Cuatrecasas ha trasferito i propri 1.700 utenti su NetDocuments per beneficiare della migliore sicurezza disponibile sul mercato e dell'innovazione continua nella gestione dei documenti.

Cuatrecasas, studio legale spagnolo leader e in forte crescita, è specializzato in tutti i settori del diritto commerciale. Con oltre 1.000 avvocati, lo studio è fortemente orientato verso la Spagna, il Portogallo e l’America Latina, è presente in 13 paesi e registra un fatturato di circa 275 milioni di euro.

Cuatrecasas non è nuova alla gestione dei documenti: «È importante disporre di un processo omogeneo per l’archiviazione e il recupero dei documenti: ci siamo lasciati alle spalle da tempo i sistemi di archiviazione e la cultura del salvataggio dei documenti», afferma Francesc Muñoz, CIO dello studio. Dopo aver adottato un sistema a livello aziendale nel 2002, nel 2017 si sono manifestati importanti fattori aziendali che hanno reso necessario un cambiamento: «Utilizzavamo ancora OpenText e la nostra percezione era che ogni giorno la nostra soluzione si allontanasse sempre più dalle funzionalità e dalle caratteristiche offerte da altri fornitori. I nostri utenti ne risentivano. L’usabilità era tutt’altro che intuitiva e la collaborazione risultava difficile. Inoltre, mancava la funzionalità mobile, il che significava di fatto che dovevamo dedicare tempo e risorse alla creazione di una soluzione interna».

La rivoluzione nella gestione dei documenti: disponibilità, sicurezza e innovazione

L'azienda seguiva da diversi anni l'evoluzione di NetDocuments: «Seguivo da vicino il successo di NetDocuments, i clienti che aderivano alla piattaforma, le innovazioni e, soprattutto, la sicurezza». La dirigenza doveva affrontare sfide sempre più impegnative in materia di conformità a una serie di normative diverse e Muñoz aveva capito che un vero cloud e un approccio alla sicurezza più solido avrebbero potuto essere d'aiuto.

Le conversazioni esplorative con il team di NetDocuments hanno portato alla decisione di compiere questo passo. “Sapevamo che il cambiamento sarebbe stato una sfida, ma era necessario. Ero davvero determinato a farlo diventare un successo”, spiega Muñoz. Un processo di selezione formale all’interno dello studio ha messo a confronto iManage e NetDocuments.

«Nessuno degli altri fornitori che abbiamo preso in considerazione era davvero pronto per il cloud; c’era ancora molto lavoro da fare. Avevano ancora molti clienti con soluzioni on-premise e sapevo che questo avrebbe distolto l’attenzione dalle innovazioni nel cloud».

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Gestione dei documenti nel cloud

Muñoz afferma che nessuno degli altri due fornitori presi in considerazione era pronto per il cloud: «C’era ancora molto lavoro da fare e avevano ancora molti clienti con soluzioni on-premise. Sapevo che ciò avrebbe distolto l’attenzione dalle innovazioni nel cloud». Al contrario, NetDocuments è stato creato nel cloud ponendo l’innovazione al centro della propria filosofia: «Credo che il cloud renda l’innovazione più semplice e naturale. Esiste un’unica versione della piattaforma, il che permette a NetDocuments di concentrarsi sugli aspetti fondamentali: disponibilità, innovazione e sicurezza. Tutti ne traggono immediatamente vantaggio. Ciò si traduce anche in una manutenzione migliore e più semplice».

Cuatrecasas dispone di diverse altre applicazioni cloud, ma Muñoz ritiene che un ecosistema tecnologico che integri una combinazione di soluzioni cloud, SAS e software on-premise sia la soluzione più efficace. “Adottiamo un approccio ‘Cloud first’, ma non tutte le attività si prestano al cloud. Uno dei vantaggi principali è che NetDocuments ne è pienamente consapevole e ha creato solide capacità di integrazione con SAS e il software on-premise. Capiscono come funzionano le aziende.”

Il Big Bang

Con 1700 utenti e il compito della formazione affidato al team di Muñoz, l’implementazione si preannunciava molto impegnativa: «Una migrazione graduale non avrebbe funzionato, avrebbe richiesto troppo tempo: dovevamo fare un “big bang”!», così l’azienda ha deciso di effettuare il cambiamento a febbraio, quando l’attività è naturalmente un po’ più tranquilla. Ciò ha permesso ai team di adattarsi più rapidamente. «Il salvataggio e il recupero dei dati erano la preoccupazione principale, ovvero riuscire effettivamente a trovare i documenti dopo la migrazione!», ma secondo lui non c’era motivo di preoccuparsi: «L’implementazione è andata molto meglio del previsto. È stata un’operazione senza intoppi. In termini di usabilità, il sistema è intuitivo, quindi abbiamo ricevuto ottimi riscontri e molte persone si sono congratulate con noi».

Il team IT interno di Cuatrecasas ha tenuto corsi di formazione di alto livello in gruppi e ha poi trasferito i documenti in modo che i partecipanti potessero iniziare a lavorarci. Sono state inoltre organizzate sessioni di e-learning più approfondite dedicate alle funzionalità della soluzione, mentre i super utenti hanno affiancato i partecipanti sul posto per un mese.

Ottenere benefici immediati

“Vedere e trarre vantaggio dal ritmo dell’innovazione di NetDocuments è stimolante, e la collaborazione e la mobilità sono esattamente ciò di cui abbiamo bisogno.” Si è ottenuto un aumento della produttività e dell’efficienza grazie al fatto che gli avvocati riescono a trovare i documenti più rapidamente: “In fin dei conti siamo una fabbrica di parole e documenti, quindi la velocità della soluzione è fondamentale per gli utenti; ogni secondo che si riesce a risparmiare va a incidere sui profitti.”

Muñoz ritiene inoltre che NetDocuments offra la migliore sicurezza sul mercato: «I clienti lo richiedono e le solide strutture utilizzate in materia di crittografia e certificazione ci consentono di essere conformi alle varie valutazioni a cui siamo sottoposti ogni settimana per gli istituti finanziari. Questo significa che i nostri clienti sono soddisfatti!»

L’adozione della mobilità è un altro ambito su cui Muñoz sta concentrando la propria attenzione, poiché il numero di utenti mobili è risultato inferiore alle aspettative. “Credo che, dato che il 100% dei nostri dipendenti dispone di computer portatili che possono utilizzare in qualsiasi momento e ovunque, i dispositivi mobili siano stati considerati solo in secondo piano. Tuttavia, intendo cambiare leggermente questa mentalità affinché utilizzino maggiormente gli smartphone quando sono in movimento, perché so che ciò renderà la loro vita ancora più semplice”.

«L’implementazione è andata molto meglio del previsto. È avvenuta senza intoppi. Dal punto di vista dell’usabilità è intuitiva, quindi abbiamo ricevuto ottimi riscontri e molte persone si sono congratulate con noi.»

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

L'evoluzione della gestione dei documenti

I vantaggi derivanti dalle innovazioni sono fondamentali per il futuro dell’azienda e lo strumento di collaborazione di NetDocuments, ndThreads, è all’ordine del giorno. La concorrenza in questo settore è agguerrita, poiché esistono molti strumenti di collaborazione gratuiti e software che integrano funzionalità di collaborazione. Tuttavia, afferma Muñoz: «Ritengo che il rapporto costi-benefici di ndThreads sia vantaggioso. NetDocuments gode già di grande fiducia in termini di sicurezza: ciò significa che possiamo ridurre i rischi legati alla collaborazione digitale e rassicurare i nostri clienti. Vogliamo migliorare la collaborazione e la mentalità costantemente orientata all’innovazione di NetDocuments è molto allettante. Per noi è una soluzione interessante».

In conclusione, Muñoz tiene a sottolineare che il processo non si ferma mai: «La gestione dei documenti non è un’attività a sé stante, ma un’evoluzione: bisogna continuare a innovare. Ad esempio, lanciamo campagne interne per incoraggiare le persone a utilizzare le nuove funzionalità, magari promuovendo la collaborazione. Ciò significa che continuiamo a sfruttare al meglio la piattaforma NetDocuments, veloce, sicura e innovativa».

I vantaggi

• Maggiore produttività ed efficienza, poiché gli avvocati possono trovare i documenti più rapidamente.
• I clienti sono rassicurati dalla sicurezza migliore sul mercato.
• I vantaggi aziendali sempre crescenti derivanti dall’innovazione continua della piattaforma.
• Un'esperienza utente positiva contribuisce a creare un clima di fiducia nei confronti del reparto IT.
• Non richiede manutenzione e riduce le risorse del team IT necessarie per la gestione dei documenti.
• Una versione significa che tutti i 1700 utenti hanno la stessa esperienza e le stesse funzionalità.

“Adottiamo un approccio ‘Cloud first’, ma non tutte le attività sono adatte al cloud. Uno dei vantaggi principali è che NetDocuments ne è pienamente consapevole e ha sviluppato solide funzionalità di integrazione con SAS e con i software on-premise. Sanno bene come funzionano le aziende.”

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti,clicca quiper richiedere una demo personalizzata.

Informazioni su Cuatrecasas

Con un team multidisciplinare ed eterogeneo composto da oltre 1.000 avvocati di 24 nazionalità diverse, Cuatrecasas fornisce consulenza in tutti i settori del diritto commerciale, adottando un approccio settoriale e coprendo ogni tipo di attività imprenditoriale. Lo studio coniuga competenza tecnica e visione imprenditoriale e vanta una solida esperienza nella collaborazione con aziende leader, fornendo consulenza specialistica sia nell’ambito delle attività quotidiane che nelle operazioni di maggiore rilevanza.

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