Cuatrecasas migrerte sine 1700 brukere til NetDocuments for å oppnå markedets beste sikkerhet og kontinuerlig innovasjon innen dokumenthåndtering.

Det ledende og voksende spanske firmaet Cuatrecasas spesialiserer seg på alle områder innen forretningsjuss. Med over 1000 advokater har firmaet et sterkt fokus på Spania, Portugal og Latin-Amerika, en tilstedeværelse i 13 land og en omsetning på rundt 275 millioner euro.

Cuatrecasas er ikke ukjent med dokumenthåndtering. «Det er viktig å ha en homogen prosess for lagring og gjenfinning – vi la filsystemer og kulturen med å lagre dokumenter bak oss for lenge siden», sier Francesc Muñoz, IT-sjef i firmaet. Etter å ha tatt i bruk et firmaomfattende system tilbake i 2002, fantes det i 2017 betydelige forretningsdrivere for å gjøre en endring. «Vi brukte fortsatt OpenText, og oppfatningen vår var at løsningen vår hver dag ble mer og mer fjern fra anlegget og funksjonene som andre leverandører tilbød. Brukerne våre led. Brukervennligheten var ikke helt brukervennlig, og samarbeidet var vanskelig. I tillegg fantes det ingen mobilfunksjonalitet, noe som faktisk betydde at vi måtte bruke tid og ressurser på å lage vår egen løsning internt.»

Dokumenthåndteringsrevolusjon, tilgjengelighet, sikkerhet og innovasjon

Firmaet hadde fulgt NetDocuments’ fremgang i flere år. «Jeg fulgte nøye med på suksessen til NetDocuments, hvilke kunder som ble med på plattformen, innovasjonene og, viktigst av alt, sikkerheten.» Ledelsen hadde økende utfordringer rundt samsvar med en rekke forskjellige forskrifter, og Muñoz kunne se at ekte skytjenester og en mer robust sikkerhetsstilling ville hjelpe.

Utforskende samtaler med NetDocuments-teamet førte til beslutningen om å gjøre et trekk. «Vi visste at endringen ville bli en utfordring, men den måtte gjøres. Jeg var veldig ivrig etter at det skulle lykkes», forklarer Muñoz. En formell utvelgelsesprosess i firmaet vurderte OpenText iManage sammen med NetDocuments.

«Ingen av de andre leverandørene vi vurderte var skyklare, ikke egentlig, det var fortsatt mye arbeid å gjøre. De hadde fortsatt mange kunder lokalt, og jeg visste at det ville være en distraksjon fra innovasjoner i skyen.»

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Dokumenthåndtering i skyen

Muñoz sier at ingen av de to andre leverandørene de vurderte var skyklare. «Det var fortsatt mye arbeid å gjøre, og de hadde fortsatt mange kunder lokalt. Jeg visste at det ville være en distraksjon fra innovasjoner i skyen.» I motsetning til dette ble NetDocuments laget i skyen med innovasjon i kjernen. «Jeg tror skyen gjør innovasjon enklere og mer naturlig. Det finnes bare én versjon av plattformen som lar NetDocuments fokusere på de viktige tingene: tilgjengelighet, innovasjon og sikkerhet. Alle drar nytte av dette umiddelbart. Det betyr også bedre og enklere vedlikehold.»

Cuatrecasas har flere andre skyapplikasjoner, men Muñoz mener at et teknologisk økosystem, som inkluderer en blanding av skyer og SAS og lokal programvare, fungerer best. «Vi har en «sky først»-tilnærming, men ikke alle oppgaver er passende i skyen. En viktig fordel er at NetDocuments forstår dette fullt ut og har skapt robust integrasjonsmulighet med SAS og lokal programvare. De forstår hvordan bedrifter fungerer.»

Det store smellet

Med 1700 brukere og opplæringsoppgaven som ble pålagt Muñoz' team, var implementeringen bundet til å bli svært utfordrende. «Migrering, litt etter litt, kom ikke til å fungere, det ville bli altfor tidkrevende – vi måtte gjøre et stort smell!», så firmaet bestemte seg for å gjøre endringen i februar, da virksomheten naturlig nok er litt tregere. Dette betydde at teamene var bedre i stand til å tilpasse seg raskt. «Lagring og henting var den store bekymringen, faktisk å finne dokumentene etter migrering!» men han sier at de ikke trengte å ha bekymret seg. «Implementeringen gikk mye bedre enn forventet. Det var knirkefritt. Når det gjelder brukervennlighet, er det brukervennlig, så vi fikk veldig gode tilbakemeldinger, mange gratulerte oss.»

Cuatrecasas interne IT-team ga opplæring på høyt nivå i grupper, og flyttet deretter dokumenter slik at de kunne begynne å jobbe med dem. Det var også mer dyptgående e-læringsøkter som fordypet seg i løsningens funksjoner, og superbrukere gikk rundt i en måned.

Høster umiddelbare fordeler

«Det er forfriskende å se og dra nytte av innovasjonstakten hos NetDocuments, og samarbeidet og mobiliteten er akkurat det vi trenger.» Økt produktivitet og effektivitet er oppnådd fordi advokater kan finne dokumenter raskere. «Til syvende og sist er vi en ord- og dokumentfabrikk, så løsningens hastighet er nøkkelen for brukerne. Hvert sekund du kan spare bidrar til bunnlinjen.»

Muñoz anser også NetDocuments for å ha den beste sikkerheten på markedet. «Kundene ber om dette, og de robuste rammeverkene som brukes rundt kryptering og sertifisering betyr at vi er i samsvar med de ulike vurderingene vi har hver eneste uke for finansinstitusjoner. Det betyr at kundene våre er fornøyde!»

Mobilitetsopptak er et annet område Muñoz fokuserer på, ettersom de hadde færre mobilbrukere enn forventet. «Jeg tror at fordi 100 % av våre ansatte har bærbare datamaskiner de kan bruke når som helst og hvor som helst, har mobilenheten vært en annen tanke. Men jeg planlegger å endre kulturen litt slik at de bruker smarttelefoner mer på farten – fordi jeg vet at det vil gjøre livene deres enda enklere.»

«Implementeringen gikk mye bedre enn forventet. Det gikk knirkefritt. Når det gjelder brukervennlighet, er det brukervennlig, så vi fikk veldig gode tilbakemeldinger, og mange gratulerte oss.»

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Utviklingen av dokumenthåndtering

Fordelene med innovasjoner er viktige for firmaet fremover, og NetDocuments' samarbeidsverktøy, ndThreads, står på agendaen. Konkurransen på dette området er tøff fordi det finnes mange gratis samarbeidsverktøy og programvare som inkluderer samarbeid. Muñoz sier imidlertid: «Jeg mistenker at kostnadsfordelen for ndThreads er en suksess. NetDocuments er allerede pålitelig når det gjelder sikkerhet – dette betyr at vi kan redusere risikoen forbundet med digitalt samarbeid og også berolige kundene våre. Vi ønsker å forbedre samarbeidet, og NetDocuments' kontinuerlige innovative tankegang er veldig attraktiv. Det er en interessant løsning for oss.»

Avslutningsvis er Muñoz opptatt av å påpeke at prosessen ikke tar slutt. «Dokumenthåndtering er ikke én oppgave, det er en evolusjon, du må fortsette å innovere. For eksempel lager vi interne kampanjer for å få folk til å bruke nye funksjoner – kanskje oppmuntre til samarbeid. Det betyr at vi fortsetter å få mest mulig ut av den raske, sikre og innovative NetDocuments-plattformen.»

Fordelene

• Økt produktivitet og effektivitet fordi advokater kan finne dokumenter raskere.
• Kunder beroliget av den beste sikkerheten i markedet.
• Stadig økende forretningsfordeler med vedvarende plattforminnovasjon.
• Positiv brukeropplevelse skaper velvilje hos IT-funksjonen.
• Ingen vedlikehold reduserer behovet for IT-teamressurser for dokumenthåndtering.
• Én versjon betyr at alle 1700 brukere har samme opplevelse og funksjonalitet.

«Vi har en «skyen først»-tilnærming, men ikke alle oppgaver passer i skyen. En viktig fordel er at NetDocuments forstår dette fullt ut og har skapt robust integrasjonsmulighet med SAS og lokal programvare. De forstår hvordan bedrifter fungerer.»

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.

Om Cuatrecasas

Med et tverrfaglig og mangfoldig team på over 1000 advokater og 24 nasjonaliteter, gir Cuatrecasas råd om alle områder innen forretningsjuss, med en sektortilnærming og dekker alle typer virksomheter. De kombinerer teknisk ekspertise med forretningsvisjon og har solid erfaring med å jobbe side om side med ledende selskaper, og gir sofistikerte råd om daglige aktiviteter og større transaksjoner.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.

---