A colaboração é essencial para qualquer agência governamental bem sucedida - e pode trazer enormes benefícios quando utilizada por diferentes equipas.

Mas quando uma parte ou a totalidade da sua equipa trabalha remotamente, pode ser difícil colaborar eficazmente. No entanto, com as ferramentas e estratégias corretas, é possível tornar a colaboração bem sucedida e sem problemas, independentemente da dispersão da sua equipa. Nós mostramos-lhe como.

As circunstâncias estão a mudar

A transição para ambientes de trabalho híbridos e remotos tem sido um grande ajuste para a força de trabalho moderna. Mas mesmo quando as equipas começaram a regressar ao escritório, é evidente que as agências e os respectivos departamentos têm de permanecer flexíveis para manter a atividade e os serviços públicos essenciais em funcionamento.

Em algumas situações, as vagas de doença obrigaram as equipas a encerrar os seus escritórios e a regressar ao trabalho totalmente remoto. Mas isso não é tudo. Agora que os trabalhadores tiveram a oportunidade de trabalhar à distância e provaram a sua capacidade de o fazer de forma eficiente, os trabalhadores de vários sectores, demografias e geografias esperam ter opções de trabalho à distância no futuro.

Como resultado destas circunstâncias em mudança, as organizações têm de estar preparadas para fazer mudanças rápidas e lidar com uma força de trabalho híbrida de membros da equipa no escritório e remotos, ao mesmo tempo que gerem relações com clientes externos.

5 Desafios da colaboração remota

O aumento da colaboração oferece inúmeros benefícios para o sector público. Mas pode ser difícil maximizar a colaboração com uma equipa que está dispersa. Para o ajudar a enfrentar estes desafios, identificámos cinco dos obstáculos mais comuns na colaboração remota - e como os ultrapassar.

1. Videoconferência

Quer todos ou alguns dos seus colaboradores estejam a trabalhar remotamente, vai precisar de uma ferramenta de videoconferência e audioconferência para os ajudar a manterem-se ligados. É importante que todos possam participar na reunião, independentemente da sua localização física.

Se alguns membros da sua equipa estiverem reunidos no escritório e outros estiverem a trabalhar a partir de casa, deverá utilizar uma webcam e um microfone que permitam aos membros remotos da equipa ver e ouvir os que estão na sala de conferências. Também é necessário um ecrã de grandes dimensões para que os participantes no escritório possam ver e ouvir claramente os participantes remotos.

Para reuniões de grande dimensão, poderá querer considerar uma câmara Web inteligente de 360° que concentra automaticamente o vídeo e o áudio na pessoa que está a falar. Isto pode criar uma experiência de reunião mais natural e sem descontinuidades para quem trabalha remotamente e ajuda a reduzir as distracções.

Durante uma reunião híbrida, pode ser ainda mais difícil manter todos os participantes envolvidos. Uma forma de melhorar a experiência é dar prioridade às ferramentas de colaboração digital em detrimento das ferramentas físicas. Por exemplo, se a sua equipa utiliza frequentemente um quadro branco ou notas adesivas para colaborar, os participantes virtuais podem não conseguir ver claramente todas as informações no quadro, e muito menos contribuir para elas. Em vez disso, considere uma ferramenta de quadro branco virtual. Isto garantirá que todos os participantes têm igual acesso à informação e a possibilidade de contribuir.

Não se esqueça de que outras ferramentas de comunicação, como as mensagens instantâneas ou o chat, também podem ajudar a sua equipa a manter-se ligada e sincronizada, independentemente de estar ou não no escritório.

2. Colaboração de documentos e edição em tempo real

A colaboração em documentos pode ser um desafio, quer as equipas sejam remotas ou não - o que não é um problema pequeno, dada a quantidade de informação crítica que é capturada nos documentos.

Para que as equipas híbridas ou remotas colaborem com sucesso, é crucial que todos os membros da equipa possam aceder aos documentos e materiais de recursos necessários de forma fácil e segura, independentemente do local onde se encontrem. Um sistema de gestão documental (DMS) baseado na nuvem pode resolver este problema. As melhores soluções oferecem aplicações Web, desktop e móveis para que os funcionários possam encontrar facilmente o que precisam, quando precisam - quer estejam no escritório, em casa ou em viagem.

As guerras de redlining, controlo de versões e check-out são outra fonte comum de frustração. Mas, felizmente, não têm de ser um incómodo tão grande.

As plataformas DMS modernas, como o NetDocuments, oferecem ferramentas e funcionalidades adicionais que ajudam a elevar a colaboração jurídica a um novo patamar. Uma dessas ferramentas é o Margin Notes, um visualizador de documentos colaborativo que permite a vários membros da equipa rever, anotar, partilhar e marcar documentos em tempo real, simultaneamente. Não é necessário passar o documento de pessoa para pessoa e não tem de se preocupar com a criação de versões contraditórias ou com a perda de edições vitais.

3. Gestão de casos

Se a sua agência estiver a utilizar uma solução interna para organizar assuntos jurídicos, pode deparar-se com dificuldades quando os membros da equipa estiverem a trabalhar remotamente.

Os processos manuais e os problemas de VPN podem impossibilitar os advogados de aceder a detalhes e actualizações essenciais dos processos quando estão a trabalhar fora do escritório. Isto pode levar a falhas de comunicação, trabalho duplicado e falta de informação sobre o estado do processo, o que pode acabar por custar tempo e lucro à sua agência.

Para evitar estes desafios, as agências e organizações remotas/híbridas devem selecionar uma solução de gestão de casos baseada na nuvem, como o Centerbase, Actionstep e P4W (Advanced), para organizar informações essenciais sobre os casos, incluindo contactos, facturas, calendários, listas de tarefas e muito mais.

4. Gestão do fluxo de trabalho

Um aspeto da colaboração que pode tornar-se particularmente complicado com uma equipa dispersa é a gestão do fluxo de trabalho. Mas mesmo com uma equipa no escritório, pode ser difícil saber quem deve fazer o quê e quando.

Felizmente, pode facilitar aos membros da equipa que estão no escritório ou a trabalhar remotamente a tarefa de se manterem a par da sua lista de afazeres e de manterem os assuntos em andamento.

Com um fluxo de trabalho baseado na nuvem ou uma solução de gestão de tarefas, pode criar facilmente fluxos de trabalho personalizados, atribuir tarefas e acompanhar o progresso do projeto. Ao selecionar uma ferramenta baseada na nuvem, pode garantir que todos os membros da equipa têm acesso em tempo real ao projeto e à lista de tarefas, independentemente do local onde estão a trabalhar. Isto ajuda todos a manterem-se na mesma página, a cumprirem prazos importantes e a evitarem a duplicação de trabalho.

Outro aspeto a considerar é a automatização do fluxo de trabalho. Naturalmente, nem todas as tarefas ou fluxos de trabalho podem (ou devem) ser digitalizados. Mas, quando utilizadas eficazmente, estas ferramentas podem reduzir o peso moroso das tarefas administrativas e aumentar a produtividade, ajudando também a reduzir os erros humanos, a melhorar a conformidade e muito mais.

5. Faturação

No ambiente atual, uma solução moderna de faturação jurídica é mais importante do que nunca. Os sistemas desactualizados podem levar rapidamente a grandes fugas de horas facturáveis; enquanto que as soluções que oferecem acesso remoto e móvel tornam mais fácil do que nunca para as agências e as suas equipas jurídicas controlar o tempo e as despesas.

Em última análise, o software de faturação jurídica baseado na nuvem oferece mais do que apenas um processo de faturação simplificado para advogados e profissionais do direito. Também significa menos tempo desperdiçado em tarefas não facturáveis - e mais tempo para trabalho faturável. Além disso, estas soluções incluem frequentemente ferramentas de elaboração de relatórios para ajudar os parceiros a compreender melhor o panorama geral e a tomar decisões mais eficazes para a agência ou organização.

Como selecionar ferramentas para colaboração remota

À medida que procura ferramentas para capacitar e melhorar a colaboração remota na sua agência, existem inúmeras opções ao seu alcance.

Mas quer esteja a selecionar software para videoconferência, gestão de documentos, gestão de processos, gestão do fluxo de trabalho ou faturação jurídica, há dois aspectos principais a que deve dar prioridade:

1. Procure soluções baseadas na nuvem. Se pretende que a sua equipa se mantenha produtiva, independentemente do local de trabalho, opte por plataformas baseadas na nuvem para acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
2. Não subestime a importância da integração. Facilite o trabalho da sua equipa selecionando ferramentas que funcionem em conjunto sem problemas. As aplicações não integradas tendem a ter taxas de adoção mais baixas e podem limitar a colaboração entre os membros da equipa.

Benefícios de uma força de trabalho remota

A capacidade da sua agência ou departamento para trabalhar remotamente é absolutamente essencial para a resiliência e continuidade do negócio. Mas essa não é a única vantagem de ter uma equipa parcial ou totalmente remota.

O trabalho à distância tornou-se uma prioridade importante para os melhores talentos. Para atrair e reter esses recursos, é fundamental oferecer opções de trabalho mais flexíveis. Dada a elevada taxa de esgotamento que caracteriza os sectores tecnológico, governamental e jurídico, a possibilidade de dividir o tempo entre o trabalho à distância e o trabalho no escritório pode ajudar os funcionários a criar um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, que aumente efetivamente a produtividade, em vez de a sufocar.

Para saber mais sobre como a tecnologia moderna desempenha um papel fundamental nas iniciativas de força de trabalho remota e híbrida para o sector público, transfira a sua cópia de "Digital Transformation in the Cloud & the Way Ahead".