Cuatrecasas a migré ses 1 700 utilisateurs vers NetDocuments afin de bénéficier de la meilleure sécurité du marché et d'une innovation continue en matière de gestion documentaire.

Cabinet espagnol de premier plan en pleine expansion, Cuatrecasas est spécialisé dans tous les domaines du droit des affaires. Avec plus de 1 000 avocats, le cabinet est fortement implanté en Espagne, au Portugal et en Amérique latine, présent dans 13 pays et réalise un chiffre d'affaires d'environ 275 millions d'euros.

Cuatrecasas n'est pas étranger à la gestion documentaire. « Il est important de disposer d'un processus homogène pour le stockage et la récupération des documents. Nous avons abandonné depuis longtemps les systèmes de fichiers et la culture de l'archivage des documents », explique Francesc Muñoz, directeur informatique du cabinet. Après avoir adopté un système à l'échelle de l'entreprise en 2002, d'importants facteurs commerciaux ont poussé à changer de système en 2017. « Nous utilisions toujours OpenText et nous avions l'impression que notre solution s'éloignait chaque jour davantage des fonctionnalités et des caractéristiques offertes par d'autres fournisseurs. Nos utilisateurs en souffraient. La convivialité laissait à désirer et la collaboration était difficile. De plus, il n'y avait aucune fonctionnalité mobile, ce qui nous obligeait à consacrer du temps et des ressources à la création de notre propre solution en interne. »

Révolution dans la gestion documentaire, disponibilité, sécurité et innovation

L'entreprise suivait les progrès de NetDocuments depuis plusieurs années. « Je suivais de près le succès de NetDocuments, les clients qui rejoignaient la plateforme, les innovations et, surtout, la sécurité. » La direction était confrontée à des défis croissants en matière de conformité à un certain nombre de réglementations différentes, et Muñoz pouvait voir qu'un véritable cloud et une posture de sécurité plus robuste seraient utiles.

Des discussions exploratoires avec l'équipe NetDocuments ont conduit à la décision de franchir le pas. « Nous savions que ce changement serait un défi, mais il fallait le faire. J'étais très déterminé à en faire un succès », explique M. Muñoz. Un processus de sélection officiel au sein du cabinet a permis d'étudier OpenText iManage parallèlement à NetDocuments.

« Aucun des autres fournisseurs que nous avons envisagés n'était vraiment prêt pour le cloud, il restait encore beaucoup de travail à faire. Ils avaient encore de nombreux clients sur site et je savais que cela détournerait leur attention des innovations dans le cloud. »

Francesc Muñoz, directeur informatique, Cuatrecasas

Gestion des documents dans le cloud

Muñoz affirme qu'aucun des deux autres fournisseurs envisagés n'était prêt pour le cloud : « Il restait encore beaucoup de travail à faire et ils avaient encore de nombreux clients sur site. Je savais que cela détournerait l'attention des innovations dans le cloud. » En revanche, NetDocuments a été créé dans le cloud avec l'innovation au cœur de ses préoccupations. « Je pense que le cloud facilite et rend plus naturelle l'innovation. Il n'existe qu'une seule version de la plateforme, ce qui permet à NetDocuments de se concentrer sur l'essentiel : la disponibilité, l'innovation et la sécurité. Tout le monde en profite immédiatement. Cela signifie également une maintenance plus efficace et plus facile. »

Cuatrecasas dispose de plusieurs autres applications cloud, mais Muñoz estime qu'un écosystème technologique combinant plusieurs clouds, SAS et des logiciels sur site est la solution la plus efficace. « Nous privilégions le cloud, mais toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées dans le cloud. L'un des principaux avantages est que NetDocuments comprend parfaitement cela et a créé une capacité d'intégration robuste avec SAS et les logiciels sur site. Ils comprennent le fonctionnement des entreprises. »

Le big bang

Avec 1 700 utilisateurs et la formation confiée à l'équipe de Muñoz, la mise en œuvre s'annonçait très difficile. « Une migration progressive n'aurait pas fonctionné, cela aurait pris beaucoup trop de temps. Il fallait faire un grand saut ! » L'entreprise a donc décidé d'opérer le changement en février, période naturellement plus calme. Les équipes ont ainsi pu s'adapter plus rapidement. « La sauvegarde et la récupération étaient notre principale préoccupation, car il fallait retrouver les documents après la migration ! » Mais selon lui, ils n'avaient pas à s'inquiéter : « La mise en œuvre s'est déroulée bien mieux que prévu. Tout s'est passé sans heurts. En termes de convivialité, le système est facile à utiliser, nous avons donc reçu de très bons commentaires et beaucoup de gens nous ont félicités. »

L'équipe informatique interne de Cuatrecasas a dispensé une formation de haut niveau à des groupes, puis a transféré les documents afin qu'ils puissent commencer à travailler dessus. Des sessions d'apprentissage en ligne plus approfondies ont également été organisées pour explorer les fonctionnalités de la solution, et des super-utilisateurs ont parcouru les bureaux pendant un mois.

Récolter des bénéfices immédiats

« Il est rafraîchissant de constater et de bénéficier du rythme d'innovation chez NetDocuments. La collaboration et la mobilité sont exactement ce dont nous avons besoin. » La productivité et l'efficacité ont été améliorées, car les avocats peuvent trouver les documents plus rapidement. « En fin de compte, nous sommes une usine à mots et à documents, donc la rapidité de la solution est essentielle pour les utilisateurs. Chaque seconde gagnée contribue au résultat net. »

Muñoz considère également que NetDocuments offre la meilleure sécurité du marché : « Les clients le demandent, et les cadres robustes utilisés pour le cryptage et la certification nous permettent d'être conformes aux différentes évaluations que nous effectuons chaque semaine pour les institutions financières. Cela signifie que nos clients sont satisfaits ! »

La mobilité est un autre domaine sur lequel Muñoz se concentre, car le nombre d'utilisateurs mobiles était inférieur aux prévisions. « Je pense que, comme 100 % de nos employés disposent d'ordinateurs portables qu'ils peuvent utiliser à tout moment et en tout lieu, les appareils mobiles ont été relégués au second plan. Mais j'ai l'intention de changer un peu la culture afin qu'ils utilisent davantage les smartphones lors de leurs déplacements, car je sais que cela leur facilitera encore plus la vie. »

« La mise en œuvre s'est déroulée bien mieux que prévu. Tout s'est passé sans encombre. En termes de convivialité, le système est facile à utiliser, nous avons donc reçu de très bons commentaires et beaucoup de gens nous ont félicités. »

Francesc Muñoz, directeur informatique, Cuatrecasas

Évolution de la gestion documentaire

Les avantages liés aux innovations sont importants pour l'avenir de l'entreprise et l'outil de collaboration de NetDocuments, ndThreads, est à l'ordre du jour. La concurrence dans ce domaine est rude, car il existe de nombreux outils de collaboration gratuits et des logiciels incluant des fonctionnalités de collaboration. Cependant, M. Muñoz déclare : « Je pense que le rapport coût-bénéfice de ndThreads est intéressant. NetDocuments est déjà reconnu pour sa sécurité, ce qui signifie que nous pouvons réduire les risques liés à la collaboration numérique et rassurer nos clients. Nous voulons améliorer la collaboration et l'esprit d'innovation continu de NetDocuments est très attrayant. C'est une solution intéressante pour nous. »

En conclusion, Muñoz tient à souligner que le processus ne s'arrête pas là : « La gestion des documents n'est pas une tâche ponctuelle, c'est une évolution, il faut continuer à innover. Par exemple, nous créons des campagnes internes pour inciter les gens à utiliser les nouvelles fonctionnalités, peut-être en encourageant la collaboration. Cela signifie que nous continuons à tirer le meilleur parti de la plateforme NetDocuments, rapide, sécurisée et innovante. »

Les avantages

• Augmentation de la productivité et de l'efficacité, car les avocats peuvent trouver les documents plus rapidement.
• Les clients rassurés par la meilleure sécurité du marché.
• Avantages commerciaux toujours croissants d'une innovation continue des plateformes.
• Une expérience utilisateur positive favorise les relations avec le service informatique.
• Aucune maintenance nécessaire, ce qui réduit les ressources informatiques requises pour la gestion des documents.
• Une seule version signifie que les 1 700 utilisateurs bénéficient tous de la même expérience et des mêmes fonctionnalités.

« Nous privilégions le cloud, mais toutes les tâches ne sont pas adaptées à cette technologie. L'un des principaux avantages est que NetDocuments comprend parfaitement cela et a créé une fonctionnalité d'intégration robuste avec SAS et les logiciels sur site. Ils comprennent le fonctionnement des entreprises. »

Francesc Muñoz, directeur informatique, Cuatrecasas

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À propos de Cuatrecasas

Avec une équipe multidisciplinaire et diversifiée composée de plus de 1 000 avocats de 24 nationalités différentes, Cuatrecasas fournit des conseils dans tous les domaines du droit des affaires, en adoptant une approche sectorielle et en couvrant tous les types d'entreprises. Elle allie expertise technique et vision commerciale et possède une solide expérience acquise aux côtés d'entreprises de premier plan, auxquelles elle fournit des conseils avisés sur leurs activités quotidiennes et leurs transactions importantes.

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