A Cuatrecasas migrou seus 1700 usuários para a NetDocuments para obter a melhor segurança do mercado e inovação contínua no gerenciamento de documentos.

A Cuatrecasas, empresa espanhola líder e em crescimento, é especializada em todas as áreas do direito empresarial. Com mais de 1000 advogados, o escritório tem um forte foco na Espanha, Portugal e América Latina, presença em 13 países e um volume de negócios de cerca de 275 milhões de euros.

A Cuatrecasas não é alheia ao gerenciamento de documentos: "É importante ter um processo homogêneo de armazenamento e recuperação - deixamos os sistemas de arquivos e a cultura de guardar documentos para trás há muito tempo", diz Francesc Muñoz, CIO da empresa. Depois de adotar um sistema para toda a empresa em 2002, em 2017, havia importantes motivações comerciais para fazer uma mudança. "Ainda estávamos usando o OpenText e nossa percepção era de que, a cada dia, nossa solução estava ficando cada vez mais distante da facilidade e dos recursos que outros fornecedores estavam oferecendo. Nossos usuários estavam sofrendo. A usabilidade não era nada amigável, a colaboração era difícil. Além disso, não havia funcionalidade móvel, o que na verdade significava que tínhamos que gastar tempo e recursos para criar nossa própria solução internamente."

Revolução, disponibilidade, segurança e inovação no gerenciamento de documentos

A empresa vinha acompanhando o progresso da NetDocuments há vários anos. "Eu estava seguindo de perto o sucesso da NetDocuments, quais clientes estavam aderindo à plataforma, as inovações e, principalmente, a segurança." A liderança tinha desafios crescentes em relação à conformidade com várias regulamentações diferentes e Muñoz percebeu que a verdadeira nuvem e uma postura de segurança mais robusta ajudariam.

Conversas exploratórias com a equipe da NetDocuments levaram à decisão de fazer a mudança. "Sabíamos que a mudança seria um desafio, mas tinha que ser feita. Eu estava muito empenhado em fazer com que fosse um sucesso", explica Muñoz. Um processo de seleção formal na empresa considerou o OpenText iManage e o NetDocuments.

"Nenhum dos outros fornecedores que consideramos estava pronto para a nuvem, na verdade não, ainda havia muito trabalho a fazer. Eles ainda tinham muitos clientes no local e eu sabia que isso seria uma distração em relação às inovações na nuvem."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Gerenciamento de documentos na nuvem

Muñoz diz que nenhum dos outros dois fornecedores que eles consideraram estava pronto para a nuvem: "Ainda havia muito trabalho a ser feito e eles ainda tinham muitos clientes no local. Eu sabia que isso seria uma distração em relação às inovações na nuvem." Em contraste, a NetDocuments foi criada na nuvem com a inovação em sua essência: "Acho que a nuvem torna a inovação mais fácil e mais natural. Há apenas uma versão da plataforma, o que permite que a NetDocuments se concentre no que é importante: disponibilidade, inovação e segurança. Todos se beneficiam disso imediatamente. Isso também significa uma manutenção melhor e mais fácil."

A Cuatrecasas tem vários outros aplicativos em nuvem, mas Muñoz acredita que um ecossistema de tecnologia, incorporando uma mistura de nuvens e de SAS e software local, funciona melhor. "Temos uma abordagem que prioriza a nuvem, mas nem todas as tarefas são apropriadas para a nuvem. Um benefício importante é que a NetDocuments entende totalmente isso e criou uma capacidade de integração robusta com o SAS e o software local. Eles entendem como as empresas funcionam."

O big bang

Com 1.700 usuários e a tarefa de treinamento a cargo da equipe de Muñoz, a implementação seria certamente muito desafiadora. "A migração, pouco a pouco, não funcionaria, consumiria muito tempo - tínhamos que dar um grande salto!", por isso a empresa decidiu fazer a mudança em fevereiro, quando os negócios estão naturalmente um pouco mais lentos. Com isso, as equipes puderam se ajustar rapidamente. "Salvar e recuperar era a grande preocupação, encontrar os documentos após a migração!", mas ele diz que não precisavam se preocupar: "A implementação foi muito melhor do que o esperado. Foi tranquila. Em termos de usabilidade, é amigável e tivemos um feedback muito bom, muitas pessoas nos parabenizaram."

A equipe interna de TI da Cuatrecasas ministrou um treinamento de alto nível em grupos e, em seguida, transferiu os documentos para que eles pudessem começar a trabalhar neles. Também houve sessões de e-learning mais aprofundadas sobre os recursos da solução, e os superusuários fizeram um tour durante um mês.

Obtenção de benefícios imediatos

"Ver e se beneficiar do ritmo de inovação da NetDocuments é revigorante, e a colaboração e a mobilidade são exatamente o que precisamos." O aumento da produtividade e da eficiência foi alcançado porque os advogados podem encontrar documentos com mais rapidez. "No final das contas, somos uma fábrica de palavras e documentos, portanto, a velocidade da solução é fundamental para os usuários, pois cada segundo que o você pode economizar aumenta o resultado final."

Muñoz também considera que a NetDocuments tem a melhor segurança do mercado: "Os clientes pedem isso e as estruturas robustas que são usadas em torno da criptografia e da certificação significam que estamos em conformidade com as várias avaliações que fazemos todas as semanas para instituições financeiras. Isso significa que nossos clientes estão satisfeitos!"

A adoção da mobilidade é outra área em que Muñoz está concentrado, pois o número de usuários móveis foi menor do que o esperado. "Acho que, como 100% do nosso pessoal tem laptops que podem ser usados a qualquer hora e em qualquer lugar, o dispositivo móvel ficou em segundo plano. Mas pretendo mudar um pouco a cultura para que eles usem mais os smartphones em trânsito, porque sei que isso facilitará ainda mais a vida deles."

"A implementação foi muito melhor do que o esperado. Foi tranquila. Em termos de usabilidade, é amigável e tivemos um feedback muito bom, muitas pessoas nos parabenizaram."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Evolução do gerenciamento de documentos

Os benefícios das inovações são importantes para a empresa no futuro e a ferramenta de colaboração da NetDocuments, ndThreads, está na agenda. A concorrência nessa área é difícil porque há muitas ferramentas de colaboração gratuitas e softwares com colaboração incluída. No entanto, Muñoz diz: "Suspeito que o custo-benefício do ndThreads funcione. A NetDocuments já é confiável em termos de segurança - isso significa que podemos reduzir os riscos envolvidos na colaboração digital e também tranquilizar nossos clientes. Queremos melhorar a colaboração e a mentalidade continuamente inovadora da NetDocuments é muito atraente. É uma solução interessante para nós".

Para concluir, Muñoz faz questão de ressaltar que o processo não termina: "O gerenciamento de documentos não é uma tarefa única, é uma evolução, o você precisa continuar inovando. Por exemplo, criamos campanhas internas para fazer com que as pessoas usem novos recursos, talvez incentivando a colaboração. Isso significa que continuamos a aproveitar ao máximo a plataforma rápida, segura e inovadora da NetDocuments."

Os benefícios

• Aumento da produtividade e da eficiência porque os advogados podem encontrar documentos mais rapidamente.
• Os clientes ficam tranquilos com a melhor segurança do mercado.
• Benefícios comerciais cada vez maiores da inovação sustentada da plataforma.
• A experiência positiva do usuário desenvolve a boa vontade com a função de TI.
• Não há necessidade de manutenção, o que reduz os recursos da equipe de TI para o gerenciamento de documentos.
• Uma versão significa que todos os 1700 usuários têm a mesma experiência e funcionalidade.

"Temos uma abordagem que prioriza a nuvem, mas nem todas as tarefas são apropriadas para a nuvem. Um benefício importante é que a NetDocuments entende isso perfeitamente e criou uma capacidade de integração robusta com o SAS e o software local. Eles entendem como as empresas funcionam."

Francesc Muñoz, CIO, Cuatrecasas

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.

Sobre a Cuatrecasas

Com uma equipe multidisciplinar e diversificada de mais de 1.000 advogados e 24 nacionalidades, a Cuatrecasas presta assessoria em todas as áreas do direito empresarial, aplicando uma abordagem setorial e abrangendo todos os tipos de negócios. Eles combinam conhecimento técnico com visão de negócios e têm um sólido histórico de trabalho ao lado de empresas líderes, fornecendo consultoria sofisticada sobre atividades cotidianas e grandes transações.

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