Ice Miller trives med skybasert strategi og dokumenthåndtering

Om Ice Miller

Som et advokatfirma rangert som Am Law 200-listet, med over 100 års historie, har Ice Miller bygget et rykte for å sette klientens behov først – enten det er et Fortune 500-selskap, en offentlig enhet eller en ideell organisasjon. Firmaets 340 jurister gir klienter råd om alle aspekter av komplekse juridiske spørsmål på tvers av over 20 praksisområder, og de streber alltid etter å forstå hver klients behov for å hjelpe dem med å bygge, utvikle og beskytte sine mest verdifulle eiendeler.

En lang tid kommer

Tro det eller ei, Ice Miller-teamet hadde vært ivrige etter å forbedre dokumenthåndteringssystemet sitt (DMS) i nesten et tiår.

«Vi brukte OpenText eDOCS, og det var lokalt, spredt over flere biblioteker på flere fysiske steder», sa Steve Turner, IT-applikasjonsdirektør hos Ice Miller. «Det var virkelig på sitt siste. Det var ikke veldig raskt eller veldig smidig. Det var vanskelig å søke.»

«Brukerne våre var frustrerte over det daglig», la Kelly Kaustky, en IT-prosjektleder hos Ice Miller, til. Kort sagt, DMS-et deres var lenge på høy tid for en oppgradering.

«Vi måtte lage et nytt miljø som samlet all e-post og alle dokumenter, og som ga oss et enklere grensesnitt for ikke bare å lagre dokumentene våre, men også for å finne dem», forklarte Steve.

Prioritering av skybasert teknologi

Før Ice Miller rettet oppmerksomheten mot dokumenthåndtering, hadde de allerede satset på skyen. «Vi som firma bestemte oss for omtrent tre eller fire år siden at vi skulle bli en mer skyorientert organisasjon», sa Steve.

«Til syvende og sist var den skybaserte komponenten i NetDocuments en av banebrytende faktorene for oss», fortsatte han. «NetDocuments DNA var virkelig i tråd med hvor vi skal med alle applikasjonene våre, og stabiliteten og andre fordeler som følger med det.»

«DNA-et til NetDocuments var helt i tråd med hvor vi skal med alle applikasjonene våre, og stabiliteten og andre fordeler som følger med det.»

Steve Johnson, direktør for IT-applikasjoner, Ice Miller

Få støtte i hele firmaet

Når du tar en avgjørelse som påvirker over 750 personer i bedriften din, vil du sørge for at du gjør det riktig på første forsøk – så Ice Miller kjørte NetDocuments gjennom hansken.

«Vi hadde en stor gruppe mennesker involvert i utvelgelsen og godkjenningen før vi i det hele tatt kom til implementeringsfasen», forklarte Kelly. «I utvelgelseskomiteen var det partnere, medarbeidere, ansatte ... Vi hadde IT-teamet, informasjonsstyringsteamet og folk som representerte våre administrative avdelinger.»

Folk var selvsagt mer enn klare til å omfavne et nytt datahåndteringssystem. Kelly bemerket: «Brukerne våre krevde et nytt system», la Steve til. «Vi sa ofte at listen var veldig lav, og at det var lett for oss å tråkke over. Men å skape den seieren vi gjorde, var en annen historie.»

Leverer en toppmoderne implementering

Da teamet bestemte seg for å gå videre med NetDocuments, trengte de noen som kunne tilby den rette ekspertisen for å komme i gang på riktig fot. De valgte en implementeringspartner som allerede hadde bevist sin verdi på flere andre prosjekter: Kraft Kennedy .

Kelly forklarte: «For meg var det to grunner til at vi valgte Kraft Kennedy: for det første vårt historiske forhold og deres utmerkede service. Men deres historie med å levere NetDocuments for andre firmaer snakket virkelig til oss. De har gjort det bra, og det ga oss stor trygghet da vi valgte dem.»

«Vi følte oss mest komfortable med at Kraft Kennedy klarte å hjelpe oss gjennom dette og komme oss til slutten på en vellykket måte», la Steve til. «De hadde et svar på alle spørsmålene vi hadde. De visste hvordan de skulle løse problemene vi ikke visste hvordan de skulle løse.»

Implementering, avbrutt

Akkurat idet tingene kom i gang, kom det en hump i veien som ingen kunne ha forutsett: pandemien. «Vi startet prosjektet en måned før hjulene kom av gårde og COVID-19 ble måten vi alle levde på», sa Steve. «Det ble en fire måneders pause i prosjektet.»

«Da vi startet opp igjen, hadde Kraft allerede gått sømløst over til fjernstyring ... det var ingen humpete overgang i det hele tatt.»

Kelly Kaustky, IT-prosjektleder, Ice Miller

Men Kraft Kennedy sørget for at teamet kunne sette i gang for fullt da de var klare til å gjenoppta kampen.

«Da vi startet opp igjen, hadde Kraft allerede gått sømløst over til fjernstyring», sa Kelly. «Vi gjennomgikk hvor vi slapp for å få alle opp i fart igjen, og så fortsatte vi bare å marsjere fremover derfra. Det var ingen humpete overgang i det hele tatt; det var bare en pause på fire måneder.»

Fleksibilitet fra alle sider var avgjørende for at overgangen skulle lykkes – og de klarte det, selv med alle som deltok eksternt.

«Det gikk veldig greit, med tanke på at vi var i et miljø vi ikke hadde forutsett. Vi hadde heller aldri tatt i bruk et storstilt, bedriftsomfattende produkt på denne måten før», bemerket Steve.

Å sparke dekkene under pilottesting

Gitt størrelsen på firmaet deres, visste Ice Miller at det var nødvendig å utjevne eventuelle problemer før de prøvde å rulle ut til alle 750 brukere.

«Vi hadde en stor pilot slik at vi kunne gi dekkene et godt og kraftig spark», sa Kelly.

«Det var avgjørende for vår suksess at vi tok beslutningen om å investere i en ekstern opplæringspartner som kjenner NetDocuments og kan hjelpe oss med å lage materiell og gjennomføre opplæring.»

Steve Johnson, direktør for IT-applikasjoner – Ice Miller

De sørget også for at pilotgruppen inkluderte teammedlemmer fra hele firmaet: «Vi kastet et bredt nett for å sikre at vi var representative for firmaet, og ikke bare gjorde det IT-avdelingen ville ha», fortsatte hun. «Vi sørget for å gjøre grundige tester for å imøtekomme eventuelle spesielle behov som visse praksisgrupper hadde, og Kraft Kennedy veiledet oss gjennom dette med en fintannet kam. Alt i alt gikk det veldig bra.»

Fullt støttet opplæring

Selv med så grundig pilottesting ville ikke Ice Miller gi opp da det var på tide å implementere NetDocuments med resten av firmaet.

«Vi har et internt opplæringsteam som er fenomenalt, men de er et lite team», forklarte Steve. «Det var avgjørende for vår suksess å ta beslutningen om å investere i en ekstern opplæringspartner som kjenner NetDocuments og kan hjelpe oss med å lage materiell og gjennomføre opplæring.»

De inngikk et samarbeid med Encoretech – et team som hadde et sterkt forhold til Kraft Kennedy.

«Før vi gikk live, hadde Kraft møter med Encoretech uten oss for å sikre at alt gikk etter planen. Så møttes vi alle sammen og fikk den konkrete veiledningen vi trengte», forklarte Kelly. «Opplæringen vår var en stor suksess på grunn av det gode samarbeidet mellom Kraft, Encoretech og firmaet vårt.» Steve la til: «Det var en betydelig investering, men vi markerte det definitivt som en av de store gevinstene fra prosjektet.»

Tar veiledning fra ekspertene

Å ha en erfaren implementeringspartner var uvurderlig for Ice Miller.

«Kraft gjorde en god jobb med å styre oss mot en skalerbar løsning som ville gi oss det vi trenger nå og i fremtiden», sa Steve.

Den erfaringen ga resultater igjen under dokumentmigreringen.

«Det gamle systemet ga mye frihet til å gjøre ting som ikke var normalisert, som å opprette mapper som ikke var knyttet til en klientsak», forklarte Kelly. «Steve og jeg visste at vi aldri ville klare å migrere alt.»

«Alle mappene kom over, vi mistet ikke data, og alt er der og søkbart.»

Kelly Kaustky, IT-prosjektleder, Ice Miller

Men Kraft Kennedy visste hvordan de skulle løse problemet med letthet: «De sa: 'Å, det har vi gjort før, og her er et skript vi kan finjustere.' Det ga oss litt halsbrann, men det var en uventet hendelse for dem. Alle mappene kom over, vi mistet ikke data, og alt er der og søkbart.» Steve la til: «Disse migreringsskriptene var magiske. Det var fantastisk.»

Å oppnå det utrolige

Ice Miller klarte uten tvil en utrolig implementering med hjelp fra Kraft Kennedy og Encoretech. De ser allerede enorme fordeler på tvers av firmaet.

Rask adopsjon

«Dag én, time én, var vi i gang», sa Kelly. «Dokumenter ble redigert, nye dokumenter ble lagret, e-poster ble arkivert. Det var en suksess. Det var flott.»

I løpet av de tre første dagene nådde firmaet 90 % adopsjon.

Steve forklarte: «Jeg tror mye av den suksessen skyldes måten vi implementerte med Encoretech på, og engasjementet og forsterkningen ovenfra og nedenfra og opp som firma. Nesten alle i firmaet var engasjert i dette prosjektet. Vår administrerende partner var fast bestemt på partnerskapet og på tvers av firmaet om at dette måtte ha folks oppmerksomhet. Statistikken taler for seg selv: vi trengte ikke å gjøre mye for å få folk til å bruke NetDocuments.»

Brian Podolsky, en leder for en øvingsgruppe hos Kraft Kennedy, gir også æren til Ice Millers grundige forberedelser.

«Vi testet den utrullingen om og om igjen for å sikre at den var stabil og kunne gjentas, enten sluttpunktet var på kontoret eller på noens bærbare datamaskin hjemme», sa han. «Infrastrukturen ble testet og verifisert, og jeg tror det sier noe om nivået på testing og kvalitetssikring.»

«Vi samarbeidet med Kraft Kennedy for å finpusse implementeringspakken slik at den var feilfri», bemerket Kelly.

Ingen kompromisser

En utrulling midt i en pandemi kunne ha endret firmaets forventninger til implementeringen drastisk. Men Ice Miller trengte ikke å gjøre det skiftet.

«Nesten alle i firmaet var engasjert i dette prosjektet. Statistikken taler for seg selv: vi trengte ikke å gjøre mye for å få folk til å bruke NetDocuments.»

Steve Johnson, direktør for IT-applikasjoner, Ice Miller

«Jeg tror ikke vi ofret noe fra det opprinnelige sluttmålet vårt», sa Steve. «Og jeg tror mye av det er et bevis på plattformen vi valgte. NetDocuments forble fleksibelt ettersom vi måtte endre hvordan og når vi implementerte, og verktøyet deres leverer den sikre, integrerte, skybaserte funksjonaliteten vi trenger.»

«Det finnes en lang liste med fordeler, blant annet at vi ikke lenger er avhengige av å administrere infrastrukturen, og vi trenger ikke å bekymre oss for maskinvarefeil som forårsaker lange avbrudd i tjenesten.»

Steve Johnson, direktør for IT-applikasjoner, Ice Miller

Å se lyset

Etter å ha tilbrakt så mange år med et så utfordrende DMS, er Ice Miller virkelig på himmelen med NetDocuments.

«NetDocuments har en ideell applikasjonsarkitektur for verden vi lever i i dag», sa Steve. «Det finnes en lang liste med fordeler, inkludert at vi ikke lenger er avhengige av å administrere infrastrukturen, og vi trenger ikke å bekymre oss for maskinvarefeil som forårsaker lange avbrudd i tjenesten. Det er en enorm fordel! Jeg har ikke måttet sende noen DM-avbruddsvarsler til firmaet på seks måneder nå med NetDocuments. Det har vært fenomenalt i så måte.»

«Med det gamle systemet vårt, selv på helt nye Windows 10-PC-er, ville du åpne et dokument og datamaskinen krasje. Det var bare forferdelig», la Kelly til. «At vi ble kvitt alt det og har et stabilt, skybasert system med NetDocuments er bare fantastisk. Vi gikk fra den mørke middelalderen til fremtiden i løpet av en helg.»

Et nytt nivå av søkbarhet

«Vi innså raskt at søkefunksjonene med NetDocuments er langt bedre enn noe vi hadde brukt tidligere», sa Steve. «Da vi samlet alle 23 millioner dokumenter og e-poster på et sted der vi faktisk kunne finne dem, innså mange i firmaet plutselig: 'Wow! Jeg har så mye der ute, og jeg kan finne all denne informasjonen om en klient eller sak.'»

«Dokumentsikkerhet i miljøet ble et fokusområde fordi vi kunne se noen av de skyggefulle hjørnene som ikke var lette å finne i vår forrige DM. Vi måtte låse ned noen ting og åpne opp andre ting», forklarte han. «Å håndtere den endringen var enormt, men det var fordi vi plutselig kunne finne tingene våre, noe som er en del av det som gjør NetDocuments så enkelt for folk å ta i bruk.»

Hva blir det neste for Ice Miller?

Ice Miller-teamet blomstrer med NetDocuments, så hvor går de videre herfra?

«Vi er virkelig skyfokuserte på dette tidspunktet», delte Steve. «Ikke alt er i skyen ennå, men vi beveger oss i en retning der vi ikke trenger å administrere infrastrukturen, selve miljøet, oppdateringen og alt annet som følger med lokale løsninger. Og dette er flott for teamet mitt.»

Når det gjelder NetDocuments-opplevelsen deres, ser Ice Miller allerede frem til å legge til nye funksjoner og muligheter for brukerne.

«Vi ønsker å gå bort fra vår lanserte versjon av etiske vegger til å bruke Workspace Security Manager, samt implementere ndThread og mer dokumentsentrert kommunikasjon for firmaet», forklarte Steve.

«Vårt neste store initiativ fra firmaet handler om samarbeid, så vi prøver å tenke gjennom det og se på det større bildet. Det finnes mange muligheter i NetDocuments-verdenen.»

«NetDocuments er fantastisk», la Kelly til. «Stabiliteten, søkemulighetene, brukervennligheten … Hvis du har et gammelt, klumpete system, ta spranget – det er verdt det!»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.