A Cuatrecasas migrou os seus 1700 utilizadores para a NetDocuments para obter a melhor segurança do mercado e inovação contínua na gestão de documentos.

A Cuatrecasas é uma sociedade espanhola líder e em crescimento, especializada em todas as áreas do direito empresarial. Com mais de 1000 advogados, a sociedade tem um forte enfoque em Espanha, Portugal e América Latina, uma presença em 13 países e um volume de negócios de cerca de 275 milhões de euros.

A Cuatrecasas não é alheia à gestão de documentos: "É importante ter um processo homogéneo de armazenamento e recuperação - há muito tempo que deixámos os sistemas de ficheiros e a cultura de guardar documentos", afirma Francesc Muñoz, CIO da empresa. Depois de ter adotado um sistema para toda a empresa em 2002, em 2017, havia motivos comerciais significativos para fazer uma mudança. "Ainda estávamos a utilizar o OpenText e a nossa perceção era de que a nossa solução estava a ficar cada vez mais distante da facilidade e das funcionalidades que os outros fornecedores estavam a oferecer. Os nossos utilizadores estavam a sofrer. A usabilidade era pouco amigável, a colaboração era difícil. Para além disso, não existia qualquer funcionalidade móvel, o que significava que tínhamos de gastar tempo e recursos para criar a nossa própria solução internamente."

Revolução, disponibilidade, segurança e inovação na gestão de documentos

A empresa estava a acompanhar o progresso da NetDocuments há vários anos. "Eu estava a seguir de perto o sucesso da NetDocuments, os clientes que estavam a aderir à plataforma, as inovações e, mais importante, a segurança." A Leadership tinha desafios crescentes em relação à conformidade com uma série de regulamentos diferentes e Muñoz podia ver que a verdadeira nuvem e uma postura de segurança mais robusta ajudariam.

Conversas exploratórias com a equipa da NetDocuments levaram à decisão de fazer a mudança. "Sabíamos que a mudança seria um desafio, mas tinha de ser feita. Eu estava muito empenhado em que fosse um êxito", explica Muñoz. Um processo de seleção formal na empresa considerou o OpenText iManage juntamente com o NetDocuments.

"Nenhum dos outros fornecedores que considerámos estava preparado para a nuvem, nem por isso, havia ainda muito trabalho a fazer. Eles ainda tinham muitos clientes no local e eu sabia que isso seria uma distração das inovações na nuvem."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Gestão de documentos na nuvem

Muñoz diz que nenhum dos outros dois fornecedores que consideraram estava pronto para a nuvem: "Ainda havia muito trabalho a fazer e eles ainda tinham muitos clientes no local. Eu sabia que isso seria uma distração das inovações na nuvem." Em contrapartida, a NetDocuments foi criada na nuvem com a inovação no seu centro: "Penso que a nuvem torna a inovação mais fácil e mais natural. Existe apenas uma versão da plataforma que permite à NetDocuments concentrar-se no que é importante: disponibilidade, inovação e segurança. Toda a gente beneficia com isto imediatamente. Também significa uma manutenção melhor e mais fácil."

A Cuatrecasas tem várias outras aplicações na nuvem, mas Muñoz acredita que um ecossistema tecnológico, que incorpore uma mistura de nuvens e de software SAS e on-premise, funciona melhor. Temos uma abordagem "Cloud first", mas nem todas as tarefas são apropriadas na nuvem. Uma das principais vantagens é o facto de a NetDocuments compreender totalmente este facto e ter criado uma capacidade de integração robusta com o SAS e o software local. Eles entendem como as empresas funcionam."

O big bang

Com 1700 utilizadores e com a tarefa de formação a cargo da equipa de Muñoz, a implementação seria certamente um grande desafio. "A migração, pouco a pouco, não iria funcionar, seria demasiado morosa - tínhamos de fazer um grande estrondo!", pelo que a empresa decidiu fazer a mudança em fevereiro, quando a atividade é naturalmente um pouco mais lenta. Desta forma, as equipas puderam adaptar-se mais rapidamente. "Guardar e recuperar era a grande preocupação, encontrar efetivamente os documentos após a migração!", mas diz que não precisavam de se preocupar: "A implementação correu muito melhor do que o esperado. Foi fácil. Em termos de usabilidade, é fácil de utilizar e tivemos um feedback muito bom, muitas pessoas felicitaram-nos."

A equipa interna de TI da Cuatrecasas ministrou formação de alto nível em grupos e depois transferiu os documentos para que pudessem começar a trabalhar neles. Houve também sessões de e-learning mais aprofundadas sobre as funcionalidades da solução e os super-utilizadores andaram no terreno durante um mês.

Obter benefícios imediatos

"Ver e beneficiar do ritmo de inovação da NetDocuments é refrescante e a colaboração e a mobilidade são exatamente aquilo de que precisamos." O aumento da produtividade e da eficiência foi conseguido porque os advogados podem encontrar os documentos mais rapidamente: "No final do dia, somos uma fábrica de palavras e documentos, pelo que a velocidade da solução é fundamental para os utilizadores, cada segundo que se poupa contribui para o resultado final."

Muñoz também considera que a NetDocuments tem a melhor segurança do mercado: "Os clientes pedem-na e os quadros robustos que são utilizados em torno da encriptação e da certificação significam que estamos em conformidade com as várias avaliações que fazemos todas as semanas às instituições financeiras. Isso significa que os nossos clientes estão satisfeitos!"

A adoção da mobilidade é outra área em que Muñoz está concentrado, uma vez que o número de utilizadores móveis foi inferior ao esperado. "Penso que, devido ao facto de 100% dos nossos funcionários terem computadores portáteis que podem utilizar em qualquer altura e em qualquer lugar, o dispositivo móvel tem sido um segundo pensamento. Mas tenciono mudar um pouco a cultura para que utilizem mais os telemóveis em movimento, porque sei que isso lhes facilitará ainda mais a vida."

"A implementação correu muito melhor do que o esperado. Foi fácil. Em termos de usabilidade, é fácil de utilizar e tivemos um feedback muito bom, muitas pessoas felicitaram-nos."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Evolução da gestão de documentos

Os benefícios das inovações são importantes para o futuro da empresa e a ferramenta de colaboração da NetDocuments, ndThreads, está na ordem do dia. A concorrência nesta área é difícil porque existem muitas ferramentas de colaboração gratuitas e software com colaboração incluída. No entanto, Muñoz afirma: "Suspeito que a relação custo-benefício do ndThreads seja vantajosa. A NetDocuments já é de confiança em termos de segurança - isto significa que podemos reduzir os riscos envolvidos na colaboração digital e também tranquilizar os nossos clientes. Queremos melhorar a colaboração e a mentalidade inovadora contínua da NetDocuments é muito atractiva. É uma solução interessante para nós."

Em conclusão, Muñoz faz questão de salientar que o processo não termina: "A gestão de documentos não é uma tarefa única, é uma evolução, é preciso continuar a inovar. Por exemplo, criamos campanhas internas para que as pessoas utilizem as novas funcionalidades - talvez incentivando a colaboração. Isto significa que continuamos a tirar o máximo partido da plataforma NetDocuments, que é rápida, segura e inovadora."

Os benefícios

• Aumento da produtividade e da eficiência porque os advogados podem encontrar os documentos mais rapidamente.
• Os clientes estão tranquilos com a melhor segurança do mercado.
• Benefícios comerciais cada vez maiores da inovação sustentada das plataformas.
• A experiência positiva do utilizador desenvolve a boa vontade com a função TI.
• Não são necessários recursos de manutenção reduzidos da equipa de TI para a gestão de documentos.
• Uma versão significa que todos os 1700 utilizadores têm a mesma experiência e funcionalidade.

"Temos uma abordagem que privilegia a nuvem, mas nem todas as tarefas são adequadas à nuvem. Uma das principais vantagens é o facto de a NetDocuments compreender totalmente este facto e ter criado uma capacidade de integração robusta com o SAS e o software local. Eles entendem como as empresas funcionam."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.

Sobre a Cuatrecasas

Com uma equipa multidisciplinar e diversificada de mais de 1.000 advogados e 24 nacionalidades, a Cuatrecasas presta assessoria em todas as áreas do direito empresarial, aplicando uma abordagem setorial e abrangendo todos os tipos de negócios. Combinam o conhecimento técnico com a visão empresarial e têm uma sólida trajetória de trabalho ao lado de empresas líderes, prestando uma assessoria sofisticada na atividade diária e nas grandes transacções.

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