Cuatrecasas heeft zijn 1700 gebruikers gemigreerd naar NetDocuments voor de beste beveiliging op de markt en voortdurende innovatie op het gebied van documentbeheer.

Het toonaangevende en groeiende Spaanse kantoor Cuatrecasas is gespecialiseerd in alle aspecten van het ondernemingsrecht. Met meer dan 1000 advocaten richt het kantoor zich vooral op Spanje, Portugal en Latijns-Amerika, is het aanwezig in 13 landen en heeft het een omzet van ongeveer 275 miljoen euro.

Cuatrecasas is geen onbekende op het gebied van documentbeheer. "Het is belangrijk om een homogeen proces te hebben voor opslag en opvraging – we hebben bestandssystemen en de cultuur van het opslaan van documenten al lang geleden achter ons gelaten", zegt Francesc Muñoz, CIO bij het bedrijf. Nadat we in 2002 een bedrijfsbreed systeem hadden geïmplementeerd, waren er in 2017 belangrijke zakelijke redenen om een verandering door te voeren. "We gebruikten nog steeds OpenText en hadden het gevoel dat onze oplossing elke dag verder af kwam te staan van de faciliteiten en functies die andere leveranciers boden. Onze gebruikers hadden er last van. De gebruiksvriendelijkheid liet te wensen over en samenwerking was moeilijk. Bovendien was er geen mobiele functionaliteit, wat betekende dat we tijd en middelen moesten besteden aan het ontwikkelen van onze eigen interne oplossing."

Revolutie in documentbeheer, beschikbaarheid, beveiliging en innovatie

Het bedrijf volgde de voortgang van NetDocuments al enkele jaren. "Ik volgde het succes van NetDocuments op de voet, welke klanten zich bij het platform aansloten, de innovaties en, heel belangrijk, de beveiliging." Het management stond voor steeds grotere uitdagingen op het gebied van compliance met een aantal verschillende regelgevingen en Muñoz zag dat een echte cloud en een robuustere beveiliging daarbij zouden helpen.

Verkennende gesprekken met het NetDocuments-team leidden tot het besluit om de overstap te maken. "We wisten dat de verandering een uitdaging zou zijn, maar het moest gebeuren. Ik was vastbesloten om er een succes van te maken", legt Muñoz uit. Tijdens een formeel selectieproces bij het bedrijf werd OpenText iManage naast NetDocuments overwogen.

"Geen van de andere leveranciers die we overwogen, was echt klaar voor de cloud. Er was nog veel werk te doen. Ze hadden nog steeds veel klanten op locatie en ik wist dat dat een afleiding zou zijn van innovaties in de cloud."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Documentbeheer in de cloud

Muñoz zegt dat geen van de andere twee leveranciers die ze overwogen hadden, klaar waren voor de cloud: "Er was nog veel werk te doen en ze hadden nog veel klanten op locatie. Ik wist dat dat een afleiding zou zijn van innovaties in de cloud." NetDocuments daarentegen is in de cloud gecreëerd met innovatie als kernwaarde. "Ik denk dat de cloud innovatie gemakkelijker en natuurlijker maakt. Er is maar één versie van het platform, waardoor NetDocuments zich kan concentreren op de belangrijke zaken: beschikbaarheid, innovatie en veiligheid. Iedereen profiteert hier direct van. Het betekent ook beter en gemakkelijker onderhoud."

Cuatrecasas heeft verschillende andere cloudtoepassingen, maar Muñoz is van mening dat een technologisch ecosysteem, bestaande uit een combinatie van clouds, SAS en on-premise software, het beste werkt. "We hanteren een cloud-first-benadering, maar niet alle taken zijn geschikt voor de cloud. Een belangrijk voordeel is dat NetDocuments dit volledig begrijpt en een robuuste integratiemogelijkheid met SAS en on-premise software heeft gecreëerd. Ze begrijpen hoe bedrijven werken."

De oerknal

Met 1700 gebruikers en de trainingstaak voor het team van Muñoz zou de implementatie ongetwijfeld een grote uitdaging worden. "Een geleidelijke migratie zou niet werken, dat zou veel te tijdrovend zijn – we moesten voor een grote verandering gaan!", dus besloot het bedrijf om de overstap in februari te maken, wanneer het bedrijf van nature wat rustiger is. Dit betekende dat de teams zich beter konden aanpassen. "Opslaan en terugvinden was de grote zorg, het daadwerkelijk terugvinden van de documenten na de migratie!" Maar volgens hem hadden ze zich geen zorgen hoeven maken: "De implementatie verliep veel beter dan verwacht. Het ging soepel. Qua gebruiksvriendelijkheid is het systeem gebruiksvriendelijk, dus we kregen zeer goede feedback en veel mensen feliciteerden ons."

Het interne IT-team van Cuatrecasas gaf trainingen op hoog niveau in groepen en verplaatste vervolgens documenten zodat ze ermee aan de slag konden. Er waren ook meer diepgaande e-learning-sessies waarin dieper werd ingegaan op de functies van de oplossing en supergebruikers liepen een maand lang rond op de werkvloer.

Onmiddellijke voordelen behalen

"Het is verfrissend om het tempo van innovatie bij NetDocuments te zien en ervan te profiteren. De samenwerking en mobiliteit zijn precies wat we nodig hebben." De productiviteit en efficiëntie zijn toegenomen omdat advocaten documenten sneller kunnen vinden. "Uiteindelijk zijn we een woord- en documentenfabriek, dus de snelheid van de oplossing is cruciaal voor de gebruikers. Elke seconde die je kunt besparen, draagt bij aan het eindresultaat."

Muñoz is ook van mening dat NetDocuments de beste beveiliging op de markt biedt: "Klanten vragen hierom en dankzij de robuuste kaders die worden gebruikt voor encryptie en certificering voldoen we aan de verschillende beoordelingen die we elke week voor financiële instellingen uitvoeren. Dat betekent dat onze klanten tevreden zijn!"

Mobiliteit is een ander gebied waarop Muñoz zich richt, aangezien ze minder mobiele gebruikers hadden dan verwacht. "Ik denk dat omdat 100% van onze mensen laptops heeft die ze altijd en overal kunnen gebruiken, het mobiele apparaat op de achtergrond is geraakt. Maar ik ben van plan om de cultuur een beetje te veranderen, zodat ze onderweg meer gebruik gaan maken van smartphones – omdat ik weet dat dit hun leven nog gemakkelijker zal maken."

“De implementatie verliep veel beter dan verwacht. Het ging heel soepel. Het systeem is gebruiksvriendelijk, dus we kregen veel positieve reacties en veel mensen feliciteerden ons.”

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

De evolutie van documentbeheer

De voordelen van innovaties zijn belangrijk voor de toekomst van het bedrijf en de samenwerkingstool van NetDocuments, ndThreads, staat op de agenda. De concurrentie op dit gebied is groot, omdat er veel gratis samenwerkingstools en software met samenwerkingsmogelijkheden beschikbaar zijn. Muñoz zegt echter: "Ik vermoed dat de kosten-batenverhouding voor ndThreads gunstig uitpakt. NetDocuments geniet al vertrouwen op het gebied van beveiliging, wat betekent dat we de risico's van digitale samenwerking kunnen verminderen en onze klanten gerust kunnen stellen. We willen de samenwerking verbeteren en de voortdurende innovatieve mentaliteit van NetDocuments is zeer aantrekkelijk. Het is een interessante oplossing voor ons."

Tot slot benadrukt Muñoz dat het proces nooit af is: "Documentbeheer is geen eenmalige taak, maar een voortdurend proces. Je moet blijven innoveren. We organiseren bijvoorbeeld interne campagnes om mensen aan te moedigen nieuwe functies te gebruiken, bijvoorbeeld om samenwerking te stimuleren. Zo blijven we optimaal profiteren van het snelle, veilige en innovatieve platform van NetDocuments."

De voordelen

• Verhoogde productiviteit en efficiëntie omdat advocaten documenten sneller kunnen vinden.
• Klanten gerustgesteld door de beste beveiliging op de markt.
• Steeds grotere zakelijke voordelen van voortdurende platforminnovatie.
• Een positieve gebruikerservaring zorgt voor goodwill bij de IT-afdeling.
• Geen onderhoud, waardoor er minder IT-personeel nodig is voor documentbeheer.
• Eén versie betekent dat alle 1700 gebruikers dezelfde ervaring en functionaliteit hebben.

“We hanteren een cloud-first-benadering, maar niet alle taken zijn geschikt voor de cloud. Een belangrijk voordeel is dat NetDocuments dit volledig begrijpt en een robuuste integratiemogelijkheid met SAS en on-prem software heeft gecreëerd. Ze begrijpen hoe bedrijven werken.”

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem,klikt u hierom een gepersonaliseerde demo aan te vragen.

Over Cuatrecasas

Met een multidisciplinair en divers team van meer dan 1.000 advocaten en 24 nationaliteiten adviseert Cuatrecasas op alle gebieden van het ondernemingsrecht, waarbij een sectorbenadering wordt gehanteerd en alle soorten bedrijven worden bestreken. Ze combineren technische expertise met zakelijk inzicht en hebben een solide staat van dienst in het samenwerken met toonaangevende bedrijven, waarbij ze geavanceerd advies geven over dagelijkse activiteiten en grote transacties.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.

---