Una collaborazione senza intoppi e soluzioni SaaS ottimali alimentano una relazione a lungo termine

INFORMAZIONI SU MILES & STOCKBRIDGE

Miles & Stockbridge è uno studio legale attivo da oltre 82 anni. Con sede a Baltimora, conta oggi sei sedi in tutto il Paese e impiega oltre 230 avvocati, oltre a contare più di 400 utenti di NetDocuments, tra questi e il resto del personale.

PERCHÉ MILES & STOCKBRIDGE HA SCELTO NETDOCUMENTS

Prima di scoprire NetDocuments, Becky Jones, direttrice delle applicazioni, e Ken Adams, responsabile informatico presso Miles & Stockbridge, erano alla ricerca di una soluzione tecnologicamente avanzata e basata su SaaS per risolvere le loro difficoltà relative all’indicizzazione in loco e ai server. Nello specifico, erano interessati a un sistema basato su SaaS per eliminare la necessità di eseguire manualmente il backup dei file. “Il backup dei documenti e la gestione dell’indicizzazione rappresentavano un onere enorme”, ha affermato Jones. «Con NetDocuments, non dovremmo più preoccuparci di questo».

UNA MOSSA ALL'AVANGUARDIA VERSO IL CLOUD

Miles & Stockbridge ha avviato la collaborazione con NetDocuments oltre 14 anni fa, una mossa lungimirante per un settore che, all’epoca, era in gran parte all’oscuro degli straordinari vantaggi offerti dai sistemi di gestione documentale basati sul cloud. Inizialmente, Miles & Stockbridge ha lavorato a stretto contatto con il responsabile legale per portare a termine un’adeguata due diligence e ha constatato che NetDocuments era in grado di essere all’altezza della propria reputazione di sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud più sicuro disponibile per gli studi legali.

“Il backup dei documenti e la gestione dell’indicizzazione rappresentavano un onere enorme. Con NetDocuments, non dovremmo più preoccuparci di questo.”

Becky Jones, Direttrice delle Applicazioni – Miles & Stockbridge

Da quel momento in poi, il passaggio è stato sorprendentemente lineare, persino facile. “Era ancora presto per noi per passare al cloud, ma non abbiamo riscontrato particolari resistenze da parte degli utenti”, ha affermato Adams. Adams ha inoltre sottolineato che Miles & Stockbridge vanta una lunga tradizione di innovazione e lungimiranza, per cui il passaggio al cloud è stato un passo naturale.

APPROVATO A GRANDE MAJORITÀ DAI CLIENTI

La facile accettazione di un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud si riflette anche nella clientela di Miles & Stockbridge. Secondo Adams, il passaggio dello studio a un sistema basato sul cloud non è stato considerato controverso dai clienti all’epoca e continua a non rappresentare un problema oggi. Inoltre, quando i clienti richiedono una verifica della sicurezza prima di impegnarsi in una partnership, lo studio è in grado di fornire rapidamente le certificazioni necessarie, le informazioni di audit e la prova delle funzionalità di sicurezza offerte da NetDocuments. Ciò è di vitale importanza, poiché lo studio richiede tale documentazione per mantenere la propria certificazione ISO. “Poiché queste informazioni sono pubblicate sul sito web di NetDocuments, sono facilmente accessibili e le abbiamo a portata di mano per condividerle immediatamente anche con i clienti”, ha affermato Adams.

ADOZIONE RAPIDA E CAPILLARE

Una volta implementato NetDocuments, lo studio ha immediatamente registrato elevati tassi di adozione tra gli utenti. Per massimizzare l’adozione, Jones ha collaborato con le singole filiali per formare i dipendenti utilizzando documentazione e video. Al termine della formazione, ci si aspettava che la filiale utilizzasse esclusivamente NetDocuments. I team hanno risposto bene e «si sono adattati molto rapidamente», ha affermato Jones. Poiché il sistema era integrato nella cultura aziendale, ci si aspettava che gli utenti sfruttassero appieno le funzionalità di NetDocuments non appena fosse stato implementato, invece di salvare i documenti in locale, il che ha contribuito a massimizzare l’adozione in tutta l’organizzazione.

POSSIBILITÀ DI LAVORARE DA QUALSIASI LUOGO

Quando Jones e Adams hanno avviato la ricerca di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS), una delle priorità principali era trovare una soluzione che garantisse alla loro grande azienda un accesso remoto – e sicuro – ai documenti, dato che diversi dipendenti lavoravano già regolarmente da remoto. NetDocuments si è rivelato la soluzione ideale, consentendo un facile accesso ai file da qualsiasi luogo.

La possibilità di lavorare da remoto si è rivelata particolarmente fondamentale durante l’ultima pandemia di COVID-19, poiché l’azienda è stata in grado di adattarsi rapidamente e senza intoppi al lavoro a distanza. “Molti dei nostri utenti lavoravano da remoto già prima del COVID-19, quindi non c’è stata una grande curva di apprendimento”, ha affermato Jones, aggiungendo che, grazie a NetDocuments, i dipendenti hanno avuto accesso immediato a tutte le loro configurazioni d’ufficio comodamente da casa.

Miles & Stockbridge continua a orientarsi verso un'esperienza lavorativa interamente basata sul cloud, e NetDocuments ha rappresentato una parte fondamentale di questo processo.

COLLABORAZIONE EFFICACE

Miles & Stockbridge ha ampliato l'utilizzo del proprio sistema di gestione dei documenti grazie all'adozione di CollabSpaces di NetDocuments. Diversi gruppi di lavoro hanno scelto di condividere parte (o la totalità) dei fascicoli relativi alle pratiche all'interno di un CollabSpace, consentendo ai clienti di caricare autonomamente i file o di accedere a documenti in sola lettura per fornire il proprio feedback. La dirigenza dello studio sta inoltre valutando altre funzionalità, come la prevenzione della perdita di dati (Data Loss Prevention), per rafforzare ulteriormente la sicurezza di questi documenti collaborativi.

PERCHÉ MILES & STOCKBRIDGE È RIMASTA SUL MERCATO DA OLTRE 14 ANNI

Miles & Stockbridge continua a orientarsi verso un'esperienza lavorativa interamente basata sul cloud, e NetDocuments è stata parte integrante di questo processo. Adams sottolinea che non esistono molte piattaforme DMS specifiche per il settore legale che siano realmente basate sul cloud, sebbene alcune possano presentarsi come tali.

Grazie alla capacità di Miles & Stockbridge di rendersi conto che altre aziende possono fornire informazioni fuorvianti nelle loro presentazioni tecnologiche, e avendo scelto NetDocuments sin dall’inizio, lo studio ha evitato di dover cambiare fornitore, effettuare “aggiornamenti” o apportare altre modifiche significative che comportano rischi in termini di tempo, risorse, sicurezza e denaro.

“Non ci sono molte soluzioni basate su SaaS, e quelle esistenti hanno cercato di adattare il proprio prodotto basato su Windows al modello SaaS, ma credo che abbiano scoperto che non ha funzionato granché”, ha affermato Adams. I 14 anni di collaborazione con Miles & Stockbridge hanno dimostrato che NetDocuments rappresenta un’eccezione, poiché ha consentito una maggiore collaborazione, l’accesso a più spazio fisico e un hub centralizzato e sicuro per l’archiviazione dei documenti. Infatti, Adams ha sintetizzato la sua opinione complessiva sulla piattaforma in una sola frase: «Siamo molto soddisfatti di NetDocuments».

“Siamo molto soddisfatti di NetDocuments.”

Ken Adams, Direttore informatico – Miles & Stockbridge

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