La colaboración sin esfuerzo y las soluciones SaaS ideales impulsan una relación a largo plazo

ACERCA DE MILES & STOCKBRIDGE

Miles & Stockbridge es un bufete de abogados en activo desde hace más de 82 años. Con sede en Baltimore, en la actualidad cuenta con seis sedes en todo el país y emplea a más de 230 abogados, al tiempo que cuenta con más de 400 usuarios de NetDocuments en combinación con el resto del personal.

POR QUÉ MILES & STOCKBRIDGE ELIGIÓ NETDOCUMENTS

Antes de descubrir NetDocuments, Becky Jones, Directora de Aplicaciones, y Ken Adams, Director de Información de Miles & Stockbridge, estaban a la caza de una solución tecnológicamente avanzada basada en SaaS para sus retos de indexación y servidores in situ. En concreto, estaban interesados en un sistema basado en SaaS como forma de eliminar la necesidad de realizar copias de seguridad manuales de los archivos. "Hacer copias de seguridad de los documentos y gestionar la indexación era una carga enorme", afirma Jones. "Con NetDocuments, ya no tendríamos que preocuparnos por esto".

UN PASO PIONERO A LA NUBE

Miles & Stockbridge se asoció por primera vez con NetDocuments hace más de 14 años, un movimiento con visión de futuro para un sector que, por aquel entonces, desconocía en gran medida las impresionantes ventajas de los sistemas de gestión documental basados en la nube. En un principio, Miles & Stockbridge trabajó en estrecha colaboración con los asesores jurídicos generales para completar la diligencia debida y comprobó que NetDocuments estaba a la altura de su reputación de ser el sistema de gestión de documentos (DMS) en la nube más seguro disponible para los bufetes de abogados.

"Hacer copias de seguridad de los documentos y gestionar la indexación era una carga enorme. Con NetDocuments, ya no tendríamos que preocuparnos por esto".

Becky Jones, Directora de Aplicaciones - Miles & Stockbridge

Después de eso, fue una transición sorprendentemente sencilla -incluso fácil-. "Era pronto para que nos adentráramos en la nube, pero realmente no recibimos mucho rechazo por parte de los usuarios", dijo Adams. Adams también mencionó que Miles & Stockbridge tiene una larga historia de pensamiento innovador y progresista, por lo que pasar a la nube era un siguiente paso natural.

ABRUMADORAMENTE APROBADO POR LOS CLIENTES

La fácil aceptación de un DMS basado en la nube se refleja también en la base de clientes de Miles & Stockbridge. Según Adams, el cambio de la firma a un sistema basado en la nube no fue considerado controvertido por los clientes en su momento y sigue sin serlo ahora. Además, cuando los clientes solicitan una verificación de seguridad antes de comprometerse con una asociación, el bufete puede proporcionar rápidamente las certificaciones necesarias, la información de auditoría y la prueba de las características de seguridad de NetDocuments. Esto es de vital importancia, ya que la empresa requiere esa documentación para mantener su certificación ISO. "Como esta información se publica en el sitio web de NetDocuments, es fácil acceder a ella y la tenemos a mano para compartirla inmediatamente también con los clientes", afirma Adams.

ADOPCIÓN RÁPIDA Y GENERALIZADA

Una vez implantado NetDocuments, la empresa observó inmediatamente altos índices de adopción entre los usuarios. Para maximizar la adopción, Jones trabajó con sucursales individuales para formar a los empleados utilizando documentación y vídeos. Una vez finalizada la formación, se esperaba que la sucursal utilizara únicamente NetDocuments. Los equipos respondieron bien y "se adaptaron realmente rápido", afirma Jones. Al estar imbricado en la cultura de la empresa, se esperaba que los usuarios aprovecharan al máximo la funcionalidad de NetDocuments en cuanto se implantara, en lugar de guardar los documentos localmente, lo que también ayudó a maximizar la adopción en toda la organización.

CAPACIDAD PARA TRABAJAR DESDE CUALQUIER LUGAR

Cuando Jones y Adams iniciaron la búsqueda de un nuevo DMS, una de sus principales prioridades era encontrar una solución que proporcionara a su gran empresa acceso remoto -y seguro- a los documentos, ya que varios empleados ya trabajaban a distancia de forma habitual. NetDocuments demostró ser la respuesta, ya que permite acceder fácilmente a los archivos desde cualquier lugar.

La capacidad de trabajar a distancia demostró ser especialmente crítica durante la última pandemia de COVID-19, ya que la empresa pudo adaptarse rápidamente y sin problemas al trabajo a distancia. "Muchos de nuestros usuarios trabajaban a distancia incluso antes de la COVID-19, por lo que no hubo una curva de aprendizaje enorme", afirmó Jones, quien añadió que, con NetDocuments, los empleados tenían acceso inmediato a toda la configuración de sus oficinas desde la comodidad de sus hogares.

Miles & Stockbridge continúa impulsándose hacia una experiencia de oficina totalmente basada en la nube, y NetDocuments ha sido una parte integral de ese proceso.

COLABORACIÓN EFICAZ

Miles & Stockbridge han ampliado el uso de su gestión documental utilizando CollabSpaces de NetDocuments. Varios grupos de práctica optan por compartir parte (o la totalidad) de los archivos del asunto dentro de un CollabSpace, lo que permite a los clientes cargar archivos por sí mismos o acceder a documentos de sólo lectura para proporcionar comentarios. La dirección del bufete también está evaluando actualmente otras funciones, como la Prevención de Pérdida de Datos, para ampliar aún más la seguridad de estos documentos colaborativos.

POR QUÉ MILES & STOCKBRIDGE SE HA MANTENIDO DURANTE MÁS DE 14 AÑOS

Miles & Stockbridge continúa impulsándose hacia una experiencia de oficina totalmente basada en la nube, y NetDocuments ha sido una parte integral de ese proceso. Adams señala que no hay muchas plataformas DMS específicas para el sector jurídico que estén realmente basadas en la nube, aunque algunas se comercialicen como tales.

Gracias a la capacidad de Miles & Stockbridge para reconocer que otras empresas pueden engañar en su oferta tecnológica, y al elegir NetDocuments desde el principio, la empresa ha evitado la necesidad de cambiar de proveedor, realizar "actualizaciones" o exigir otros cambios significativos que ponen en riesgo el tiempo, los recursos, la seguridad y el dinero.

"No hay muchas soluciones basadas en SaaS, y las que hay han intentado adaptar su producto basado en Windows a uno basado en SaaS, y creo que se dieron cuenta de que no tenía mucho éxito", afirma Adams. Los 14 años de Miles & Stockbridge como cliente han demostrado que NetDocuments es la excepción, ya que ha permitido mejorar la colaboración, acceder a más espacio físico y disponer de un centro seguro y centralizado para el almacenamiento de documentos. De hecho, Adams resumió su opinión general sobre la plataforma en una frase: "Estamos muy contentos con NetDocuments".

"Estamos muy contentos con NetDocuments".

Ken Adams, Director de Información - Miles & Stockbridge

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.