Enkel samverkan och perfekta SaaS-lösningar skapar långvariga relationer

OM MILES & STOCKBRIDGE

Miles & Stockbridge har varit en verksam advokatbyrå i över 82 år. Med huvudkontor i Baltimore har byrån nu sex kontor över hela landet och sysselsätter över 230 advokater, samtidigt som den har över 400 NetDocuments-användare i kombination med annan personal.

VARFÖR MILES & STOCKBRIDGE VALDE NETDOCUMENTS

Innan de upptäckte NetDocuments var Becky Jones, applikationschef, och Ken Adams, IT-chef på Miles & Stockbridge, på jakt efter en tekniskt avancerad, SaaS-baserad lösning på deras utmaningar med indexering och servrar på plats. De var särskilt intresserade av ett SaaS-baserat system som ett sätt att eliminera behovet av manuell säkerhetskopiering av filer. ”Säkerhetskopiering av dokument och hantering av indexering var en enorm börda”, säger Jones. ”Med NetDocuments behöver vi inte längre oroa oss för detta.”

Ett banbrytande steg mot molnet

Miles & Stockbridge inledde sitt samarbete med NetDocuments för över 14 år sedan, vilket var ett framåtblickande beslut för en bransch som vid den tiden i stort sett var omedveten om de imponerande fördelarna med molnbaserade dokumenthanteringssystem. Inledningsvis arbetade Miles & Stockbridge nära tillsammans med sin chefsjurist för att genomföra en lämplig due diligence-process och kom fram till att NetDocuments levde upp till sitt rykte som det säkraste molnbaserade dokumenthanteringssystemet (DMS) för advokatbyråer.

”Att säkerhetskopiera dokument och hantera indexeringen var en enorm börda. Med NetDocuments behöver vi inte längre oroa oss för detta.”

Becky Jones, applikationschef – Miles & Stockbridge

Efter det var övergången förvånansvärt enkel – till och med lätt. ”Det var tidigt för oss att gå över till molnet, men vi mötte inte särskilt mycket motstånd från användarna”, säger Adams. Adams nämner också att Miles & Stockbridge har en lång historia av innovation och framåtblickande tänkande, så övergången till molnet var ett naturligt nästa steg.

ÖVERVÄLDIGANDE GODKÄND AV KUNDERNA

Den enkla acceptansen av ett molnbaserat DMS återspeglas även i Miles & Stockbridges kundbas. Enligt Adams ansågs byråns övergång till ett molnbaserat system inte vara kontroversiellt av kunderna vid den tidpunkten och är fortfarande inte något problem idag. Dessutom kan byrån snabbt tillhandahålla nödvändiga certifieringar, revisionsinformation och bevis på säkerhetsfunktioner från NetDocuments när kunderna begär säkerhetsverifiering innan de ingår ett partnerskap. Detta är av avgörande betydelse, eftersom byrån behöver denna dokumentation för att behålla sin ISO-certifiering. ”Eftersom denna information publiceras på NetDocuments webbplats är den lättillgänglig, och vi har den till hands för att omedelbart kunna dela den med kunderna”, säger Adams.

SNABB, BREDD ANVÄNDNING

När NetDocuments hade implementerats såg företaget omedelbart en hög användningsgrad bland användarna. För att maximera användningen arbetade Jones med enskilda filialer för att utbilda anställda med hjälp av dokumentation och videor. Efter utbildningen förväntades filialen enbart använda NetDocuments. Teamen svarade väl och ”de anpassade sig väldigt snabbt”, säger Jones. Eftersom det var vävt in i företagets kultur förväntades användarna utnyttja NetDocuments funktionalitet fullt ut så snart det hade implementerats, istället för att spara dokument lokalt, vilket också bidrog till att maximera användningen i hela organisationen.

MÖJLIGHET ATT ARBETA VAR SOM HELST

När Jones och Adams började leta efter ett nytt DMS var en av deras högsta prioriteringar att hitta en lösning som skulle ge deras stora företag fjärråtkomst – och säker åtkomst – till dokument, eftersom flera anställda redan arbetade på distans regelbundet. NetDocuments visade sig vara svaret, eftersom det möjliggjorde enkel åtkomst till filer från vilken plats som helst.

Möjligheten att arbeta på distans visade sig vara särskilt viktig under den senaste COVID-19-pandemin, eftersom företaget snabbt och smidigt kunde anpassa sig till distansarbete. ”Många av våra användare arbetade på distans redan före COVID-19, så det var ingen stor omställning”, säger Jones och tillägger att med NetDocuments fick de anställda omedelbar tillgång till hela sin kontorsmiljö från sina hem.

Miles & Stockbridge fortsätter att sträva mot en helt molnbaserad kontorsupplevelse, och NetDocuments har varit en integrerad del av den processen.

EFFEKTIVT SAMARBETE

Miles & Stockbridge har utökat användningen av sitt dokumenthanteringssystem genom att använda CollabSpaces från NetDocuments. Flera praktikgrupper har valt att dela delar av (eller hela) ärendefilerna inom ett CollabSpace, vilket gör det möjligt för kunderna att själva ladda upp filer eller få åtkomst till skrivskyddade dokument för att lämna feedback. Företagsledningen utvärderar för närvarande även andra funktioner, såsom Data Loss Prevention, för att ytterligare öka säkerheten för dessa samarbetsdokument.

VARFÖR MILES & STOCKBRIDGE HAR STANNAT I ÖVER 14 ÅR

Miles & Stockbridge fortsätter att sträva mot en helt molnbaserad kontorsupplevelse, och NetDocuments har varit en integrerad del av den processen. Adams påpekar att det inte finns många juridikspecifika DMS-plattformar som är helt molnbaserade – även om vissa marknadsför sig som sådana.

Tack vare Miles & Stockbridges förmåga att inse att andra företag kan vilseleda med sina teknikpresentationer, och genom att välja NetDocuments från början, har företaget undvikit behovet av att byta leverantör, göra "uppgraderingar" eller kräva andra betydande förändringar som riskerar att kosta tid, resurser, säkerhet och pengar.

”Det finns inte så många SaaS-baserade lösningar, och de som finns har försökt anpassa sina Windows-baserade produkter till SaaS-baserade, men jag tror att de insåg att det inte var särskilt framgångsrikt”, säger Adams. Miles & Stockbridges 14 år som kund har bevisat att NetDocuments är undantaget, eftersom det har möjliggjort förbättrat samarbete, tillgång till mer fysiskt utrymme och en säker, centraliserad hubb för dokumentlagring. Adams sammanfattade faktiskt sin övergripande åsikt om plattformen i en mening: ”Vi är mycket nöjda med NetDocuments.”

”Vi är mycket nöjda med NetDocuments.”

Ken Adams, informationschef – Miles & Stockbridge

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem,klicka härför att begära en personlig demonstration.