Colaboração sem esforço e soluções SaaS ideais alimentam uma relação a longo prazo

SOBRE A MILES & STOCKBRIDGE

A Miles & Stockbridge é uma sociedade de advogados em atividade há mais de 82 anos. Sediada em Baltimore, tem agora seis localizações em todo o país e emprega mais de 230 advogados, tendo mais de 400 utilizadores do NetDocuments em combinação com outros funcionários.

PORQUE É QUE A MILES & STOCKBRIDGE ESCOLHEU A NETDOCUMENTS

Antes de descobrirem a NetDocuments, Becky Jones, Diretora de Aplicações, e Ken Adams, Diretor de Informação da Miles & Stockbridge, estavam à procura de uma solução tecnologicamente avançada, baseada em SaaS, para os seus desafios de indexação e servidor no local. Especificamente, estavam interessados num sistema baseado em SaaS como forma de eliminar a necessidade de fazer cópias de segurança manuais dos ficheiros. "Fazer cópias de segurança dos documentos e gerir a indexação era um fardo enorme", afirmou Jones. "Com o NetDocuments, não teríamos de nos preocupar mais com isso."

UMA MUDANÇA PIONEIRA PARA A NUVEM

A Miles & Stockbridge estabeleceu a sua primeira parceria com a NetDocuments há mais de 14 anos, um passo em frente para uma indústria que, na altura, desconhecia em grande parte os benefícios impressionantes dos sistemas de gestão documental baseados na nuvem. Inicialmente, a Miles & Stockbridge trabalhou em estreita colaboração com o conselho geral para concluir a devida diligência e descobriu que a NetDocuments era capaz de fazer jus à sua reputação de ser o sistema de gestão de documentos (DMS) na nuvem mais seguro disponível para empresas jurídicas.

"Fazer cópias de segurança dos documentos e gerir a indexação era um enorme fardo. Com o NetDocuments, não teríamos de nos preocupar mais com isso."

Becky Jones, Diretora de Aplicações - Miles & Stockbridge

Depois disso, a transição foi surpreendentemente direta - e até fácil. "Era cedo para entrarmos na nuvem, mas não recebemos muitas reacções dos utilizadores", afirmou Adams. Adams também mencionou que a Miles & Stockbridge tem uma longa história de inovação e visão de futuro, pelo que a transição para a nuvem foi um passo natural.

APROVADO PELA ESMAGADORA MAIORIA DOS CLIENTES

A fácil aceitação de um DMS baseado na nuvem também se reflecte na base de clientes da Miles & Stockbridge. De acordo com Adams, a mudança da empresa para um sistema baseado na nuvem não foi considerada controversa pelos clientes na altura e continua a não ser um problema atualmente. Além disso, quando os clientes pedem uma verificação de segurança antes de se comprometerem com uma parceria, a empresa consegue fornecer rapidamente as certificações necessárias, as informações de auditoria e a prova das funcionalidades de segurança do NetDocuments. Isto é de importância vital, uma vez que a empresa exige essa documentação para manter a sua certificação ISO. "Uma vez que esta informação é publicada no sítio Web da NetDocuments, é de fácil acesso e está disponível para ser imediatamente partilhada com os clientes", afirmou Adams.

ADOPÇÃO RÁPIDA E GENERALIZADA

Assim que o NetDocuments foi implementado, a empresa registou imediatamente elevadas taxas de adoção entre os utilizadores. Para maximizar a adoção, a Jones trabalhou com sucursais individuais para formar os funcionários utilizando documentação e vídeos. Após a conclusão da formação, esperava-se que a sucursal utilizasse apenas o NetDocuments. As equipas responderam bem e "adaptaram-se muito rapidamente", afirmou Jones. Como estava integrado na cultura da empresa, esperava-se que os utilizadores tirassem o máximo partido da funcionalidade do NetDocuments assim que fosse implementado, em vez de guardarem documentos localmente, o que também ajudou a maximizar a adoção em toda a organização.

CAPACIDADE DE TRABALHAR A PARTIR DE QUALQUER LOCAL

Quando a Jones and Adams iniciou a procura de um novo DMS, uma das principais prioridades era encontrar uma solução que proporcionasse à sua grande empresa um acesso remoto - e seguro - aos documentos, uma vez que vários funcionários já trabalhavam remotamente com regularidade. O NetDocuments provou ser a resposta, permitindo um acesso fácil aos ficheiros a partir de qualquer local.

A capacidade de trabalhar remotamente revelou-se especialmente importante durante a última pandemia de COVID-19, uma vez que a empresa conseguiu adaptar-se rapidamente e sem problemas ao trabalho remoto. "Muitos dos nossos utilizadores trabalhavam remotamente mesmo antes da COVID-19, pelo que não houve uma grande curva de aprendizagem", afirmou Jones, acrescentando que, com o NetDocuments, os funcionários tinham acesso imediato a todas as suas configurações nos escritórios a partir do conforto das suas casas.

A Miles & Stockbridge continua a avançar para uma experiência de escritório totalmente baseada na nuvem, e o NetDocuments tem sido uma parte integrante desse processo.

COLABORAÇÃO EFECTIVA

A Miles & Stockbridge alargou a utilização da sua gestão de documentos através da utilização de CollabSpaces da NetDocuments. Diversos grupos de prática optam por partilhar parte (ou a totalidade) dos ficheiros do assunto num CollabSpace, permitindo que os clientes carreguem eles próprios os ficheiros ou acedam a documentos só de leitura para dar feedback. A direção da empresa está também a avaliar atualmente outras funcionalidades, como a prevenção de perda de dados, para aumentar a segurança destes documentos colaborativos.

PORQUE É QUE A MILES & STOCKBRIDGE SE MANTÉM HÁ MAIS DE 14 ANOS

A Miles & Stockbridge continua a orientar-se para uma experiência de escritório totalmente baseada na nuvem, e o NetDocuments tem sido uma parte integrante desse processo. Adams salienta que não existem muitas plataformas DMS específicas para o sector jurídico que sejam verdadeiramente baseadas na nuvem - embora algumas possam comercializar-se como tal.

Devido à capacidade da Miles & Stockbridge de reconhecer que outras empresas podem enganar a sua oferta tecnológica, e ao escolher a NetDocuments desde o início, a empresa evitou a necessidade de mudar de fornecedor, fazer "actualizações" ou exigir outras alterações significativas que arriscam tempo, recursos, segurança e dinheiro.

"Não existem muitas soluções baseadas em SaaS, e as que existem tentaram adaptar o seu produto baseado em Windows para SaaS, e penso que descobriram que isso não foi muito bem sucedido", disse Adams. Os 14 anos da Miles & Stockbridge como cliente provaram que o NetDocuments é a exceção, uma vez que permitiu uma colaboração melhorada, acesso a mais espaço físico e um hub seguro e centralizado para armazenamento de documentos. De facto, Adams resumiu a sua opinião geral sobre a plataforma numa frase: "Estamos muito satisfeitos com a NetDocuments".

"Estamos muito satisfeitos com a NetDocuments."

Ken Adams, Diretor de Informação - Miles & Stockbridge

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