Cuatrecasas migró sus 1700 usuarios a NetDocuments para obtener la mejor seguridad del mercado y una innovación continua en la gestión de documentos.

Cuatrecasas es un despacho español líder y en expansión especializado en todas las áreas del derecho mercantil. Con más de 1.000 abogados, la firma está muy centrada en España, Portugal y Latinoamérica, está presente en 13 países y factura alrededor de 275 millones de euros.

Cuatrecasas no es ajena a la gestión documental: "Es importante tener un proceso homogéneo de almacenamiento y recuperación; hace mucho tiempo que dejamos atrás los sistemas de archivos y la cultura de guardar documentos", afirma Francesc Muñoz, CIO de la empresa. Tras haber adoptado un sistema para toda la empresa en 2002, en 2017 había importantes motivos empresariales para realizar un cambio. "Seguíamos utilizando OpenText y nuestra percepción era que cada día nuestra solución se alejaba más de las facilidades y funcionalidades que ofrecían otros proveedores. Nuestros usuarios estaban sufriendo. La usabilidad era poco amigable, la colaboración era difícil. Por si fuera poco, no había funcionalidad móvil, lo que en realidad significaba que teníamos que dedicar tiempo y recursos a crear nuestra propia solución internamente."

Revolución, disponibilidad, seguridad e innovación en la gestión de documentos

La empresa llevaba varios años siguiendo la evolución de NetDocuments: "Seguía de cerca el éxito de NetDocuments, qué clientes se unían a la plataforma, las innovaciones y, lo que es más importante, la seguridad". La dirección se enfrentaba a retos cada vez mayores en relación con el cumplimiento de una serie de normativas diferentes y Muñoz pudo ver que una verdadera nube y una postura de seguridad más sólida ayudarían.

Las conversaciones exploratorias con el equipo de NetDocuments llevaron a la decisión de dar el paso. "Sabíamos que el cambio sería un reto, pero había que hacerlo. Tenía muchas ganas de que fuera un éxito", explica Muñoz. Un proceso de selección formal en la empresa consideró OpenText iManage junto con NetDocuments.

"Ninguno de los otros proveedores que consideramos estaba preparado para la nube, en realidad no, aún quedaba mucho trabajo por hacer. Todavía tenían muchos clientes en prem y sabía que eso distraería de las innovaciones en la nube."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Gestión de documentos en la nube

Muñoz afirma que ninguno de los otros dos proveedores que barajaron estaba preparado para la nube: "Todavía quedaba mucho trabajo por hacer y seguían teniendo muchos clientes on prem. Sabía que eso distraería de las innovaciones en la nube". En cambio, NetDocuments se creó en la nube con la innovación como eje central: "Creo que la nube hace que la innovación sea más fácil y natural. Sólo hay una versión de la plataforma, lo que permite a NetDocuments centrarse en lo importante: disponibilidad, innovación y seguridad. Todo el mundo se beneficia de ello inmediatamente. También significa un mantenimiento mejor y más fácil".

Cuatrecasas tiene otras aplicaciones en la nube, pero Muñoz cree que lo mejor es un ecosistema tecnológico que incorpore una mezcla de nubes y de software SAS y local. "Tenemos un enfoque Cloud first, pero no todas las tareas son apropiadas en la nube. Una ventaja clave es que NetDocuments lo entiende perfectamente y ha creado una sólida capacidad de integración con SAS y el software local. Entienden cómo funcionan las empresas".

El Big Bang

Con 1.700 usuarios y la tarea de formación recayendo en el equipo de Muñoz, la implantación iba a ser todo un reto. "La migración, poco a poco, no iba a funcionar, llevaría demasiado tiempo: ¡teníamos que hacer un big bang!", así que la empresa decidió hacer el cambio en febrero, cuando el negocio es naturalmente un poco más lento. Así, los equipos pudieron adaptarse más rápidamente. "Guardar y recuperar era la gran preocupación, encontrar los documentos después de la migración", pero afirma que no tenían por qué preocuparse: "La implantación fue mucho mejor de lo esperado. Todo fue como la seda. Desde el punto de vista de la usabilidad, es fácil de usar, así que recibimos muy buenas críticas y mucha gente nos felicitó".

El equipo interno de TI de Cuatrecasas impartió formación de alto nivel en grupos y luego trasladó los documentos para que pudieran empezar a trabajar en ellos. También hubo sesiones de e-learning más profundas que profundizaron en las características de la solución y los superusuarios recorrieron la planta durante un mes.

Beneficios inmediatos

"Ver y beneficiarse del ritmo de innovación de NetDocuments es refrescante y la colaboración y movilidad es exactamente lo que necesitamos". El aumento de la productividad y la eficiencia se ha logrado porque los abogados pueden encontrar los documentos más rápido. "Al final del día somos una fábrica de palabras y documentos, por lo que la velocidad de la solución es clave para los usuarios, cada segundo que se puede ahorrar se suma a la línea de fondo."

Muñoz también considera que NetDocuments cuenta con la mejor seguridad del mercado: "Los clientes nos lo piden y los sólidos marcos que se utilizan en torno al cifrado y la certificación significan que cumplimos los requisitos en las diversas evaluaciones que realizamos cada semana para las instituciones financieras. Eso significa que nuestros clientes están contentos".

La adopción de la movilidad es otra área en la que Muñoz está centrado, ya que tenían menos usuarios móviles de lo esperado. "Creo que como el 100% de nuestra gente tiene portátiles que puede utilizar en cualquier momento y en cualquier lugar, el dispositivo móvil ha pasado a un segundo plano. Pero pienso cambiar un poco la cultura para que utilicen más los teléfonos inteligentes sobre la marcha, porque sé que les hará la vida aún más fácil."

"La implantación fue mucho mejor de lo esperado. Todo fue como la seda. En términos de usabilidad, es muy fácil de usar, así que recibimos muy buenos comentarios y mucha gente nos felicitó".

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Evolución de la gestión de documentos

Los beneficios de las innovaciones son importantes para la empresa de cara al futuro y la herramienta de colaboración de NetDocuments, ndThreads, está a la orden del día. La competencia en este campo es dura porque hay muchas herramientas de colaboración gratuitas y software con colaboración incluida. Sin embargo, Muñoz afirma: "Sospecho que el coste-beneficio de ndThreads sale a cuenta. NetDocuments ya goza de confianza en términos de seguridad, lo que nos permite reducir los riesgos de la colaboración digital y tranquilizar a nuestros clientes. Queremos mejorar la colaboración y la mentalidad continuamente innovadora de NetDocuments es muy atractiva. Es una solución interesante para nosotros".

Para concluir, Muñoz señala que el proceso no termina aquí: "La gestión de documentos no es una tarea, es una evolución, hay que seguir innovando. Por ejemplo, creamos campañas internas para que la gente utilice las nuevas funciones, quizá fomentando la colaboración. Así seguimos sacando el máximo partido a la rápida, segura e innovadora plataforma NetDocuments".

Beneficios

• Aumento de la productividad y la eficacia porque los abogados pueden encontrar los documentos más rápidamente.
• Clientes tranquilos gracias a la mejor seguridad del mercado.
• Beneficios empresariales cada vez mayores de la innovación sostenida de las plataformas.
• La experiencia positiva del usuario genera buena voluntad con la función de TI.
• No requiere mantenimiento, lo que reduce los recursos del equipo informático para la gestión de documentos.
• Una sola versión significa que los 1700 usuarios tienen la misma experiencia y funcionalidad.

"Tenemos un enfoque Cloud first, pero no todas las tareas son apropiadas en la nube. Una ventaja clave es que NetDocuments lo entiende perfectamente y ha creado una sólida capacidad de integración con SAS y el software on-prem. Entienden cómo funcionan las empresas".

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

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Acerca de Cuatrecasas

Con un equipo multidisciplinar y diverso de más de 1.000 abogados y 24 nacionalidades, Cuatrecasas asesora en todas las áreas del derecho de los negocios, aplicando un enfoque sectorial y abarcando todo tipo de empresas. Combinan la experiencia técnica con la visión de negocio y cuentan con una sólida trayectoria trabajando codo con codo con empresas líderes, prestando un sofisticado asesoramiento en la actividad diaria y en grandes operaciones.

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