Une collaboration sans effort et des solutions SaaS idéales favorisent les relations à long terme

À PROPOS DE MILES & STOCKBRIDGE

Miles & Stockbridge est un cabinet d'avocats en activité depuis plus de 82 ans. Basé à Baltimore, il compte aujourd'hui six bureaux à travers le pays et emploie plus de 230 avocats, ainsi que plus de 400 utilisateurs NetDocuments et d'autres membres du personnel.

POURQUOI MILES & STOCKBRIDGE A CHOISI NETDOCUMENTS

Avant de découvrir NetDocuments, Becky Jones, directrice des applications, et Ken Adams, directeur informatique chez Miles & Stockbridge, étaient à la recherche d'une solution SaaS technologiquement avancée pour répondre à leurs défis en matière d'indexation sur site et de serveurs. Plus précisément, ils s'intéressaient à un système SaaS qui leur permettrait d'éliminer la nécessité de sauvegarder manuellement les fichiers. « La sauvegarde des documents et la gestion de l'indexation représentaient une charge énorme », a déclaré Mme Jones. « Avec NetDocuments, nous n'aurions plus à nous soucier de cela. »

UNE INITIATIVE PIONNIÈRE VERS LE CLOUD

Miles & Stockbridge s'est associé à NetDocuments il y a plus de 14 ans, une décision avant-gardiste pour un secteur qui, à l'époque, ignorait encore largement les avantages impressionnants des systèmes de gestion de documents basés sur le cloud. Au départ, Miles & Stockbridge a travaillé en étroite collaboration avec le directeur juridique pour mener à bien les vérifications préalables appropriées et a constaté que NetDocuments était à la hauteur de sa réputation de système de gestion de documents (DMS) cloud le plus sécurisé disponible pour les cabinets d'avocats.

« La sauvegarde des documents et la gestion de l'indexation représentaient une charge considérable. Grâce à NetDocuments, nous n'avons plus à nous soucier de cela. »

Becky Jones, directrice des applications – Miles & Stockbridge

Après cela, la transition s'est avérée étonnamment simple, voire facile. « Il était encore tôt pour nous de passer au cloud, mais nous n'avons pas vraiment rencontré de résistance de la part des utilisateurs », a déclaré M. Adams. Il a également mentionné que Miles & Stockbridge avait une longue tradition d'innovation et de vision avant-gardiste, et que le passage au cloud était donc une étape naturelle.

APPROUVÉ À UNE ÉCRASANTE MAJORITÉ PAR LES CLIENTS

La facilité d'acceptation d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud se reflète également dans la clientèle de Miles & Stockbridge. Selon M. Adams, le passage du cabinet à un système basé sur le cloud n'a pas été considéré comme controversé par les clients à l'époque et continue de ne poser aucun problème aujourd'hui. De plus, lorsque les clients demandent une vérification de la sécurité avant de s'engager dans un partenariat, le cabinet est en mesure de fournir rapidement les certifications nécessaires, les informations d'audit et les preuves des fonctionnalités de sécurité de NetDocuments. Cela revêt une importance capitale, car le cabinet a besoin de ces documents pour conserver sa certification ISO. « Comme ces informations sont publiées sur le site web de NetDocuments, elles sont faciles d'accès et nous les avons à portée de main pour les partager immédiatement avec nos clients », explique M. Adams.

ADOPTION RAPIDE ET GÉNÉRALISÉE

Une fois NetDocuments mis en place, le cabinet a tout de suite vu un taux d'adoption élevé chez les utilisateurs. Pour maximiser l'adoption, Jones a travaillé avec chaque succursale pour former les employés à l'aide de documentation et de vidéos. Une fois la formation terminée, la succursale devait utiliser exclusivement NetDocuments. Les équipes ont bien réagi et « se sont adaptées très rapidement », a déclaré Jones. Comme le logiciel était intégré à la culture du cabinet, les utilisateurs devaient tirer pleinement parti des fonctionnalités de NetDocuments dès sa mise en œuvre, au lieu d'enregistrer les documents localement, ce qui a également contribué à maximiser son adoption dans toute l'organisation.

CAPACITÉ DE TRAVAILLER DE N'IMPORTE OÙ

Lorsque Jones et Adams ont commencé à rechercher un nouveau système de gestion documentaire, leur priorité était de trouver une solution qui permettrait à leur grande entreprise d'accéder à distance et en toute sécurité à leurs documents, car plusieurs employés travaillaient déjà régulièrement à distance. NetDocuments s'est avéré être la solution idéale, permettant d'accéder facilement aux fichiers depuis n'importe quel endroit.

La capacité à travailler à distance s'est avérée particulièrement cruciale lors de la dernière pandémie de COVID-19, car l'entreprise a pu s'adapter rapidement et sans heurts au travail à distance. « Beaucoup de nos utilisateurs travaillaient déjà à distance avant la COVID-19, il n'y a donc pas eu de grande courbe d'apprentissage », a déclaré M. Jones, ajoutant qu'avec NetDocuments, les employés avaient immédiatement accès à l'ensemble de leur configuration de bureau depuis le confort de leur domicile.

Miles & Stockbridge continue de progresser vers une expérience de bureau entièrement basée sur le cloud, et NetDocuments a joué un rôle essentiel dans ce processus.

COLLABORATION EFFICACE

Miles & Stockbridge a étendu l'utilisation de son système de gestion documentaire en utilisant CollabSpaces de NetDocuments. Plusieurs groupes de pratique ont choisi de partager une partie (ou la totalité) des dossiers dans un CollabSpace, permettant ainsi aux clients de télécharger eux-mêmes des fichiers ou d'accéder à des documents en lecture seule pour fournir leurs commentaires. La direction du cabinet évalue également d'autres fonctionnalités, telles que la prévention des pertes de données, afin de renforcer encore la sécurité de ces documents collaboratifs.

POURQUOI MILES & STOCKBRIDGE EST RESTÉ PLUS DE 14 ANS

Miles & Stockbridge continue de se diriger vers une expérience de bureau entièrement basée sur le cloud, et NetDocuments a joué un rôle essentiel dans ce processus. Adams souligne qu'il n'existe pas beaucoup de plateformes DMS spécifiques au domaine juridique qui soient véritablement basées sur le cloud, même si certaines se présentent comme telles.

Grâce à la capacité de Miles & Stockbridge à reconnaître que d'autres cabinets peuvent induire en erreur dans leur présentation technologique, et en choisissant NetDocuments dès le départ, le cabinet a évité d'avoir à changer de fournisseur, à effectuer des « mises à niveau » ou à apporter d'autres changements importants qui auraient pu compromettre son temps, ses ressources, sa sécurité et son budget.

« Il n'existe pas beaucoup de solutions SaaS, et celles qui existent ont essayé d'adapter leur produit Windows au modèle SaaS, mais je pense qu'elles ont constaté que cela ne fonctionnait pas vraiment », a déclaré M. Adams. Les 14 années de collaboration avec Miles & Stockbridge ont prouvé que NetDocuments est une exception, car cette solution a permis d'améliorer la collaboration, d'accéder à plus d'espace physique et de disposer d'un hub sécurisé et centralisé pour le stockage des documents. En fait, M. Adams a résumé son opinion générale sur la plateforme en une seule phrase : « Nous sommes très satisfaits de NetDocuments. »

« Nous sommes très satisfaits de NetDocuments. »

Ken Adams, directeur des systèmes d'information – Miles & Stockbridge

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