Ice Miller floreert met cloud-first strategie en documentbeheer

Over Ice Miller

Als een advocatenkantoor dat in de Am Law 200 staat en meer dan 100 jaar ervaring heeft, heeft Ice Miller een reputatie opgebouwd door de behoeften van de klant voorop te stellen – of het nu gaat om een Fortune 500-bedrijf, een overheidsinstantie of een non-profitorganisatie. De 340 juridische professionals van het kantoor adviseren cliënten over alle aspecten van complexe juridische kwesties in meer dan 20 praktijkgebieden en streven er altijd naar om de behoeften van elke cliënt te begrijpen, zodat ze hen kunnen helpen bij het opbouwen, laten groeien en beschermen van hun meest waardevolle activa.

Lang verwacht

Geloof het of niet, maar het team van Ice Miller wilde al bijna tien jaar lang hun documentbeheersysteem (DMS) verbeteren.

"We gebruikten OpenText eDOCS en dat was on-premise, verspreid over meerdere bibliotheken op meerdere fysieke locaties", aldus Steve Turner, directeur IT-applicaties bij Ice Miller. "Het was echt op zijn laatste benen. Het was niet erg snel of wendbaar. Het was moeilijk om te zoeken."

"Onze gebruikers waren er dagelijks gefrustreerd door", voegt Kelly Kaustky, IT-projectmanager bij Ice Miller, toe. Kortom, hun DMS was al lang toe aan een upgrade.

"We moesten een nieuwe omgeving creëren waarin al onze e-mails en documenten werden gebundeld en die ons een eenvoudigere interface bood om onze documenten niet alleen op te slaan, maar ook terug te vinden", legt Steve uit.

Prioriteit geven aan cloud-native technologie

Voordat Ice Miller zich op documentbeheer ging richten, had het bedrijf al gekozen voor de cloud. "Als bedrijf hebben we ongeveer drie of vier jaar geleden besloten dat we meer een cloud-first-organisatie zouden worden", aldus Steve.

"Uiteindelijk was de cloud-first-component van NetDocuments voor ons een van de doorslaggevende factoren", vervolgde hij. "Het DNA van NetDocuments sloot perfect aan bij de richting die we met al onze applicaties inslaan, en bij de stabiliteit en andere voordelen die daarmee gepaard gaan."

"Het DNA van NetDocuments sloot perfect aan bij de richting die we met al onze applicaties inslaan, en bij de stabiliteit en andere voordelen die daarmee gepaard gaan."

Steve Johnson, directeur IT-toepassingen, Ice Miller

Steun krijgen binnen het hele bedrijf

Wanneer u een beslissing neemt die gevolgen heeft voor meer dan 750 mensen binnen uw bedrijf, wilt u er zeker van zijn dat u het bij de eerste poging goed doet. Daarom heeft Ice Miller NetDocuments aan een grondige test onderworpen.

"Voordat we zelfs maar aan de implementatiefase begonnen, was er al een grote groep mensen betrokken bij de selectie en goedkeuring", legt Kelly uit. "In de selectiecommissie zaten partners, medewerkers, personeel... We hadden het IT-team, het Information Governance-team en mensen die onze administratieve afdelingen vertegenwoordigden."

Natuurlijk waren mensen meer dan bereid om een nieuw DMS te omarmen. Kelly merkte op: "Onze gebruikers schreeuwden om een nieuw systeem." Steve voegde hieraan toe: "We zeiden vaak dat de lat erg laag lag en dat het voor ons gemakkelijk was om daaroverheen te stappen. Maar het behalen van het succes dat we hebben behaald, was een heel ander verhaal."

Een state-of-the-art implementatie leveren

Toen het team eenmaal had besloten om met NetDocuments aan de slag te gaan, hadden ze iemand nodig die de juiste expertise kon bieden om hen op de juiste manier op weg te helpen. Ze kozen voor een implementatiepartner die zijn waarde al bij verschillende andere projecten had bewezen: Kraft Kennedy.

Kelly legde uit: "Voor mij waren er twee redenen waarom we voor Kraft Kennedy hebben gekozen: ten eerste onze historische relatie en hun uitstekende service. Maar hun ervaring met het leveren van NetDocuments aan andere bedrijven sprak ons ook erg aan. Ze hebben dat goed gedaan, en dat gaf ons veel vertrouwen bij onze keuze voor hen."

"We voelden ons het meest op ons gemak bij Kraft Kennedy, omdat zij ons hier doorheen konden loodsen en ons succesvol naar de finish konden brengen", voegde Steve toe. "Ze hadden een antwoord op al onze vragen. Ze wisten hoe ze de problemen moesten oplossen die wij niet konden oplossen."

Implementatie, onderbroken

Net toen alles op gang kwam, deed zich een onvoorziene tegenslag voor: de pandemie. "We zijn een maand voordat alles in het honderd liep met het project begonnen en COVID-19 werd de norm voor ons allemaal", aldus Steve. "Het project kwam vier maanden stil te liggen."

"Toen we weer aan de slag gingen, was Kraft al naadloos overgestapt op werken op afstand... er was helemaal geen sprake van een hobbelige overgang."

Kelly Kaustky, IT-projectmanager, Ice Miller

Maar Kraft Kennedy zorgde ervoor dat toen het team klaar was om weer aan de slag te gaan, ze op volle kracht vooruit konden gaan.

"Toen we weer aan de slag gingen, was Kraft al naadloos overgestapt op werken op afstand", aldus Kelly. "We hebben gekeken waar we waren gebleven om iedereen weer op de hoogte te brengen, en daarna zijn we gewoon verder gegaan. Er was geen sprake van een moeizame overgang; er was alleen een pauze van vier maanden."

Flexibiliteit aan alle kanten was cruciaal om de overgang succesvol te laten verlopen — en dat is gelukt, zelfs met iedereen op afstand.

"Het verliep heel vlot, gezien het feit dat we ons in een omgeving bevonden die we niet hadden voorzien. We hadden ook nog nooit eerder op deze manier een grootschalig, bedrijfsbreed product geïmplementeerd", merkte Steve op.

De banden testen tijdens de pilotfase

Gezien de omvang van hun bedrijf wist Ice Miller dat het noodzakelijk was om alle mogelijke problemen op te lossen voordat ze het systeem bij alle 750 gebruikers zouden uitrollen.

"We hadden een grote pilot, zodat we de banden een flinke boost konden geven", aldus Kelly.

"De beslissing om te investeren in een externe trainingspartner die NetDocuments kent en ons kon helpen bij het maken van materiaal en het geven van trainingen, was cruciaal voor ons succes."

Steve Johnson, directeur IT-toepassingen – Ice Miller

Ze zorgden er ook voor dat hun pilotgroep teamleden uit het hele bedrijf omvatte: "We hebben breed gezocht om ervoor te zorgen dat we representatief waren voor het bedrijf en niet alleen deden wat IT wilde", vervolgde ze. "We hebben ervoor gezorgd dat we grondige tests hebben uitgevoerd om tegemoet te komen aan eventuele speciale behoeften van bepaalde praktijkgroepen, en Kraft Kennedy heeft ons daarbij nauwgezet begeleid. Over het algemeen is het heel goed gegaan."

Volledig ondersteunde training

Ondanks deze grondige pilot-tests wilde Ice Miller geen fouten maken toen het tijd was om NetDocuments in de rest van het bedrijf te implementeren.

"We hebben een fantastisch intern trainingsteam, maar het is een klein team", legt Steve uit. "De beslissing om te investeren in een externe trainingspartner die NetDocuments kent en ons kan helpen bij het maken van materiaal en het geven van trainingen, was cruciaal voor ons succes."

Ze gingen een samenwerking aan met Encoretech, een team dat een sterke band had met Kraft Kennedy.

"Voordat we live gingen, had Kraft zonder ons vergaderingen met Encoretech om ervoor te zorgen dat alles op schema lag. Daarna kwamen we allemaal bij elkaar en kregen we de gerichte begeleiding die we nodig hadden", legt Kelly uit. "Onze training was een groot succes dankzij de geweldige samenwerking tussen Kraft, Encoretech en ons bedrijf." Steve voegt hieraan toe: "Het was een aanzienlijke investering, maar we hebben het zeker aangemerkt als een van de grote successen van het project."

Advies van experts

Het was voor Ice Miller van onschatbare waarde om een ervaren implementatiepartner te hebben.

"Kraft heeft ons uitstekend begeleid bij het vinden van een schaalbare oplossing die ons nu en in de toekomst alles biedt wat we nodig hebben", aldus Steve.

Die ervaring wierp opnieuw zijn vruchten af tijdens de migratie van hun documenten.

"Het oude systeem bood veel vrijheid om dingen te doen die niet genormaliseerd waren, zoals het aanmaken van mappen die niet gekoppeld waren aan een klantendossier", legt Kelly uit. "Steve en ik wisten dat we nooit alles zouden kunnen migreren."

"Alle mappen zijn overgezet, we hebben geen gegevens verloren en alles is aanwezig en doorzoekbaar."

Kelly Kaustky, IT-projectmanager, Ice Miller

Maar Kraft Kennedy wist hoe hij het probleem gemakkelijk kon oplossen: "Ze zeiden: 'Oh, dat hebben we al eens eerder gedaan, en hier is een script dat we kunnen aanpassen.' Het bezorgde ons wat hoofdpijn, maar voor hen was het een non-event. Alle mappen zijn overgezet, we zijn geen gegevens kwijtgeraakt en alles is aanwezig en doorzoekbaar." Steve voegde eraan toe: "Die migratiescripts waren magisch. Het was fantastisch."

Het ongelooflijke bereiken

Ice Miller heeft zonder twijfel een ongelooflijke implementatie gerealiseerd met de hulp van Kraft Kennedy en Encoretech. Ze zien nu al enorme voordelen voor het hele bedrijf.

Snelle acceptatie

"Op dag één, uur één, waren we al aan de slag", zei Kelly. "Documenten werden bewerkt, nieuwe documenten werden opgeslagen, e-mails werden gearchiveerd. Het was een succes. Het was geweldig."

In de eerste drie dagen bereikte het bedrijf een acceptatiegraad van 90%.

Steve legde uit: "Ik denk dat een groot deel van dat succes te danken is aan de manier waarop we Encoretech hebben ingezet, en aan de betrokkenheid en ondersteuning van zowel het management als de medewerkers. Bijna iedereen in het bedrijf was bij dit project betrokken. Onze chief managing partner was vastbesloten om dit project tot een succes te maken en zorgde ervoor dat iedereen in het bedrijf hier aandacht aan besteedde. De statistieken spreken voor zich: we hoefden niet veel te doen om mensen NetDocuments te laten gebruiken."

Brian Podolsky, praktijkgroepleider bij Kraft Kennedy, prijst ook de grondige voorbereiding van Ice Miller.

"We hebben die implementatie keer op keer getest om er zeker van te zijn dat deze stabiel was en herhaald kon worden, of het eindpunt nu op kantoor was of op iemands laptop thuis", zei hij. "Die infrastructuur is getest en geverifieerd, en ik denk dat dat veel zegt over het niveau van testen en kwaliteitsborging."

"We hebben samen met Kraft Kennedy gewerkt aan het verfijnen van dat implementatiepakket, zodat het foutloos was", aldus Kelly.

Geen compromissen

De implementatie midden in een pandemie had de verwachtingen van het bedrijf ten aanzien van de implementatie drastisch kunnen veranderen. Maar Ice Miller hoefde die verschuiving niet te maken.

"Bijna iedereen in het bedrijf was bij dit project betrokken. De statistieken spreken voor zich: we hoefden niet veel te doen om mensen NetDocuments te laten gebruiken."

Steve Johnson, directeur IT-toepassingen, Ice Miller

"Ik denk niet dat we iets hebben opgegeven van ons oorspronkelijke einddoel", aldus Steve. "En ik denk dat dat voor een groot deel te danken is aan het platform dat we hebben gekozen. NetDocuments bleef flexibel toen we de manier en het tijdstip van implementatie moesten aanpassen, en hun tool biedt de veilige, geïntegreerde, cloudgebaseerde functionaliteit die we nodig hebben."

"Er zijn tal van voordelen, waaronder het feit dat we niet langer afhankelijk zijn van het beheer van de infrastructuur en dat we ons geen zorgen hoeven te maken over hardwarestoringen die tot langdurige onderbrekingen van de dienstverlening leiden."

Steve Johnson, directeur IT-toepassingen, Ice Miller

Het licht zien

Na zoveel jaren met zo'n uitdagend DMS te hebben gewerkt, is Ice Miller nu echt in de wolken met NetDocuments.

"NetDocuments heeft een ideale applicatiearchitectuur voor de wereld waarin we vandaag de dag leven", aldus Steve. "Er zijn tal van voordelen, waaronder het feit dat we niet langer afhankelijk zijn van het beheer van de infrastructuur en dat we ons geen zorgen hoeven te maken over hardwarestoringen die tot lange onderbrekingen in de dienstverlening leiden. Dat is een enorm voordeel! Dankzij NetDocuments heb ik al zes maanden geen DM-storingsmeldingen meer naar het bedrijf hoeven sturen. In dat opzicht is het fenomenaal."

"Met ons oude systeem crashte je computer zelfs op gloednieuwe Windows 10-pc's wanneer je een document wilde openen. Het was gewoon verschrikkelijk", voegde Kelly toe. "Het feit dat we daar nu vanaf zijn en een stabiel, cloudgebaseerd systeem hebben met NetDocuments is gewoon geweldig. We zijn in één weekend van de middeleeuwen naar de toekomst gegaan."

Een nieuw niveau van doorzoekbaarheid

"We realiseerden ons al snel dat de zoekmogelijkheden van NetDocuments veruit superieur zijn aan alles wat we eerder hadden gebruikt", aldus Steve. "Toen we alle 23 miljoen documenten en e-mails op één plek hadden verzameld waar we ze daadwerkelijk konden vinden, realiseerden veel mensen in het kantoor zich plotseling: 'Wauw! Ik heb zoveel informatie en ik kan alle informatie over een cliënt of zaak terugvinden.'"

"Documentbeveiliging binnen de omgeving werd een aandachtspunt omdat we enkele schaduwrijke hoekjes konden zien die in ons vorige DM-systeem niet gemakkelijk te vinden waren. We moesten sommige dingen afsluiten en andere dingen openstellen", legde hij uit. "Het beheren van die verandering was een enorme klus, maar dat kwam omdat we plotseling onze spullen konden vinden, wat een van de redenen is waarom NetDocuments zo gemakkelijk door mensen wordt geaccepteerd."

Wat staat Ice Miller te wachten?

Het Ice Miller-team floreert met NetDocuments, dus waar gaan ze nu naartoe?

"We zijn op dit moment echt cloud-first", vertelde Steve. "Nog niet alles staat in de cloud, maar we gaan die kant op, zodat we ons niet meer hoeven bezig te houden met het beheer van de infrastructuur, de omgeving zelf, het patchen en al het andere dat bij on-prem-oplossingen komt kijken. En dat is geweldig voor mijn team."

Wat betreft hun ervaring met NetDocuments kijkt Ice Miller er al naar uit om nieuwe functies en mogelijkheden voor gebruikers toe te voegen.

"We willen overstappen van onze eerste versie van ethische muren naar het gebruik van Workspace Security Manager, en we willen ndThread en meer documentgerichte communicatie voor het bedrijf implementeren", legt Steve uit.

"Ons volgende grote initiatief als bedrijf draait om samenwerking, dus we proberen daar goed over na te denken en naar het grotere geheel te kijken. Er zijn veel mogelijkheden in de wereld van NetDocuments."

"NetDocuments is geweldig", voegde Kelly toe. "De stabiliteit, de zoekmogelijkheden, het gebruiksgemak... Als je een oud, log systeem hebt, maak dan de sprong – het is het waard!"

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.