Samarbete är avgörande för alla framgångsrika myndigheter – och det kan ge enorma fördelar när det utnyttjas mellan olika team.

Men när hela eller delar av ditt team arbetar på distans kan det vara svårt att samarbeta effektivt. Med rätt verktyg och strategier kan du dock göra samarbetet framgångsrikt och smidigt, oavsett hur ditt team är spritt. Vi visar dig hur.

Omständigheterna förändras

Övergången till hybrid- och distansarbetsmiljöer har varit en enorm omställning för den moderna arbetskraften. Men även om teamen har börjat återvända till kontoret är det tydligt att myndigheter och deras respektive avdelningar måste förbli flexibla för att hålla verksamheten och viktiga offentliga tjänster igång.

I vissa situationer har skiftande sjukdomsvågor tvingat team att stänga sina kontor igen och återgå till helt distansarbete. Men det är inte allt. Nu när arbetstagarna har haft möjlighet att arbeta på distans och bevisat sin förmåga att göra det effektivt, förväntar sig anställda inom olika branscher, demografiska grupper och geografiska områden att få möjlighet till distansarbete även i framtiden.

Som ett resultat av dessa förändrade omständigheter måste organisationer vara beredda att snabbt ställa om och hantera både en hybrid arbetsstyrka bestående av kontorsanställda och distansarbetande teammedlemmar, samtidigt som de hanterar externa kundrelationer.

5 utmaningar vid fjärrsamarbete

Ökat samarbete erbjuder många fördelar för den offentliga sektorn. Men det kan vara svårt att maximera samarbetet med ett team som är utspritt. För att hjälpa dig att hantera dessa utmaningar har vi identifierat fem av de vanligaste hindren för samarbete på distans – och hur du kan övervinna dem.

1. Videokonferenser

Oavsett om alla eller några av dina medarbetare arbetar på distans behöver du ett verktyg för video- och ljudkonferenser för att hålla kontakten mellan dem. Det är viktigt att alla kan delta i mötet, oavsett var de befinner sig fysiskt.

Om vissa av dina teammedlemmar är samlade på kontoret medan andra arbetar hemifrån, behöver du en webbkamera och mikrofon som gör det möjligt för teammedlemmarna på distans att se och höra dem som befinner sig i konferensrummet. Du behöver också en stor skärm så att de som är på kontoret också kan se och höra deltagarna på distans tydligt.

För stora möten kan det vara en bra idé att använda en smart 360°-webbkamera som automatiskt fokuserar video och ljud på den som talar. Detta kan skapa en mer smidig och naturlig mötesupplevelse för dem som arbetar på distans och bidra till att minska distraktioner.

Under ett hybridmöte kan det vara extra utmanande att hålla alla deltagare engagerade. Ett sätt att förbättra upplevelsen är att prioritera digitala samarbetsverktyg framför fysiska. Om ditt team till exempel ofta använder en whiteboard eller klisterlappar för att samarbeta, kanske virtuella deltagare inte kan se all information på tavlan tydligt, och än mindre bidra till den. Överväg istället ett virtuellt whiteboardverktyg. Detta säkerställer att alla deltagare har lika tillgång till information och möjlighet att bidra.

Tänk på att andra kommunikationsverktyg som snabbmeddelanden eller chatt också kan hjälpa ditt team att hålla kontakten och synkronisera arbetet, oavsett vem som är på kontoret och vem som inte är det.

2. Dokumentsamarbete och redigering i realtid

Att samarbeta på dokument kan vara en utmaning, oavsett om teamen arbetar på distans eller inte – vilket inte är någon liten sak med tanke på den mängd viktig information som finns i dokumenten.

För att hybrid- eller distansarbetsgrupper ska kunna samarbeta framgångsrikt är det viktigt att alla gruppmedlemmar enkelt och säkert kan komma åt nödvändiga dokument och resursmaterial, oavsett var de befinner sig. Ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) kan lösa detta problem. De bästa lösningarna erbjuder webb-, dator- och mobilappar så att anställda enkelt kan hitta det de behöver när de behöver det – oavsett om de är på kontoret, hemma eller på resande fot.

Redlining, versionskontroll och check-out-konflikter är en annan vanlig källa till frustration. Men lyckligtvis behöver de inte vara så besvärliga.

Moderna DMS-plattformar som NetDocuments erbjuder ytterligare verktyg och funktioner som hjälper till att ta det juridiska samarbetet till nästa nivå. Ett av dessa verktyg är Margin Notes, en samarbetsbaserad dokumentvisare som gör det möjligt för flera teammedlemmar att granska, kommentera, dela och markera dokument i realtid, samtidigt. Det finns inget behov av att skicka dokumentet från person till person, och du behöver inte oroa dig för att skapa motstridiga versioner eller missa viktiga redigeringar.

3. Ärendehantering

Om din byrå använder en intern lösning för att organisera juridiska frågor kan det uppstå problem när teammedlemmarna arbetar på distans.

Manuella processer och VPN-problem kan göra det nästan omöjligt för jurister att få tillgång till viktiga detaljer och uppdateringar om ärenden när de arbetar utanför kontoret. Detta kan leda till missförstånd, dubbelarbete och bristande rapportering om ärendets status, vilket i slutändan kan kosta din byrå tid och vinst.

För att undvika dessa utmaningar bör distans-/hybridbyråer och organisationer välja en molnbaserad lösning för ärendehantering, såsom Centerbase, Actionstep och P4W (Advanced), för att organisera viktig ärendeinformation, inklusive kontakter, fakturor, kalendrar, uppgiftslistor och mer.

4. Arbetsflödeshantering

En aspekt av samarbete som kan bli särskilt knepig med ett spritt team är arbetsflödeshantering. Men även med ett team på kontoret kan det vara svårt att hålla reda på vem som ska göra vad och när.

Lyckligtvis kan du göra det enkelt för teammedlemmar på kontoret eller som arbetar på distans att hålla koll på sin att göra-lista och se till att arbetet fortskrider.

Med en molnbaserad lösning för arbetsflöden eller uppgiftshantering kan du enkelt skapa anpassade arbetsflöden, tilldela uppgifter och följa projektets framsteg. När du väljer ett molnbaserat verktyg kan du se till att alla teammedlemmar har tillgång till projektet och uppgiftslistan i realtid, oavsett var de arbetar ifrån. Detta hjälper alla att hålla sig uppdaterade, hålla viktiga deadlines och undvika dubbelarbete.

En annan sak att tänka på är automatisering av arbetsflöden. Naturligtvis kan (eller bör) inte alla uppgifter eller arbetsflöden digitaliseras. Men när dessa verktyg används effektivt kan de minska den tidskrävande bördan av administrativa uppgifter och öka produktiviteten, samtidigt som de bidrar till att minska mänskliga fel, förbättra efterlevnaden och mycket mer.

5. Fakturering

I dagens miljö är en modern lösning för juridisk fakturering viktigare än någonsin tidigare. Föråldrade system kan snabbt leda till stora förluster i fakturerbara timmar, medan lösningar som erbjuder fjärråtkomst och mobil åtkomst gör det enklare än någonsin för byråer och deras juridiska team att spåra tid och utgifter.

I slutändan erbjuder molnbaserad faktureringsprogramvara för juridiska tjänster mer än bara en effektiviserad faktureringsprocess för advokater och jurister. Det innebär också mindre tid som slösas bort på icke-fakturerbara uppgifter – och mer tid för fakturerbart arbete. Dessutom innehåller dessa lösningar ofta rapporteringsverktyg som hjälper partners att bättre förstå helheten och fatta effektivare beslut för byrån eller organisationen.

Hur man väljer verktyg för fjärrsamarbete

När du letar efter verktyg för att stärka och förbättra fjärrsamarbetet inom din organisation finns det oändliga möjligheter inom räckhåll.

Men oavsett om du väljer programvara för videokonferenser, dokumenthantering, ärendehantering, arbetsflödeshantering eller juridisk fakturering finns det två huvudsakliga saker du bör prioritera:

1. Sök efter molnbaserade lösningar. Om du vill att ditt team ska kunna vara produktivt oavsett var de arbetar, använd molnbaserade plattformar som kan nås var som helst och från vilken enhet som helst.
2. Underskatta inte vikten av integration. Underlätta arbetet för ditt team genom att välja verktyg som fungerar smidigt tillsammans. Icke-integrerade appar tenderar att ha lägre användningsgrad och kan begränsa samarbetet mellan teammedlemmarna.

Fördelarna med distansarbete

Din myndighets eller avdelnings förmåga att arbeta på distans är absolut nödvändig för verksamhetens motståndskraft och kontinuitet. Men det är inte den enda fördelen med att ha ett helt eller delvis distansbaserat team.

Distansarbete har blivit en viktig prioritering för topptalanger. För att attrahera och behålla dessa resurser är det viktigt att erbjuda mer flexibla arbetsalternativ. Med tanke på den höga utbrändhetsfrekvensen som är känd inom teknik-, myndighets- och juridikbranschen kan möjligheten att dela upp tiden mellan distansarbete och arbete på kontoret hjälpa anställda att skapa en bättre balans mellan arbete och privatliv, vilket faktiskt ökar produktiviteten istället för att hämma den.

För att lära dig mer om hur modern teknik spelar en grundläggande roll för initiativ för distansarbete och hybridarbete inom den offentliga sektorn, ladda ner din kopia av ”Digital transformation i molnet och vägen framåt”.