Uanstrengt samarbeid og ideelle SaaS-løsninger gir langsiktige forhold

OM MILES & STOCKBRIDGE

Miles & Stockbridge har vært et advokatfirma i drift i over 82 år. Det er basert i Baltimore, og har nå seks lokasjoner over hele landet. Det har over 230 advokater i tillegg til over 400 NetDocuments-brukere.

HVORFOR MILES & STOCKBRIDGE VALGTE NETDOCUMENTS

Før de oppdaget NetDocuments, var Becky Jones, applikasjonsdirektør, og Ken Adams, informasjonssjef hos Miles & Stockbridge, på jakt etter en teknologisk avansert, SaaS-basert løsning på deres utfordringer med indeksering på stedet og servere. De var spesielt interessert i et SaaS-basert system som en måte å eliminere behovet for å sikkerhetskopiere filer manuelt. «Sikkerhetskopiering av dokumenter og administrasjon av indekseringen var en enorm byrde», sa Jones. «Med NetDocuments ville vi ikke trenge å bekymre oss for dette lenger.»

ET PIONERENDE TREKK TIL SKYEN

Miles & Stockbridge inngikk sitt første samarbeid med NetDocuments for over 14 år siden, et fremtidsrettet trekk for en bransje som på den tiden stort sett ikke var klar over de imponerende fordelene med skybaserte dokumenthåndteringssystemer. I utgangspunktet jobbet Miles & Stockbridge tett med juridisk direktør for å gjennomføre passende due diligence, og fant ut at NetDocuments var i stand til å leve opp til sitt rykte som det sikreste skybaserte dokumenthåndteringssystemet (DMS) som er tilgjengelig for advokatfirmaer.

«Det var en enorm byrde å sikkerhetskopiere dokumenter og administrere indekseringen. Med NetDocuments trengte vi ikke å bekymre oss for dette lenger.»

Becky Jones, direktør for applikasjoner – Miles & Stockbridge

Etter det var det en overraskende enkel – til og med enkel – overgang. «Det var tidlig for oss å gå over i skyen, men vi fikk egentlig ikke mye motstand fra brukerne», sa Adams. Adams nevnte også at Miles & Stockbridge har en lang historie med innovativ og fremtidsrettet tenkning, så det å gå over i skyen var et naturlig neste steg.

OVERVELDENDE KUNDEGODKJENT

Den enkle aksepten av et skybasert DMS gjenspeiles også i Miles & Stockbridges kundebase. Ifølge Adams ble ikke firmaets overgang til et skybasert system ansett som kontroversielt av kundene den gangen, og det er fortsatt ikke et problem nå. I tillegg, når kunder ber om sikkerhetsverifisering før de forplikter seg til et partnerskap, kan firmaet raskt gi nødvendige sertifiseringer, revisjonsinformasjon og bevis på sikkerhetsfunksjoner fra NetDocuments. Dette er av avgjørende betydning, ettersom firmaet krever denne dokumentasjonen for å opprettholde sin ISO-sertifisering. «Fordi denne informasjonen er publisert på NetDocuments-nettstedet, er den enkel å få tilgang til, og vi har den tilgjengelig for å umiddelbart dele med kundene», sa Adams.

RASK OG UTVIDET ADOPSJON

Da NetDocuments ble implementert, opplevde firmaet umiddelbart høy adopsjonsrate blant brukerne. For å maksimere adopsjonen jobbet Jones med individuelle avdelinger for å lære opp ansatte ved hjelp av dokumentasjon og videoer. Etter at opplæringen var avsluttet, var det forventet at avdelingen utelukkende skulle bruke NetDocuments. Teamene responderte bra, og «de tilpasset seg veldig raskt», sa Jones. Fordi det var vevd inn i firmaets kultur, var det forventet at brukerne skulle dra full nytte av NetDocuments' funksjonalitet så snart det ble implementert, i stedet for å lagre dokumenter lokalt, noe som også bidro til å maksimere adopsjonen i hele organisasjonen.

MULIGHET TIL Å ARBEIDE HVOR SOM HELST

Da Jones og Adams begynte å lete etter et nytt datahåndteringssystem (DMS), var en topprioritet å finne en løsning som ville gi deres store firma ekstern – og sikker – tilgang til dokumenter, ettersom flere ansatte allerede jobbet eksternt regelmessig. NetDocuments viste seg å være svaret, og ga enkel tilgang til filer fra hvor som helst.

Muligheten til å jobbe eksternt viste seg å være spesielt kritisk under den siste COVID-19-pandemien, ettersom firmaet raskt og sømløst kunne tilpasse seg fjernarbeid. «Mange av brukerne våre jobbet eksternt selv før COVID-19, så det var ikke en stor læringskurve der», sa Jones, og la til at med NetDocuments hadde ansatte umiddelbar tilgang til alle kontoroppsettene sine fra komforten av sine egne hjem.

Miles & Stockbridge fortsetter å utvikle seg mot en fullstendig skybasert kontoropplevelse, og NetDocuments har vært en integrert del av den prosessen.

EFFEKTIVT SAMARBEID

Miles & Stockbridge har utvidet bruken av dokumenthåndteringen sin ved å bruke CollabSpaces fra NetDocuments. Flere praksisgrupper velger å dele deler av (eller alle) saksfilene i et CollabSpace, slik at klienter kan laste opp filer selv eller få tilgang til skrivebeskyttede dokumenter for å gi tilbakemelding. Bedriftsledelsen evaluerer også andre funksjoner, som forebygging av datatap, for å ytterligere utvide sikkerheten til disse samarbeidsdokumentene.

HVORFOR MILES & STOCKBRIDGE HAR BLITT HER I OVER 14 ÅR

Miles & Stockbridge fortsetter å utvikle seg mot en fullstendig skybasert kontoropplevelse, og NetDocuments har vært en integrert del av denne prosessen. Adams påpeker at det ikke finnes mange juridisk spesifikke DMS-plattformer som er virkelig skybaserte – selv om noen markedsfører seg som sådan.

På grunn av Miles & Stockbridges evne til å gjenkjenne at andre firmaer kan villede deres teknologipresentasjon, og ved å velge NetDocuments fra starten av, har firmaet unngått behovet for å bytte leverandør, gjøre «oppgraderinger» eller kreve andre betydelige endringer som risikerer tid, ressurser, sikkerhet og penger.

«Det finnes ikke mange SaaS-baserte løsninger, og de som finnes har prøvd å tilpasse sine Windows-baserte produkter til SaaS-baserte løsninger, og jeg tror de har funnet ut at det ikke var særlig vellykket», sa Adams. Miles & Stockbridges 14 år som kunde har bevist at NetDocuments er unntaket, ettersom det har muliggjort forbedret samarbeid, tilgang til mer fysisk plass og et sikkert, sentralisert knutepunkt for dokumentlagring. Faktisk oppsummerte Adams sin generelle mening om plattformen i én setning: «Vi er veldig fornøyde med NetDocuments.»

«Vi er veldig fornøyde med NetDocuments.»

Ken Adams, IT-sjef – Miles & Stockbridge

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.