Moeiteloze samenwerking en ideale SaaS-oplossingen zorgen voor een langdurige relatie

OVER MILES & STOCKBRIDGE

Miles & Stockbridge is al meer dan 82 jaar actief als advocatenkantoor. Het kantoor is gevestigd in Baltimore en heeft inmiddels zes vestigingen in het hele land. Het heeft meer dan 230 advocaten in dienst en telt meer dan 400 NetDocuments-gebruikers, in combinatie met andere medewerkers.

WAAROM MILES & STOCKBRIDGE VOOR NETDOCUMENTS HEEFT GEKOZEN

Voordat ze NetDocuments ontdekten, waren Becky Jones, directeur Applicaties, en Ken Adams, Chief Information Officer bij Miles & Stockbridge, op zoek naar een technologisch geavanceerde, SaaS-gebaseerde oplossing voor hun uitdagingen op het gebied van on-site indexering en servers. Ze waren met name geïnteresseerd in een SaaS-gebaseerd systeem om handmatig back-ups van bestanden overbodig te maken. "Het maken van back-ups van documenten en het beheren van de indexering was een enorme last", aldus Jones. "Met NetDocuments hoeven we ons daar geen zorgen meer over te maken."

EEN BAANBREKENDE STAP NAAR DE CLOUD

Miles & Stockbridge ging meer dan 14 jaar geleden voor het eerst een samenwerking aan met NetDocuments, een vooruitstrevende stap voor een sector die zich op dat moment nog grotendeels niet bewust was van de indrukwekkende voordelen van cloudgebaseerde documentbeheersystemen. In eerste instantie werkte Miles & Stockbridge nauw samen met de algemeen juridisch adviseur om het nodige onderzoek te doen en kwam tot de conclusie dat NetDocuments zijn reputatie als het veiligste clouddocumentbeheersysteem (DMS) voor advocatenkantoren waar kon maken.

"Het maken van back-ups van documenten en het beheren van de indexering was een enorme last. Met NetDocuments hoeven we ons hier geen zorgen meer over te maken."

Becky Jones, directeur Applicaties – Miles & Stockbridge

Daarna verliep de overgang verrassend eenvoudig, zelfs gemakkelijk. "Het was voor ons nog vroeg om de overstap naar de cloud te maken, maar we ondervonden niet echt veel weerstand van de gebruikers", aldus Adams. Adams vermeldde ook dat Miles & Stockbridge een lange geschiedenis heeft van innovatief en vooruitstrevend denken, dus de overstap naar de cloud was een logische volgende stap.

OVERWELDIGEND GOEDGEKEURD DOOR KLANTEN

De gemakkelijke acceptatie van een cloudgebaseerd DMS wordt ook weerspiegeld in het klantenbestand van Miles & Stockbridge. Volgens Adams werd de overstap naar een cloudgebaseerd systeem destijds door klanten niet als controversieel beschouwd en is het ook nu nog steeds geen issue. Bovendien kan het kantoor, wanneer klanten om veiligheidsverificatie vragen voordat ze een partnerschap aangaan, snel de nodige certificeringen, auditinformatie en bewijzen van beveiligingsfuncties van NetDocuments verstrekken. Dit is van cruciaal belang, aangezien het kantoor deze documentatie nodig heeft om zijn ISO-certificering te behouden. "Omdat deze informatie op de website van NetDocuments wordt gepubliceerd, is ze gemakkelijk toegankelijk en hebben we ze ook onmiddellijk bij de hand om met klanten te delen", aldus Adams.

SNELLE, WIDSE TOEPASSING

Nadat NetDocuments was geïmplementeerd, zag het kantoor meteen dat veel gebruikers het gingen gebruiken. Om ervoor te zorgen dat iedereen het zou gebruiken, werkte Jones samen met de verschillende vestigingen om medewerkers te trainen met documentatie en video's. Na afloop van de training werd van de vestiging verwacht dat ze uitsluitend NetDocuments zouden gebruiken. De teams reageerden positief en "ze pasten zich heel snel aan", aldus Jones. Omdat het systeem verweven was met de cultuur van het kantoor, werd van gebruikers verwacht dat ze vanaf het moment van implementatie volledig gebruik zouden maken van de functionaliteit van NetDocuments in plaats van documenten lokaal op te slaan, wat ook bijdroeg aan een maximale acceptatie binnen de hele organisatie.

MOGELIJKHEID OM VANAF ELKE LOCATIE TE WERKEN

Toen Jones en Adams op zoek gingen naar een nieuw DMS, was het vinden van een oplossing die hun grote bedrijf op afstand – en veilig – toegang tot documenten zou bieden een topprioriteit, aangezien verschillende medewerkers al regelmatig op afstand werkten. NetDocuments bleek het antwoord te zijn, omdat het vanaf elke locatie gemakkelijke toegang tot bestanden biedt.

De mogelijkheid om op afstand te werken bleek vooral cruciaal tijdens de recente COVID-19-pandemie, omdat het bedrijf zich snel en naadloos kon aanpassen aan het werken op afstand. "Veel van onze gebruikers werkten al vóór COVID-19 op afstand, dus er was geen enorme leercurve", aldus Jones, die eraan toevoegde dat medewerkers met NetDocuments vanuit het comfort van hun eigen huis direct toegang hadden tot hun volledige kantooromgeving.

Miles & Stockbridge blijft zich ontwikkelen in de richting van een volledig cloudgebaseerde kantoorervaring, en NetDocuments is een integraal onderdeel van dat proces geweest.

EFFECTIEVE SAMENWERKING

Miles & Stockbridge heeft het gebruik van hun documentbeheer uitgebreid door gebruik te maken van CollabSpaces van NetDocuments. Verschillende praktijkgroepen hebben ervoor gekozen om een deel (of alle) van de dossierbestanden te delen binnen een CollabSpace, waardoor klanten zelf bestanden kunnen uploaden of toegang hebben tot alleen-lezen documenten om feedback te geven. Het management van het kantoor evalueert momenteel ook andere functies, zoals Data Loss Prevention, om de beveiliging van deze gezamenlijke documenten verder uit te breiden.

WAAROM MILES & STOCKBRIDGE AL MEER DAN 14 JAAR BLIJFT

Miles & Stockbridge blijft zich richten op een volledig cloudgebaseerde kantoorervaring, en NetDocuments is een integraal onderdeel van dat proces. Adams wijst erop dat er niet veel juridisch-specifieke DMS-platforms zijn die echt cloudgebaseerd zijn, hoewel sommige zichzelf wel als zodanig op de markt brengen.

Omdat Miles & Stockbridge inzag dat andere bedrijven hun technologie verkeerd kunnen presenteren, en door vanaf het begin voor NetDocuments te kiezen, heeft het bedrijf kunnen voorkomen dat het van leverancier moest wisselen, 'upgrades' moest uitvoeren of andere ingrijpende veranderingen moest doorvoeren die tijd, middelen, veiligheid en geld zouden kosten.

"Er zijn niet veel SaaS-gebaseerde oplossingen, en degenen die dat wel zijn, hebben geprobeerd hun Windows-gebaseerde product aan te passen aan SaaS-gebaseerde oplossingen, en ik denk dat ze hebben gemerkt dat dat niet echt succesvol was", aldus Adams. De 14 jaar dat Miles & Stockbridge klant is, hebben bewezen dat NetDocuments een uitzondering is, omdat het betere samenwerking, toegang tot meer fysieke ruimte en een veilige, gecentraliseerde hub voor documentopslag mogelijk heeft gemaakt. Adams vatte zijn algemene mening over het platform zelfs in één zin samen: "We zijn erg tevreden met NetDocuments."

"We zijn erg tevreden over NetDocuments."

Ken Adams, Chief Information Officer – Miles & Stockbridge

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem,klikt u hierom een gepersonaliseerde demo aan te vragen.