.

En última instancia, el software de facturación jurídica basado en la nube ofrece algo más que un proceso de facturación racionalizado para abogados y profesionales del derecho. También significa menos tiempo perdido en tareas no facturables - y más tiempo para el trabajo facturable. Además, estas soluciones suelen incluir herramientas de elaboración de informes para ayudar a los socios a comprender mejor el panorama general y tomar decisiones más eficaces para la agencia u organización.

Cómo seleccionar herramientas para la colaboración a distancia

Cuando busque herramientas para potenciar y mejorar la colaboración a distancia dentro de su agencia, tendrá a su alcance un sinfín de opciones.

Pero tanto si está seleccionando un software para videoconferencias, gestión de documentos, gestión de casos, gestión de flujos de trabajo o facturación jurídica, hay dos cosas principales a las que querrá dar prioridad:

1. Busque soluciones basadas en la nube. Si quiere que su equipo pueda seguir siendo productivo independientemente del lugar desde el que trabaje, opte por plataformas basadas en la nube para acceder desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
2. No subestime la importancia de la integración. Facilite el trabajo de su equipo seleccionando herramientas que funcionen juntas a la perfección. Las aplicaciones no integradas tienden a tener tasas de adopción más bajas y podrían limitar la colaboración entre los miembros del equipo.

Ventajas de una plantilla a distancia

La capacidad de su agencia o departamento para trabajar a distancia es absolutamente esencial para la resistencia y la continuidad del negocio. Pero ese no es el único beneficio que se obtiene al contar con un equipo parcial o totalmente remoto.

El trabajo a distancia se ha convertido en una prioridad para los mejores talentos. Para atraer y retener esos recursos, ofrecer opciones de trabajo más flexibles es clave. Dada la elevada tasa de agotamiento por la que son conocidos los sectores tecnológico, gubernamental y jurídico, poder dividir el tiempo entre el trabajo a distancia y en la oficina puede ayudar a los empleados a crear un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal que realmente mejore la productividad, en lugar de ahogarla.

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