Colaboração sem esforço e soluções SaaS ideais alimentam um relacionamento de longo prazo

SOBRE A MILES & STOCKBRIDGE

A Miles & Stockbridge é um escritório de advocacia em atividade há mais de 82 anos. Com sede em Baltimore, atualmente possui seis localidades em todo o país e emprega mais de 230 advogados, além de contar com mais de 400 usuários do NetDocuments em conjunto com outros funcionários.

POR QUE A MILES & STOCKBRIDGE ESCOLHEU A NETDOCUMENTS

Antes de descobrirem a NetDocuments, Becky Jones, Diretora de Aplicativos, e Ken Adams, Diretor de Informações da Miles & Stockbridge, estavam em busca de uma solução tecnologicamente avançada, baseada em SaaS, para seus desafios de indexação e servidor no local. Especificamente, eles estavam interessados em um sistema baseado em SaaS como forma de eliminar a necessidade de fazer o backup manual dos arquivos. "Fazer o backup dos documentos e gerenciar a indexação era um fardo enorme", disse Jones. "Com o NetDocuments, não precisaríamos mais nos preocupar com isso."

UMA MUDANÇA PIONEIRA PARA A NUVEM

A Miles & Stockbridge firmou sua primeira parceria com a NetDocuments há mais de 14 anos, uma iniciativa inovadora para um setor que, naquela época, desconhecia amplamente os benefícios impressionantes dos sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem. Inicialmente, a Miles & Stockbridge trabalhou em estreita colaboração com o conselho geral para concluir a devida diligência e descobriu que a NetDocuments era capaz de fazer jus à sua reputação de ser o sistema de gerenciamento de documentos em nuvem (DMS) mais seguro disponível para escritórios de advocacia.

"Fazer o backup dos documentos e gerenciar a indexação era um fardo enorme. Com o NetDocuments, não precisaríamos mais nos preocupar com isso."

Becky Jones, diretora de aplicativos - Miles & Stockbridge

Depois disso, a transição foi surpreendentemente simples e até mesmo fácil. "Era cedo para entrarmos na nuvem, mas não recebemos muita resistência dos usuários", disse Adams. Adams também mencionou que a Miles & Stockbridge tem um longo histórico de inovação e visão de futuro, portanto, migrar para a nuvem foi um passo natural.

APROVADO PELA ESMAGADORA MAIORIA DOS CLIENTES

A fácil aceitação de um DMS baseado em nuvem também se reflete na base de clientes da Miles & Stockbridge. De acordo com Adams, a mudança da empresa para um sistema baseado em nuvem não foi considerada controversa pelos clientes na época e continua a não ser um problema atualmente. Além disso, quando os clientes solicitam uma verificação de segurança antes de se comprometerem com uma parceria, a empresa pode fornecer rapidamente as certificações necessárias, as informações de auditoria e a prova dos recursos de segurança do NetDocuments. Isso é de vital importância, pois a empresa exige essa documentação para manter sua certificação ISO. "Como essas informações são publicadas no site da NetDocuments, elas são de fácil acesso e podemos compartilhá-las imediatamente com os clientes", disse Adams.

ADOÇÃO RÁPIDA E GENERALIZADA

Depois que o NetDocuments foi implementado, a empresa observou imediatamente altas taxas de adoção entre os usuários. Para maximizar a adoção, a Jones trabalhou com filiais individuais para treinar os funcionários usando documentação e vídeos. Após o término do treinamento, esperava-se que a filial usasse exclusivamente o NetDocuments. As equipes responderam bem e "se adaptaram muito rapidamente", disse Jones. Como o NetDocuments estava integrado à cultura da empresa, esperava-se que os usuários aproveitassem ao máximo a funcionalidade do NetDocuments assim que ele fosse implementado, em vez de salvar documentos localmente, o que também ajudou a maximizar a adoção em toda a organização.

CAPACIDADE DE TRABALHAR EM QUALQUER LUGAR

Quando a Jones and Adams iniciou a busca por um novo DMS, uma das principais prioridades era encontrar uma solução que proporcionasse à sua grande empresa acesso remoto - e seguro - aos documentos, pois vários funcionários já trabalhavam remotamente com regularidade. O NetDocuments provou ser a resposta, permitindo fácil acesso aos arquivos de qualquer local.

A capacidade de trabalhar remotamente provou ser especialmente importante durante a última pandemia de COVID-19, pois a empresa conseguiu se adaptar rápida e perfeitamente ao trabalho remoto. "Muitos de nossos usuários trabalhavam remotamente mesmo antes da COVID-19, portanto, não houve uma grande curva de aprendizado", disse Jones, acrescentando que, com o NetDocuments, os funcionários tinham acesso imediato a todas as suas configurações no escritório, no conforto de suas casas.

A Miles & Stockbridge continua a se impulsionar em direção a uma experiência de escritório totalmente baseada na nuvem, e o NetDocuments tem sido parte integrante desse processo.

COLABORAÇÃO EFETIVA

A Miles & Stockbridge ampliou o uso de seu gerenciamento de documentos utilizando o CollabSpaces da NetDocuments. Vários grupos de prática optam por compartilhar parte (ou todos) os arquivos de assuntos dentro de um CollabSpace, permitindo que os próprios clientes carreguem arquivos ou acessem documentos somente de leitura para fornecer feedback. A liderança da empresa também está avaliando atualmente outros recursos, como o Data Loss Prevention, para ampliar ainda mais a segurança desses documentos colaborativos.

POR QUE A MILES & STOCKBRIDGE PERMANECEU POR MAIS DE 14 ANOS

A Miles & Stockbridge continua a se impulsionar em direção a uma experiência de escritório totalmente baseada na nuvem, e o NetDocuments tem sido parte integrante desse processo. Adams ressalta que não há muitas plataformas DMS específicas para o setor jurídico que sejam realmente baseadas na nuvem, embora algumas possam se apresentar como tal.

Graças à capacidade da Miles & Stockbridge de reconhecer que outras empresas podem enganar sua oferta de tecnologia, e ao escolher a NetDocuments desde o início, a empresa evitou a necessidade de trocar de fornecedor, fazer "upgrades" ou exigir outras mudanças significativas que arriscam tempo, recursos, segurança e dinheiro.

"Não há muitas soluções baseadas em SaaS, e as que existem tentaram adaptar seus produtos baseados em Windows para SaaS, e acho que descobriram que isso não foi muito bem-sucedido", disse Adams. Os 14 anos da Miles & Stockbridge como cliente provaram que o NetDocuments é a exceção, pois permitiu maior colaboração, acesso a mais espaço físico e um hub seguro e centralizado para armazenamento de documentos. Na verdade, Adams resumiu sua opinião geral sobre a plataforma em uma frase: "Estamos muito satisfeitos com a NetDocuments".

"Estamos muito satisfeitos com a NetDocuments.

Ken Adams, diretor de informações - Miles & Stockbridge

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