Cuatrecasas migrerade sina 1700 användare till NetDocuments för att få marknadens bästa säkerhet och kontinuerlig innovation inom dokumenthantering.

Det ledande och växande spanska företaget Cuatrecasas är specialiserat på alla områden inom affärsjuridik. Med över 1000 jurister har företaget ett starkt fokus på Spanien, Portugal och Latinamerika, en närvaro i 13 länder och en omsättning på cirka 275 miljoner euro.

Cuatrecasas är inte främmande för dokumenthantering. ”Det är viktigt att ha en enhetlig process för lagring och återvinning – vi lämnade filsystem och kulturen att spara dokument bakom oss för länge sedan”, säger Francesc Muñoz, CIO på företaget. Efter att ha infört ett företagsomfattande system redan 2002 fanns det 2017 betydande affärsmässiga skäl att göra en förändring. ”Vi använde fortfarande OpenText och vår uppfattning var att vår lösning varje dag blev mer och mer avlägsen från de funktioner och egenskaper som andra leverantörer erbjöd. Våra användare led. Användbarheten var mindre än användarvänlig, samarbetet var svårt. Dessutom fanns det ingen mobil funktionalitet, vilket i praktiken innebar att vi var tvungna att lägga tid och resurser på att skapa vår egen lösning internt.”

Revolution inom dokumenthantering, tillgänglighet, säkerhet och innovation

Företaget hade följt NetDocuments utveckling i flera år. ”Jag följde noga NetDocuments framgångar, vilka kunder som anslöt sig till plattformen, innovationerna och, framför allt, säkerheten.” Ledningen stod inför allt större utmaningar när det gällde efterlevnaden av ett antal olika regleringar, och Muñoz insåg att en äkta molnlösning och en mer robust säkerhetsstrategi skulle vara till hjälp.

Efter preliminära samtal med NetDocuments-teamet fattades beslutet att gå vidare. ”Vi visste att förändringen skulle bli en utmaning, men den var nödvändig. Jag var mycket angelägen om att göra den till en framgång”, förklarar Muñoz. I ett formellt urvalsförfarande på företaget övervägdes OpenText iManage tillsammans med NetDocuments.

”Ingen av de andra leverantörerna vi övervägde var riktigt redo för molnet, det fanns fortfarande mycket arbete kvar att göra. De hade fortfarande många kunder på plats och jag visste att det skulle distrahera från innovationerna i molnet.”

Francesc Muñoz, IT-chef, Cuatrecasas

Dokumenthantering i molnet

Muñoz säger att ingen av de andra två leverantörerna de övervägde var redo för molnet: ”Det fanns fortfarande mycket arbete kvar att göra och de hade fortfarande många kunder på plats. Jag visste att det skulle distrahera från innovationerna i molnet.” NetDocuments skapades däremot i molnet med innovation i fokus. ”Jag tror att molnet gör innovation enklare och mer naturligt. Det finns bara en version av plattformen, vilket gör att NetDocuments kan fokusera på det viktiga: tillgänglighet, innovation och säkerhet. Alla drar omedelbart nytta av detta. Det innebär också bättre och enklare underhåll.”

Cuatrecasas har flera andra molnapplikationer, men Muñoz anser att ett teknologiskt ekosystem som kombinerar moln, SAS och lokal programvara fungerar bäst. ”Vi har en molnbaserad strategi, men alla uppgifter lämpar sig inte för molnet. En viktig fördel är att NetDocuments förstår detta fullt ut och har skapat en robust integrationsfunktion med SAS och lokal programvara. De förstår hur företag fungerar.”

Big Bang

Med 1700 användare och utbildningsuppgiften som ålagts Muñoz team var implementeringen förutbestämd att bli mycket utmanande. ”En gradvis migrering skulle inte fungera, det skulle ta alldeles för lång tid – vi var tvungna att göra en stor förändring!”, så företaget beslutade att genomföra förändringen i februari, när verksamheten naturligtvis är lite lugnare. Detta innebar att teamen kunde anpassa sig snabbare. ”Att spara och hämta var det stora problemet, att faktiskt hitta dokumenten efter migreringen!” Men han säger att de inte behövde oroa sig: ”Implementeringen gick mycket bättre än väntat. Det gick smidigt. När det gäller användbarheten är det användarvänligt, så vi fick mycket bra feedback och många gratulerade oss.”

Cuatrecasas interna IT-team genomförde avancerad utbildning i grupper och flyttade sedan dokumenten så att de kunde börja arbeta med dem. Det fanns också mer djupgående e-learning-sessioner som fördjupade sig i lösningens funktioner, och superanvändare var på plats under en månad.

Skörda omedelbara fördelar

”Det är uppfriskande att se och dra nytta av innovationstakten hos NetDocuments, och samarbetet och mobiliteten är precis vad vi behöver.” Produktiviteten och effektiviteten har ökat eftersom juristerna kan hitta dokument snabbare. ”I slutändan är vi en ord- och dokumentfabrik, så lösningens hastighet är avgörande för användarna. Varje sekund man kan spara bidrar till resultatet.”

Muñoz anser också att NetDocuments har marknadens bästa säkerhet: ”Kunderna efterfrågar detta, och de robusta ramverk som används för kryptering och certifiering innebär att vi uppfyller kraven i de olika utvärderingar som vi genomför varje vecka för finansinstitut. Det betyder att våra kunder är nöjda!”

Mobilitet är ett annat område som Muñoz fokuserar på, eftersom de hade färre mobilanvändare än väntat. ”Jag tror att eftersom 100 % av våra medarbetare har bärbara datorer som de kan använda när som helst och var som helst, har mobila enheter hamnat i bakgrunden. Men jag planerar att förändra kulturen lite så att de använder smartphones mer när de är på resande fot – eftersom jag vet att det kommer att göra deras liv ännu enklare.”

”Implementeringen gick mycket bättre än väntat. Det gick smidigt. När det gäller användbarhet är det användarvänligt, så vi fick mycket bra feedback och många gratulerade oss.”

Francesc Muñoz, IT-chef, Cuatrecasas

Dokumenthanteringens utveckling

Fördelarna med innovationer är viktiga för företagets framtida utveckling, och NetDocuments samarbetsverktyg ndThreads står på dagordningen. Konkurrensen inom detta område är hård eftersom det finns många kostnadsfria samarbetsverktyg och programvaror med inbyggda samarbetsfunktioner. Muñoz säger dock: ”Jag tror att kostnadsfördelarna med ndThreads är betydande. NetDocuments är redan ett pålitligt val när det gäller säkerhet, vilket innebär att vi kan minska riskerna med digitalt samarbete och samtidigt lugna våra kunder. Vi vill förbättra samarbetet och NetDocuments kontinuerliga innovativa tänkesätt är mycket attraktivt. Det är en intressant lösning för oss.”

Sammanfattningsvis vill Muñoz poängtera att processen inte slutar där: ”Dokumenthantering är inte en engångsuppgift, utan en pågående process där man måste fortsätta att förnya sig. Vi skapar till exempel interna kampanjer för att få människor att använda nya funktioner – kanske för att uppmuntra samarbete. Det innebär att vi fortsätter att utnyttja den snabba, säkra och innovativa plattformen NetDocuments till fullo.”

Fördelarna

• Ökad produktivitet och effektivitet eftersom juristerna kan hitta dokument snabbare.
• Kunderna känner sig trygga med marknadens bästa säkerhet.
• Allt större affärsfördelar med kontinuerlig plattformsinnovation.
• Positiv användarupplevelse skapar goodwill gentemot IT-funktionen.
• Inget underhåll minskar IT-teamets resursbehov för dokumenthantering.
• En version innebär att alla 1700 användare har samma upplevelse och funktionalitet.

”Vi har en molnbaserad strategi, men alla uppgifter lämpar sig inte för molnet. En viktig fördel är att NetDocuments förstår detta fullt ut och har skapat en robust integrationsfunktion med SAS och lokal programvara. De förstår hur företag fungerar.”

Francesc Muñoz, IT-chef, Cuatrecasas

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem,klicka härför att begära en personlig demonstration.

Om Cuatrecasas

Med ett tvärvetenskapligt och mångsidigt team bestående av över 1 000 jurister från 24 olika länder erbjuder Cuatrecasas rådgivning inom alla områden av affärsjuridik, med ett branschfokuserat tillvägagångssätt som täcker alla typer av verksamheter. De kombinerar teknisk expertis med affärsvisioner och har en gedigen erfarenhet av att arbeta sida vid sida med ledande företag, där de tillhandahåller sofistikerad rådgivning om både dagliga aktiviteter och större transaktioner.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.

---